Elektroniczny podpis w firmie – 4 wskazówki jak tego nie robić

Elektroniczny podpis jak i sama idea bycia paperless są powszechnie znane, a co ważniejsze z powodzeniem wykorzystywane w medycynie, sprzedaży, produkcji czy kontrolingu. Pandemia wirusa Sars-cov-2 wywarła ogromny wpływ na zmianę sposobu postrzegania digitalizacji dokumentów i przyspieszyła procesy transformacji cyfrowej, które zostały zapoczątkowane przed 2020 rokiem. Natomiast w przedsiębiorstwach, które dotychczas wykorzystywały wyłącznie dokumentację papierową musiała nastąpić swoista rewolucja. Zmiana dotychczasowych metod pracy i implementacja technologii umożliwiającej wykorzystywanie e-dokumentów, była i jest konieczna zarówno dla normalnego funkcjonowania przedsiębiorstw, jak i ich dalszego rozwoju. Ważne jest jednak by zmiana procesów i implementacja technologii odbywały się w odpowiedni sposób.

IC Solutions podobnie, jak wiele innych firm zajmujących się digitalizacją dokumentów i cyfrowymi podpisami z chęcią dzieli się swoim know-how. Internet jest ogromnym zasobem wiedzy w tej materii oferując dziesiątki artykułów, poradników, czy też materiałów wideo znajdujących się na platformie YouTube. Należy jednak pamiętać, że nawet najlepiej opisane case study, webinary, czy e-booki dotyczące digitalizacji i elektronicznych podpisów nie zastąpią eksperckiej wiedzy oraz doświadczenia przedsiębiorstw oferujących swoje rozwiązania w zakresie digitalizacji dokumentów i podpisów. To właśnie ogromna praktyka i kwalifikacje, które nabywa się wraz z realizacją kolejnych projektów stanowią gwarancję powodzenia przy wdrożeniu elektronicznego podpisu w firmie. Nabyte doświadczenie pozwala uniknąć wielu błędów na etapie przygotowania, jak i ostatecznej implementacji najlepszego rozwiązania dla konkretnego przedsiębiorstwa.

Elektroniczny podpis w firmie oznacza zazwyczaj konieczność zakupu dodatkowych lub zupełnie nowych urządzeń (np. długopisów cyfrowych, tabletów, ekranów dedykowanych do zbierania podpisów czy czytników). W takiej sytuacji kierowanie się kryterium “im taniej tym lepiej” nie jest wskazane. Oczywiście na rynku jest wielu producentów i dystrybutorów urządzeń elektronicznych, które spełniają swoje funkcje. Jednak wdrożenie elektronicznego podpisu przez firmę jest niezwykle wrażliwym elementem, który może rzutować na jej funkcjonowanie (aspekty formalno-prawne). Dlatego też szukanie najlepszych cen tabletów, czy też innych urządzeń koniecznych do wdrożenia e-podpisu na portalach aukcyjnych może okazać się nie najlepszym działaniem.
Blisko 10 lat doświadczenia w digitalizacji dokumentów przez IC Solutions pozwala wnioskować, że warto kierować się innymi kryteriami podczas wyboru urządzeń do zbierania podpisów cyfrowych. Przede wszystkim urządzenia powinny spełniać wymagania techniczne pozwalające na wdrożenie e-podpisów (np. tablety zawierające aktywne rysiki umożliwiające zbieranie cech behawioralnych podpisu). Po drugie funkcjonalność urządzeń, z których mają korzystać pracownicy czy klienci. Długopisy cyfrowe powinny być wygodne w obsłudze i zbliżone wyglądem do zwykłych tradycyjnych długopisów. Nasze doświadczenia pokazują, że tablety czy też ekrany dedykowane do zbierania podpisów powinny mieć na tyle dużą rozdzielczość ekranów by móc zaprezentować kontekst składanego podpisu. Również czytniki wykorzystywane do cyfrowej autoryzacji dokumentów powinny być wykonane w sposób ergonomiczny, a platformy internetowe pozwalające na elektroniczne podpisy stworzone o jak największej wygodzie użytkowników zgodnie z najlepszymi praktykami user experience. Postępując w ten sposób każde przedsiębiorstwo jest w stanie wyeliminować ewentualne problemy techniczne i trudności w użytkowaniu wdrożonego rozwiązania przez pracowników oraz klientów.
Nie bez znaczenia pozostaje również kwestia ewentualnej gwarancji zakupionych urządzeń. W przypadku firm sprzedających za pośrednictwem portali aukcyjnych lub mających swoje siedziby poza Europą reklamacja może być utrudniona bądź w ogóle nie możliwa w praktyce. Dlatego też dokonując zakupu długopisów cyfrowych, czy też tabletów warto kierować się nie tylko kryterium najniższej ceny.

