Digitalizacja biznesu po polsku

Digitalizacja biznesu otwiera wiele drzwi do rozwoju, kreuje nowe możliwości dotarcia do klientów, ich obsługę, prowadzenie działań związanych ze sprzedażą, a także optymalizuje procesy i redukuje koszty. Opublikowane wnioski z badania przeprowadzonego przez Bank Światowy i Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w Business Pulse Survey Polska: Podsumowanie wyników IV edycji badania (20 lipca 2021 r.) pozwalają sądzić, że wciąż wiele polskich firm nie dostrzega potencjału, który tkwi w cyfryzacji. Za takim stwierdzeniem przemawia ocena poziomu dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstw biorących udział w badaniu. Stopień ucyfrowienia ankietowanych firm został określony na podstawie odpowiedzi udzielonych na 4 poniższe pytania:

• czy chociaż jeden pracownik może pracować zdalnie? (tak/nie)
• czy firma działa w Internecie? (tak/nie)
• czy firma zainwestowała w rozwiązania cyfrowe od początku pandemii? (tak/nie)
• czy firma prowadzi sprzedaż online? (tak/nie).

Za każdą twierdzącą odpowiedź był przyznawany jeden punkt. Wynik 0 punktów oznaczał niski poziom cyfryzacji, a 4 – wysoki poziom cyfryzacji. Odpowiedzi na powyższe pytania udzieliło 426 firm, spośród których zaledwie 4% otrzymało 4 punkty świadczące o wysokim poziomie cyfryzacji. Na przeciwnym biegunie znalazło się 12% badanych przedsiębiorstw z wynikiem 0 punktów, a aż 38% firm zdobyło zaledwie 1 punkt.

W kwestii oceny poziomu cyfryzacji polskich przedsiębiorstw niezwykle istotny jest fakt, że połowa badanych firm nie dostrzega potrzeby dalszej digitalizacji biznesu (źródło: Business Pulse Survey Polska: Podsumowanie wyników IV edycji badania). Taka sytuacja wpływa niekorzystnie, gdyż nie stymuluje rodzimej gospodarki do rozwoju i ogranicza zdolności polskich przedsiębiorstw do konkurowania w ramach jednolitego rynku Unii Europejskiej. Mówiąc wprost, niski poziom transformacji cyfrowej biznesu obniża jego zdolność do konkurowania z przedsiębiorcami z innych państw. Sposobem na odmienienie takiego podejścia jest zmiana w tak kluczowych kwestiach jak:

• większa świadomość przedsiębiorstw o korzyściach, które wynikają z digitalizacji biznesu,
• dostępność rozwiązań, które będą odpowiadać potrzebom firm,
• możliwość skorzystania z finansowania zakupu i wdrożenia nowoczesnej technologii,
• inwestowanie w wiedzę i kompetencje pracowników.

Każdy z tych aspektów odgrywa istotną rolę w kontekście zapoczątkowania, wdrażania i ostatecznego powodzenia digitalizacji biznesu.

Niski poziom cyfryzacji jest pochodną m.in. wiedzy, którą posiadają właściciele i osoby zarządzające przedsiębiorstwami. Bazując na doświadczeniu IC Solutions można uznać, że wiedza na temat najnowszych rozwiązań, korzyści wynikających z ich implementacji oraz sposobu pokonywania barier powstałych w procesie wdrażania transformacji cyfrowej jest znikoma. Co więcej, punktem wyjścia w kontekście cyfryzacji przedsiębiorstw są koszty związane z wprowadzeniem nowych technologii. Pochodną takiego procesu myślowego jest upatrywanie ewentualnych efektów cyfryzacji w zwrocie z inwestycji, czyli ROI (czytaj więcej – Czy digitalizacja biznesu się opłaca?). Niski poziom świadomości firm wynika często z braku szerokiej wiedzy i głębokiej analizy procesów zachodzących w przedsiębiorstwach oraz kosztach z nimi związanymi.
Najlepszym potwierdzeniem tej tezy jest digitalizacja dokumentacji i procesów związanych z jej tworzeniem oraz obiegiem wewnątrz organizacji. Oszczędności i korzyści wynikające z cyfryzacji dokumentów są zazwyczaj upatrywane w mniejszym zużyciu tuszów w drukarkach oraz mniejszym zapotrzebowaniu na papier do druku. W rzeczywistości koszty, które ponoszą firmy w związku z papierowym obiegiem dokumentów są o wiele bardziej złożone. Dokumentacja papierowa wiąże się także z takimi kosztami, jak stworzenie i prowadzenie archiwum dokumentów, wydłużonym czasem obiegu informacji, uciążliwym wyszukiwaniem dokumentów, ich dostępności w jednym czasie dla wielu pracowników czy też kosztach logistycznych dokumentacji do kontrahentów (czytaj więcej o ukrytych kosztach papierowego obiegu dokumentów).
Tak więc można zakładać, że podobny poziom świadomości i wiedzy dotyczy innych procesów zachodzących w przedsiębiorstwach i ewentualnych korzyściach wynikających z ich digitalizacji.

