Digitalizacja biznesu w Polsce. Analiza raportów 2022

Cyfryzacja jest wielowymiarowym procesem, zależnym od wielu czynników. W raportach KPMG oraz Fundacji Digital Poland zbadane zostały kluczowe elementy, które oddziałują na postęp w transformacji cyfrowej polskich przedsiębiorstw.

Dominika Wiśniewska 30 czerwca, 2022

Digitalizacja biznesu w Polsce wciąż nie osiągnęła poziomu porównywalnego z potencjałem naszej gospodarki i ilością prowadzonych działań edukacyjnych, realizowanych projektów, czy też dostępnych środków finansowych.
Omawiając ogólny stan ucyfrowienia w Polsce można odnieść wrażenie, że ma się on dobrze. E-commerce rośnie w siłę, ludzie zmieniają swoje nawyki związane z zakupami i finansami na rzecz rozwiązań cyfrowych. Wiele się zmienia również w sferze publicznej, gdzie cyfryzacji ulega medycyna za sprawą tak powszechnych już e-skierowań, e-recept, portali pacjentów i digitalizacji dokumentacji medycznej. Administracja publiczna także w ostatnich latach zrobiła ogromny skok w kierunku digitalizacji. Przykładem tego jest m.in. składanie rozliczeń podatkowych drogą elektroniczną czy składanie wniosków za pomocą profilu zaufanego i portalu obywatel.gov.pl.
Mimo to wciąż istnieją bariery, nadmierna ostrożność i brak chęci do podjęcia działań zmierzających do digitalizacji przez przedsiębiorców.
Dlaczego tak jest? Jakie przeszkody spotykają na swojej drodze firmy, które chcą przeprowadzać transformację cyfrową? Czego potrzebuje biznes, by stać się cyfrową organizacją? Poszukując odpowiedzi na te pytania warto sięgnąć do raportu Fundacji Digital Poland “Inwestycje w technologie w dobie pandemii” oraz raportu przygotowanego przez KPMG “Monitor transformacji cyfrowej czerwiec 2022”.

Przeszkodą jest czas

Digitalizacja biznesu jest inwestycją, której koszty stanowią przeszkodę dla wielu przedsiębiorstw na początkowym etapie transformacji. Pomimo mierzalnych i jasnych korzyści w późniejszym okresie, kwestia finansowania nowej technologii jest dużą przeszkodą szczególnie dla małych i mikroprzedsiębiorstw.
Poza finansami istnieje jeszcze szereg innych trudności dla firm, które nie decydują się na wdrożenie cyfrowych zmian. Wśród przedsiębiorstw biorących udział w badaniu przeprowadzonym przez Fundację Digital Poland, 30% z nich wskazało, że czas, który należy poświęcić na przeprowadzenie wdrożenia jest dużą przeszkodą w dokonaniu transformacji cyfrowej. Jest to bariera szczególnie zauważalna w początkowym etapie implementacji technologii, kiedy to jest najwięcej pracy do wykonania. Można wnioskować, że trudność ta jest po części konsekwencją prowadzonej polityki kadrowej firm, które na ogół nie posiadają pracowników wykonujących wyłącznie pracę związaną z transformacją cyfrową (54% badanych – raport KPMG Monitor transformacji cyfrowej czerwiec 2022). Mając ograniczone zasoby specjalistów trudno jest realizować tak czasochłonne i wielowymiarowe zadanie, jak digitalizacja biznesu

