Długopis cyfrowy w procesie digitalizacji dokumentacji

Digitalizacja dokumentacji nie jest potrzebna w moim biznesie, bo po co zmieniać coś co dobrze działa? Po co inwestować, skoro nie widać różnicy? To tylko przykładowe pytania, którzy zadają sobie przedsiębiorcy w kontekście digitalizacji dokumentacji. Na szczęście w przekazach prasowych, w literaturze branżowej i co najważniejsze w świadomości coraz większej grupy przedsiębiorców i kadry kierowniczej, pojawia się wiedza o korzyściach wynikających z cyfryzacji.

Spis treści

Od kilkunastu lat jako IC Solutions staramy się zmienić oblicze służby zdrowia, przedsiębiorstw zajmujących się wytwarzaniem i sprzedażą energii elektrycznej, czy też firm produkcyjnych. Dokonujemy tego poprzez nasz system IC Pen i urządzenia z nim współpracuje, które w prosty sposób umożliwiają digitalizację dokumentacji. Co prawda sam w sobie cyfrowy dokument od dawna nie robi na nikim wrażenia – jest czymś oczywistym wraz z powszechnym nastaniem ery komputerów czy drukarek, które to zmieniają formę dokumentów z cyfrowych na papierową.
Dziś historia w pewien sposób zatoczyła koło, gdyż coraz chętniej firmy dążą do tego, by forma papierowa dokumentacji została zastąpiona przez cyfrową. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele, ale za kluczowe i stanowiące największą motywację do podjęcia tej cyfrowej zmiany uznać można:
– Redukcję kosztów
– Budowę bardziej elastycznej organizacji,
– Troskę o środowisko naturalne – zmniejszenie śladu węglowego.

Wyżej wymienione motywy nie oddają w pełni złożoności decyzji, którą podejmują organizacje pragnące odejść od papierowej dokumentacji. Mimo to, doskonale obrazują powszechne przesłanki stojące za digitalizacją dokumentacji większości firm zaangażowanych w proces ucyfrowienia dokumentacji.
Determinacja kadry zarządzającej, która jest następstwem powyższych czynników musi być na tyle silna, by przezwyciężyć wiele barier rodzących się na drodze do ucyfrowienia dokumentacji. Wysokie koszty wdrożenia technologii, konieczność przeprowadzenia audytów związanych z obiegiem dokumentacji w organizacji oraz w razie konieczności ich uporządkowanie, już na wstępie stają się dużą przeszkodą. Jeśli do tego dodamy niechęć i obawę pracowników, które pojawiają się nader często w sytuacji, gdy osoby decyzyjne zamierzają wdrożyć nową technologię, to proces cyfryzacji dokumentacji zaczyna przypominać długotrwałą i mozolną wspinaczkę, którą ukończą jedynie najbardziej wytrwali.

Wielu ekspertów zajmujących się kwestią transformacji cyfrowej, wskazuje na niski poziom wiedzy o dostępnych rozwiązaniach do digitalizacji oraz na brak kompetencji potrzebnych do wdrożenia i utrzymania nowej technologii. Do podobnych wniosków prowadzą dane z raportów i analiz dotyczących kwestii cyfryzacji polskich firm (np. Fundacja Digital Poland raport: Inwestycje w technologie w dobie pandemii LINK). Wobec dość precyzyjnie określonych trudności występujących w procesach digitalizacji, a co ważniejsze – ich źródeł, należy wziąć pod rozwagę dwie możliwości. Po pierwsze zainicjować działania, które zmienią niekorzystny stan poprzez:
– szkolenia dla pracowników,
– zdobywanie wiedzy z zewnątrz i poszukiwanie dobrych praktyk,
– udział w wydarzeniach związanych z nowoczesnym zarządzeniem przedsiębiorstwami i transformacją cyfrową,
– zatrudnienie specjalistów w zakresie transformacji cyfrowej i nowych technologii.
Drugim sposobem, który może pozwolić osiągnąć cel jakim jest digitalizacja dokumentów, a przy tym bez ponoszenia tak długotrwałych i kosztownych wydatków, jak powyżej, jest wdrożenie odpowiednich rozwiązań. Doskonałym przykładem takiej technologii jest system IC Pen i długopis cyfrowy. Innym sposobem na sprawne i automatyczne ucyfrowienie dokumentacji są np. tablety (czytaj więcej podpis na tablecie) lub specjalne ekrany do podpisywania dokumentów, których obsługa nie jest już tak oczywista i naturalna, jak w przypadku długopisów cyfrowych.

