Elektroniczne zgody pacjentów. Case study ZOZ nr 2 w Rzeszowie

Elektroniczne zgody pacjentów optymalizują pracę personelu placówek medycznych, przyspieszają obsługę pacjentów i redukują koszty. Za sprawą systemu IC Pen, który został wdrożony w 39 placówkach medycznych skupionych w ramach Zakładu Opieki Zdrowotnej nr 2 w Rzeszowie wymienione korzyści stały się faktem.

Przy wsparciu BMM IC Solutions przeprowadził rozproszone na 39 placówek wdrożenie systemu do digitalizacji dokumentacji medycznej. Zakład Opieki Zdrowotnej nr 2 w Rzeszowie (ZOZ nr 2 w Rzeszowie) diagnozuje, leczy i rehabilituje 175 000 pacjentów. Tak duża ilość obsługiwanych osób rodzi wyzwania związane m.in. z koniecznością archiwizacji setek tysięcy deklaracji, zgód na zabiegi i innych formularzy. Ponadto osoby zarządzające ZOZ nr 2 w Rzeszowie dostrzegły konieczności zredukowania czasu, który był przeznaczany na tworzenie, wyszukiwanie oraz uzupełnianie papierowych teczek pacjentów.

W wyniku analizy zachodzących w ZOZ nr 2 procesów zdefiniowano 3 kluczowe wyzwania:

1. Skrócenie czasu potrzebnego na obsługę rejestracji pacjentów,

2. “Odchudzenie” papierowych archiwów,

3. Utrzymanie łatwego dla pacjentów sposobu wypełniania dokumentów.

Określone cele jednoznacznie wskazywały na konieczność wdrożenia rozwiązania pozwalającego na digitalizację tworzonej dokumentacji medycznej. W realizacji powyższych założeń istotnymi czynnikami było:
– zapewnienie ważności prawnej cyfryzowanej dokumentacji,
– łatwa obsługa (szczególnie dla starszych pacjentów),
– dostęp do tworzonej dokumentacji w jednym systemie wykorzystywanym przez ZOZ nr 2 (AMMS).
W oparciu o najlepsze praktyki innych placówek medycznych oraz dostępne rozwiązania spełniające wszystkie kryteria, podjęto decyzję o zakupie systemu IC Pen.

Czynnikiem decydującym o zakupie systemu IC Pen do wszystkich placówek medycznych ZOZ nr 2 w Rzeszowie była jego integracja z wykorzystywanym systemem HIS (AMMS). Ponadto kluczową przewagą systemu IC Pen mającą decydujący wpływ na ostateczną decyzję jest możliwość tworzenia cyfrowej dokumentacji przy wykorzystaniu długopisów cyfrowych (IC Pen). To właśnie naturalna obsługa długopisów cyfrowych dla każdego kto posiada umiejętność pisania zwykłym długopisem pozwoliła na tak powszechne i efektywne wdrożenie. W każdym z 39 oddziałów ZOZ nr 2 pacjenci posługują się długopisami cyfrowymi podczas wypełniania i podpisywania zgód i formularzy, wykorzystując do tego kartki papieru zawierające mikrodruk. Zaawansowana technologia znajdująca się w niewielkich długopisach i unikatowy w skali świata system pozwala na automatyczne zczytywanie i tworzenie wersji cyfrowej wypełnianych dokumentów przez pacjentów.
Dzięki integracji systemu IC Pen z AMMS tworzona w ten sposób dokumentacja medyczna trafia bezpośrednio do rekordu pacjenta w systemie HIS. W efekcie “rozwiązanie IC PEN wdrożyliśmy w 39 placówkach Podstawowej Opieki Zdrowotnej na terenie całego powiatu rzeszowskiego. Pacjent nie widzi różnicy między długopisem elektronicznym, a standardowym, dlatego rozwiązanie szybko się przyjęło” – stwierdził Marcin Czarnota pełniący funkcję Kierownika sekcji informatyki ZOZ nr 2 w Rzeszowie.

Elektroniczne zgody pacjentów tworzone przy wykorzystaniu długopisów cyfrowych pozwoliły na:

– wypełnienie dokumentacji medycznej przez pacjentów w wygodny dla nich sposób,
– automatyczną digitalizację tworzonej dokumentacji medycznej bez konieczności jej skanowania,
– zredukowanie ilości tworzonej papierowej dokumentacji medycznej,
– optymalizację pracy personelu placówek medycznych.

W efekcie wszystkie placówki ZOZ nr 2 w Rzeszowie mogą pracować efektywniej, ograniczyć koszty związane z tworzeniem, obiegiem oraz archiwizacją papierowej dokumentacji medycznej. Wdrożone rozwiązanie pozwoliło osiągnąć wszystkie zakładane cele, a przy tym nie zmieniać dotychczas wypracowanych procedur i zapewnić rozwiązanie, które nie dyskryminuje osób wykluczonych cyfrowo. Dodatkową korzyścią wynikającą z digitalizacji dokumentacji stał się dostęp do pełnej dokumentacji pacjentów we wszystkich placówkach funkcjonujących w ramach ZOZ nr 2 w Rzeszowie.