Innowacje a integracja systemów

Jako drugi, statystycznie największy problem (26,2% odpowiedzi – raport Inwestycje w technologie w dobie pandemii) w cyfryzacji firm wskazano na trudność w integracji “starych” systemów wykorzystywanych w przedsiębiorstwach z nowymi rozwiązaniami IT. W sytuacji, gdy organizacja wykorzystuje różne systemy informatyczne, a tworzone dane muszą być dostępne na różnych poziomach i w różnych działach integracja jest konieczna.
Obecnie wiele rozwiązań typu ERP, czy CRM posiada integrację z najpopularniejszymi narzędziami Saas, które to ułatwiają przesyłanie danych między wykorzystywanymi systemami informatycznymi. Stopień digitalizacji biznesu dowodzi jednak, że to zbyt mało i konieczne są często dedykowane prace programistyczne pozwalające na spersonalizowaną i odpowiadającą indywidualnym potrzebom integrację. Naturalnie wiąże się to z kolejnymi kosztami, o których wiele firm musi pamiętać decydując się na cyfryzację.
Nasze doświadczenia i wdrożenia systemu IC Pen do digitalizacji dokumentacji potwierdzają, że kwestia integracji nowych rozwiązań z funkcjonującymi już w organizacji systemami dziedzinowymi odgrywa kluczową rolę. Zapewnienie szyny integracyjnej jest ważne zarówno dla naszych klientów na rynku medycznym (posiadamy integrację z rozwiązaniami dostarczanymi do placówek medycznych przez Asseco, CGM, Comarch, Gabos, Kamsoft, Nexus Polska), jak i dla innych rynków, które eksplorujemy. Automatyczna digitalizacja dokumentacji, którą oferujemy to duże ułatwienie w procesie tworzenia i zarządzania dokumentacją. Jednak sama forma cyfrowa dokumentu i podpisu jest często niewystarczająca. Coraz częściej konieczna jest dedykowana integracja między wykorzystywaną technologią, a nową, która ma być implementowana w przedsiębiorstwie.

Pracownicy

Trzecią, najczęściej wskazywaną barierą w transformacji cyfrowej przez osoby biorące udział w badaniu przeprowadzonym przez Fundację Digital Poland, jest niechęć pracowników do zmian, na co wskazało 24,8% badanych. Tak duży odsetek odpowiedzi dowodzi, że postawa pracowników względem digitalizacji biznesu stanowi istotny i powszechny problem.
Przeszkoda ta jest o tyle istotna, iż jej podłoże nie tkwi w kosztach, jakie trzeba ponieść, a w sferze emocjonalnej i społecznej, której zmiana wymaga czasu i nakładów finansowych (np. na szkolenia).
Digitalizacja biznesu na ogółu idzie w parze z niechęcią pracowników. Nowe rozwiązania w pracy wymagają od nich zmiany nawyków i wypracowanych metod, wprowadzenia odpowiedniej komunikacji, która przedstawi korzyści płynące z stosowania nowych rozwiązań. Za równie ważne należy uznać szkolenia dla pracowników przygotowujące ich do pracy z nowymi urządzeniami i systemami.
Podobną drogą podążamy w IC Solutions, gdzie publikujemy wiele treści przedstawiających korzyści wynikające z digitalizacji dokumentacji zarówno dla firmy, jak i ich pracowników. Podczas wdrażania naszego systemu przeprowadzamy praktyczne szkolenia dla osób, które w swojej codziennej pracy będą wykorzystywać nasz system IC Pen. Takie działanie pozwala oswoić się z technologią, poznać zasady jej użytkowania oraz samemu doświadczyć zalet wynikających z automatycznej digitalizacji dokumentacji.
Kwestia pracowników i ich podejścia jest kluczowa, gdyż “cyfryzacja nie może się udać bez kompetentnych kadr. Towarzyszące transformacji zmiany mogą jednak powodować obawy pracowników. Ponad połowa respondentów odpowiedzialnych w firmach za ten obszar jest tylko umiarkowanie przekonana, że pracownicy są gotowi na ten proces”. (źródło: KPMG – Monitor transformacji cyfrowej czerwiec 2022).

Digitalizacja biznesu a wyzwania

Kolejnym aspektem transformacji cyfrowej, na który Fundacja Digital Poland zwróciła uwagę przygotowując swój raport są “największe wyzwania firm w cyfryzacji biznesu w czasie pandemii COVID-19". Przedstawiciele firm, którzy wzięli udział w badaniu za takie czynniki uznali:

