Digitalizacja dokumentów. 5 powodów by digitalizować dokumenty w biznesie

Czy możliwe jest funkcjonowanie firmy w dzisiejszym świecie, w którym nie ma ani jednego komputera? Odpowiedź na to pytanie jest oczywiście twierdząca, tylko po co? Cyfryzacja i praca z komputerem pozwala robić więcej, działać szybciej i sięgać dalej! Dlatego digitalizacji nie należy się bać, tylko warto ją wykorzystywać i postrzegać jako dobrą inwestycję na przyszłość.

Tomasz Łakota 15 kwietnia, 2021
digitalizacja dokumentów w biznesie

Digitalizacja dokumentów – co to takiego?

Digitalizacja dokumentów, czyli …? Zacznijmy od początku, czyli odpowiedzi na pytanie czym jest dokument cyfrowy? Dokumentem cyfrowym jest każdy plik tekstowy, graficzny, muzyczny, filmowy lub mieszany, który został stworzony na komputerze lub innym urządzeniu elektronicznym i który można zapisać, a następnie odczytać w formie cyfrowej. Tyle w kontekście definicji i ogólnych rozważań dotyczących digitalizacji. Warto się jednak skupić na głębszym i bardzo często spotykanym pytaniu, które rodzi pewne obawy wśród przedsiębiorców i dotyczy prawnej ważności zdigitalizowany dokumentów. Na szczęście z pomocą przychodzi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 910/2014 (eIDA). Akt ten stanowi ramy prawne elektronicznej gospodarki i jest swoistym drogowskazem rozwoju technologii, jej przydatności oraz zgodności z obowiązującym prawem. Dzięki temu większość rozwiązań technologicznych dotyczących cyfrowej dokumentacji może być wykorzystywana bez obawy o ważność tworzonych i przetwarzanych dokumentów w postaci cyfrowej.

1. Cyfrowy dokument to tani dokument!

Wraz z odejściem od tradycyjnej, papierowej formy dokumentów, odchodzą koszty papieru, drukarek i skanerów. Jednak wnikliwe audyty i doświadczenia wielu firm dowodzą, że największych oszczędności wynikających z digitalizacji dokumentów należy doszukiwać się znacznie głębiej. Największa redukcja kosztów dotyczy pracy z papierową dokumentacją w organizacjach. Przechowywanie papierowej dokumentacji, jej późniejsza digitalizacja (skanowanie), czy wreszcie archiwizacja, czyli przygotowanie dokumentów do zarchiwizowania, prowadzenie odpowiedniego rejestru oraz fizyczne przechowywanie tychże dokumentów.
Stwierdzenie cyfrowy dokument to tani dokument dotyczy także redukcji kosztów związanych z wynagrodzeniem za pracę osób zajmujących się dokumentacją. Należy sobie postawić pytanie o ile efektywniejsza i tańsza byłaby praca tych osób, gdyby w swojej pracy korzystali z dokumentów w formie cyfrowej. W wielu przedsiębiorstwach digitalizacja usuwa koszt podwójnej pracy, ponieważ często firmy cyfryzują swoje tradycyjne dokumenty (np. banki, urzędy, szpitale). Digitalizując dokumenty oszczędzisz również miejsce w biurze, szafy wypełnione segregatorami nie będą już potrzebne, a z biurek znikną stosy papierów.

2. Dokument cyfrowy optymalizuje pracę całej firmy!

Istotnym celem zmian w firmie jest ułatwienie i przyspieszenie pracy. Dzięki digitalizacji dokumentów pracownicy mają do nich natychmiastowy wgląd i nie muszę ich skanować, szukać w archiwach, ani się nimi wymieniać, tak jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnych dokumentów na papierze. Praca staje się wygodniejsza i przebiega sprawniej. Firmy ze zdigitalizowany dokumentacją mają również ułatwioną pracę w czasie pandemii, ponieważ dokumentacja krąży w sieci i każdy pracownik ma do niej dostęp pracując z domu lub dowolnego innego miejsca. Zatem można uznać, iż digitalizacja dokumentacji poprawia efektywność pracy w firmie i pozwala stać się bardziej elastyczna organizacją.

