Digitalizacja dokumentacji medycznej – najważniejsze wyzwania

Digitalizacja dokumentacji medycznej to szerokie pojęcie, pod którym kryje się wiele korzyści dla szpitali i przychodni. Ich osiągniecie wymaga jednak przezwyciężenia kilku znaczących przeszkód. Przyczynią się do tego takie kwestie jak:
– znaczące ograniczenie źródeł zewnętrznego finansowania, z którego mogły korzystać placówki medyczne w poprzednich latach,
– braki kadrowe specjalistów od wdrożeń i informatyków,
– wydłużone łańcuchy dostaw urządzeń, których zakup jest konieczny do wdrożenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej.

Każdy z powyższych czynników w mniejszym lub większym stopniu może wpływać na tempo cyfryzacji w placówkach medycznych. Doświadczyliśmy tego już w poprzednim roku, kiedy to dostępność niektórych urządzeń była mocno ograniczona, a stany magazynowe producentów, z którymi współpracujemy, okazały się być niewystarczające, by zaspokoić zapotrzebowanie polskich szpitali, centrów medycznych i przychodni.

Czynnik ekonomiczny miał kolosalne znaczenie w przypadku 80% zrealizowanych przez nas inwestycji w cyfryzację dokumentacji na przestrzeni ostatnich lat. Poziom wdrożeń systemu IC Pen w większości szpitali oscylował w przedziale 50 – 150 urządzeń dla każdej placówki. Tak duża ilość implementowanych urządzeń służących do cyfryzacji dokumentacji, konieczność przeprowadzania szkoleń czy też integracji z wykorzystywanym systemem HIS rodziła koszty, które trudno było pokryć szpitalom z własnego budżetu.
Rozwiązaniem pozostawało skorzystanie z zewnętrznych źródeł finansowania, które pochodziły z regionalnych programów operacyjnych, środków Ministerstwa Zdrowia czy też bezpośrednio z unijnych instytucji. W tym roku możliwość ubiegania się o podobne środki finansowe jest znacząco ograniczona. Dlatego też należy rozważać alternatywne sposoby finansowania inwestycji w cyfryzację, które w bardzo krótkiej perspektywie czasu pozwolą zredukować stałe koszty.

Braki kadrowe są problemem, który dotyka wiele placówek medycznych. Niewystarczająca ilość specjalistów, nie tylko personelu medycznego, staje się poważną przeszkodą w codziennym funkcjonowaniu szpitali, przychodni czy specjalistycznych centrów medycznych. Specjaliści w zakresie informatyki są kluczowym ogniwem każdej placówki medycznej. Przyczynia się do tego postępująca cyfryzacja oraz duża konkurencja na rynku pracowniczym.
Dlaczego ta kwestia jest tak ważna? Ponieważ wdrażanie każdego nowego systemu IT bez wsparcia wewnętrznego działu IT jest nieefektywne. Każdy szpital to inne procesy, dokumenty oraz sposób zarządzania nimi. Jest to odmienne środowisko pracy, w którym zewnętrzni specjaliści nie odnajdą się z dnia na dzień. Dlatego też jako wyspecjalizowany partner placówek medycznych staramy się największy ciężar instalacji oraz uruchomienia systemu do cyfryzacji dokumentacji medycznej wziąć na siebie. Dokonujemy tego poprzez instalację technologii IC Pen na serwerach naszych klientów, szkolenie personelu medycznego oraz pracowników działu IT, a także najlepszy dobór urządzeń bazując na 9 latach doświadczenia. Mimo tego wiemy, że bez bezpośredniej współpracy z specjalistami IT każdej konkretnej placówki medycznej, implementacja systemu IC Pen jest obarczona ryzykiem niepowodzenia.

Ostatnim, ale nie mniej istotnym czynnikiem, który będzie oddziaływał na poziom digitalizacji dokumentacji medycznej w najbliższym czasie, jest dostępność urządzeń IT. Pomimo tego, że system IC Pen swoje działanie opiera na urządzeniach takich producentów, jak Wacom, Samsung, Neo, Apple i Kodak Alaris, to ich dostępność może być okresowo ograniczona. Nasze doświadczenia z ubiegłego roku przekonują, że globalne zjawiska (pandemia wirusa Sars-Cov-2 i wojna na Ukrainie) zachwiały gospodarką, w tym produkcją urządzeń elektronicznych, a w konsekwencji ich prognozowanym transportem do Europy. Wobec tego mamy silną podstawę, by sądzić, że dostępność niektórych typów urządzeń również może być okresowo ograniczona.
Z perspektywy placówek medycznych i wdrożeń IC Pen może oznaczać to brak możliwości uruchomienia systemu z powodu braku potrzebnych urządzeń. W innych okolicznościach przykładowy niedobór tabletów do zbierania podpisów pacjentów lub długopisów cyfrowych może oznaczać wejście w fazę kroczącego wdrożenia. W praktyce może prowadzić to do zaistnienia dwóch modelów pracy w ramach jednego szpitala czy przychodni. Tam, gdzie udało się zainstalować urządzenia, będzie tworzona dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej. Jednocześnie mogą pojawić się oddziały szpitalne lub punkty rejestracji pacjentów, gdzie tych urządzeń zabraknie, a dokumentacja będzie prowadzona w tradycyjnej – papierowej formie.

Pomimo wymienionych powyżej niekorzystnych okoliczności jesteśmy pewni, że skokowy wzrost digitalizacji dokumentacji będzie nadal postępował. Przemawia za tym jeden bardzo konkretny i praktyczny argument, którym są oszczędności. Digitalizacja dokumentacji medycznej jest po prostu opłacalna. Korzyść ta jest szczególnie istotna w chwili obecnej, gdy każdy podmiot i każda placówka szuka sposobów na optymalizację kosztów.