Elektroniczne zgody pacjentów w 2022 roku

Łatwiejszy i bezpieczniejszy obieg dokumentów oraz natychmiastowa implementacja rozwiązań, które są skrojone na potrzeby konkretnej placówki, to tylko wybrane trendy w digitalizacji zgód pacjentów w 2022 roku.

Przemysław Jesionowski 31 stycznia, 2022

Elektroniczne zgody pacjentów stanowią jeden z kluczowych elementów w kontekście digitalizacji dokumentów. Ich znaczenie nabrało szczególnego znaczenia w kontekście postępującej skokowo transformacji cyfrowej w placówkach medycznych. Nie bez wpływu pozostaje również pandemia wirusa Sars-Cov-2, która determinuje sposób funkcjonowania szpitali oraz przychodni. 
Korzystając z naszego wieloletniego doświadczenia oraz szczegółowej analizy potrzeb rynku postanowiliśmy przygotować krótką charakterystykę trendów. Wskazaliśmy te kierunki, które naszym zdaniem będą oddziaływać na elektroniczne zgody pacjentów w bieżącym roku.

Bezpieczeństwo

Kolejny rok pandemii wirusa Sars-Cov-2 zmienił na stałe priorytety w życiu zawodowym i prywatnym. Bezpieczeństwo, a właściwie ograniczanie ryzyka, stało się kwestią istotną w codziennym życiu. W sposób szczególny wpływa to na funkcjonowanie placówek medycznych, które w zależności od fazy pandemii i kolejnych fal przybiera na sile lub słabnie. Dlatego też zauważyliśmy, że od roku 2020 i pojawienia się pandemii Sars-Cov-2 kryterium bezpieczeństwa staje się kluczowe dla menadżerów szpitali i przychodni. Objawia się to m.in. zmianą decyzji zakupowych podczas wdrażania systemu IC Pen.
Przed 2020 rokiem placówki medyczne decydowały się głównie na zakup technologii długopisów cyfrowych ze względu na łatwość ich wdrożenia oraz brak barier czy konieczności zmiany nawyków dla osób wykluczonych cyfrowo. Trend ten stopniowo ulega zmianie na korzyść ekranów umożliwiających składanie podpisów cyfrowych. Dziś zapotrzebowanie placówek medycznych w większym stopniu zakłada wykorzystanie tabletów, które stanowią co najmniej 50% urządzeń wykorzystywanych do zbierania zgód pacjentów w nowo realizowanych wdrożeniach systemu IC Pen. Wynika to z faktu, iż tworzenie i przetwarzanie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej za pośrednictwem tabletów eliminuje konieczność fizycznego kontaktu z dokumentacją papierową, która może być nośnikiem wirusów i bakterii. Co więcej, elektroniczne zgody pacjentów na tablecie to także możliwość prostej i szybkiej dezynfekcji urządzeń po każdym użyciu. Biorąc pod uwagę fakt, że obecnie jesteśmy w trakcie pandemii, jasnym jest, że kwestia bezpieczeństwa wciąż pozostanie istotnym kryterium wpływającym na dokonywane inwestycje przez placówki medyczne. Więcej informacji o korzyściach wynikających ze zbierania elektronicznych zgód pacjentów na tabletach znajduje się na stronie.

Świadomość rośnie

1 lipca 2021 roku był datą symboliczną. Od tego dnia na placówki medyczne został nałożony obowiązek tworzenia Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM). W rzeczywistości po pierwszym lipca, jak i dziś na początku 2022 roku, wciąż pozostaje wiele do zrobienia w tej materii. Choć są placówki medyczne, które dokonały inwestycji w systemy i technologie umożliwiające im digitalizację dokumentacji, to w skali kraju wciąż jest to zbyt mały procent, by mówić o sukcesie i powszechności EDM w polskim systemie opieki zdrowotnej. Mimo faktu, iż codzienność wielu szpitali wciąż zakłada wykorzystywanie papierowej dokumentacji, to jednak świadomość i chęć dokonania zmian jest ogromna. Doświadczamy tego wraz z każdym nowym kontaktem placówki medycznej.
Dowodem, że wiedza o digitalizacji dokumentacji medycznej i zgód pacjentów jest większa niż jeszcze kilka, kilkanaście miesięcy temu świadczy fakt, iż osoby zarządzające placówkami medycznymi posiadają wiedzę o dostępnych technologiach, tego jak działa i jakie daje profity. Obecnie większość rozmów i prezentacji, które prowadzimy dotyczy konkretnej przewagi, jaką daje nasza technologia, doboru odpowiednich komponentów systemu IC Pen, czy też już samego procesu wdrażania technologii umożliwiającej digitalizację zgód pacjentów z zachowaniem jej ważności prawnej. Rok 2022 będzie pierwszym rokiem, kiedy rozważania – digitalizować, czy nie digitalizować – przestają mieć znaczenie. Dziś cała komunikacja jest skierowana na analizę potrzeb, dobór najlepszych rozwiązań i poszukiwanie rozwiązań dla nowych potrzeb w zakresie digitalizacji.

