Elektroniczne zgody pacjentów na tablecie

Cyfrowe zgody pacjentów stają się czymś powszechnym. Mimo to wciąż istnieje wiele obaw związanych ze składaniem podpisów na tablecie, czy ekranie. Dlatego też postanowiliśmy odpowiedzieć na 7 najczęściej zadawanych pytań związanych dotyczących elektronicznych zgód pacjentów.

Dominika Wiśniewska 2 grudnia, 2021

Elektroniczne zgody pacjentów stają się codziennością kolejnych placówek medycznych. W szpitalach, przychodniach, zakładach opieki zdrowotnej – wszędzie tam, gdzie należy przez wiele lat przechowywać dokumentację medyczną pacjentów jej digitalizacja daje wymierne korzyści. Gromadzenie dokumentacji medycznej w systemie HIS jest rozwiązaniem, które redukuje koszty i optymalizuje czas pracy, czego dowodem są wnioski placówek medycznych wykorzystujących system IC Pen. Korzystanie z tabletów w procesie tworzenia dokumentacji zmniejsza koszty związane z ich przechowywaniem i archiwizowaniem. Co więcej cyfryzacja przyspiesza obieg informacji medycznych optymalizując przy tym czas pracy personelu medycznego. Mimo to wykorzystanie tabletów chociażby w kontekście zbierania zgód pacjentów wciąż rodzi wiele wątpliwości. Dlatego też postanowiliśmy odpowiedzieć na 7 najczęściej zadawanych pytań dotyczących wykorzystania tabletów przez placówki medyczne.

#1 Czy pacjent może podpisać zgodę na tablecie?

Niezależnie od tego, czy pacjent jest leczony w szpitalu, przychodni czy prywatnym gabinecie lekarskim dokumentacja medyczna, która powstaje podczas leczenia wymaga często pisemnej zgody samego pacjenta. Przed przystąpieniem do leczenia należy spełnić takie wymogi formalne jak podpisanie zgody RODO i zgody na leczenie. W wielu przypadkach do prowadzenia dalszego leczenia (np. do wykonania operacji) konieczne jest otrzymanie pisemnej zgody, która może być złożona za pośrednictwem tabletu wykorzystującego system IC Pen. Aby podpis elektroniczny pacjenta złożony w taki sposób był wiążący prawnie, musi być to podpis kwalifikowany lub podpis elektroniczny, który zawiera cechy behawioralne. Takie unikatowe właściwości podpisu, jak zamaszystość, kąt pisania, czy siła nacisku na ekran pozwalają potwierdzić autentyczność złożonego podpisu. W konsekwencji podpis pacjenta złożony w systemie IC Pen za pośrednictwem tabletu spełnia wszystkie kryteria ważności prawnej

#2 Po co tablet w placówce medycznej?

Tablety okazują się już nie tylko nowinką technologiczną, ale ważnym elementem wyposażenia szpitala, przychodni czy gabinetu w kontekście tworzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej. Tablety wyposażone w system IC Pen znajdują zastosowanie m.in. w punktach rejestracji i przyjęć do szpitala. Z ich pomocą tworzona jest dokumentacja medyczna w formie elektronicznej, a następnie przekazywana do systemów HIS za pośrednictwem szyny integracyjnej. W rezultacie wszystkie niezbędne informacje związane z leczeniem pacjentów są archiwizowane, uaktualniane na bieżąco i łatwo edytowalne w systemie HIS. Pozwala to zaoszczędzić czas i miejsce (nie trzeba przechowywać dokumentacji medycznej w formie papierowej) w placówkach medycznych. Jednocześnie digitalizacja dokumentacji medycznej i wykorzystywanie tabletów umożliwia generowanie oszczędności w wyniku zmniejszenia archiwum.

#3 Dlaczego lepiej podpisywać zgody na tablecie?

Podpisywanie dokumentacji medycznej na tablecie ułatwia administrowanie dokumentami. Dokumenty mają zazwyczaj wiele stron, a pacjenci otrzymują kilka formularzy, do tego często drukowanych jednostronnie, ponieważ każdy dokument dotyczy innych aspektów i wymaga odrębnej zgody. Ilość niezbędnych do przechowywania segregatorów czy teczek nieustannie się powiększa. Następnie są one przenoszone do archiwum, w którym należy je ewidencjonować, a koszty utrzymania personelu, jak i pomieszczeń do przechowywania papierowej dokumentacji również są wysokie. Sposobem na optymalizację opisanych powyżej działań i redukcję kosztów wynikających z ich realizacji jest przechowywanie dokumentacji w jednym, cyfrowym repozytorium (systemie HIS). Takie postępowanie ułatwia kompletowanie dokumentów, ich aktualizację, czy też dostęp do nich przez osoby upoważnione. Dokumentacja medyczna tworzona w postaci elektronicznej jest znakomitym sposobem na optymalizację pracy i redukcję kosztów.

#4 Czy tablet wystarczy do digitalizacji dokumentacji medycznej?

