Digitalizacja dokumentów umożliwia optymalizację procesów, skraca czas obiegu dokumentów, czy usprawnia zarządzanie dokumentacją. Ponadto, zwiększa bezpieczeństwo dokumentów, przyspiesza procesy biznesowe. Dzięki cyfryzacji dokumentów przedsiębiorstwa mogą pozbyć się wielu ograniczeń i w pełni rozwijać swój potencjał. Jednak rodzi się pytanie, czy odejście od papierowych dokumentów zawsze jest opłacalne? Wdrożenie digitalizacji dokumentów to ogromne wyzwanie. Na rynku dostępnych jest wiele świetnych rozwiązań, ale zarządzający przedsiębiorstwem szukają maksymalnej rentowności z dokonanej inwestycji, więc wybór między nimi nie jest łatwy. Pojawiają się pytania: „Która technologia jest lepsza?”, „Lepiej zainwestować w jedno droższe rozwiązanie czy kilka tańszych?” i najważniejsze pytanie: „Co przyniesie najwięcej korzyści?”, bo koszty digitalizacji są duże.

Wdrożenie nowoczesnego systemu digitalizacji dokumentów może przynieść zarówno mierzalne, jak i niemierzalne zyski z digitalizacji. Zdarzają się także sytuacje, kiedy to inwestycja okazuje się nierentowna lub w najlepszym przypadku pozwala ledwo zwrócić koszty.
Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto przeanalizować potencjalne korzyści z digitalizacji dokumentów i zagrożenia związane z inwestycją. Podobnie jest w przypadku decyzji o digitalizacji dokumentacji w organizacji, która nie zawsze musi być opłacalna. Pomocne w takiej sytuacji, jest obliczenie ROI, które ułatwia oszacowanie ewentualnych korzyści wynikające z cyfryzacji dokumentów. 

ROI (return on investment) to wskaźnik zwrotu z inwestycji. Pozwala na precyzyjne zmierzenie rentowności konkretnego działania po jego wdrożeniu lub jeszcze zanim zostanie wprowadzone. Dzięki obliczeniu ROI z inwestycji w IT, zarządzający firmą otrzymują konkretną odpowiedź na pytanie, czy inwestycja jest opłacalna, kiedy należy spodziewać się efektów i jakie one mogą być. ROI oblicza się według wzoru matematycznego: 

ROI % = (Przychód – Koszt inwestycji) / koszt inwestycji x 100 

Obliczenie ROI to nie wszystko, gdyż należy również w odpowiedni sposób zinterpretować otrzymany wynik. Dla przykładu: jeżeli przewidywany przychód z inwestycji wynosi 12 000 zł w ciągu pierwszych 3 lat, a koszt inwestycji to 3000 zł, to po obliczeniu, wychodzi 300% ROI w ciągu 3 lat. Co oznacza, że firma zanotuje 3-krotny zwrot z inwestycji po upływie tego czasu. Wskaźnik może również przyjmować wartość ujemną. A to oznacza, że w rozpatrywanej perspektywie czasowej projekt nie jest rentowny – inwestycja może się zwrócić, ale w dłuższym okresie. Dla przykładu: jeżeli przewidywany przychód z inwestycji wynosi 1500 zł w ciągu pierwszego roku od inwestycji, a koszt inwestycji to 3000 zł, to po obliczeniu, wskaźnik ROI otrzymujemy wynik -50%. Oznacza to, że zwrot z inwestycji w pierwszym roku jest ujemny (nie ma go), a firma odnotowała stratę. Przyjmując natomiast dłuższy horyzont czasowy, np. 2 lata okazuje się, że ROI wynosi 0%, a po 3 latach +50%.

