Elektroniczne zgody pacjentów w systemie AMMS

W przychodni, podczas przyjęcia do szpitala, a nawet tuż przed operacją. W każdej z tych sytuacji podpis pacjenta na tablecie znajduje zastosowanie i jest wiążący prawnie.

Tomasz Łakota 21 lutego, 2022

Elektroniczne zgody pacjentów pozyskiwane za pośrednictwem systemu IC eliminują konieczność tworzenia i obiegu papierowej dokumentacji w celu uzyskania pisemnej zgody przez pacjentów. Zastosowanie w pełni elektronicznego nośnika danych i zagwarantowanie spełnienia wymagań dla formy pisemnej możemy uzyskać poprzez wykorzystanie urządzeń z odpowiednimi rodzajami matryc-ekranów. Rozwiązanie to powodzeniem jest wykorzystywane w takich placówkach medycznych, jak: Centrum Medyczne Żelazna w Warszawie, Instytut Matki i Dziecka w Warszawie, czy Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu. System IC Pen wykorzystujący tablety oraz ekrany dedykowane do składania podpisów umożliwia całkowite odejście od drukowania formularzy medycznych. Następstwem tego jest usprawnienie obiegu dokumentacji oraz oszczędności –
czytaj więcej o elektronicznych zgodach pacjentów na tablecie.

Zastosowanie przez placówki medyczne systemu IC Pen pozwala zrezygnować z drukowania dokumentów. W zamian system wyświetla na ekranach dedykowanych do składania podpisów bądź tabletach dokument (formularz) wymagający pisemnego podpisu pacjenta. Przy wykorzystaniu aktywnego rysika możliwe jest wypełnianie dokumentu na ekranie oraz złożenie własnoręcznego podpisu, który będzie stanowił ważną prawnie formę potwierdzenia zgody wyrażonej przez pacjenta. Elektroniczne zgody pacjentów pozyskiwane dzięki wykorzystaniu komponentów systemu IC Pen pozwalają dopełnić funkcjonowanie cyfrowego obiegu dokumentacji medycznej w szpitalu czy przychodni.

Ekrany do zbierania podpisów pacjentów zintegrowany z systemem AMMS

Ekrany dedykowane do składania podpisów to urządzenia np. Wacom czy Huion, które znajdą swoje zastosowanie w stałych punktach w jednostce medycznej np. w punkcie rejestracji czy punktach przyjęć planowych do szpitala. Połączone poprzez port hdmi i usb ze stanowiskiem komputerowym dają znajdującemu się przy rejestracji pacjentowi możliwość wyświetlenia wszelkich dokumentów oraz ich autoryzację. Co więcej, podgląd
on-line pozwala personelowi na nadzór i kontrolę poprawności wypełnianego formularza.
Ważne jest, by wielkość ekranu pozwalała na komfortowe zapoznanie się z treścią dokumentu i łatwą autoryzację własnoręcznym podpisem w odpowiednim polu dokumentu. Opierając się na naszym wieloletnim doświadczeniu rekomendujemy wykorzystywanie urządzeń z ekranami o przekątnej 16 cali. Pozwala to na wyświetlenie standardowego dokumentu formatu A4 we właściwej wielkości, dzięki czemu pacjent ma możliwość przeczytania dokumentu bez konieczności jego przybliżania czy przewijania.
Dzięki temu elektroniczne zgody pacjentów są pozyskiwane w sposób jasny dla pacjenta, który widzi kontekst składanego podpisu.
Z uwagi na najczęstsze stosowanie tego rozwiązania w miejscach, gdzie pacjent jest przyjmowany do placówki, typowymi dokumentami podpisywanymi przez pacjenta są formularze „pierwszego kontaktu” takie jak:

• klauzula RODO,

• upoważnienia do udzielania informacji o stanie zdrowia i udostępniania dokumentacji medycznej,

• oświadczenia eWUŚ,

• zgoda na pobyt w placówce i leczenie.

