Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że organizacje mogą pracować wydajniej, być bardziej elastyczne, a przy tym redukować stałe koszty i ograniczyć niekorzystny wpływ na środowisko. Zarówno motywacja naszych klientów oraz różne w skali oddziaływania efekty cyfryzacji dowodzą, że likwidacja papierowej dokumentacji przynosi zaskakująco wiele.

Elektroniczne faktury, wiadomości e-mail, tworzenie i przechowywanie dokumentów w chmurze. To wszystko jest już dla wielu przedsiębiorstw codziennością i świadomym wyborem lub obowiązkiem dyktowanym przez rynek i konkurencję by podążać ścieżką paperless. Są firmy, a nawet całe branże, gdzie praca bez fizycznego papieru jest oczywista i nie stwarza trudności poza jednym wyjątkiem. Tym odstępstwem są sytuacje, gdy podczas podpisywania umowy, protokołu, składania wniosku itp. wymagane jest zachowanie formy pisemnej. Na szczęście ten stan może ulec zmianie dzięki takim rozwiązaniom, jak system IC Pen.

Rozwiązanie to (system IC Pen) znajduje zastosowanie w medycynie, gdzie digitalizowane są formularze, ankiety czy zgody na leczenie. System IC Pen pracuje również w Biurze Obsługi Klienta Enea S.A., w którym to digitalizowane są umowy na dostawę energii elektrycznej do klientów indywidualnych.
Ten sam system jest wykorzystywany do sporządzania dzienników pracy w elektrowniach wodnych zarządzanych przez TAURON Ekoenergia. Wreszcie system IC Pen pozwala monitorować jakość produkcji, tworzyć Elektroniczne Teczki Osobowe w zakładach produkcyjnych i uzyskiwać cyfrowe zgody pacjentów korzystających z usług klinik medycyny estetycznej i gabinetów kosmetycznych.
Tak obszerne i zróżnicowane wdrożenia technologii IC Pen nie byłyby możliwe bez możliwości zastosowania zróżnicowanych typów urządzeń, których unikatowe cechy ułatwiają digitalizację dokumentów oraz podpisów.
Z pomocą długopisów cyfrowych, tabletów oraz ekranów dedykowanych do zbierania podpisów można zdigitalizować większość dokumentów wymagających zachowania formy pisemnej dla zgody (własnoręcznego podpisu). Wykorzystując powyższe urządzenia pacjenci, klienci, czy też pracownicy mogą w bardzo łatwy i oszczędny sposób digitalizować dokumenty.

Sama digitalizacja dokumentów i zastąpienie papieru plikiem PDF to za mało by mówić o elektronicznym obiegu dokumentów. Konieczne jest wdrożenie najlepiej jednego i w pełni funkcjonalnego systemu dziedzinowego. Wyrażając się dość lakonicznie, chodzi o miejsce w chmurze lub serwerze fizycznym, które pozwoli wprowadzać, przekazywać, usuwać i redystrybuować dokumentację w formie elektronicznej. System, który ułatwi zarządzanie stworzoną i wprowadzoną do systemu dokumentacją. Przykładem takiego rozwiązania jest Szpitalny System Informacyjny HIS, który gromadzi wszystkie dane, dokumenty, wyniki badań, skierowania, zalecenia oraz zgody związane z pacjentem.
Innym przykładem systemów, które ułatwiają elektroniczny obieg dokumentów są takie systemy, jak TETA czy AMODIT.
Mówiąc o systemach dziedzinowych nie sposób nie wspomnieć o rządowym projekcie Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD), który ma usprawnić obieg dokumentacji w administracji i jednostkach samorządowych

