Digitalizacja dokumentów – klucz do przewagi rynkowej

Nadal zastanawiasz się, czy digitalizacja dokumentów w Twojej firmy ma sens? W końcu tradycyjna dokumentacja działa w wielu przedsiębiorstwach i ma się dobrze. Warto jednak zadać sobie pytanie „Co jest niezbędne, aby Twój biznes odnosił sukcesy?” Odpowiedź jest prosta: przewaga na rynku. Zatem warto skupić się na obszarach, które umożliwią stworzenie wspomnianej przewagi.

Jan Błażejewski 17 maja, 2021
digitalizacja dokumentów kluczem do przewagi

Innowacja - słowo klucz

Inwestując w innowacje przedsiębiorstwa wcześniej czy później osiąga przewagę nad konkurencją, wkraczają na ścieżkę, która pozwala im uzyskać przewagę nad innymi. Najsilniejszym trendem w innowacjach biznesowych niezmiennie pozostają nowe technologie. Nie tylko sprawiają, że przedsiębiorstwo staje się firmą przyszłości, ale faktycznie usprawniają pracę, poprawiają jej komfort i pozwalają osiągać więcej w krótszym czasie. Technologia jest głównym kierunkiem działań, jakie podejmują firmy nastawione na innowacje. Digitalizacja firmy to jedna z najpopularniejszych i w wielu przedsiębiorstwach najbardziej istotna część unowocześniania marki. Dzięki innowacji rozwój przedsiębiorstwa jest szybszy, a nawet postępuje w sposób skokowy. Co więcej, wdrożenie innowacyjnych rozwiązań, takich jak digitalizacja dokumentów nie tylko usprawnia i rozwija organizację, ale daje zupełnie nowe możliwości. Najlepszym tego przykładem jest możliwość wprowadzenia zdalnej pracy, obsługi online klientów, a nawet wdrożenie big data.
Badań przeprowadzonych przez Boston Consulting Group (BCG) dowodzą, że “(…) organizacje, które podwoiły wydatki na innowacje w okresach spadku koniunktury – wykorzystując okazję do przeprowadzenia inwestycji i wzmocnienia swojej pozycji rynkowej – w dłuższej perspektywie osiągają wyniki lepsze od konkurencji” (źródło: https://itwiz.pl/50-najbardziej-innowacyjnych-firm-na-swiecie-roku-2020/). Zatem inwestowanie w innowacje wydaje się być oczywistym działaniem prowadzącym wprost do budowania przewagi rynkowej. 

Customer experience na wyższym poziomie

Bez względu na to, w jakiej branży działa Twoja firma, jedno jest pewne – doświadczenia klientów są ogromnie ważne. I mowa tutaj o każdym doświadczeniu związanym z marką. Obecnie zarówno sprzedaż, marketing, jak i obsługa klienta powinny koncentrować się wokół jak najlepszych doświadczeń klienta z marką. Na każdym poziomie styku klient – marka warto dokładać starań, by kontakt był profesjonalny, wygodny (dla klienta), a przy tym dostarczał pozytywnych i unikatowych doświadczeń. Obok profesjonalnej wiedzy, przyjaznej obsługi oraz poczucia zaopiekowania klienci cenią szybkość działania. Im szybciej, tym lepiej! (oczywiście tylko w sytuacji, w której szybkość idzie w parze z jakością.) Za sprawą cyfryzacji wiele procesów można przyspieszyć i zoptymalizować i to nie tylko z perspektywy przedsiębiorstwa, ale właśnie samego klienta. Digitalizacja dokumentów jest jednym z najprostszych sposobów na dostarczenie klientom zupełnie nowych, często unikatowych doświadczeń. W ten sposób możliwe jest budowanie przewagi rynkowej i wyróżnienie się na tle konkurencji. Potwierdzeniem tego jak ważne są doświadczenia klientów mogą być wnioski z raportu: CX głównym celem transformacji biznesowej, przygotowanym przez KPMG. Czytamy w nim, że “na wysoce konkurencyjnym rynku, na którym operują zarówno rodzime jak i zagraniczne firmy, satysfakcja klientów oraz ich lojalność stała się kluczem do odnoszenia sukcesu. W obliczu cyfrowych kanałów kontaktu, które umożliwiają stały kontakt pomiędzy klientami a markami oraz wymienianie się na bieżąco doświadczeniami, właściwe spełnianie oczekiwań stało się kluczowym obszarem budowania przewagi konkurencyjnej” (źródło: CX głównym celem transformacji biznesowej, KPMG). Tak więc sposób, w jaki klient doświadcza kontaktu z marką jest kluczowy dla budowania pozycji przedsiębiorstwa. Za sprawą postępującej digitalizacji życia koniecznością jest otwarcie się przedsiębiorstw również na świat cyfrowy. Należy mieć na uwadze, że customer experience jest obecny od pierwszego kontaktu klienta z marką, przez cały proces zakupowy, aż po jego finalizacją i posprzedażową obsługę klienta.

Generuj oszczędności, które możesz zainwestować

Generując oszczędności powiększasz budżet. Tnąc niepotrzebne koszty pozostawiasz w firmie realne zasoby pieniężne, które możesz przeznaczyć np. na kampanię reklamową, rozwój technologii, stworzenie nowych stanowisk pracy, czy wspomnianą już innowacjęCyfrowe dokumenty pozwalają generować zaskakująco duże oszczędności. Na pierwszy rzut oka wdrożenie idei paperless (czytaj Jak być paperless. 6 praktycznych wskazówek)pozwala zaoszczędzić na kartkach papieru i tuszu, który zużywa drukarka. Pozornie są to niewielkie oszczędności. Wystarczy jednak przeanalizować wszystkie procesy i koszty związane z tworzeniem i obiegiem papierowej dokumentacji, by zrozumieć, że oszczędności jest zdecydowanie więcej. Eliminując fizyczny papier w organizacji obniża się koszty związane z przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji papierowej. Nierzadko firmy i organizacje ze względu na ograniczoną przestrzeń biurową decydują się na outsourcing działań związanych z kompletowaniem i archiwizowaniem dokumentów. W sytuacji, gdy papier zostaje zastąpiony wersją cyfrową ten koszt może być znacząco zmniejszony, a nawet wyeliminowanyIstotna jest również oszczędność czasu pracowników, którzy korzystając z elektronicznego repozytorium dokumentów pracują efektywniej i szybciej. Zatem rentowność ich pracy znacząco się poprawia. 

Podsumowanie

Digitalizacja dokumentów to wciąż nowy trend, który pozwala wyróżnić się wśród konkurencji i pozostać lub dopiero stać się liderem w swojej branży. Nowatorskie podejście do biznesu, dbanie o klienta na różnych etapach procesu zakupu oraz zapewnienie firmie realnych oszczędności na wielu płaszczyznach to kluczowe elementy pozwalające budować przewagę rynkową.