Digitalizacja dokumentów – jak sprawdzić czy moja firma tego potrzebuje

Zanim zaczniesz sprawdź, czy cyfryzacja dokumentacji papierowej jest dla Twojego biznesu

Łukasz Mejza 25 sierpnia, 2021

Czy digitalizacja dokumentów jest rzeczywiście koniecznością. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które mają służyć ulepszeniu pracy w całej firmie. Widząc ciekawe rozwiązanie każdy przedsiębiorca zaczyna analizować, czy okażą się one przydatne w jego firmie, czy inwestycja w te rozwiązania się opłaci?

Przede wszystkim ilość

Czy w Twojej firmie podczas codziennej pracy występuje dużo dokumentów papierowych? Oczywiście „dużo” to pojęcie względne, dlatego nie ma żadnych widełek określających, ile to jest dużo papierów, a ile mało, tylko każde przedsiębiorstwo musi to określić indywidualnie, odnosząc to wyłącznie do swoich realiów, obserwując działania każdego pracownika oraz funkcjonowanie firmy jako całości.
W sytuacji, w której przedsiębiorstwo odczuwa, że obieg dokumentów tradycyjnych jest naprawdę spory, jest to sygnał, że firma prawdopodobnie potrzebuje digitalizacji dokumentów. Przeprowadzenie takiej transformacji cyfrowej zoptymalizuje działalność całej firmy, odciążając pracowników od permanentnego drukowania, skanowania, szukania dokumentów w archiwum oraz ich porządkowania. Cyfryzacja dokumentacji ułatwia dostęp do danych, ponieważ zdigitalizowana forma dokumentów gwarantuje nie tylko szybkie odszukiwanie potrzebnego w danym momencie dokumentu, ale również pozwala na korzystanie z niego wszystkim pracownikom w jednym czasie bez względu na to, gdzie się znajdują. Decydując się na elektroniczny obieg dokumentów, zyskujemy to, co najcenniejsze w codziennym dniu pracy, czyli czas. Każda jednostka w firmie otrzymuje go więcej na wykonanie swoich obowiązków, dzięki czemu znika lub maleje presja czasu, wszystkie zadania są dokładniej wykonane, a sama firma staje się przyjaźniejszym miejscem pracy.

Koszty, czyli kwestia indywidualna dla każdej firmy

Warto dokładnie obliczyć, ile przedsiębiorstwo wydaje pieniędzy w każdym miesiącu na obrót dokumentami. Często wydaje się, że koszt papieru i druku jest na tyle mały, że nie warto się nad tym zastanawiać. Jednak wydatków związanych z papierowych obiegiem dokumentacji jest zdecydowanie więcej. Segregatory, szafy, miejsce na archiwum, wynagrodzenie dla osób, które zajmują się archiwizacją i porządkowaniem dokumentów – to najczęstsze koszty związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów w organizacji. Jeżeli w przedsiębiorstwie odbywa się częściowa cyfryzacja dokumentów, np. poprzez skanowanie dokumentów tradycyjnych, tworzenie ich elektronicznych odpowiedników i wprowadzanie do e-archiwum, to takie rozwiązanie dokłada obowiązków pracownikom lub generuje koszty związane z zatrudnieniem dodatkowych osób. Jednocześnie połowiczna digitalizacja nie pozwala na oszczędność wydatków związanych z archiwizacją tradycyjną, ponieważ powstałe dokumenty papierowe również trzeba przechować w bezpieczny sposób. Inwestując w pełną cyfryzację obiegu dokumentów można w pełni zrezygnować z tradycyjnego archiwum, pozbyć się niepotrzebne już szafy, a dzięki pustym miejscom rozbudować biuro i zwiększyć komfort pracy.

Pozostaje pytanie, czy inwestycja w digitalizację dokumentów faktycznie się zwróci? I tutaj również jest to sprawa indywidualna dla każdego przedsiębiorstwa. Warto obliczyć rentowność transformacji cyfrowej zanim podejmiemy decyzję. W precyzyjnym oszacowaniu pomoże wskaźnik ROI, dedykowany to obliczania rentowności inwestycji w rozwiązania IT. Więcej o tym, czym jest wskaźnik ROI i jak go używać przeczytasz w tekście tutaj (Czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna?)

Specyfika branży, a nowoczesne technologie

Specjalizując się w swojej branży na pewno obserwujesz rynek oraz konkurencję i jesteś w stanie określić, czy w Twoim środowisku digitalizacja to już standard, czy jeszcze innowacja. Jeżeli standard, należy dorównać do poziomu konkurentów, aby nie pozostać w tyle, zwłaszcza, jeżeli dokumenty są obecne w obsłudze klienta. Natomiast, jeśli nie jest to popularne rozwiązanie w Twojej branży, to warto zwrócić na nie uwagę, aby wyróżnić się na tle pozostałych przedsiębiorstw. Decydując się na digitalizację należy również pamiętać o klientach. Jeżeli w Twojej grupie docelowej przeważają osoby wykluczone cyfrowo lub sceptycznie nastawione do nowinek technologicznych (np. osoby powyżej 60. roku życia), digitalizacja dokumentów może ich odstraszyć lub okazać się niemożliwa do obsługi. Przykładowo, wysyłając dokumenty mailowo, wykluczymy każdego, kto nie ma stałego dostępu do Internetu lub z innych względów nie chce zakładać skrzynki mailowej. Jeżeli jednak pragniesz poszerzyć swój biznes, myślisz o uruchomieniu nowego kanału sprzedaży, chcesz przejść na sprzedaż online lub otworzyć się na nowe rynki zbytu, prawdopodobnie dokumentacja cyfrowa Ci w tym pomoże oraz ułatwi późniejsze funkcjonowanie. W sklepach online faktury powstające wyłącznie w cyfrowej postaci to już standard, który cenią sobie zarówno klienci, jak i sprzedawcy.

Podsumowanie

Zastanawiając się nad digitalizacją dokumentów w swojej firmie należy określić, czy obrót dokumentów w przedsiębiorstwie jest duży, ile kosztuje w tradycyjnym modelu, a ile będzie kosztować po transformacji cyfrowej. Warto sprawdzić, czy w branży, w której funkcjonuje przedsiębiorstwo e-dokumenty to częste rozwiązanie oraz czy nasza grupa docelowa klientów to osoby, którym innowacje technologiczne są bliskie, czy jednak podchodzą do nich sceptycznie i nie chcą z nich korzystać. Jeżeli po przeanalizowaniu wszystkich aspektów okazuje się, że Twoje firma potrzebuje cyfrowych dokumentów, oblicz rentowność wprowadzenia, aby rozwiać wszelkie wątpliwości.