Skrojone na miarę

System, unifikacja i wzajemna wymiana dokumentacji medycznej to duże uproszczenie. W rzeczywistości każda placówka medyczna to osobny byt, który posiada własną wypracowaną metodologię działania, tworzenia procesów oraz ich monitorowania. W konsekwencji oznacza to, że taka firma jak IC Solutions oferując elektroniczne zgody pacjentów musi być otwarta oraz gotowa, by stworzyć lub zmienić swoje rozwiązanie w zależności od potrzeb konkretnej placówki medycznej.
Mając do dyspozycji jeden zaawansowany system IC Pen do digitalizacji dokumentów, który wykorzystuje długopisy cyfrowe, tablety, ekrany dedykowane do zbierania podpisów oraz skanery dokumentów musimy stale się rozwijać. Poza tym jako jedyni na rynku posiadamy integrację z wiodącymi dostawcami systemów HIS (Asseco, CGM, Comarch, Gabos, Kamsoft, Nexus Polska). Choć można powiedzieć, że mamy wszystko to wciąż rynek nas zaskakuje wskazując na kolejne potrzeby, którym staramy się sprostać.
Wspominana już świadomość w połączeniu z wiedzą sprawiają, że rok 2022 będzie okresem, kiedy to szpitale, duże kliniki, czy też przychodnie będą jeszcze bardziej naciskać na to, by oferowane rozwiązania IT były jeszcze bardziej skrojone na miarę ich potrzeb. Pociągnie to za sobą konieczność rozwoju systemów, wykorzystywanych urządzeń oraz dokonywania kolejnych integracji. Wobec tego zasadne jest uznanie, iż najbliższe miesiące będą stanowiły wyzwanie dla wszystkich firm technologicznych działających w branży medycznej. Koniecznym stanie się budowanie bardziej modułowych rozwiązań pozwalających na ich rozwój, przekształcenie lub też przenoszenie wybranych zastosowań do zupełnie nowych systemów.

Ciągły rozwój kompetencji

Wiedza o technologii, obowiązku digitalizacji dokumentów i korzyści jakie wynikają m.in. z cyfryzacji dokumentacji są znane. Takie hasła jak paperless, podpis elektroniczny na tablecie, czy podpis biometryczny przestają zaskakiwać. A mimo to wciąż zauważalny jest brak wystarczających kompetencji po stronie placówek medycznych, by procesy związane z cyfryzacją przeprowadzać szybko i efektywnie.
Przyczyn takiego stanu rzeczy należy upatrywać w dwóch kwestiach. Po pierwsze cyfryzacja dokumentacji, czy też ogółu procesów i działań podejmowanych przez podmioty medyczne jest czymś nowym. Czymś co się nieustanie kształtuje i rozwija. Wobec tego nie ma jeszcze wypracowanych dobrych praktyk, podręczników, czy też kursów, które krok po kroku przeprowadzą przez tak złożone procesy. Dodatkowo przeszkodą jest to, że każdy szpital, każdy klient, to inne wdrożenie. Mimo tego, że mamy ogromne doświadczenie w zakresie digitalizacji dokumentacji, szereg udanych wdrożeń oraz dziesiątki opisanych case study, to wciąż zdarzają się sytuacje, kiedy to kolejny szpital czy przychodnia są dla nas nowym, niespotkanym dotychczas wyzwaniem.
Druga przyczyna, choć tylko pozornie prozaiczna, jest niezwykle ważna, ponieważ dotyczy wynagrodzeń ekspertów IT w medycynie. System ochrony zdrowia jest jednym z kluczowych elementów funkcjonowania państwa. Stwierdzenie to jest prawdziwe zarówno w normalnej sytuacji, jak i w czasie pandemii, z którą zmagamy się już drugi rok. Mimo powszechnej świadomości, iż placówki medyczne i ich prawidłowe funkcjonowanie są kluczowe dla bezpieczeństwa, to nie idzie to w parze z wydatkami przeznaczanym na utrzymanie zatrudnienie doświadczonych ekspertów IT. Dlatego zasadne jest stwierdzenie, że najbliższe miesiące będą okresem dużych rotacji pracowników IT w branży medycznej (wynagrodzenie takich ekspertów w innych branżach nadal pozostaje bardzo konkurencyjne). Ponadto konieczne jest przejście z fazy inspirowania rynku do fazy doradztwa i edukowania. Placówki medyczne muszą posiadać jak najlepszą wiedzę w zakresie digitalizacji podpisów oraz cyfryzacji procesów obiegu dokumentów. Pozwoli im to na wdrożenie najlepszych dostępnych rozwiązań oraz stymulowania przedsiębiorstw IT w kierunku tworzenia nowych rozwiązań, na które zapotrzebowanie będzie tylko rosło.