Ucyfrowienie polskich firm na poziomie 50% pokazuje jednocześnie, że połowa firm doskonale zdaje sobie sprawę z konkretnych i mierzalnych korzyści jakie daje digitalizacja biznesu. Mimo tego ich poziom cyfryzacji jest nierówny. Szansy na zmianę tego stanu należy upatrywać m.in. w lepszym dopasowaniu ofert skierowanych do przedsiębiorców przez instytucje otoczenia biznesu (IOB). Przytaczany już raport Banku Światowego i PARP wskazuje, że “bardzo niewiele firm w Polsce (3%) zwróciło się do IOB w momencie szukania nowej technologii. Podobnie niski wynik zanotowano dla stowarzyszenia biznesu lub instytucji edukacyjnych (…)”. Oczywista zatem wydaje się konieczność wzmocnienia współpracy biznesu i instytucji otoczenia biznesu oraz jednostek zajmujących transferem wiedzy do biznesu. Kooperacja jest konieczna i powinna opierać się na transmisji wiedzy z instytucji badawczo-rozwojowych do biznesu oraz zwrotnego przekazu z firm, który powinien nieść informacje dotyczące realnych potrzeb i wyzwań, z którymi zmagają się przedsiębiorstwa. Taka forma współpracy jest niezbędna, by digitalizacja biznesu w Polsce była powszechna, a przede wszystkim efektywna dla rozwoju gospodarki.

Bez względu na poziom wiedzy osób zarządzających firmami czy dostępność rozwiązań, kwestią fundamentalną jest finansowanie. Transformacja cyfrowa wciąż pozostaje ogromnym kosztem dla biznesu, a ewentualne korzyści wynikające z inwestycji bywają niewystarczające, by ponosić, tak duży w wielu przypadkach, wysiłek finansowy. Dlatego też istotnym aspektem w kontekście rozwoju digitalizacji biznesu jest możliwość uzyskania wsparcia finansowego dla planowanych inwestycji związanych z wdrożeniem nowoczesnej technologii w przedsiębiorstwach. Pomoc w postaci rządowych grantów i środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej jest kluczowa dla wzrostu poziomu ucyfrowienia polskich przedsiębiorstw. Co więcej, wspomniana już współpraca biznesu z IOB i transfer technologii z jednostek badawczych do firm bez dofinansowania będzie utrudniony. Za takim wnioskiem przemawiają zarówno doświadczenia IC Solutions na rynku energetycznym, medycznym oraz w przemyśle, a także wyniki innych raportów, gdzie wysokie koszty wdrażania digitalizacji biznesu są jedną z głównych barier deklarowanych przez przedsiębiorców.

Każda zmiana budzi obawy, a już w szczególności taka, która wpływa na dotychczasowe metody pracy. Zjawisko to dotyczy także transformacji cyfrowej w przedsiębiorstwach. Ponadto 10 lat doświadczenia IC Solutions w digitalizacji dokumentacji potwierdza, że pracownicy, czyli beneficjenci, którzy na co dzień mają korzystać z wdrożonej technologii, bywają hamulcami zachodzącej cyfryzacji. Źródłem takiej postawy jest brak wiedzy o korzyściach i celach organizacji, które mają być osiągnięte wskutek digitalizacji. Zupełnie naturalnym jest obawa przed utratą pracy oraz niechęć do zmiany dotychczasowych metod działania.
Digitalizacja biznesu oznacza także codzienną pracę z zaawansowaną technologią, której obsługa bywa skomplikowana i wymaga długotrwałego szkolenia. Dodatkowo niechęć i lęk przed cyfryzacją wynika z konieczności korzystania w codziennej pracy z drogich urządzeń.
Rozwiązaniem powyższych przeszkód jest rzetelna informacja dotycząca korzyści i celów przedsiębiorstwa stojących za wprowadzanymi zmianami. Kolejnym kluczowym elementem jest pomoc w zaznajomieniu się z nowymi narzędziami pracy, szkolenia oraz wsparcie przełożonych. Przekonanie pracowników i zachęcenie ich do korzystania z wdrożonych technologii stanowi fundament powodzenia transformacji cyfrowej. Idealnym potwierdzeniem tych słów i potwierdzeniem roli czynnika ludzkiego w procesie digitalizacji biznesu jest niedawna wypowiedź Tomasza Staszlisa Chief Digital Office w Grupa Polpharma. Podczas odbywających się na początku września targów ITM Industry Europe – Przemysł Ery Cyfrowej, stwierdził on, że “jest jeden główny czynnik transformacji. Tym czynnikiem są ludzie. Bez ludzi z dowolną technologią, transformacji nie będzie. Kiedyś świat produkcji i świat IT żyły osobnym życiem. Transformacja cyfrowa zmienia to całkowicie.”