Obawy pracowników przed zmianą, niechęć do nowej technologii, czy też brak odpowiednich kompetencji, potrafi skutecznie opóźnić proces implementacji technologii, a nawet zaważyć o jej ostatecznym sukcesie. Przezwyciężenie tych wszystkich barier jest niezwykle trudne, a przy tym konieczne, jeśli digitalizacja ma się udać. Idealnym rozwiązaniem wydaje się wybór technologii, która z jednej strony pozwala na sprawną, szybką i ważną prawnie digitalizację dokumentów (w szczególności składanych podpisów), a z drugiej strony nie zmienia dotychczasowych metod pracy.
Choć może wydawać się to trudne i kosztowne do osiągnięcie, to w rzeczywistości tak nie jest. Dowodem na to jest długopis cyfrowy współpracujący z systemem IC Pen – technologia, która opiera się na wykorzystaniu zaawansowanych urządzeń zamkniętych w zwykłym długopisie i kartkach papieru, które poza wydrukowaną treścią dokumentu zawiera mikrodruk (niewielkie kropki). Tylko tyle i aż tyle wystarczy, by pracownicy, którzy każdego dnia wypełniają formularze, przedkładają do podpisania klientom protokoły, zgody czy też umowy, pracowali niemalże w ten sam sposób. A wspomniana technologia automatycznie będzie digitalizować wszystkie dokumenty i przechowywać je w pamięci urządzenia.

Należy mieć świadomość, że duża część dokumentów nie jest podpisywana w przestronnych biurach. Bez trudu jesteśmy w stanie wyobrazić sobie sytuację, w której to protokoły odbioru podpisuje się w terenie, w miejscach, gdzie zasięgu WiFi po prostu brakuje. Umowy z klientem podpisywane są bez możliwości skorzystania z łącza LTE, a często nawet zasięg sieci komórkowej jest znikomy. Właśnie w takich okolicznościach znakomicie sprawdza się długopis cyfrowy, który to w wewnętrznej pamięci gromadzi do kilkuset stron dokumentów podczas pracy w terenie. Po powrocie do biura wszystkie wypełnione i podpisane dokumenty mogą zostać zgrane do komputera i przesłane do dowolnego systemu dziedzinowego. Dzięki temu digitalizacja dokumentów może przebiegać w trudnych warunkach i nie wymuszać konieczności zapewnienia odpowiedniej infrastruktury teleinformatycznej.

Cyfryzację spotykamy na każdym kroku, począwszy od sposobu w jaki płacimy za zakupy w osiedlowym sklepie, poprzez e-wizyty, e-recepty i zdalne monitorowanie stanu zdrowia pacjentów. Digitalizacja dokumentacji wkracza coraz śmielej do administracji publicznej, przedsiębiorstw świadczących tak powszechne usługi jak serwis i naprawa urządzeń, ich montaż i dostawa. Wszędzie tam dokonuje się transformacja cyfrowa, która wypiera papierowe dokumenty i zastępuje je tabletami, skanerami kodów QR czy też elektroniczną pocztą i kodami aktywacyjnymi. Mimo to, wciąż jako społeczeństwo mocno trwamy w kulturze papierowej dokumentacji, która jest dla nas najlepszym zabezpieczeniem i zapewnieniem. Zmiana tego trendu i dostrzeżenie zalet w digitalizacji jest procesem, który jeszcze długo będzie trwał, a rozwiązania pośrednie wydają się być odpowiednie na obecnym etapie postępu. Dlatego też przedsiębiorstwom, organizacjom i instytucjom, których klienci są osobami ostrożnie podchodzącymi do zmian i nowinek technologicznych, oferujemy rozwiązania oparte na długopisach cyfrowych.
W praktyce dla klienta, który podpisuje umowę na dostawę energii elektrycznej z Enea S.A. digitalizacja jest niezauważalna, bo zbliżona do dotychczasowego papierowego procesu. Podobnie rzecz się ma w przypadku szpitali i przychodni lekarskich korzystających z naszego rozwiązania. Pacjenci wypełniają przy pomocy długopisu cyfrowego papierowe formularze oraz podpisują zgody RODO, na leczenie, czy też podanie leków, które nie wymagają skanowania, by móc trafić do systemu HIS, który gromadzi i udostępnia dokumentację medyczną pacjentów, o czym mogą się przekonać pacjenci Zakładu Opieki Zdrowotnej nr 2 w Rzeszowie i jego filiach.
Jeszcze inny przykład wykorzystania długopisów cyfrowych, to ten związany z firmą Daicel Safety Systems Europe, która to prowadzi kontrolę jakości produkcji przy pomocy długopisów cyfrowych. Monitorowanie parametrów jakości produkcji jest zapisywane na specjalnych formularzach, które są przez długopisy cyfrowe automatycznie digitalizowane, a po skończonej kontroli przesyłane do systemu. Digitalizacja dokumentacji w każdym z wyżej wymienionych przykładów została wdrożona w sposób, który nie rewolucjonizował dotychczasowych metod pracy, a jedynie w niewielkim stopniu zmieniał pozwalając na wdrożenie automatycznej digitalizacji.