3. Digitalizacja dokumentów początkiem transformacji

W niemal każdej dziedzinie życia pierwszy krok jest najtrudniejszy. W życiu prywatnym zawsze umówienie się na pierwszą randkę jest obarczone największym stresem, ale kiedy między dwiema osobami zagra, następne stają się już naturalnym biegiem zdarzeń. Tak samo jest z transformacją cyfrową w firmie. Kiedy już wykonasz pierwszy krok w jej stronę i cały zespół zobaczy, że sam proces transformacji nie był żmudny, a komfort i poziom pracy zdecydowanie wzrósł, dalszy rozwój firmy w tę stronę będzie tylko kwestią czasu. Prawidłowo wdrożona digitalizacja dokumentów może zachęcić zarówno właścicieli przedsiębiorstwa, jak i pracowników do bardziej śmiałych działań związanych z implementacją nowoczesnej technologii w organizacji. Mówiąc wprost zastąpienie papierowych dokumentów formą cyfrową staje się często pierwszym krokiem na ścieżce rozwoju technologicznego przedsiębiorstwa.

4. Postaw na ekologię!

Długofalowe „zielone” podejście w biznesie procentuje na wielu płaszczyznach. Oprócz tego, że Twoja firma realnie przyczyni się do poprawy stanu środowiska, zyskuje również w oczach klientów. Przedsiębiorstwa o eko-wizerunku postrzegane są jako odpowiedzialne i nowoczesne. Odejście od papieru na rzecz cyfrowych dokumentów jest realnym działaniem ekologicznym, które przyczyni się do poprawy stanu środowiska, jak i reputacji Twojej firmy. Badania nad obowiązującymi i rozwijanymi trendami (m.in. te prowadzone przez Natalię Hatalską) dowodzą, że ekologia jest silnym trendem, który pozostanie z nami na długie lata.

5. Zadbaj o wizerunek firmy!

O tym, że na rynku trzeba się wyróżnić i cały czas dbać o wizerunek firmy wie każdy świadomy przedsiębiorca. Dlatego warto wciąż zadawać sobie pytanie, jakie przedsiębiorstwa są pożądane przez konsumentów i jak są one obecnie postrzegane? Doszukując się cech wspólnych marek, które klienci kochają i podziwiają, tych z którymi chcą się utożsamiać, z łatwością można doszukać się takich cech wspólnych, jak nowoczesność, nastawienie na wytyczanie trendów, ekologia oraz nowoczesne technologie. Zatem skoro odejście organizacji od papierowej formy dokumentów na rzecz cyfrowej wersji stanowi często preludium do większej gotowości na implementację nowoczesnej technologii. Skoro wizerunek firmy w dużej mierze zależy od jej innowacyjności, otwartości na nowe, to wystarczy tylko „połączyć kropki” by przybliżyć się do sukcesu. Digitalizacja dokumentów jest jednym z łatwiej zauważalnych przez klientów dowodem na to, że firma faktycznie wpisuje się w ten trend nowoczesnej i ekologicznej organizacji (czytaj więcej Jak być paperless? 6 praktycznych wskazówek).

Podsumowanie

Digitalizacja nie musi oznaczać rewolucji w Twojej organizacji. Pozostań przy dobrze zorganizowanych i działających dotychczasowych procesach dobierając do nich odpowiednie oraz nowoczesne narzędzia. Rewolucyjne zmiany, które są wspierane przez nowoczesną technologię pozwalają odnieść ogromne sukcesy. Jednak nie każda firma jest na to gotowa pod względem posiadanych zasobów ludzkich, wypracowanych metod pracy, know how, czy też możliwości finansowych. Nie oznacza to jednak, że plany i marzenia o digitalizacji i wykorzystaniu nowoczesnej technologii należy odwlekać w czasie. Czasem lepiej jest obrać ścieżkę ewolucyjnych zmian, które z biegiem czasu staną się zalążkiem prawdziwej transformacji przedsiębiorstwa.

Dodaj komentarz