Cyfrowy obieg dokumentów. Poznaj 6 historii digitalizacji dokumentów

Cyfrowy obieg dokumentów stał się codziennością dla przeciętnego Kowalskiego, a dla właścicieli firm cyfryzacja staje się koniecznością i szansą na dalszy rozwój.

Dominika Wiśniewska 16 sierpnia, 2021

Cyfrowy obieg dokumentów daje dużo korzyści, o których pisaliśmy już tekście Digitalizacja dokumentów. 5 powodów by digitalizować dokumenty w biznesie. Jednak najłatwiej zobrazować sobie zysk z wprowadzenia cyfryzacji na przykładach innych przedsiębiorstw. Poznaj 6 case study organizacji, które funkcjonują i odnoszą sukcesy na polskim rynku, a problemy, z którymi się borykały, rozwiązały z pomocą systemu IC Pen. 

Digitalizacja dokumentacji medycznej w placówkach medycznych

Jednym z problemów, z którymi borykają się placówki medycznej jest zapewnienie bezpieczeństwa pacjentom oraz personelowi medycznemu w trakcie pandemii wirusa SarsCov-2. Często hospitalizowani pacjenci muszą podpisywać wymagane prawnie zgody, a dokumentacja medyczna krąży po całym szpitalu i jest dotykana przez niezliczoną ilość osób dziennie. Oprócz tego digitalizacja ogromnej ilość dokumentów każdego dnia utrudnia personelowi medycznemu realizację swoich obowiązków.
Jedna z pierwszych placówek medycznych, która w całości została przekształcona w szpital “covidowy” potrzebowała rozwiązania, które przede wszystkim zredukuje obrót dokumentacji medycznej do minimum, a przy tym usprawni pracę personelu medycznego. W szpitalu wdrożono system IC Pen wraz z 70 sztukami długopisów cyfrowych oraz zintegrowano te narzędzia z wykorzystywanym w placówce szpitalnym systemem informatycznym (HIS). Dzięki temu, w czasie tworzenia dokumentów w formie tradycyjnej, automatycznie powstają ich elektroniczne odpowiedniki, co redukuje fizyczny obrót dokumentów do minimum. Rozwiązanie pozwoliło na tworzenie, przetwarzanie i gromadzenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej bez codziennej ingerencji pracowników przez wiele godzin. Wprowadzenie systemu IC Pen do codziennego funkcjonowania placówki znacznie ograniczyło ryzyko rozprzestrzeniania się Sars-Cov-2 za pośrednictwem papierowej dokumentacji medycznej. Poprawiła się również efektywność pracy personelu medycznego i administracyjnego, dzięki zlikwidowaniu konieczności skanowania i manualnego archiwizowania dokumentacji medycznej. W efekcie w szpitalu powstaje 93% mniej papierowej dokumentacji, a szpital dzięki cyfrowej transformacji zaoszczędził 160 000 zł w ciągu roku.

Tworzenie e-protokołów z oględzin

Przedsiębiorstwo, którego głównym obszarem pracy jest sporządzanie protokołów szkód spowodowanych wydarzeniami losowymi, takimi jak nagłe zjawiska atmosferyczne, katastrofy transportowe czy szkody w rolnictwie, przeprowadziło audyt procesu tworzenia protokołów z oględzin w terenie. Firma zauważyła, że proces samego tworzenia protokołów w formie elektronicznej, która jest konieczna do prawidłowego funkcjonowania firmy, jest zbyt długi i należy go usprawnić. Specjaliści, każdego dnia po powrocie z terenu ręcznie wprowadzali protokoły do systemu. Po analizie dostępnych rozwiązań na rynku zdecydowano, że trzeba wyposażyć ekspertów w rozwiązanie, które umożliwi tworzenie
e-protokołów już w trakcie przeprowadzania oględzin w terenie.
Poszukiwano technologii, która pozwoli monitorować czas poświęcony na tworzenie dokumentacji oraz będzie działać bez konieczności dostępu do sieci WiFi lub LTE. Odpowiedzią na wszystkie te potrzeby okazał się system IC Pen. Przede wszystkim skrócił czas przygotowania dokumentacji o 39%, co pozwoliło usprawnić całą pracę specjalistów podczas oględzin o 28%. Wykluczono proces ręcznej digitalizacji dokumentów z dnia pracy specjalistów, ponieważ długopis IC Pen podczas tworzenia dokumentacji w formie tradycyjnej przesyła jej elektroniczny odpowiednik bezpośrednio do systemu klienta.
W efekcie inwestycja w system IC Pen pozwoliła wyeliminować dodatkowe koszty związane ze skanowaniem dokumentacji i przygotowywaniem wersji elektronicznych dokumentów.
A wszystko to odbywa się bez diametralnych zmian wypracowanych wcześniej metod działania.

Optymalizacja komunikacji wewnętrznej między działem sprzedaży, a produkcją

Dobrze prosperujące przedsiębiorstwo zajmujące się produkcją galanterii ogrodowej zauważyło potrzebę optymalizacji procesu przesyłu informacji z działu sprzedaży do działu produkcji. Dział sprzedaży znajduje się oczywiście na styku z klientem i nie ma możliwości obcowania na co dzień z działem produkcji. Firma potrzebowała rozwiązania, które usprawni komunikację między działami i poprawi efektywność produkcji, nie zmieniając dotychczasowych metod pracy. Dział sprzedaży został wyposażony w urządzenia mobilne, na których zainstalowany został system IC Pen, dzięki czemu podczas składania zamówienia, pojawia się ono natychmiast w systemie dostępnym również dla produkcji. Ponadto system IC Pen na bieżąco generuje raporty na podstawie sporządzonych zamówień, co pozwala śledzić aktualny stan sprzedanych produktów i digitalizuje dokumentację wewnętrzną bez ingerencji pracowników. Cyfrowy obieg dokumentów oprócz spełnienia głównej potrzeby firmy, czyli usprawnienia komunikacji wewnętrznej, dostarczył przedsiębiorstwu wiele innych korzyści: zapewnił szybkie planowanie stanów magazynowych, usprawnił proces produkcji oraz poprawił efektywność pracy działu sprzedaży, dzięki usprawnieniu działań operacyjnych.