Elektroniczny obieg dokumentów to także konieczność zagospodarowania dokumentacji zewnętrznej, dokumentacji przechowywanej w papierowych archiwach i innej wytwarzanej w postaci papierowej. Chcąc lepiej zarządzać dokumentacją i stworzyć szczelny system obiegu dokumentacji w formie cyfrowej nie można pominąć tych wspomnianych elementów. Z pomocą w takich przypadkach przychodzą wszystkim dobrze znane skanery. Powszechność tej technologii, jej prostota użytkowania ułatwia redukcję papierowej dokumentacji i wprowadzanie jej do systemu dziedzinowego.
W ramach szerokiego wsparcia, jakie oferuje IC Solutions przedsiębiorstwom, organizacjom i instytucjom w kwestii redukcji dokumentacji papierowej stworzyliśmy rozwiązanie IC Skaner. Jest to komponent systemu IC Pen, który może być zintegrowany z systemami do zarządzania dokumentacją i umożliwić przesyłanie skanowanej dokumentacji bezpośrednio do teczki osobowej pracownika, rekordu pacjenta czy klienta. Funkcją wyróżniającą IC Skaner na tle innych podobnych rozwiązań jest możliwość cyfrowego podpisu zeskanowanego dokumentu przed jego przesłaniem. Podpis może być dokonany za pośrednictwem dowolnego podpisu kwalifikowanego, podpisu ZUS PUE (rozwiązanie wykorzystywane przez placówki medyczne) lub wykorzystując do tego warstwę elektroniczną dowodu osobistego i aplikacji eDO App.

Nawet jeśli przedsiębiorstwo podejmie szereg działań i wdroży system obiegu dokumentów elektronicznych, który będzie wykorzystywał pełną pulę tworzonej dokumentacji wewnątrz organizacji, to może nastąpić “wyłom” w systemie. Tym przełamaniem jest często zewnętrzna dokumentacja, która dociera do organizacji od kontrahentów, partnerów, czy też instytucji państwowych. Cały ten zróżnicowany zbiór dokumentacji można określić mianem papierowej korespondencji zewnętrznej będącej konsekwencją tego, że każda instytucja i każde przedsiębiorstwo funkcjonuje w ściśle określonym środowisku podmiotów od siebie zależnych, a których sposób pracy nie zawsze musi opierać się na idei paperless i cyfrowym obiegu dokumentów. W takich sytuacjach konieczne jest zastosowanie urządzeń skanujących wprowadzających dokumentację papierową w formie elektronicznej do systemu, a w konsekwencji uszczelnienie systemu obiegu dokumentów.

Wskazując istotne elementy pozwalające osiągnąć elektroniczny obieg dokumentów w organizacji nie można pominąć czynnika ludzkiego. Nawet najlepiej zaprojektowany i zaimplementowany system elektronicznego obiegu dokumentów nie będzie wydajny, jeśli kultura pracy, nawyki i procesy nie zostaną zmienione lub nie zostaną stworzone na nowo w oparciu o elektroniczną dokumentację. W przeciwnym wypadku system może okazać się nie wydolny, nie pełny, a nawet funkcjonować równolegle z boku do tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów.

Zmieniając system obiegu dokumentów z papierowego na elektroniczny organizacja może liczyć również na optymalizację i poprawę efektywności pracy. Wynika to z faktu, iż dokumentacja elektroniczna jest łatwiejsza w zarządzaniu dzięki temu dostęp do niej staje się łatwiejszy. Oznacza to, że dokument w formie cyfrowej pozwala na korzystanie z niego przez wiele osób jednocześnie
i to znajdujących w zupełnie różnych lokalizacjach. Innym ważnym udogodnieniem, o którym warto wspomnieć jest możliwość wyszukiwania informacji w dokumentacji cyfrowej zdecydowanie szybciej i łatwiej niż ma to miejsce w analogicznej sytuacji z dokumentacją papierową.
Inną zaletą pracy z dokumentacją elektroniczną jest możliwość śledzenie czasu pracy i postępów pracowników. W przypadku dokumentacji elektronicznej można w łatwy sposób monitorować pracę pracowników, a tym samym usprawniać procesy, które zajmują zbyt wiele czasu.
Stwierdzając, iż elektroniczny obieg dokumentów ułatwia pracę warto wspomnieć również o automatyzacji, która w przypadku cyfrowej dokumentacji jest możliwa do wprowadzenia. Automatyczna i masowa wysyłka, automatyczne przesyłanie kopi dokumentów, czy też uruchomianie nowych procesów nie jest możliwe, jeśli korzysta się z tradycyjnej, papierowej dokumentacji.

Zastąpienie dokumentacji papierowej formą elektroniczną jest dziś czymś oczywistym, a nawet niezwykle pożądanym. Elektroniczny obieg dokumentów to wiele mierzalnych i niemierzalnych korzyści, które pozwalają każdej organizacji na rozwój, bycie bardziej elastyczną organizacją. Doświadczenia i wnioski naszych klientów dobitnie potwierdzają, że cyfryzacja dokumentacji otwiera nowe możliwości.