Elektroniczna dokumentacja w prywatnym gabinecie

Cyfrowe dokumenty i podpisy w prywatnym gabinecie są proste we wdrożeniu dzięki systemowi IC Pen.

Tomasz Łakota 8 czerwca, 2022

Dokumentacja medyczna prowadzona w formie elektronicznej w prywatnym gabinecie podobnie, jak w dużej placówce medycznej generuje korzyści finansowe, operacyjne, czasowe, a nawet ogranicza negatywny wpływ na środowisko. Elektroniczna dokumentacja daje także szansę na efektywniejsze zarządzanie przestrzenią małych gabinetów oraz poprawia obsługę pacjentów.

Elektroniczna dokumentacja

Odejście od papierowej formy na rzecz cyfrowej niesie ze sobą wiele korzyści.
Za najważniejsze z nich uznać należy:

– optymalizację pracy,

– redukcję kosztów,

– kształtowanie wizerunku nowoczesnej placówki,

– rozwiązanie przyjazne dla pacjentów.

Pozornie takie rozwiązanie może wydawać się skomplikowane, drogie i nieodpowiednie dla małych i średnich placówek. Doświadczenia firm, gabinetów lekarskich oraz salonów kosmetycznych całkowicie temu zaprzeczają i przekonują, że system IC Pen wdrożony w niewielkiej organizacji również przynosi korzyści.
System IC Pen służący do digitalizacji dokumentacji wymagającej autoryzacji pacjenta wykorzystuje takie urządzenia, jak tablety, długopisy cyfrowe, czy też ekrany dedykowane do zbierania podpisów. Z pomocą tak zróżnicowanych urządzeń można w wygodny sposób przeprowadzić digitalizację niemalże każdego dokumentu wymagającego odręcznego podpisu pacjenta.

Podążaj przetartą ścieżką

Elektroniczna dokumentacja w prywatnym gabinecie nie jest niczym nowym. Podobne, analogiczne rozwiązania od dawna funkcjonują w publicznej systemie opieki zdrowotnej. Za przykład mogą świadczyć takie placówki, jak Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie, Instytut Matki i Dziecka w Warszawie, Zespół Opieki Zdrowotnej nr 2 w Rzeszowie, czy Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu. Wszędzie tam przy wsparciu wymienionych powyżej urządzeń są digitalizowane w sposób automatyczny tysiące formularzy i zgód pacjentów. Wykorzystując technologię algorytmów, system IC Pen zapewnia prostą digitalizację oraz zachowanie ważności prawnej tworzonej dokumentacji medycznej. Podczas składania podpisu na ekranie tabletów lub długopisów cyfrowych system zbiera unikatowe cechy behawioralne złożonych podpisów. Dzięki temu podpis jest unikatowy i ważny prawnie. Prowadząc prywatny gabinet lekarski lub salon kosmetyczny warto czerpać wzorce i implementować rozwiązania, które już z powodzeniem zostały zweryfikowane i wdrożone.

Pieniądze odgrywają istotną rolę

Nadmierna ostrożność przed wdrożeniem systemu do digitalizacji dokumentów w małych placówkach wynika m.in. z obawy przed dużymi kosztami zakupu odpowiedniego rozwiązania. Przekonanie to najczęściej opiera się na pobieżnej opinii. Analogiczny proces ucyfrowienia dokumentacji medycznej w dużej placówce jest zazwyczaj kosztowny. W przypadku małych organizacji czy samodzielnych gabinetów łączny koszt wdrożenia i użytkowania jest zdecydowanie mniejszy. Różnica w cenie zakupu i uruchomienia systemu do digitalizacji dokumentacji wynika m.in. z:

– mniejszej ilości urządzeń, które należy kupić i wdrożyć w placówce/gabinecie,

– braku konieczności integracji systemu do digitalizacji z systemem dziedzinowym (w przypadku szpitali są to systemy HIS),

– przygotowanie do wdrożenia (audyt, szkolenie).

Prowadząc gabinet lekarski lub niewielką placówkę medyczną kwestia kosztów i utrzymania dyscypliny finansowej jest szczególnie ważna. Dlatego też w IC Solutions stworzyliśmy proste, “wyspowe” rozwiązanie umożliwiające cyfryzację dokumentacji wymagającej pisemnej zgody pacjentów bez ponoszenia ogromnych kosztów wdrożeniowych.
W kwestii finansów ważne są także korzyści będące następstwem inwestycji w rozwiązanie pozwalające na tworzenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej. Dotyczą one oszczędności czasu, mniejszego zużycia drukarki i materiałów eksploatacyjnych oraz kosztów związanych z kompletowaniem i przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej. Jeśli skala oszczędności będących następstwem cyfryzacji dokumentacji jest zauważalna, to warto rozważyć taką inwestycję.

Wizerunek i wygoda pacjentów

Elektroniczna dokumentacja w prywatnym gabinecie niesie ze sobą także korzyści wizerunkowe. Gabinet lekarski, który prowadzi dokumentację medyczną w postaci elektronicznej jest postrzegany, jako nowoczesny i idący z duchem czasu (podejmuje działania sprzyjające ochronie środowiska naturalnego). Co ważne zastąpienie papierowych formularzy, ankiet, kwestionariuszy czy zgód medycznych i zgód RODO formą elektroniczną jest także wygodniejsze dla samych pacjentów.
Zamiast kilkunastu stron dokumentów, długopisu i podkładki, pacjent może otrzymać poręczny i lekki tablet, z którym siada na wygodnie kanapie w poczekalni. Wypełnianie i podpisywanie dokumentów za pomocą tabletów jest łatwe i intuicyjne, a cały proces zajmuje zwykle kilka minut. Istotne w tym miejscu jest to, że lekarz czy personel całą dokumentację ma dostępną na swoim komputerze bez konieczności jej skanowania.
Ilość zredukowanej papierowej dokumentacji jest natychmiast zauważalna, podobnie jak korzyści wynikające z eliminacji papierowej dokumentacji medycznej.

Podsumowanie

Elektroniczna dokumentacja nie musi być kosztowna w wdrożeniu. System IC Pen dzięki wykorzystaniu różnych typów urządzeń pozwala na wygodne i dostosowane do indywidualnych potrzeb rozwiązanie. Warto pamiętać, że digitalizacja zgód pacjentów może być łatwa we wdrożeniu i przynosić oszczędności (czytaj więcej o zgodach pacjentów na tablecie).

Tomasz Łakota

Tomasz Łakota od 2019 roku związany z IC Solutions. Obecnie Regionalny Dyrektor ds. Sprzedaży, który swoją wiedzą i doświadczeniem wspiera przede wszystkim placówki medyczne w Polsce wschodniej oraz południowej. Z pasją pomaga szpitalom digitalizować dokumentację medyczną, w tym zgody pacjentów, oraz inicjuje tworzenie cyfrowych archiwów. Entuzjasta nowych technologii, a jednocześnie pragmatyk z głębokim zrozumieniem ich praktycznego zastosowania.