Czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna?

Odejście od papierowej dokumentacji może dać wiele, ale nie zawsze digitalizacja dokumentów jest opłacalna. Każda inwestycja w technologię to ryzyko, które trzeba minimalizować m.in. licząc ROI.

Jan Błażejewski 28 lipca, 2021

Digitalizacja dokumentów to ogromne wyzwanie. Na rynku dostępnych jest wiele świetnych rozwiązań, ale zarządzający przedsiębiorstwem szukają maksymalnej rentowności z dokonanej inwestycji. Pojawiają się pytania: „Która technologia lepsza?”„Lepiej zainwestować w jedno droższe rozwiązanie czy kilka tańszych?” i najważniejsze pytanie„Co przyniesie najwięcej korzyści?”. Wdrożenie nowoczesnego rozwiązania może przynieść zarówno mierzalne, jak i niemierzalne korzyści. Zdarzają się także sytuacje, kiedy to inwestycja okazuje się być nierentowna lub w najlepszym przypadku pozwala zwrócić koszty związane z inwestycjąPrzed podjęciem ostatecznej decyzji warto przeanalizować potencjalne profity i ryzyka związane z inwestycją. Podobnie jest w przypadku decyzji o digitalizacji dokumentacji w organizacji, która nie zawsze musi być opłacalna. Pomocne w takiej sytuacji jest obliczenie ROI, które pozwala lepiej oszacować ewentualne korzyści wynikające z cyfryzacji dokumentów. 

Co to jest ROI i w jaki sposób je policzyć?

ROI (return on investment) to wskaźnik zwrotu z inwestycji. Pozwala na precyzyjne zmierzenie rentowności konkretnego działania po jego wdrożeniu lub jeszcze zanim zostanie wprowadzone. Dzięki obliczeniu ROI z inwestycji w IT zarządzający firmą otrzymują konkretną odpowiedź na pytanie, czy inwestycja jest opłacalna, kiedy należy spodziewać się efektów i jakie one mogą być. ROI oblicza się według wzoru matematycznego: 

 

ROI % = (Przychód – Koszt inwestycji) / koszt inwestycji x 100 

 

Obliczenie ROI to nie wszystko, gdyż należy również w odpowiedni sposób zinterpretować otrzymany wynik. Dla przykładu: jeżeli przewidywany przychód z inwestycji wynosi 12 000 zł w ciągu pierwszych 3 lat, a koszt inwestycji to 3000 zł, to po obliczeniu wychodzi 300% ROI w ciągu 3 lat, co oznacza, że firma zanotuje 3-krotny zwrot z inwestycji po upływie tego czasu. Wskaźnik może również przyjmować wartość ujemną, co oznacza, że w rozpatrywanej perspektywie czasowej projekt nie jest rentowny – inwestycja może się zwrócić, ale w dłuższym okresie. Dla przykładu: jeżeli przewidywany przychód z inwestycji wynosi 1500 zł w ciągu pierwszego roku od inwestycji, a koszt inwestycji to 3000 zł, to po obliczeniu wskaźnik ROI otrzymujemy wynik -50%. Oznacza to, że zwrot z inwestycji w pierwszym roku jest ujemny (ni ma go), a firma odnotowała stratę. Przyjmując natomiast dłuższy horyzont czasowy np. 2 lata okazuje się, że ROI wynosi 0%, a po 3 latach +50%.

Kiedy warto obliczyć ROI?

Najważniejsza zasada – ROI możemy policzyć w przypadku inwestycji, dla których jesteśmy w stanie zdefiniować konkretne, pewne i mierzalne efekty wdrożenia. Digitalizacja dokumentów nie powinna tutaj być żadnym wyjątkiem, gdyż wiele kosztów związanych z funkcjonowaniem papieru w organizacji jest możliwa do zmierzenia . Jeżeli firma zamierza wdrożyć system do digitalizacji dokumentów, to powinna przede wszystkim przeprowadzić analizę dostępnych rozwiązań na rynku oraz potencjalnych korzyści. Wiedząc jak duży wpływ na funkcjonowanie firm ma konkretna technologia można prognozować, jak to przełoży się na konkretne przedsiębiorstwo. Przykładem potencjalnych korzyści wynikających z digitalizacji dokumentów jest: 