Digitalizacja biznesu w Polsce jest jak metaforyczna szklanka wody, która w optymistycznej ocenie jest do połowy pełna. Wobec tego doszukując się pozytywów i zapowiedzi zmian na lepsze, w najbliższej przyszłości warto odnieść się do raportu z badań Bariery i Trendy. Transformacja technologiczna firm w Polsce opublikowanego przez Humanites w marcu 2021 roku. Wynika z niego, że “93% biorących udział w badaniu kierowników i 88 pracowników firm przyznaje, że pandemia przyspieszyła transformację cyfrową”. Zatem kolejny raz została potwierdzona teza, że pandemia wirusa SARS-CoV-2 stała się katalizatorem zmian, które w normalnych warunkach trwałyby zdecydowanie dłużej. Innym niezwykle ważnym wnioskiem płynącym z tego samego badania jest stwierdzenie, że “92% menadżerów podkreśla optymalizację kosztów jako główną, widoczną korzyść cyfryzacji. Jednocześnie 80% uczestników badania zwraca uwagę, że największą barierą są wysokie koszty transformacji w pierwszej fazie”. Można zatem uznać, że istotną kwestią dla przedsiębiorstw są oszczędności i to one były motywatorem do transformacji cyfrowej. Jednocześnie ankietowane osoby podkreślają, że ich wygenerowanie jest związane z koniecznością poniesienia dużych wydatków koniecznych dla wdrożenia nowoczesnej technologii.

Pozytywny jest również fakt, że 78% badanych firm z sektora średnich i dużych przedsiębiorstw zadeklarowało zapoczątkowanie procesu transformacji cyfrowej w ich organizacjach (źródło …). Na podstawie tak wysokiego procentowego poziomu deklaracji rozpoczęcia działań związanych z implementacją zaawansowanej technologii, można zakładać, że znacząco przełoży się to na wyższy poziom ucyfrowienia biznesu w Polsce.
W kontekście spodziewanej większej cyfryzacji polskich firm, ważnym wydają się być także motywy, którymi kierują się przedsiębiorstwa. Za bardzo ważne czynniki wpływające na decyzję o transformacji cyfrowej ankietowane firmy uznały:

• zwiększenie efektywności procesów – 49% badanych firm,
• zwiększenie sprzedaży/przychodów – 45% badanych firm,
• obniżenie/optymalizacja kosztów – 39% badanych firm,
• dostosowanie się do zmieniających się potrzeb – 34% badanych firm.

Tak silny nacisk na mierzalne czynniki pokazuje, że przedsiębiorstwa chcą i inwestują w transformację cyfrową, ponieważ wiąże się to z mierzalnymi korzyściami. Wymienione powyżej determinanty stojące za wdrażaniem nowoczesnych rozwiązań dowodzą, że przedsiębiorcy postrzegają transformację cyfrową, jako inwestycje, która pozwala osiągnąć oszczędności, poprawić efektywność czy też zwiększyć zyski.

Rozważając jak będzie wyglądać poziom cyfryzacji polskich firm w najbliższej przyszłości warto odnieść się również do raportu Digitalizacja polskich przedsiębiorstw przemysłowych w dobie pandemii opublikowanego przez AutoDesk w 2021 roku. Zebrane podczas badania dane wskazują, że “(…) w znaczącym stopniu zwiększy się liczba przedsiębiorstw, w których wykorzystywanych będzie od 3 do 5 rozwiązań Przemysłu 4.0. Jeśli te deklaracje będą mieć przełożenie na rzeczywistość, można zakładać, iż ich udział wzrośnie z 28,9% do blisko 48,3%”. Oczywiście przedstawione w raporcie dane są rezultatem deklaracji, które nie muszą być w pełni zrealizowane. Mimo to proces digitalizacji biznesu i przyspieszonej transformacji cyfrowej, który rozpoczął się w 2020 roku w wyniku pandemii SARS-CoV-2 nie powinien wyhamować. Ujęte przez AutoDesk dane, inne przytaczane już wyniki badań, opublikowane dotychczas raporty, opinie, analizy ekspertów oraz prognozy, jednoznacznie wskazują, że digitalizacja biznesu daje wymierne i wielopoziomowe korzyści, które przedsiębiorstwa chcą osiągać. Należy się zatem spodziewać, że kolejne badania poziomu cyfryzacji polskich przedsiębiorstw powinny zawierać bardziej optymistyczne dane i pokazywać, że digitalizacja biznesu jest trendem, który będzie się rozwijał.