Digitalizacja dokumentów. 7 powodów by digitalizować dokumenty w biznesie

Spis treści

Digitalizacja dokumentów, czyli …? Zacznijmy od początku, czyli odpowiedzi na pytanie czym jest dokument cyfrowy? Dokumentem cyfrowym jest każdy plik tekstowy, graficzny, muzyczny, filmowy lub mieszany, który został stworzony na komputerze lub innym urządzeniu elektronicznym i który można zapisać, a następnie odczytać w formie cyfrowej. Tyle w kontekście definicji i ogólnych rozważań dotyczących digitalizacji. Warto się jednak skupić na głębszym i bardzo często spotykanym pytaniu, które rodzi pewne obawy wśród przedsiębiorców i dotyczy prawnej ważności zdigitalizowany dokumentów. Na szczęście z pomocą przychodzi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 910/2014 (eIDA). Akt ten stanowi ramy prawne elektronicznej gospodarki i jest swoistym drogowskazem rozwoju technologii, jej przydatności oraz zgodności z obowiązującym prawem. Dzięki temu większość rozwiązań technologicznych dotyczących cyfrowej dokumentacji może być wykorzystywana bez obawy o ważność tworzonych i przetwarzanych dokumentów w postaci cyfrowej.

Wraz z odejściem od tradycyjnej, papierowej formy dokumentów, odchodzą koszty papieru, drukarek i skanerów. Jednak wnikliwe audyty i doświadczenia wielu firm dowodzą, że największych oszczędności wynikających z digitalizacji dokumentów należy doszukiwać się znacznie głębiej. Największa redukcja kosztów dotyczy pracy z papierową dokumentacją w organizacjach. Przechowywanie papierowej dokumentacji, jej późniejsza digitalizacja (skanowanie), czy wreszcie archiwizacja, czyli przygotowanie dokumentów do zarchiwizowania, prowadzenie odpowiedniego rejestru oraz fizyczne przechowywanie tychże dokumentów.
Stwierdzenie cyfrowy dokument to tani dokument dotyczy także redukcji kosztów związanych z wynagrodzeniem za pracę osób zajmujących się dokumentacją. Należy sobie postawić pytanie o ile efektywniejsza i tańsza byłaby praca tych osób, gdyby w swojej pracy korzystali z dokumentów w formie cyfrowej. W wielu przedsiębiorstwach digitalizacja usuwa koszt podwójnej pracy, ponieważ często firmy cyfryzują swoje tradycyjne dokumenty (np. banki, urzędy, szpitale). Digitalizując dokumenty oszczędzisz również miejsce w biurze, szafy wypełnione segregatorami nie będą już potrzebne, a z biurek znikną stosy papierów.

Istotnym celem zmian w firmie jest ułatwienie i przyspieszenie pracy. Dzięki digitalizacji dokumentów pracownicy mają do nich natychmiastowy wgląd i nie muszę ich skanować, szukać w archiwach, ani się nimi wymieniać, tak jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnych dokumentów na papierze. Praca staje się wygodniejsza i przebiega sprawniej. Firmy ze zdigitalizowany dokumentacją mają również ułatwioną pracę w czasie pandemii, ponieważ dokumentacja krąży w sieci i każdy pracownik ma do niej dostęp pracując z domu lub dowolnego innego miejsca. Zatem można uznać, iż digitalizacja dokumentacji poprawia efektywność pracy w firmie i pozwala stać się bardziej elastyczna organizacją.

W niemal każdej dziedzinie życia pierwszy krok jest najtrudniejszy. W życiu prywatnym zawsze umówienie się na pierwszą randkę jest obarczone największym stresem, ale kiedy między dwiema osobami zagra, następne stają się już naturalnym biegiem zdarzeń. Tak samo jest z transformacją cyfrową w firmie. Kiedy już wykonasz pierwszy krok w jej stronę i cały zespół zobaczy, że sam proces transformacji nie był żmudny, a komfort i poziom pracy zdecydowanie wzrósł, dalszy rozwój firmy w tę stronę będzie tylko kwestią czasu. Prawidłowo wdrożona digitalizacja dokumentów może zachęcić zarówno właścicieli przedsiębiorstwa, jak i pracowników do bardziej śmiałych działań związanych z implementacją nowoczesnej technologii w organizacji. Mówiąc wprost zastąpienie papierowych dokumentów formą cyfrową staje się często pierwszym krokiem na ścieżce rozwoju technologicznego przedsiębiorstwa.

