Digitalizacja biznesu a bariery na drodze do rozwoju

Digitalizacja biznesu jest zagadnieniem niezwykle złożonym i stwarzającym wiele trudności zarówno dla osób zarządzających, jak i samych pracowników. Gdyby jednak digitalizacja nie była opłacalna, to tak wiele przedsiębiorstw nie decydowałoby się na zmianę procesów czy wdrożeń systemów ukierunkowanych na digitalizację. Poznaj nasze podejście do 4 najczęściej występującymi barierami, które utrudniają cyfryzację, a których przezwyciężenie nie musi być karkołomne.

Spis treści

Digitalizacja biznesu wymaga specjalistycznej wiedzy bez której trudno jest myśleć o korzyściach. Właściciele i osoby decyzyjne powinny zdobywać i uaktualniać wiedzę o dostępnych możliwościach i celach, które można osiągnąć za sprawą cyfryzacji. Dziesiątki opisanych w Internecie case study dowodzą, że takie działanie może wnieść niesamowicie dużo do organizacji. Pomimo tego, że każda firma to inna historia, potrzeby i priorytety, to istnieje kilka dość uniwersalnych powodów przemawiających za digitalizacją biznesu o których możesz przeczytać w tym tekście –  Digitalizacja dokumentów. 5 powodów by digitalizować dokumenty w biznesie.
Duża chęć do dzielenia się sukcesami w social media oraz dystrybucja w branżowych publikacjach dziesiątków przykładów dowodzących słuszność działań ukierunkowanych na cyfryzację firm, wciąż wiele przedsiębiorstw nie zdaje sobie sprawy z tego, że istnieją rozwiązania umożliwiające znaczne podniesienie rentowności pracy w całej organizacji, redukcji kosztów, optymalizacji procesów, czy też stosunkowo tanich sposobów na kształtowanie wizerunku nowoczesnej organizacji. Jednym ze sposobów, by tego dokonać jest zdigitalizowanie dokumentacji oraz jej obiegu. Można zadać sobie pytanie: tylko tyle, czy aż tyle? Na pewno wystarczająco, by zauważyć szybkie efekty, z których będą cieszyć się zarówno pracownicy, jak i pracodawca. Co ważne efekty te mogą stać się dużą siłą napędową kolejnych procesów mających na celu cyfryzację firmy. Potwierdzeniem tej tezy są historie naszych klientów, którzy zdecydowali się na niewielkie wdrożenia systemu IC Pen. Wraz z postępującą ich implementacją oraz odnotowaniem mierzalnych korzyści decydują się na zakup kolejnych komponentów naszej technologii (czytaj więcej podpis na tablecie w biznesie).
Doświadczenia i wnioski organizacji, które już zmierzyły się z barierami stojącymi na ścieżce digitalizacji stanowią najlepszy dowód na to, że warto ponieść trud i pokazują w jaki sposób to zrobić. Dlatego za pośrednictwem naszego bloga, udziału w konferencjach, targach, czy merytorycznych warsztatach staramy się pokazać pełnię korzyści stojącymi za digitalizacją dokumentacji i podpisów. Wobec tego uznać można, że brak wiedzy jest problemem dla firm, który można dość łatwo rozwiązać poszukując case study w Internecie, biorąc udział w wydarzeniach, na których porusza się temat transformacji cyfrowej biznesu.

