Cyfrowa dokumentacja medyczna w CSK MSWiA

Nowe okoliczności zmuszają do poszukiwania nowych metod działania. To stwierdzenie dotyczy również systemu opieki medycznej i implementacji rozwiązań IT.

Dominika Wiśniewska 25 maja, 2021

Cyfryzacja dokumentacji medycznej zawsze jest dużym wyzwaniem, a już na pewno w trakcie trwania pandemii. Nowe okoliczności stworzyły nowe wyzwania w codziennym funkcjonowaniu, zwłaszcza w takich miejscach jak szpitale czy przychodnie lekarskie. Leczenie pacjentów jest obciążone o wiele większym ryzykiem niż zazwyczaj, ze względu na niebezpieczeństwo zarażenia się wirusem Sars-Cov-2. Wirus rozprzestrzenia się łatwo i szybko, zatem istnieje wysokie ryzyko zarażenia dużej części personelu medycznego w danej placówce, co w konsekwencji mogłoby skutkować paraliżem całego szpitala.

Jednak to nie jedyne wyzwanie, z którym mierzył się Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie. Problemem był również obieg papierowej dokumentacji medycznej, który z racji wielkości placówki odbywał się na dużą skalę i był niezwykle złożonym procesem absorbującym czas personelu medycznego.

Cyfryzacja dokumentacji medycznej sposobem na optymalizację

Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie szukał sposobu na usprawnienie obiegu dokumentacji medycznej, ponieważ dotychczasowy, papierowy model pracy znacząco spowalniał przepływ informacji i nadmiernie angażował personel medyczny. Co więcej zarówno pacjenci, jak i pracownicy szpitala czuli zagrożenie wynikające z fizycznego kontaktu z dokumentacją papierową, która może być dodatkowym nośnikiem wirusa Sars-Cov-2. Analizując dostępne rozwiązania oraz praktykę innych placówek medycznych dyrekcja szpitala dostrzegła szansę na rozwiązanie tych problemów w cyfryzacji dokumentacji medycznej (z pomocą systemu IC Pen).
Dotychczasowe wdrożenia systemu IC Pen w innych szpitalach i integracja z systemem HIS (CGM CLININET HIS) były czynnikami decydującymi o ostatecznym wyborze systemu IC Pen.
CSK MSWiA w Warszawie chciało jak najszybciej ograniczyć papierowy obieg dokumentów medycznych. Ze względu na panującą pandemię wdrożenie systemu musiało odbyć zdalnie, bez możliwości fizycznej obecności na terenie szpitala. Idealnym rozwiązaniem okazał się system IC Pen, którego zaletą jest m.in. prostota użytkowania. Centralny Szpital Kliniczny MSWiA został wyposażony w 70 długopisów cyfrowych oraz tabletów, które zostały zintegrowane z wykorzystywanym HIS-em.
Wdrożenie systemu IC Pen umożliwiło tworzenie dokumentacji medycznej w formie elektronicznej z zachowaniem jej ważności prawnej. Dobór urządzeń oraz ilość opracowanych formularzy przez firmę IC Solutions pozwoliła zdigitalizować ponad 300 wzorów dokumentów medycznych. Sama obsługa IC Pen jest niezwykle prosta i bardzo intuicyjna, dzięki czemu szkolenie personelu medycznego mogło się odbyć w pełni zdalnie i zakończyć w zaledwie 1 dzień. Ponadto implementacja systemu IC Pen (przeprowadzona również w sposób zdalny) w szpitalu MSWiA w Warszawie zajęła jedynie 12 dni roboczych i stanowi najszybciej przeprowadzone wdrożenie systemu IC Pen w historii przedsiębiorstwa.

Zyski z cyfryzacji dokumentacji medycznej

Cyfryzacja dokumentacji medycznej w Centralnym Szpitalu Klinicznym MSWiA w Warszawie umożliwiła skuteczne wyeliminowanie papierowej dokumentacji medycznej. Z pomocą długopisów cyfrowych i tabletów pacjenci szpitala mogą podpisywać tak ważne dokumenty jak zgody na zabieg, wywiady, zgody RODO oraz inne dokumenty wymagające ich świadomej i pisemnej zgody.
Likwidując papier z obiegu dokumentów szpital wygenerował oszczędności związane z ich przetwarzaniem i archiwizacją oraz poprawił bezpieczeństwo. Dzięki wprowadzeniu elektronicznej zgody pacjentów w miejscach wymagających ich podpisu papier nie występuje, a wykorzystywane urządzenia elektroniczne w łatwy sposób mogą być dezynfekowane, co zminimalizowało ryzyko zarażenia się wirusem Sars-Cov-2. Dokumentacja medyczna prowadzona w formie elektronicznej pozwoliła placówce efektywniej wykorzystywać czas pracy personelu medycznego, który dotąd poświęcał dużo czasu na tworzenie, obieg i późniejszą digitalizację dokumentacji medycznej. Implementacja systemu IC Pen ułatwiła, usprawniła i skróciła obrót dokumentacji medycznej.

Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie wybrał system IC Pen jako rozwiązanie swoich problemów. Co ważne, zważywszy na sytuację spowodowaną pandemią wirusa Sars-Cov-2, wdrożenie odbyło się w pełni zdalnie i ekstremalnie szybko. Jednak największym sukcesem nie jest samo wdrożenie, ale fakt, że ono faktycznie rozwiązało najbardziej uciążliwe problemy. Codzienna działalność szpitala z systemem IC Pen ograniczyła ryzyko zakażenia wirusem Sars-Cov-2 w placówce. Jednocześnie system zoptymalizował i zwiększył efektywność pracy personelu medycznego, co zmieniło codzienność funkcjonowania warszawskiego szpitala nie tylko na czas pandemii, ale na wiele kolejnych lat.

Dzięki IC Pen posiadamy natychmiastową, pełną informację o dokumentacji medycznej pacjenta w naszym systemie. Automatyczne archiwum elektroniczne pozwala odejść od tradycyjnego procesu archiwizacji dokumentów przyspieszając obieg dokumentacji i ograniczając zaangażowanie personelu. Jednocześnie podnosząc poziom bezpieczeństwa w procesie obsługi pacjentów, co jest szczególnie istotne w czasie pandemii" – Waldemar Wierzba – Dyrektor Centralnego Szpitala Klinicznego 

Dominika Wiśniewska

Dominika Wiśniewska jest związana z IC Solutions od 2020 roku. Od samego początku jej praca skupia się na projektach wdrożeniowych w sektorze medycznym, produkcji i przemyśle. Obecnie pełni rolę Product Ownera, gdzie nadzoruje procesy wdrożeniowe, projektuje koncepcje, tworzy dokumentację oraz testuje nowe rozwiązania. Jej profesjonalizm i zaangażowanie przyczyniają się do skutecznego wdrażania innowacyjnych rozwiązań w ramach IC Solutions.