Najważniejsza zasada – ROI możemy policzyć w przypadku inwestycji, dla których jesteśmy w stanie zdefiniować konkretne, pewne i mierzalne efekty wdrożenia. Digitalizacja dokumentów nie powinna tutaj być żadnym wyjątkiem, gdyż wiele kosztów związanych z funkcjonowaniem papieru w organizacji jest możliwa do zmierzenia. Jeżeli firma zamierza wdrożyć system do digitalizacji dokumentów, to powinna przede wszystkim przeprowadzić analizę dostępnych rozwiązań na rynku oraz potencjalnych korzyści. Wiedząc jak duży wpływ na funkcjonowanie firm ma konkretna technologia, można prognozować, jak to przełoży się na konkretne przedsiębiorstwo. Przykładem potencjalnych korzyści wynikających z digitalizacji dokumentów jest: 

• Oszczędność czasu wynikająca ze zmniejszenia liczby błędów – digitalizacja procesów, które dotąd pracownicy wykonywali ręcznie minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego,
• Zwiększenie produktywności,
• Redukcja kosztów związana z przechowywaniem, archiwizowaniem i logistyką dokumentacji w formie papierowej,
• Oszczędność wynikająca z automatycznej digitalizacji (wykluczenie kolejności skanowania dokumentów papierowych i natychmiastowa dostępność powstałych dokumentów w formie cyfrowej). Więcej o korzyściach wynikających z cyfryzacji dokumentów przeczytasz tutaj.

Zdarzają się również takie projekty, dla których liczenie ROI jest bardzo trudne. Często takie przedsięwzięcia już w założeniu mają przynosić jedynie niemierzalne lub trudno mierzalne korzyści. Za trudne do oszacowania efekty inwestycji można uznać np.: 

• Naprawę lub wymianę zepsutego sprzętu IT na nowy,
• Możliwość zaoferowania klientom lepszej obsługi, a co za tym idzie wzrost satysfakcji klientów,
• Usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, np. poprzez szybszą i dokładną informację zwrotną,
• Przedsięwzięcia mające ograniczyć niekorzystny wpływ na środowisko, wynikający z funkcjonowania przedsiębiorstwa. 

ROI z inwestycji w nowe technologie, z definicji ma pokazywać potencjalną rentowność przedsięwzięcia, czyli konkretne zyski i/lub oszczędności. Należy jednak mieć na uwadze, że czasem rezultatem mogą być nie tylko korzyści finansowe, ale również inne mierzalne i niemierzalne profity. Dla przykładu: większa rozpoznawalność firmy na rynku, poprawa wizerunku, opinie klientów, zmniejszenie śladu węglowego powstałego w wyniku działalności przedsiębiorstwa, realizację celów związanych ze społeczną odpowiedzialnością biznesu, itd.. Korzyści z digitalizacji dokumentów można mierzyć na wiele sposobów. Wyliczenie ROI nie zawsze jest, najlepszą metodą oceny zysków z digitalizacji, a sam proces cyfryzacji należy oceniać z różnych perspektyw.

Odpowiedź na pytanie, czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna, musi być poprzedzona wnikliwą i skrupulatną analizą wszystkich kosztów i procesów związanych z papierową dokumentacją. Dopiero wówczas, można wskazać mierzalne i niemierzalne parametry potrzebne do prawidłowego wyliczenia ROI.
Koszty digitalizacji dokumentów mogą wydawać się nieproporcjonalnie duże w porównaniu do zakładanych efektów. Oszacowanie tej dysproporcji jest dość łatwe, jeśli zestawi się koszty związane z zakupem i wdrożeniem systemu oraz narzędzi IT potrzebnych w procesie cyfryzacji dokumentów z wydatkami ponoszonymi na zakup materiałów eksploatacyjnych i urządzeń drukujących.
Choć takie podejście jest dość często spotykane, to zaburza ono pełny obraz kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo w związku z prowadzeniem papierowej dokumentacji.

W celu oszacowania wiarygodnych kosztów wynikających z tworzenia oraz wykorzystywania papierowej dokumentacji należy uwzględnić takie czynniki jak:

• Czas obiegu dokumentów poza organizacją,
• Przekształcenie papierowych dokumentów – skanowanie i wprowadzanie do systemu,
• Niszczenie dokumentów,
• Konieczność przechowywania dokumentów papierowych,
• Papierowy obieg dokumentów wewnątrz organizacji,
• Konieczność zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów papierowych – sejfy itp.