Digitalizacja biznesu bez wykwalifikowanej kadry specjalistów, którzy będą pracować nad wdrożeniem zaplanowanych działań stanowi ogromny problem. Obecność ekspertów od digitalizacji w przedsiębiorstwie ułatwia transformację cyfrową, gdyż dzięki nim koszty związane z digitalizacją nie są tak duże, a zmiany można wprowadzać stopniowo na drodze ewolucji, nie zakłócając codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Jeśli organizacji nie ma takich specjalistów, to nie należy rezygnować z planów. Istnieją firmy, które pomagają w cyfryzacji biznesu i między innymi oferują wsparcie w analizie procesów i wybrania obszarów, które warto z perspektywy specyfiki i rozwoju przedsiębiorstwa cyfryzować. Ich wiedza oraz doświadczenie są często dużą zaletą, gdyż daje to okazję do opracowania i implementacji takiego rozwiązania, które będzie uwzględniać wiele czynników występujących na etapie przygotowania, wdrożenia, jak i późniejszego użytkowania rozwiązań związanych z cyfryzacją.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że firma, która chce wejść na ścieżkę transformacji cyfrowej nie musi od razu tworzyć nowych wakatów w celu realizacji tych zamiarów. Takie działanie oznacza wygenerowanie na ogół wysokich i stałych kosztów związanych z utrzymaniem ekspertów w sytuacji, gdy finansowe korzyści wynikające z digitalizacji nie zostały jeszcze osiągnięte. W efekcie w pierwszej fazie transformacji cyfrowej firmy można osiągnąć skutek odwrotny do założonego. Przedsiębiorstwo zwiększa stałe wydatki poprzez zatrudnienie specjalistów, którzy ostatecznie mają pomóc w celu redukcji kosztów. O ile duże organizacje są w stanie poradzić sobie z taką sytuacją, to małe i mikroprzedsiębiorstwa muszą działać zupełnie inaczej i opierać się na współpracy z takimi firmami, jak IC Solutions. 
Dodatkową trudnością jest dostępność takich specjalistów na rynku pracy, gdzie wciąż jest ich stosunkowo niewiele.
Dobrą praktyką jest współpraca z doświadczonymi firmami specjalizującymi się w digitalizacji poszczególnych elementów związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstw (handel, produkcja, sprzedaż, tworzenie i obieg dokumentacji). Innym rozwiązaniem, które pomaga pokonać tą barierę jest stopniowe budowanie wykwalifikowanej kadry specjalistów na podstawie własnych doświadczeń i podejmowanych działań. 
stosunkowo niewielu ekspertów w tej dziedzinie, a większość przedsięwzięć związanych z cyfryzacją jest etapowa, co pozwala posiłkować się usługami firm zewnętrznych specjalizujących się w tym obszarze. Jednocześnie z uwagi na rozciągnięty w czasie proces możliwe jest zatrudnienie ekspertów dopiero na pewnym poziomie, kiedy się okaże konieczne posiadanie własnych pracowników, którzy na bieżąco będą pracować nad digitalizacją biznesu. 

Samo rzucenie hasła „Robimy to!” nigdy nie przynosi realnych skutków, o czym wie każdy świadomy przedsiębiorca. Potrzebny jest plan, nie ramowy i umowny, tylko rzetelny i przejrzysty. Strategia transformacji cyfrowej powinna nie tylko określać obszary i procesy, których digitalizacja przyniesie wymierne korzyści dla firmy, ale również wskazywać, w jaki sposób tę cyfryzację przeprowadzić. W planie powinny być ujęte konkretne wytyczne, jak wypracować nowe metody pracy, a nawet jak pogłębiać digitalizację o kolejne obszary w przyszłości. W strategii warto zawrzeć informacje o tym, czy i w jakim stopniu transformacja będzie przeprowadzona we wsparciu firm zewnętrznych, gdzie kluczowym czynnikiem jest wiedza i doświadczenie ekspertów z wybranego przedsiębiorstwa, a na ile będzie spoczywać na pracownikach wewnętrznych. Przygotowując plan nie można zapomnieć o szkoleniu pracowników, których trzeba przygotować do nowych standardów pracy, które choć oczywiście będą o wiele lepsze i wygodniejsze po digitalizacji, to jednak będą inne. Chodzi o to, aby każdy pracownik został na nowo wprowadzony do pracy na swoim stanowisku i mógł czuć się swobodnie, zadać wszystkie nurtujące go pytania, a w rezultacie w pełni korzystać z uroków cyfryzacji przedsiębiorstwa.

Digitalizacja biznesu, a koszty, to jest zawsze trudny temat. Budżet nie jest z gumy, a i niezbędne jest zorientowanie się, jaka jest średnia cena rynkowa przedsięwzięcia oraz na czym można zaoszczędzić, a na czym nie warto. Sama odpowiedź brzmi „to zależy”. Zależy przede wszystkim od planów na digitalizację biznesu i wyboru narzędzi, które mają w tym pomóc. Dlatego konkretny plan jest tak istotny – sposób, skala oraz pozostałe elementy wyżej wspomnianej strategii mają zasadniczy wpływ na koszty. Pamiętaj, że jeżeli firma zainwestuje duże środki w stworzenie odpowiedniej infrastruktury potrzebnej do digitalizacji biznesu, a cyfryzacja obejmie niewiele procesów w skali firmy lub obszary, w których jest najmniej potrzebna, to może się okazać, że koszty przewyższą zyski lub inwestycja zwróci się po wyjątkowo długim czasie. Aby przedsięwzięcie miało sens i szybko przyniosło oczekiwane rezultaty niezbędne, jest dobre przygotowanie.

Oczywiście barier stojących na drodze do cyfryzacji biznesu może być więcej (czytaj). Opisane powyżej trudności są najczęściej spotykanymi wyzwaniami, z którymi zmagają się przedsiębiorstwa podążające w kierunku digitalizacji. Brak środków finansowych, trudność z określeniem kierunku i zakładanych wyników będących następstwem poczynionych działań dotyczy zarówno dużych, jak i małych przedsiębiorców. Mimo to istnieje wiele przykładów na to, że warto podjąć trud i rozpocząć transformację cyfrową.