Podpis pacjenta na tablecie w systemie AMMS

Drugą grupę urządzeń tworzą mobilne tablety. Ich największą przewagą jest możliwość wykorzystania w dowolnym miejscu, w którym jest dostęp do szpitalnej sieci teleinformatycznej. Z tego względu tablety zastosowanie znajdują w tych miejscach, gdzie występuje konieczność podpisywania dokumentów przy łóżku pacjenta, a więc na szpitalnych oddziałach. Typowym dokumentem podpisywanym przy użyciu tabletów są wszelkiego rodzaju oświadczenia woli – wymagające zachowania formy pisemnej z autoryzacją poprzez własnoręczny podpis (np. zgoda na zabieg operacyjny lub diagnostyczny, upoważnienie do informacji o stanie zdrowia, zgoda na chemioterapię lub zgoda na wykonanie badania TK). W pełni mobilne urządzenia wyposażone w rysiki pozwolą na swobodną pracę z pacjentem, nawet w przypadku konieczności uzupełnienia dokumentów w salach chorych przy łóżku pacjenta. Proces wytwarzania i podpisywania dokumentów dla obu powyższych grup urządzeń jest zbliżony. W obu przypadkach pierwszym krokiem jest zlecenie wygenerowania wybranego formularza z poziomu konta pacjenta w systemie AMMS. Procedura generowania formularzy jest dokładnie taka sama jak dla zlecania wydruku formularza w formie tradycyjnej. Zlecenie przesyłane jest z AMMS do systemu IC Pen wraz z informacją, jaki dokument ma zostać utworzony, w kontekście jakiego pacjenta i zdarzenia medycznego, jakie dane mają zostać na dokumencie umieszczone i dla jakiego użytkownika HIS ma zostać udostępniony.
System IC Pen tworzy instancję formularza jednoznacznie przyporządkowaną z otrzymanym zleceniem i przekazuje ją do aplikacji, która jest powiązana z użytkownikiem HIS, który zlecił wygenerowanie dokumentu. Powiązanie następuje podczas uruchamiania aplikacji – użytkownik autoryzuje się w aplikacji danymi dostępowymi do systemu HIS.

Podpisywanie formularzy na ekranie i przesyłanie do systemu AMMS

W przypadku urządzeń z pierwszej grupy aplikacja jest uruchomiona w tle na komputerze, do którego podłączony jest ekran pacjenta. W aplikacji użytkownik ma możliwość m.in. wyświetlenia listy wszystkich formularzy wygenerowanych przez niego w HIS
i niepodpisanych jeszcze przez pacjentów. Każdy formularz na liście identyfikowany jest imieniem, nazwiskiem i numerem PESEL pacjenta, nazwą formularza oraz dokładnym czasem jego wygenerowania z HIS. W zależności od typu dokumentu na formularzu mogą znajdować się aktywne regiony pozwalające na dodanie (dopisanie z klawiatury) dodatkowych treści np. indywidualnych szczegółów planowanego zabiegu.
Czynność ta może być wykonana przed wyświetleniem treści dokumentu na urządzeniu.
Po zakończeniu edycji dokumentu formularz zostanie wyświetlony na ekranie pacjenta celem wypełnienia i/lub podpisania przez pacjenta. Podczas prezentacji dokumentu na ekranie pacjenta na ekranie głównym użytkownika dostępny jest podgląd wypełniania formularza w czasie rzeczywistym. W przypadku popełnienia błędu pacjent ma możliwość rozpoczęcia wypełniania dokumentu od początku. Po podpisaniu formularza przez pacjenta i zatwierdzeniu przez użytkownika dokument zostaje automatycznie przesłany do systemu AMMS i umieszczony na koncie pacjenta w widoku dokumentacji medycznej.
Podpis składany na urządzeniu jest podpisem biometrycznym.

Podsumowanie

Powyższy opis zastosowania systemu IC Pen dowodzi praktycznego zastosowania technologii i jej dostosowania do realiów placówek medycznych. Dzięki opracowanej integracji z systemem AMMS tworzone zgodnie z opisanymi powyżej procedurami dokumenty są z łatwością przesyłane do systemu dziedzinowego placówki medycznej. Następstwem tego jest sprawniejsza praca personelu medycznego oraz realne oszczędności finansowe dzięki rezygnacji z prowadzenia papierowej formy dokumentacji medycznej.
Elektroniczne zgody pacjentów zbierane przy wykorzystaniu tabletów i ekranów za sprawą integracji z innymi dostawcami systemów HIS (CGM, Comarch, Gabos, Kamsoft, Nexus Polska) pozwalają każdego dnia na ważna prawnie digitalizację tysięcy dokumentów
w ponad stu placówkach medycznych w Polsce.

Tomasz Łakota

Tomasz Łakota od 2019 roku związany z IC Solutions. Obecnie Regionalny Dyrektor ds. Sprzedaży, który swoją wiedzą i doświadczeniem wspiera przede wszystkim placówki medyczne w Polsce wschodniej oraz południowej. Z pasją pomaga szpitalom digitalizować dokumentację medyczną, w tym zgody pacjentów, oraz inicjuje tworzenie cyfrowych archiwów. Entuzjasta nowych technologii, a jednocześnie pragmatyk z głębokim zrozumieniem ich praktycznego zastosowania.