Długofalowe „zielone” podejście w biznesie procentuje na wielu płaszczyznach. Oprócz tego, że Twoja firma realnie przyczyni się do poprawy stanu środowiska, zyskuje również w oczach klientów. Przedsiębiorstwa o eko-wizerunku postrzegane są jako odpowiedzialne i nowoczesne. Odejście od papieru na rzecz cyfrowych dokumentów jest realnym działaniem ekologicznym, które przyczyni się do poprawy stanu środowiska, jak i reputacji Twojej firmy. Badania nad obowiązującymi i rozwijanymi trendami (m.in. te prowadzone przez Natalię Hatalską) dowodzą, że ekologia jest silnym trendem, który pozostanie z nami na długie lata.

O tym, że na rynku trzeba się wyróżnić i cały czas dbać o wizerunek firmy wie każdy świadomy przedsiębiorca. Dlatego warto wciąż zadawać sobie pytanie, jakie przedsiębiorstwa są pożądane przez konsumentów i jak są one obecnie postrzegane? Doszukując się cech wspólnych marek, które klienci kochają i podziwiają, tych z którymi chcą się utożsamiać, z łatwością można doszukać się takich cech wspólnych, jak nowoczesność, nastawienie na wytyczanie trendów, ekologia oraz nowoczesne technologie. Zatem skoro odejście organizacji od papierowej formy dokumentów na rzecz cyfrowej wersji stanowi często preludium do większej gotowości na implementację nowoczesnej technologii. Skoro wizerunek firmy w dużej mierze zależy od jej innowacyjności, otwartości na nowe, to wystarczy tylko „połączyć kropki” by przybliżyć się do sukcesu. Digitalizacja dokumentów jest jednym z łatwiej zauważalnych przez klientów dowodem na to, że firma faktycznie wpisuje się w ten trend nowoczesnej i ekologicznej organizacji (czytaj więcej Jak być paperless? Praktyczne wskazówki).

Wykorzystywanie elektronicznej dokumentacji oddziałuje również na sposób przechowywania dokumentów i dostęp do zawartych w nich informacjach. W praktyce oznacza to większe bezpieczeństwo informacji i danych niż w przypadku tradycyjnej, papierowej dokumentacji. Na korzyść e-dokumentacji przemawiają liczne i łatwe we wdrożeniu rozwiązania IT przyczyniające się do poprawy bezpieczeństwa. Zaliczyć do nich można:

– Szyfrowanie dokumentów,

– Kontrolę dostępu do serwerów, na których przechowuje się dokumentację,

– Łatwe przydzielanie i odbieranie dostępu do plików (dokumentów),

– Dwuetapową weryfikację tożsamości osób posiadających dostęp,

możliwość tworzenia kopii zapasowych dokumentów.

Oczywiście należy mieć na uwadze fakt, że wszystkie wyżej wymienione metody zabezpieczenia dokumentów wymagają opracowania oraz przestrzegania odpowiednich procedur. W związku z tym kluczowe dla bezpieczeństwa dokumentów i zawartych w nich danych będzie przestrzeganie tych zasad przez pracowników. Tylko wówczas można zapewnić odpowiedni poziom ochrony przechowywanych dokumentów.

W czasach wszechobecnej cyfryzacji jedną z korzyści wynikających z digitalizacji dokumentów może być również sprawniejsza współpraca z partnerami biznesowymi. Jedną ze wspomnianych już zalet tworzenia i zarządzania elektroniczną dokumentacją jest łatwiejszy dostęp do takiej dokumentacji. Korzyść ta ma znaczenie zarówno dla procesów zachodzących wewnątrz przedsiębiorstw, jak i w kontaktach zewnętrznych i kooperacji z klientami oraz partnerami biznesowymi.

Dzięki dokumentom cyfrowym, firmy nie muszą już poświęcać czasu i środków na fizyczne kopiowanie i przesyłanie dokumentacji. Zamiast tego wykorzystując powszechnie znane narzędzia i platformy mogą bezpiecznie używać swoich dokumentów i udostępniać je w postaci elektronicznej z dowolnego miejsca na świecie. W rezultacie poprawia to komunikację, usprawnia przepływ dokumentów (informacji i danych) oraz przyspiesza wiele procesów związanych z wykorzystaniem dokumentów.

Digitalizacja nie musi oznaczać rewolucji w Twojej organizacji. Pozostań przy dobrze zorganizowanych i działających dotychczasowych procesach dobierając do nich odpowiednie oraz nowoczesne narzędzia. Rewolucyjne zmiany, które są wspierane przez nowoczesną technologię pozwalają odnieść ogromne sukcesy. Jednak nie każda firma jest na to gotowa pod względem posiadanych zasobów ludzkich, wypracowanych metod pracy, know how, czy też możliwości finansowych. Nie oznacza to jednak, że plany i marzenia o digitalizacji i wykorzystaniu nowoczesnej technologii należy odwlekać w czasie. Czasem lepiej jest obrać ścieżkę ewolucyjnych zmian, które z biegiem czasu staną się zalążkiem prawdziwej transformacji przedsiębiorstwa pozwalającej stosować m.in. podpis elektroniczny na tablecie.