– wiek pracowników 26,2%

– niewielka ilość rozwiązań dopasowanych do potrzeb 25,8%

– ochrona danych 23,5%

– brak wykwalifikowanej kadry 22,5%

Źródło: Fundacja Digital Poland – Inwestycje w technologie w dobie pandemii 2022

Wskazane powyżej przeszkody można podzielić na dwie kategorie. Pierwsza dotyczy kapitału ludzkiego (wiek pracowników, brak wykwalifikowanej kadry), który należy wyszkolić. Tylko specjalistyczne i dobrze zaplanowane szkolenia oraz ścieżki rozwoju pracowników są w stanie zniwelować te dwie wskazane przez badanych trudności.
Drugą grupę wyzwań można określić jako technologiczne (brak odpowiednich rozwiązań, bezpieczeństwo danych). Eliminacja tych przeszkód wymaga współpracy firm technologicznych z rynkiem dopasowując tym samym “produkt” do potrzeb klientów.
Kwestia bezpieczeństwa danych jest powszechnym wyzwaniem, a jej podnoszenie w raporcie jest po części następstwem wojny w Ukrainie i przeprowadzanych z obu stron ataków hakerskich.
Ryzyko ataków na zdigitalizowane dane istniało niemal od początku cyfryzacji. Na szczęście dostawcy rozwiązań wykorzystywanych w procesie digitalizacji biznesu, jak i ich końcowi użytkownicy, mają tego ogromną świadomość oraz wiedzę w jaki sposób bronić się przed tego typu atakami.
Wyzwania, które zostały ujęte w raporcie Fundacji Digital Poland w większości przypadków są możliwe do zniwelowania. Kluczową rolę odgrywa tutaj współpraca, edukacja oraz świadomość.
W podobnym tonie wypowiada się Tomasz Staszelis pełniący funkcję Chief Digital Office ZF POLPHARMA, który w przytaczanym już raporcie stwierdza, że “Fundamentalne dla sukcesu transformacji jest właściwe zaangażowanie pracowników poprzez budowanie otwartej, niehierarchicznej i cross-funkcjonalnej społeczności, która stanie się wewnętrznym silnikiem napędzającym transformacje”. Tak digitalizacja biznesu to przede wszystkim ludzie, którzy są gotowi na wdrożenie i użytkowanie nowej technologii. 

Digitalizacja kompleksowa czy punktowa?

W ramach raportu Inwestycje w technologie w dobie pandemii zbadano, jak MŚP wdraża transformację cyfrową. Przedstawiciele firm, którzy wzięli udział w badaniu mieli odpowiedzieć na pytanie, czy transformacja cyfrowa w ich firmie jest w sposób kompleksowy obejmujący całość organizacji, czy też punktowy, taki który dotyczy jedynie cyfryzacji poszczególnych elementów? Wśród zebranych odpowiedzi najczęściej pojawiały się te:

– wprowadzamy pojedyncze rozwiązania, potem staramy się je łączyć – 39,1%

– różnie, to zależy np. od obszaru, który cyfryzujemy, od aktualnych potrzeb itp. – 29,2%

– wdrażamy kompleksowe rozwiązania – spinamy całość – 26,5%

– nie wie, trudno powiedzieć – 5,2%

Źródło: Fundacja Digital Poland – Inwestycje w technologie w dobie pandemii.

Wdrożenie i użytkowanie

Digitalizacja dokumentacji medycznej, by była skuteczna, musi być także we właściwy sposób wdrożona. Należy przez to rozumieć przede wszystkim dedykowane szkolenia dla personelu placówek medycznych, który będzie w swojej codziennej pracy korzystał z tych urządzeń. Dobrze przeprowadzone szkolenie powinno:

– Wyjaśniać sposób działania wdrożonego systemu,

– Nauczyć prawidłowej obsługi urządzeń,

– Odpowiedzieć na wszystkie pytania i wątpliwości dotyczące ważności wdrożonego rozwiązania i korzyści jakie ze sobą niesie,

– Dostarczyć informacje jak radzić sobie w wyjątkowych sytuacjach (w sytuacji awarii systemu),

– Przekazać informacje o możliwościach i zasadach korzystania z wsparcia technicznego.

