Czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna?

Digitalizacja dokumentów to ogromne wyzwanie. Na rynku dostępnych jest wiele świetnych rozwiązań, ale zarządzający przedsiębiorstwem szukają maksymalnej rentowności z dokonanej inwestycji. Pojawiają się pytania: „Która technologia lepsza?”, „Lepiej zainwestować w jedno droższe rozwiązanie czy kilka tańszych?” i najważniejsze pytanie: „Co przyniesie najwięcej korzyści?”. Wdrożenie nowoczesnego rozwiązania może przynieść zarówno mierzalne, jak i niemierzalne korzyści. Zdarzają się także sytuacje, kiedy to inwestycja okazuje się być nierentowna lub w najlepszym przypadku pozwala zwrócić koszty związane z inwestycją. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto przeanalizować potencjalne profity i ryzyka związane z inwestycją. Podobnie jest w przypadku decyzji o digitalizacji dokumentacji w organizacji, która nie zawsze musi być opłacalna. Pomocne w takiej sytuacji jest obliczenie ROI, które pozwala lepiej oszacować ewentualne korzyści wynikające z cyfryzacji dokumentów. 

ROI (return on investment) to wskaźnik zwrotu z inwestycji. Pozwala na precyzyjne zmierzenie rentowności konkretnego działania po jego wdrożeniu lub jeszcze zanim zostanie wprowadzone. Dzięki obliczeniu ROI z inwestycji w IT zarządzający firmą otrzymują konkretną odpowiedź na pytanie, czy inwestycja jest opłacalna, kiedy należy spodziewać się efektów i jakie one mogą być. ROI oblicza się według wzoru matematycznego: 

ROI % = (Przychód – Koszt inwestycji) / koszt inwestycji x 100 

Obliczenie ROI to nie wszystko, gdyż należy również w odpowiedni sposób zinterpretować otrzymany wynik. Dla przykładu: jeżeli przewidywany przychód z inwestycji wynosi 12 000 zł w ciągu pierwszych 3 lat, a koszt inwestycji to 3000 zł, to po obliczeniu wychodzi 300% ROI w ciągu 3 lat, co oznacza, że firma zanotuje 3-krotny zwrot z inwestycji po upływie tego czasu. Wskaźnik może również przyjmować wartość ujemną, co oznacza, że w rozpatrywanej perspektywie czasowej projekt nie jest rentowny – inwestycja może się zwrócić, ale w dłuższym okresie. Dla przykładu: jeżeli przewidywany przychód z inwestycji wynosi 1500 zł w ciągu pierwszego roku od inwestycji, a koszt inwestycji to 3000 zł, to po obliczeniu wskaźnik ROI otrzymujemy wynik -50%. Oznacza to, że zwrot z inwestycji w pierwszym roku jest ujemny (ni ma go), a firma odnotowała stratę. Przyjmując natomiast dłuższy horyzont czasowy np. 2 lata okazuje się, że ROI wynosi 0%, a po 3 latach +50%.

Zdarzają się również takie projekty, dla których liczenie ROI jest bardzo trudne. Często takie przedsięwzięcia już w założeniu mają przynosić jedynie niemierzalne lub trudno mierzalne korzyści. Za trudne do oszacowania efekty inwestycji można uznać np.: 

• naprawę lub wymianę zepsutego sprzętu IT na nowy; 

• możliwość zaoferowania klientom lepszej obsługi, a co za tym idzie wzrost satysfakcji klientów; 
• usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, np. poprzez szybszą i bardziej dokładną informacja zwrotna; 
• przedsięwzięcia mające ograniczyć niekorzystny wpływ na środowisko wynikający z funkcjonowania przedsiębiorstwa. 
   

ROI z inwestycji w nowe technologie z definicji ma pokazywać potencjalną rentowność przedsięwzięcia, czyli konkretne zyski i/lub oszczędności. Należy jednak mieć na uwadze fakt, że czasem rezultatem mogą być nie tylko korzyści finansowe, ale również inne mierzalne i niemierzalne profity (np. większa rozpoznawalność firmy na rynku, poprawa wizerunku, opinie klientów, zmniejszenie śladu węglowego powstałego w wyniku działalności przedsiębiorstwa, realizację celów związanych ze społeczną odpowiedzialnością biznesu, itd.). Odpowiedź na pytanie, czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna musi być poprzedzona wnikliwą i skrupulatną analizą wszystkich kosztów i procesów zachodzących w organizacji z dokumentacją papierową. Dopiero wówczas można wskazać mierzalne i niemierzalne parametry potrzebne do prawidłowego wyliczenia ROI.

Choć wzór na ROI jest prosty, to nie ma uniwersalnego kalkulatora ROI dla wszystkich projektów IT i wszystkich firm. Każde przedsiębiorstwo przed jego obliczeniem powinno zadać sobie kilka pytań: 

• czy spodziewane oszczędności/zyski są mierzalne? Jeśli nie, to trudno będzie policzyć ROI, 
• czy korzyści z projektu IT są jednorazowe? Czy może wprowadzana technologia będzie przez kilka lat przynosić zyski i/lub oszczędności? 
• może wdrożenie wybranej technologii będzie pozytywnie wpływać na działalność firmy w innych, nieuwzględnionych wcześniej obszarach? 

Dopiero znając odpowiedzi na wszystkie pytania, mając zebrane konkretne dane warto przejść do liczenia ROI i wyciągania z nich wniosków. Obliczając wskaźnik nierzetelnie, bez twardych danych, odpowiedź na najważniejsze pytanie „w którą technologię IT warto zainwestować w danej firmie?” może okazać się błędna. Aby uprościć proces liczenia można podeprzeć się narzędziami dostępnymi w Internecie, takimi jak np. kalkulator ROI. 

Nadal wahasz się nad wdrożeniem systemu IC Pen i nie wiesz, czy digitalizacja dokumentów w Twojej firmie jest opłacalną inwestycją? Z chęcią pomogę w przeprowadzeniu analizy potrzeb dotyczących cyfryzacji dokumentów, możliwości wyboru odpowiedniej metody oraz prognozy korzyści wynikających z inwestycji.