Nie tylko szpitale i przychodnie korzystają z systemu IC Pen. Od kilku tygodni elektroniczny podpis na tablecie jest wykorzystywany w Departamencie Informatyki Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej w Warszawie (MFiPR). System IC Pen został wdrożony w celu wykluczenia papierowego obiegu dokumentów podczas procesu wydawania i zwracania urządzeń IT. Wykorzystanie tabletów iPad z aktywnymi rysikami pozwoliło na całkowite odejście od papierowej formy dokumentów zachowując przy tym procedurę pisemnego poświadczenia.

System IC Pen daje możliwość skutecznej i ważnej prawnie digitalizacji dokumentów w wielu obszarach, gdzie dąży się do redukcji lub całkowitego wyeliminowania dokumentacji papierowej w ramach idei paperless. Opracowany system może współpracować m.in. z tabletami, których mobilność, długi czas pracy i łatwość obsługi pozwala na tworzenie dokumentacji niemalże w każdych warunkach. Co więcej, rozwiązanie, które zostało wdrożone w Departamencie Informatyki MFiPR, całkowicie wyeliminowało dokumentację papierową w procesie, który został objęty cyfryzacją. Redukcja papieru jest ogromna i natychmiast zauważalna. Elektroniczne podpisy na tablecie umożliwiły usprawnienie procesu oraz przyczyniają się do zmniejszenia ilości przechowywanej dokumentacji w formie papierowej.

Doświadczenie we współpracy z wieloma innymi organizacjami podpowiada nam, że pierwsze wdrożenie w departamencie informatyki nie będzie ostatnim w tym ministerstwie. Dotychczasowa praktyka współpracy z biznesem, organizacjami czy placówkami medycznymi dowodzi, że digitalizacja jednego procesu, jeśli jest przeprowadzona właściwie, pociąga za sobą kolejne działania zmierzające do ograniczenia papieru. Wówczas mamy do czynienia ze swoistą kulą śnieżną cyfryzacji, która rośnie. Efekty będące następstwem odejścia od papierowej dokumentacji są najlepszym argumentem za digitalizacją kolejnych procesów dążąc do jak najmniejszego wykorzystywania papieru jako nośnika danych. Co więcej, planując digitalizację działań, na ogół możliwe jest policzenie zwrotu z inwestycji (czytaj więcej – Czy digitalizacja dokumentów jest opłacalna?) w rozwiązania, które to umożliwiają. Tak twarde dane oraz sprawdzone praktyki stają się najsilniejszymi argumentami motywującymi do dalszej digitalizacji dokumentów.

System IC Pen z powodzeniem jest stosowany w branży energetycznej, w sprzedaży, monitorowaniu jakości produkcji, systemie opieki zdrowotnej, a za sprawą wdrożenia w MFiPR znajduje także zastosowanie w administracji. Mamy nadzieję, że wkrótce kolejne organizacje i branże zaczną wdrażać ideę ograniczenia dokumentacji w formie papierowej, a elektroniczne podpisy na tablecie staną się powszechne zarówno w biznesie, jak i administracji.