Tablet to dopiero początek. Aby zbierać z jego pomocą podpisy pacjentów niezbędny jest odpowiedni system, który umożliwi pacjentowi składanie podpisu akceptowalnego pod względem prawnym. Podpis złożony na tablecie musi posiadać behawioralne cechy biometryczne, dzięki którym staje się ważnym prawnie ekwiwalentem odręcznego podpisu. Dodatkowo taki system powinien być zintegrowany z HIS-em (Szpitalnym Systemem Informacyjnym, z ang. Hospital Information System). Wszystkie te wymagania spełnia system IC Pen, który pozwala na tworzenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu tabletów lub ekranów dedykowanych do zbierania podpisów. Dzięki integracji systemu IC Pen z takimi dostawcami HIS, jak Asseco, CGM, Comarch, Gabos, Kamsoft, Nexus Polska tworzona przy użyciu tabletów dokumentacja jest przesyłana do wykorzystywanego HIS-u i może być od razu udostępniana personelowi placówki medycznej.

#5 Czy tworzenie dokumentacji na tablecie opłaca się?

Ze względu na ogromną oszczędność czasu, miejsca i oczywiście papieru, najprostsza odpowiedź brzmi: tak, opłaca się. Ale w jaki sposób oszczędzamy używając tabletu do digitalizowania dokumentacji? Po pierwsze jest to opłacalne ze względu na wyeliminowanie papieru – nie trzeba drukować wielu stron formularzy i zgód, czasem w dwóch (lub nawet więcej) kopiach. Oszczędza się na tuszu i na papierze. Po drugie, zmniejszają się koszty związane z obiegiem dokumentów – nie ma konieczności skanowania i transportowania papierowej wersji do archiwum, a co za tym idzie, redukuje się koszty związane z magazynowaniem teczek czy segregatorów pełnych pism, zwłaszcza jeśli placówka medyczna nie ma własnego archiwum, a dokumenty są przewożone do archiwum zewnętrznego. Po trzecie, optymalizacji ulega czas pracy personelu. Mniej pracy przy wypełnianiu dokumentów sprawia, że mają oni więcej czasu na to, by skupić się pacjencie i jego dolegliwościach, w rezultacie czego zwiększa się efektywność pracy lekarzy i pielęgniarek. Personel szybciej wymienia się informacjami na temat pacjenta, łatwiej dociera do historii choroby i bez problemu edytuje wymagane dane. Elektroniczne zgody pacjentów w prosty sposób pozwalają zaoszczędzić czas. Dzięki temu praca personelu placówek medycznych jest wydajniejsza.

#6 Jaką wartość prawną ma podpis złożony na tablecie?

Sam podpis na tablecie, bez odpowiedniego oprogramowania
i rysika, jest niewystarczający. Jeśli placówka medyczna korzysta z systemu HIS warto by była wyposażona również w system, który umożliwia zbieranie, a następnie przesyłanie dokumentacji medycznej wymagającej pisemnej zgody pacjentów do HIS-u. Jest to możliwe, gdy tablet lub ekran zewnętrzny dedykowany do zbierania podpisów, pozwala zbierać cechy behawioralne składanego podpisu (takimi cechami są m.in. zamaszystość, kąt pisania, czy szybkość). Taki dokument nie musi być już dodatkowo podpisywany, gdyż zebrane cechy behawioralne pozwalają potwierdzić autentyczność złożonego podpisu, a zatem jego ważność prawną.

#7 Czy każdy tablet można wykorzystać do zbierania zgód pacjentów?

Wybierając tablet, przy pomocy którego będzie możliwe zbieranie podpisów, warto kierować się zarówno jego funkcjonalnością, jak i rodzajem rysika dołączonego do tabletu. Aby podpis pacjenta był ważny prawnie, konieczne jest korzystanie z aktywnego rysika, który będzie umożliwiał zbieranie takich cech podpisu, jak siła nacisku, prędkość pisania, ilość oderwań od ekranu i ogólny czas pisania. Dzięki temu możliwe jest zbieranie cech biometrycznych składanego podpisu, które stanowią dowód, iż podpis jest autentyczny, ważny prawnie.

Podsumowanie

Zakup tabletów do placówki medycznej jest rozwiązaniem jak najbardziej wskazanym. Pozwalają ono na automatyczną digitalizację dokumentacji wymagającej pisemnej zgody pacjentów, co daje mierzalne korzyści (generuje oszczędności, optymalizuje pracę, usprawnia obsługę pacjentów). Ponadto dobrze, gdy implementowana technologia może być zintegrowana z funkcjonującymi systemami w placówce medycznej. Właśnie taki jest system IC Pen, który pozwala w łatwy sposób tworzyć ważną prawnie dokumentację medyczną w formie elektronicznej i przesyłać ją do systemu HIS. Elektroniczne zgody pacjentów nie wprowadzają rewolucyjnych zmian, a jedynie znacząco upraszają wiele procesów generując przy tym oszczędności. 

Dominika Wiśniewska

Dominika Wiśniewska jest związana z IC Solutions od 2020 roku. Od samego początku jej praca skupia się na projektach wdrożeniowych w sektorze medycznym, produkcji i przemyśle. Obecnie pełni rolę Product Ownera, gdzie nadzoruje procesy wdrożeniowe, projektuje koncepcje, tworzy dokumentację oraz testuje nowe rozwiązania. Jej profesjonalizm i zaangażowanie przyczyniają się do skutecznego wdrażania innowacyjnych rozwiązań w ramach IC Solutions.