Kolejnym elementem ważnym w kontekście prawidłowego wdrożenia systemu do digitalizacji podpisów pacjentów jest integracja zaimplementowanego rozwiązania z wykorzystywanym przez Szpital/Przychodnię systemem dziedzinowym. W ten sposób digitalizowana dokumentacja będzie automatycznie przesyłana do systemu dziedzinowego, a konkretnie do dokumentacji pacjenta.
Wymieniając wszystkie elementy udanej cyfryzacji dokumentacji na styku pacjent-placówka medyczna trzeba pamiętać o postawie pacjentów i personelu medycznego. Ostrożne podejście do zmian, a nawet niechęć do wykorzystania technologicznych rozwiązań jest czymś co zdarza się dość często. Skutecznym sposobem na przezwyciężenie tego “oporu” jest edukacja i komunikacja.

Na podstawie powyższych danych można wnioskować, że jedynie 1 na 4 firmy przeprowadzają cyfryzację w sposób całościowy. 39,1% osób wskazało, że ich przedsiębiorstwa robią to w sposób punktowy. Zatem digitalizacja biznesu w prawie 40% firm jest wąska, nie odnosi się do wszystkich obszarów organizacji. Następstwem tego jest integrowanie różnych wdrożonych systemów w taki sposób, by optymalizować całe procesy zachodzące w przedsiębiorstwach.
Firmy, które przyjęły taki model transformacji cyfrowej z pewnością mogą dzielić koszt cyfryzacji na mniejsze części i wydłużać w czasie. Tym samym muszą się liczyć z koniecznością ponoszenia dodatkowych kosztów prac programistycznych wynikających z późniejszej integracji różnych systemów i rozwiązań wykorzystywanych przez organizację.

Nieco inny sposób cyfryzacji deklaruje 29,2% badanych, którzy wskazują, że przebieg transformacji i skala wdrożenia jest różna. Można zatem sądzić, że w tej grupie digitalizacja biznesu postępuje zdecydowanie szybciej i przynosi lepsze efekty, niż w przedsiębiorstwach działających bardziej doraźnie. Za takim wnioskiem przemawiają m.in. doświadczenia klientów IC Solutions. Ci, którzy decydują się na “wyspowe” wdrożenia systemu IC Pen automatyzują pewne procesy, redukują koszty oraz ułatwiają pracę. Jednak “pełna pula” korzyści ma miejsce wówczas, gdy tworzone/zbierane dane (dokumenty w formie elektronicznej) są digitalizowane w sposób automatyczny i przesyłane do systemu dziedzinowego z przeznaczeniem do dalszej pracy. W oparciu o nasze doświadczenia w digitalizacji dokumentacji można wnioskować, że podobnie jest w przypadku innych obszarów podlegających cyfryzacji.
Analizując sposób, w jaki przedsiębiorstwa przeprowadzają transformację cyfrową warto przytoczyć jeszcze jeden parametr, który został zbadany i przedstawiony w raporcie Fundacji Digital Poland. Chodzi o motywy, które stoją za punktową cyfryzacją a są nimi:

– oszczędność kosztów (pojedyncze rozwiązanie kosztuje mniej) 50,6%

– kompleksowe rozwiązanie jest zbyt dużą zmianą dla organizacji 30,1%

– czas- sytuacja wymaga szybkiej zmiany lub usprawnienia konkretnego procesu, a nie całego przedsiębiorstwa, które trwałoby wiele miesięcy 26,9%

– brak dostępnych kompleksowych rozwiązań dostosowanych do potrzeb 19,9%

Źródło: Fundacja Digital Poland raport Inwestycje w technologie w dobie pandemii

Jak pokazują powyższe dane, koszty digitalizacji przedsiębiorstw odgrywają olbrzymią rolę, ale nie jest to jedyna przeszkoda na drodze do kompleksowej transformacji cyfrowej. Brak czasu i dostępności gotowych rozwiązań również utrudnia całościowe podejście do kwestii digitalizacji biznesu. Dlaczego całościowe podejście jest takie ważne? Artur Kurceweil, pełniący funkcję Wiceprezesa Zarządu Banku PKO BP, nadzorujący obszar technologii, stwierdził “Istotą transformacji cyfrowej jest jej kompleksowość, wielowymiarowość oraz możliwość wejścia na rynek z zupełnie nowymi produktami (np. opartymi o sztuczną inteligencję). Nie chodzi w niej tylko o lepsze dopasowanie do potrzeb klienta, ale także o przemodelowanie i zdigitalizowanie procesów całej organizacji, a poprzez to – zwiększenie efektywności kosztowej”. Tak więc transformację cyfrową przeprowadzoną w skali całej organizacji należy postrzegać jako sposób na rozwój przedsiębiorstwa