Każdy z wyżej wymienionych czynników może mieć inną wartość. Jej mnożnikiem jest ilość dokumentów, które przedsiębiorstwo wytwarza i przetwarza każdego roku. Bo to skala procesów, świadczy o ostatecznych kosztach.

Digitalizacja dokumentów, umożliwia osiągniecie wielu trudnych do wyrażenia w jednoznacznych wartościach liczbowych korzyści. Do tego rodzaju korzyści, należy zaliczyć: usprawnienie obsługi klientów, optymalizację procesów skutkującą większą efektywnością pracy, poprawa wizerunku lub wykreowanie nowego. Co więcej, to również eliminacja żmudnych i powtarzalnych czynności (np. skanowanie i wprowadzanie dokumentów do repozytorium), czy zwolnienie przestrzeni biurowej.

Przedsiębiorstwa wdrażające nowoczesne technologie, takie jak system digitalizacji dokumentów, są postrzegane jako innowacyjne i efektywne. Jest to szczególnie ważne w branżach, gdzie zaufanie klientów i sposób, w jaki postrzegane są firmy, może decydować o preferencjach konsumentów. Co więcej, wykorzystanie cyfrowego obiegu dokumentów, wdrożenie elektronicznego archiwum dokumentów, czy podpisów elektronicznych poprawia nie tylko wizerunek firmy. Digitalizacja dokumentów umożliwia również zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów, co w dzisiejszych czasach ma ogromne znaczenie i może wpływać nie tylko na reputację firmy, ale także na procesy biznesowe.

Kompleksowa digitalizacja dokumentów przyczynia się do optymalizacji procesów związanych z obiegiem dokumentów. Zarządzanie dokumentacją w postaci elektronicznej jest łatwiejsze, tańsze, przyspiesza procesy biznesowe i zwiększa bezpieczeństwo dokumentów. Odejście od papierowej dokumentacji zmniejsza frustrację pracowników, oszczędza czas i pozwala im skupić się na kluczowych zadaniach, zamiast marnować godziny na przeszukiwanie archiwów, czy porządkowanie papierowych formularzy. Proces cyfryzacji, który obejmuje swoim zakresem dokumenty we wszystkich wymiarach funkcjonowania organizacji, nie tylko sprzyja redukcji kosztów, poprawia obieg dokumentów, ale przyczynia się również do zwiększenia produktywności.

Cyfryzacja dokumentacji redukuje ryzyko błędów związanych z nieczytelnym pismem, zgubionymi formularzami, czy omyłkowo wprowadzonymi danymi. Choć trudno to ująć w klasycznych obliczeniach ROI, korzyści wynikające z większej precyzji i bezpieczeństwa dokumentacji mogą być ogromne. Jeśli uwzględnimy przy tym dużą ilość dokumentów, która jest przetwarzana przez przedsiębiorstwo, może okazać się, że ograniczenie ilości występowania błędów będzie wystarczającym argumentem przemawiającym za wdrożeniem digitalizacji dokumentów.

Zyski z digitalizacji są trudno mierzalne. Na poziomie kosztów eksploatacji, zakupu systemu, licencji, czy urządzeń można dość skrupulatnie oszacować wydatki, które przedsiębiorstwo będzie musiało pokryć. Jednak efekty tej inwestycji są wielopoziomowe i wykraczają poza proste porównanie ich do kosztów użytkowania drukarek i zakupu segregatorów.
ROI to znakomite narzędzie analizy rentowności, ale nie zawsze jest w stanie uchwycić wszystkie korzyści płynące z digitalizacji. Wdrożenie digitalizacji dokumentów często przynosi niewidoczne na pierwszy rzut oka efekty. W dłuższej perspektywie mają one ogromne znaczenie dla organizacji, od poprawy wizerunku, przez wyższą efektywność pracy zespołu, po większą zgodność z regulacjami. Niemniej jednak decyzja o zakupie i wdrożeniu systemu digitalizacji dokumentów powinna być poprzedzona taką analizą.