Elektroniczne zgody pacjentów to za mało, by mówić o cyfryzacji dokumentów

Skanowanie dokumentów nie jest niczym nowym, a mimo to jest jednym z najszybciej rozwijających trendów wpływających na sprzedaż komponentów systemu IC Pen od trzeciego kwartału 2021 roku i trwa nadal. Elektroniczne podpisy na tablecie, czy też biometria zastosowana w długopisach cyfrowych, stała się faktem dla ponad 100 placówek medycznych w Polsce, które korzystają z systemu IC Pen. Obecnie menadżerowie chcą iść za ciosem, by digitalizacja postępowała dalej i objęła tak ważną i kosztowną kwestię jaką jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów.
IC Skaner, czyli rozwiązanie, które pozwala na skanowanie i przesyłanie zdigitalizowanej dokumentacji za pośrednictwem szyny integracyjnej do popularnych HISów, zostało opracowane w 2021 roku jako odpowiedź na potrzeby niektórych placówek. Dziś szpitale m.in. za pośrednictwem tabletów i biometrii digitalizują zgody pacjentów, formularze i ankiety, ale wciąż kwestia wielu tysięcy stron dokumentacji wytworzonych w formie papierowej pozostaje problemem. Problemem, który jest kosztowny i wiąże się z utrzymaniem własnych archiwów bądź zlecenia ich prowadzenia firmom zewnętrznym – tzw. outsourcing. Digitalizacja dokumentacji papierowej za pośrednictwem IC Skaner jest sposobem na systematyczne ograniczenie tego kosztu, a dodatkowo umożliwia digitalizację dokumentacji papierowej, która nadal powstaje na papierze bądź jest dostarczana przez pacjentów (zewnętrzna dokumentacja medyczna).
Cechą unikatową tego rozwiązania jest możliwość autoryzacji (podpisu) zeskanowanej dokumentacji korzystając z jednej z dostępnych metod podpisu: podpis kwalifikowany, profil zaufany, podpis ZUS PUE. Dzięki temu skanowana dokumentacja zostaje autoryzowana i w łatwy sposób przesłana do repozytorium z dokumentami pacjentów (HIS).
Rosnące zainteresowanie tą technologią oraz świadomość jak duży element budżetu każdej placówki medycznej jest przeznaczany na utrzymanie, a nierzadko również rozwój papierowego archiwum, sprawia, że rok 2022 będzie momentem, kiedy placówki medyczne zaczną uświadamiać sobie konieczność optymalizacji tych kosztów poprzez postępującą cyfryzację archiwum.

Podsumowanie

Choć rok 2022 dopiero co się rozpoczął, to istnieją wiarygodne przesłanki pozwalające zakładać, iż bieżący rok będzie czasem intensywnej i postępującej skokowo digitalizacji dokumentacji w placówkach medycznych. Ponad 10 lat mojego doświadczenia w cyfryzacji pozwala wnioskować, że bez odpowiednio przygotowanego i zaangażowanego personelu zapowiadane i przygotowywane zmiany nie mają szansy pełnego powodzenia. Dlatego też uważam, że w 2022 roku elektroniczne zgody pacjentów będą korelować z pierwiastkiem ludzkim jako kluczowym komponentem zmian zachodzących w medycynie na przestrzeni najbliższych kilkudziesięciu miesięcy.

Przemysław Jesionowski

Przemysław Jesionowski to wieloletni Dyrektor Sprzedaży w IC Solutions, obecnie pełniący funkcję Prezesa Zarządu. Jako humanista z wykształcenia, doskonale łączy świat technologii z realnymi potrzebami użytkowników. Propagator technologii i współpracy na rzecz powszechnej digitalizacji w sektorze opieki medycznej od blisko 10 lat.