Najbliższa perspektywa

Analizując poziom transformacji cyfrowej na podstawie przygotowanych raportów przez Fundację Digital Poland i KPMG warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden parametr: podejście przedsiębiorstw do samego zagadnienia cyfryzacji biznesu, który według badanych:
– jest koniecznością, by przedsiębiorstwo przetrwało 32,7%

– jest działaniem strategicznym obranym w celu zbudowania przewagi rynkowej 31,2%

– jest szansą na rozwój przedsiębiorstwa 30,4%

Tak odmienne podejścia, które deklaruje porównywalna ilość badanych osób dowodzi, że transformacja cyfrowa jest w różny sposób postrzegana i rodzi często odmienne oczekiwania. Co więcej, mimo tak dużego rozdrobnienia, jeśli chodzi o zasadniczy cel cyfryzacji tylko 1 na 5 firm w Polsce posiada zebraną i sformalizowaną strategię transformacji cyfrowej (źródło: KPMG – Monitor transformacji cyfrowej czerwiec 2022). Dane te dobitnie pokazują, że świadomość biznesu dotycząca digitalizacji biznesu i korzyści z tego płynących jest duża, ale wciąż pozostała długa droga do przejścia od świadomości do realizacji.

Ostrożny optymizm

Próbując jednoznacznie wskazać, czy w najbliższej przyszłości czeka nas znaczące przyspieszenie procesu cyfryzacji biznesu, czy też powolny rozwój, warto odnieść się raz jeszcze do Monitora transformacji cyfrowej. Jak deklarują badani, jedynie 21% z nich planuje zwiększyć wydatki na transformację w perspektywie 12 miesięcy. Co więcej, tylko 10% ankietowanych firm zamierza zatrudnić personel, który będzie delegowany do przeprowadzenia transformacji cyfrowej w przedsiębiorstwie (źródło: KPMG – Monitor transformacji cyfrowej czerwiec 2022).
Biorąc pod uwagę wcześniej przytoczone dane dotyczące najistotniejszych barier stojących na drodze do transformacji cyfrowej nie napawa to optymizmem, gdyż problem w dostępie do specjalistów w zakresie cyfryzacji, wiek pracowników ich kompetencje stanowią trudności, które można przezwyciężyć właśnie poprzez zatrudnienie wykwalifikowanych specjalistów.
Ten sam raport wskazuje, że tylko 21% firm planuje zwiększyć wydatki na cyfryzację, 73% utrzyma je na dotychczasowym poziomie, a 6% zmniejszy. Dane te jednoznacznie sugerują, że transformacja cyfrowa w Polsce będzie miała raczej linearny rozwój.
Brak strategicznego działania, planowanych szeroko zakrojonych inwestycji oraz inwestycji w przygotowanie odpowiednich specjalistów lub ich zatrudnienie nie pozwoli na spektakularny skok w kierunku ucyfrowieniu. Digitalizacja biznesu w polskich realiach jest zróżnicowana w zależności od branży i nic nie sugeruje, że te dysproporcje w najbliższym czasie zostaną zniwelowane. 

Dominika Wiśniewska

Dominika Wiśniewska jest związana z IC Solutions od 2020 roku. Od samego początku jej praca skupia się na projektach wdrożeniowych w sektorze medycznym, produkcji i przemyśle. Obecnie pełni rolę Product Ownera, gdzie nadzoruje procesy wdrożeniowe, projektuje koncepcje, tworzy dokumentację oraz testuje nowe rozwiązania. Jej profesjonalizm i zaangażowanie przyczyniają się do skutecznego wdrażania innowacyjnych rozwiązań w ramach IC Solutions.