Właściwe przygotowanie przedsiębiorstwa jest jednym z elementarnych warunków powodzenia transformacji cyfrowej. Nim elektroniczny podpis zostanie wdrożony w firmie należy przeprowadzić szczegółowy audyt dokumentów i procesów, w których są wykorzystywane dokumenty. Właściwa kontrola obiegu dokumentów jest punktem wyjścia do poszukiwania najlepszego rozwiązania pozwalającego zdigitalizować proces ich obiegu. Korzystając z eksperckiej wiedzy firm takich, jak IC Solutions można sprawnie przeprowadzić audyt dokumentacji i procesów, które zachodzą z ich udziałem.
Za równie istotny elementem przygotowania do transformacji cyfrowej należy uznać dobór najlepszego rozwiązania. Takiego, które będzie dopasowane do możliwości, warunków działania, potrzeb danego przedsiębiorstwa oraz uwzględnienia wiedzy i zdolności osób mających korzystać z podpisu elektronicznego (klienci i pracownicy).
W kontekście przygotowania przedsiębiorstwa do wprowadzenia podpisu cyfrowego istotnym jest wybór technologii, która spełni wszystkie potrzeby oraz oczekiwania przedsiębiorstwa. Podjęcie takiej decyzji bez specjalistycznej wiedzy i doświadczenia może okazać się niezwykle trudne. Wynika to z faktu, iż należy rozważyć takie aspekty każdego rozwiązania, jak:
– dostosowanie do obecnych i przyszłych potrzeb przedsiębiorstwa,
– wydajność rozwiązania,
– ergonomia pracy,
– koszt wdrożenia oraz eksploatacji,
– łatwość użytkowania zarówno przez pracowników, jak i klientów.

Na szczęście bazując na doświadczeniu zewnętrznych firm oferujących usługi elektronicznego podpisu, wybór odpowiedniej technologii jest zdecydowanie łatwiejszy.
Ostatnim aspektem, który należy koniecznie wziąć pod rozwagę podczas przygotowywania firmy do wdrożenia e-podpisu jest obliczenie opłacalności takiej inwestycji, czyli ROI (czytaj więcej Czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna?). Zrezygnowanie z papierowej dokumentacji na ogół jest decyzją, która stosunkowo szybko przynosi pozytywne i policzalne efekty. Jednak każda firma i każdy proces to inny przykład, który należy odpowiednio przeanalizować. Dlatego ważnym jest policzenie zwrotu z inwestycji w technologię umożliwiającą wprowadzenie cyfrowych dokumentów i e-podpisów. Co więcej pozwoli to zaplanować plan wdrożenia w taki sposób by jak najszybciej osiągnąć mierzalne efekty wynikające z inwestycji w digitalizację dokumentacji.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą to ten punkt Ciebie nie dotyczy. Jednak w znaczna większość firm, które chcą być paperless zatrudniają co najmniej kilka kilkanaście osób. Wynika to z faktu, iż dopiero taka skala prowadzenia przedsiębiorstwa generuje odpowiednią ilość dokumentów papierowych, a co się z tym wiąże kosztów, których ograniczenie jest rentowne poprzez wdrożenie elektronicznej dokumentacji i e-podpisów. Pracownicy i ich zaangażowanie w proces digitalizacji stanowi zasadniczy czynnik wpływający na powodzenie całego przedsięwzięcia. Zdobyta wiedza, audyt dokumentacji i procesów, obiecujące wyliczenia zwrotu z inwestycji w cyfryzację dokumentów oraz technologia i firma wdrożeniowa dobrane ze szczególną starannością mogą być niewystarczające by odnieść sukces, jeśli w proces digitalizacji nie zostaną zaangażowani pracownicy przedsiębiorstwa.
Sama wola wdrożenia idei ograniczenia papieru w organizacji, którą zechce wprowadzić prezes firmy, czy też inne osoby na stanowiskach kierowniczych to zdecydowanie za mało. Choć kwestia zaangażowania pracowników została poruszona, jako ostatni argument przemawiający za tym by nie wprowadzać digitalizacji dokumentacji na własną rękę, to jest on czynnikiem newralgicznym decydującym o ostatecznym sukcesie lub porażce. Żaden prezes ani kierownik nie zdoła wdrożyć elektronicznego podpisu w firmie, jeśli nie przekona pracowników, że zmiana przyniesie korzyści zarówno dla samego przedsiębiorstwa, jak i dla pracowników. Dlatego też warto dołożyć starań by pracownik zdobył wiedzę na temat zysków wynikających z cyfryzacji dokumentów i wprowadzenia e-podpisów oraz sposobu w jaki zaimplementowana technologia będzie wykorzystywana. Ważnym jest by elektroniczny podpis i postępujące z nim pozytywne zmiany były odpowiednio zaprezentowane pracownikom. Zalety wynikające ze stosowania elektronicznego podpisu muszą być wyeksponowane i dotyczyć zarówno tych istotnych z perspektywy przedsiębiorstwa (oszczędność środków, optymalizacja procesów itd.), jak i z perspektywy pracowników i ich codziennej pracy (automatyzacja pracy, oszczędność czasu, łatwy i szybki dostęp do danych).

Elektroniczny podpis w firmie i możliwości jakie daje przedsiębiorstwom są powszechnie znane (czytaj więcej o korzyściach podpisu na tablecie), a dzięki postępowi technologicznemu staje się coraz bardziej dostępny również dla małych i średnich przedsiębiorstw. Istotnym pozostaje jedynie aspekt odpowiedniego przygotowania firmy do transformacji cyfrowej oraz samego wdrożenia wybranej technologii tak, by osiągnąć pełny sukces zarówno finansowy (ROI), wizerunkowy, jak i ludzki – ułatwiając pracę pracownikom.