Mając za sobą setki wdrożeń systemu IC Pen mamy świadomość, że najtrudniejszy zwykle jest pierwszy krok i efekty jakie przyniesie. Jeśli przedsiębiorstwu mimo licznych wymienionych powyżej trudności uda się wprowadzić technologię digitalizującą dokumentację, a efekt tego procesu będzie zgodny z oczekiwaniami, to kolejne kroki na ścieżce transformacji cyfrowej będzie dużo łatwiej postawić. Przykładem, który potwierdza powyższą tezę jest Instytut Matki i Dziecka w Warszawie, który to w pierwszej kolejności wdrożył długopisy cyfrowe. Ich przydatność, łatwość użytkowania przez wszystkich pacjentów (głównie rodziców hospitalizowanych dzieci) oraz sposób działania, który nie rewolucjonizował dotychczas wypracowanych metod działania personelu medycznego dowiódł, że automatyczna cyfryzacja dokumentacji medycznej to duża korzyść. Następstwem tego stało się wdrożenie drugiego komponentu systemu IC Pen, czyli ekranów, które całkowicie eliminują konieczność drukowania formularzy i zgód, gdyż dokument jest wyświetlany na ekranie, który służy jednocześnie do złożenia ważnego prawnie podpisu.
Choć w efekcie oba typy urządzeń służą do tego samego (digitalizacji dokumentów zawierających zgody pacjentów), to ich proces wdrożenia jest zupełnie inny i wymaga innego zaangażowania. Prawdopodobnie wdrożenie od razu ekranów piórkowych w Instytucie Matki i Dziecka mogłoby rodzić więcej obaw niż w sytuacji, gdy personel szpitala był już mentalnie oswojony z systemem IC Pen i samą ideą cyfryzacji dokumentacji medycznej. W efekcie digitalizacja dokumentacji medycznej przy użyciu ekranów piórkowych jest prowadzona bez większych trudności i obaw ze strony personelu szpitala.

Digitalizacja dokumentacji może przebiegać w różny sposób i poprzez wykorzystanie takich urządzeń, jak choćby wspomniane długopisy cyfrowe, tablety, ekrany, czy już trochę zapomniane skanery dokumentów. Metoda cyfryzacji dokumentów powinna wynikać z dokładnej analizy procesu tworzenia i obiegu dokumentów. Musi być dobrana w taki sposób, by mogła być efektywna i wydajna, a przy tym możliwa do wykorzystania w konkretnych warunkach. Długopis cyfrowy ze względu na sposób działania oraz funkcjonalności jest rozwiązaniem, które znajduje praktyczne zastosowanie w wielu obszarach i stanowi bardzo łagodny sposób na stopniowe odchodzenie od papieru na rzecz elektronicznej formy dokumentów. Opisane powyżej przykłady zastosowania tej technologii oraz możliwości pracy w niemalże każdych warunkach, gdzie jest tworzona dokumentacja wymagająca pisemnego podpisu, pozwala wnioskować, że długopis cyfrowy to uniwersalne urządzenie dla każdej organizacji, która chce być paperless.