Kontrola jakości produkcji

Firma produkująca w sposób zautomatyzowany elementy do samochodowych poduszek powietrznych, poszukiwała rozwiązania, które usprawniłoby proces kontroli jakości produkcji. Niezbędne było zapewnienie wiarygodności wprowadzanych danych oraz precyzyjne oznaczenie czasowe ich zapisywania, aby móc odtworzyć dokładny czas kontroli i produkcji w przypadku, gdyby dana partia okazała się wadliwa. Oprócz tego proces kontroli produkcji musiał zostać w pełni zdigitalizowany, aby usprawnić nadzór nad nim. Przedsiębiorstwo postanowiło wdrożyć system IC Pen oraz urządzenia z nim zintegrowane, co pozwoliło na precyzyjne monitorowanie kilkudziesięciu parametrów produkcji i zapisywanie wyników kontroli bezpośrednio w postaci cyfrowej.
Dzięki temu rozwiązaniu, w sporządzanej dokumentacji, nanoszone są znaczniki czasowe już podczas przeprowadzania kontroli jakości, a dane, które wprowadza pracownik za nią odpowiedzialny są automatycznie przesyłane do systemu. Cyfrowy obieg dokumentów pozwolił na automatyczny i zdalny nadzór nad czasem pracy kontrolera jakości produkcji i natychmiastowy dostęp do danych tworzonych podczas kontroli, co było nadrzędnym celem przedsiębiorstwa. Oprócz tego zapewniło precyzyjne oznaczenie czasowe każdej przeprowadzanej kontroli. W ostatecznym rozrachunku wdrożone rozwiązanie usprawniło proces kontroli jakości produkcji i skróciło czas przesyłu informacji o 92%.

Zdalne śledzenie parametrów produkcji i monitoring pracy

Producent energii wytwarzanej w elektrowniach wodnych poszukiwał rozwiązania, które zapewniłoby przeprowadzanie kontroli urządzeń w trudnych warunkach, w których brakuje połączenia z WiFi oraz LTE, a także umożliwi dostęp do kluczowych danych w czasie rzeczywistym. Postanowiono wyposażyć wszystkie elektrownie w długopisy cyfrowe oraz w system IC Pen, który zintegrowano z wewnętrznym systemem firmy. Dzięki temu stało się możliwe wprowadzanie do centralnego systemu parametrów produkcji energii bez dostępu do Internetu. Wprowadzone rozwiązanie umożliwiło automatyczne zdigitalizowanie wszystkich danych związanych z pracą elektrowni wodnych, które trafiają teraz bezpośrednio do wewnętrznego systemu. Podczas przeprowadzania kontroli elektrowni przez pracowników nanoszone są znaczniki czasu, co ułatwia centrali zdalny nadzór nad procesem produkcji, a także usprawniło ten proces. Dzięki automatycznemu generowaniu raportów produkcji energii oraz kontroli niewymagającej odwiedzania każdej elektrowni przez pracowników centrali, firma zaoszczędziła 48% środków przeznaczanych dotychczas każdego miesiąca na kontrolę pracy elektrowni wodnych.

Optymalizacja procesu zawierania umów w biurach obsługi klienta

Firma energetyczna w wyniku analizy procesów zachodzących w biurach obsługi klienta zauważyła, że zasoby i czas operacyjny pracowników w zbyt dużym stopniu jest przeznaczany na pracę związaną z tworzeniem papierowej dokumentacji, jej podpisywaniem i archiwizacją. Przeprowadzono audyt, który wykazał, że najbardziej pracochłonny jest proces manualnego skanowania i digitalizowania powstałych umów, a także przekazywanie ich do centralnego archiwum organizacji. Oprócz czasu, te czynności wymagały również wysokiego nakładu środków, zatem przedsiębiorstwo poszukiwało rozwiązania, które zredukuje te koszty. W wyniku analizy dostępnych rozwiązań podjęto decyzję o wyposażeniu wszystkich biur obsługi klienta w system IC Pen. Wdrożone rozwiązanie pozwoliło na spisywanie umowy z klientem na papierze, która automatycznie jest digitalizowana i przesyłana do systemu wykorzystywanego przez przedsiębiorstwo.
Co najważniejsze, utrudniający pracę personelu proces skanowania dokumentów został w pełni zlikwidowany, nie ingerując w metody obsługi klientów ani w inne elementy codziennej pracy. Firma zoptymalizowała pracę personelu biur obsługi klienta oraz zredukowała koszty przetwarzania i archiwizacji dokumentacji papierowej.
Po wdrożeniu systemu IC Pen digitalizacja zawieranych umów jest w pełni automatyczna, a przedsiębiorstwo energetyczne zaoszczędziło 75% środków związanych z obrotem dokumentów w biurach obsługi klienta.

Jak widać na podstawie powyższych przykładów cyfrowy obieg dokumentów ma wiele zastosowań i może rozwiązać najróżniejsze problemy. To, co łączy każde case study, to usprawnienie pracy oraz oszczędność środków, będące efektem digitalizacji w każdym przedsiębiorstwie. Ciekawym zjawiskiem jest fakt, że w przypadku każdego wspomnianego powyżej przykładu, rozwiązywaniem wszystkich problemów okazała się być transformacja cyfrowa, która zapewniła przedsiębiorstwom również inne, dodatkowe korzyści.