  • oszczędność czasu wynikająca ze zmniejszenia liczby błędów – digitalizacja procesów, które dotąd pracownicy wykonywali ręcznie minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego; 
  • zwiększenie produktywności; 
  • redukcja kosztów związana z przechowywaniem, archiwizowaniem i logistyką dokumentacji w formie papierowej; 
  • oszczędność wynikająca z automatycznej digitalizacji (wykluczenie kolejności skanowania dokumentów papierowych i natychmiastowa dostępność powstałych dokumentów w formie cyfrowej). Więcej o korzyściach wynikających z cyfryzacji dokumentów przeczytasz tutaj.

W jakich sytuacjach mierzenie ROI nie przyniesie konkretnych informacji?

Zdarzają się również takie projekty, dla których liczenie ROI jest bardzo trudne. Często takie przedsięwzięcia już w założeniu mają przynosić jedynie niemierzalne lub trudno mierzalne korzyści. Za trudne do oszacowania efekty inwestycji można uznać np.: 

  • naprawę lub wymianę zepsutego sprzętu IT na nowy; 
  • możliwość zaoferowania klientom lepszej obsługi, a co za tym idzie wzrost satysfakcji klientów; 
  • usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, np. poprzez szybszą i bardziej dokładną informacja zwrotna; 
  • przedsięwzięcia mające ograniczyć niekorzystny wpływ na środowisko wynikający z funkcjonowania przedsiębiorstwa. 
     

ROI z inwestycji w nowe technologie z definicji ma pokazywać potencjalną rentowność przedsięwzięcia, czyli konkretne zyski i/lub oszczędności. Należy jednak mieć na uwadze fakt, że czasem rezultatem mogą być nie tylko korzyści finansowe, ale również inne mierzalne i niemierzalne profity (np. większa rozpoznawalność firmy na rynku, poprawa wizerunku, opinie klientów, zmniejszenie śladu węglowego powstałego w wyniku działalności przedsiębiorstwa, realizację celów związanych ze społeczną odpowiedzialnością biznesu, itd.). Odpowiedź na pytanie, czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna musi być poprzedzona wnikliwą i skrupulatną analizą wszystkich kosztów i procesów zachodzących w organizacji z dokumentacją papierową. Dopiero wówczas można wskazać mierzalne i niemierzalne parametry potrzebne do prawidłowego wyliczenia ROI.

Kalkulator ROI

Choć wzór na ROI jest prosty, to nie ma uniwersalnego kalkulatora ROI dla wszystkich projektów IT i wszystkich firm. Każde przedsiębiorstwo przed jego obliczeniem powinno zadać sobie kilka pytań: 

  • czy spodziewane oszczędności/zyski są mierzalne? Jeśli nie, to trudno będzie policzyć ROI, 
  • czy korzyści z projektu IT są jednorazowe? Czy może wprowadzana technologia będzie przez kilka lat przynosić zyski i/lub oszczędności? 
  • może wdrożenie wybranej technologii będzie pozytywnie wpływać na działalność firmy w innych, nieuwzględnionych wcześniej obszarach? 

 

Dopiero znając odpowiedzi na wszystkie pytania, mając zebrane konkretne dane warto przejść do liczenia ROI i wyciągania z nich wniosków. Obliczając wskaźnik nierzetelnie, bez twardych danych, odpowiedź na najważniejsze pytanie „w którą technologię IT warto zainwestować w danej firmie?” może okazać się błędna. Aby uprościć proces liczenia można podeprzeć się narzędziami dostępnymi w Internecie, takimi jak np. kalkulator ROI. 

 

Nadal wahasz się nad wdrożeniem systemu IC Pen i nie wiesz, czy digitalizacja dokumentów w Twojej firmie jest opłacalną inwestycją? Z chęcią pomogę w przeprowadzeniu analizy potrzeb dotyczących cyfryzacji dokumentów, możliwości wyboru odpowiedniej metody oraz prognozy korzyści wynikających z inwestycji.  

Zapraszam do kontaktu
Jan Błażejewski

tel.: 733 360 660
e-mail: jan.blazejewski@icsolutions.pl