Jak być paperless? Praktyczne wskazówki dla firm

Jak być paperless, gdy otaczają nas papierowe umowy, faktury i inne niezmiernie ważne dokumenty wymagające przechowywania i archiwizacji? W niemal każdej firmie na regałach stoją teczki pełne kartek, notatek i pism. Czy faktycznie jesteśmy skazani na trzymanie ich przez lata? Czy Twoja firma może ograniczyć wykorzystanie papieru? Digitalizacja dokumentów (ang. paperless), to eliminacja tradycyjnego, papierowego obiegu pism na rzecz ich cyfrowej wersji. Poznaj proste i praktyczne wskazówki, dzięki którym zmniejszysz ilość papierowych dokumentów w Twojej firmie oraz wdrożysz cyfrowy obieg dokumentów.

Spis treści

Digitalizacja dokumentów, bo o niej mowa, to eliminacja tradycyjnego, papierowego obiegu pism na rzecz ich cyfrowej wersji. Filozofia paperless sprowadza się do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, elektronicznej archiwizacji dokumentów czy podpisu cyfrowego, co wprost prowadzi do wyeliminowania papierowych dokumentów. W dużym uproszczeniu można uznać, że jest to plan zbudowania przedsiębiorstwa bez papieru – a przynajmniej takiego, w którym zużycie kartek jest mocno ograniczone.

Po raz pierwszy pojęcie „biura bez papieru” pojawiło się w połowie lat 70. XX wieku. Firma Micronet Inc. (która zajmowała się automatycznym wyposażeniem biurowym) użyła go w kontekście handlowym w 1978 r. Zatem „bycie paperless” nie jest niczym nowym – to nie tylko chwilowa moda w czasie pandemii, to proces, który postępuje i prędzej czy później obejmie większość firm. Choć dziś niektórym firmom bycie paperless może wydać się niemożliwe, to ostatecznie prowadzenie biznesu bez papieru stanie się czymś tak naturalnym, jak praca z wykorzystanie komputerów, czy telefonów komórkowych.
Obecnie wśród największych firm, które wcieliły w życie ideę paperless są przedsiębiorstwa z różnych branż, zarówno z Wielkiej Brytanii, USA, Francji, Niemiec, Hiszpanii, Japonii, Estoni czy Australii: usługi finansowe (np. doxo), doradcy inwestycyjni (np. Stockspot) czy twórcy oprogramowań (np. Goodlord).
Ideę paperless popiera też jeden z największych banków świata, czyli Bank of America.
W Polsce przedsiębiorcy dopiero zaczynają dostrzegać zalety digitalizacji procesów biznesowych i realizacji polityki paperless. Według raportu stworzonego przez Asseco Data Systems w 2020 roku aż 40% badanych nie planowało w ciągu najbliższych dwóch lat wdrożenia podpisu elektronicznego i stania się bardziej paperless, a niemal 23% badanych nie stosowało i nie zamierzało wdrażać takich rozwiązań. Co napawa optymizmem to fakt, że aż niemal 80% firm, które wdrożyło filozofię paperless, planuje następne takie projekty. W Polsce wdrożeniem idei paperless mogą się pochwalić między innymi firmy z branży logistycznej zajmujące się np. transportem żywności Grupa Raben czy znana wszystkim sieć sklepów Żabka oraz bank PKO.

Jednym z najłatwiejszych sposobów na wdrożenie paperless w firmie jest wykorzystywanie cyfrowej dokumentacji. W obecnych realiach jest to stosunkowo proste i tanie rozwiązanie. Co więcej, nie wszystkie dokumenty wymagają podpisu, więc wdrożenie drogiej i skomplikowanej technologii np. podpisu biometrycznego nie zawsze jest konieczne.
Cyfrowe dokumenty a w ich następstwie elektroniczny obieg dokumentów nawet między pracownikami jest jednym z pierwszych dowodów na to, jak paperless zmienia sposób funkcjonowania organizacji i niesie ze sobą korzyści dla biznesu.

Przedsiębiorstwa, w których została lub właśnie jest przeprowadzana transformacja cyfrowa wykorzystują na co dzień elektroniczny obieg dokumentów. Odejście od papierowej dokumentacji niejako stanowi fundament budowania cyfrowego obiegu dokumentów i digitalizacji procesów. Tak zwane e-dokumenty mogą być tak samo ważne – a ich przesłanie zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż wysłanie dokumentów tradycyjną pocztą lub zamówienie kuriera.
Oszczędność miejsca w przestrzeni biurowej oraz błyskawiczny dostęp do informacji niezależnie od tego, która jest godzina czy w jakim miejscu w tej chwili pracujemy, to tylko najbardziej oczywiste korzyści ze wdrożenia elektronicznych dokumentów.

Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Transformacja cyfrowa, a stare nawyki

Transformacja cyfrowa. Nie tylko zyski się liczą

Paperless – narzędzia pomocne w digitalizacji dokumentów

W szybko zmieniającym się środowisku biznesowym istotnym jest posiadanie zdolności do sprawnego reagowania i dostosowywania się. Jednym ze sposobów, by tego dokonać jest wdrożenie systemu do zarządzania dokumentacją, który może pomóc w przekształceniu firmy w nowoczesną i elastyczną organizację. Taki system nie tylko wprowadza elektroniczny obieg dokumentów, ale przynosi konkretne korzyści dla biznesu, wśród których warto wymienić:

– oszczędność czasu,
– automatyzacja procesów,
– poprawa bezpieczeństwa,
– optymalizacja kosztów.

System do zarządzania dokumentacją jest oprogramowaniem, które pozwala na zarządzanie i tworzenie dokumentów w formie elektronicznej. Istotą tego typu rozwiązań jest to, by zarządzanie dokumentami było łatwe i wygodne m.in. dzięki takim funkcją jak: udostępnianie dokumentów online, ich edytowanie, szybkie wyszukiwanie oraz zabezpieczanie.
Bycie firmą paperless to nie tylko ograniczenie wydatków związanych z obiegiem dokumentów, ale również ogromna wygoda dla pracowników, klientów i kontrahentów za sprawą posługiwania się elektroniczną dokumentacją.

W kontekście bycia paperless i zastosowania systemu do zarządzania dokumentacją cyfrową koniecznie należy wspomnieć o możliwości wykorzystania licznych integracji z innymi systemami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwach. Firma paperless to nie tylko digitalizacja podpisywanych umów z klientami, ale także cyfryzacja dokumentacji dotyczącej produkcji, procesów związanych z logistyką i magazynowaniem, a nawet dokumentów tworzonych w ramach zatrudniania pracowników.
Pozbywając się papieru i wdrażając system do zarządzania dokumentami w postaci elektronicznej, możemy mówić o wielowymiarowych oszczędnościach dotyczących czasu, pieniędzy, zasobów, a nawet przestrzeni biurowej. Tak więc polityka paperless przynosi korzyści na wielu płaszczyznach i udowadnia, że biznes bez papieru to nie tylko lepsze zarządzanie obiegiem dokumentów czy podpisywanie dokumentów online.

Jeszcze do niedawna wydawało się, że na każdym egzemplarzu umowy muszą znaleźć się podpisy wszystkich zainteresowanych stron. Podpisanie umów wiązało się więc z drukowaniem kilku kopii – a przecież nieraz zdarza się, że umowy liczą sobie więcej niż jedną czy dwie strony. Dzięki systemowi IC Pen w czasie pisania długopisem cyfrowym po papierze automatycznie tworzy się wersja elektroniczna, dlatego wystarczy wydrukowanie zaledwie jednego egzemplarza umowy, podpisanie go i wręczenie klientowi, a w firmie pozostaje wyłącznie dokument w wersji cyfrowej. Wykorzystanie podpisu cyfrowego to nie tylko oszczędność i komfort, ale także zwiększenie bezpieczeństwa procesów biznesowych.
Długopis cyfrowy jest doskonałym przykładem tego, jakie możliwości daje nowoczesna technologia, by firma mogła wdrażać praktykę paperless bez konieczności rewolucjonizowania dotychczasowych metod pracy.
Współczesny rozwój technologii sprawia, że narzędzia paperless są nie tylko przydatne, znajdują zastosowanie w najmniej oczywistych warunkach, ale przede wszystkim dowodzą, że paperless staje się rozwiązaniem w zasięgu większości przedsiębiorstw oraz organizacji.

Pamiętasz, kiedy ostatnio dostałeś na ulicy ulotkę do ręki? A co z nią zrobiłeś potem? Ile procent papierowych broszur czy katalogów zostaje w naszych firmach lub domach, a ile trafia do kosza? Wdrożenie strategii paperless może przyjąć bardzo przyziemny i prosty wymiar, czego przykładem mogą być materiały marketingowo-sprzedażowe w formie elektronicznej.
Wykorzystywanie ofert i ulotek wyłącznie w wersji cyfrowej – to niewątpliwe oszczędności zarówno dla firmy, jak i dla środowiska. Ale to nie jest ich jedyna zaleta. Posiadając katalog w wersji cyfrowej w każdej chwili możemy go pokazać – nie tylko, gdy skończy się na targach czy podczas konferencji wydrukowana wersja, ale i wielu w innych sytuacjach – na bankiecie, w pociągu czy na przerwie w trakcie spotkania. Ponadto w liczącym kilkaset stron cyfrowym katalogu łatwiej jest też odszukać to, na czym nam zależy – dzięki wyszukiwarce słów kluczowych. 
Już tak proste działania pokazują, że korzyści z paperless są od razu zauważalne i to bez wielkiego nakładu środków na digitalizację procesów związanych dokumentacją papierową.

Zamiast drukować faktury i wysyłać je pocztą lub kurierem warto zacząć przesyłać je elektronicznie. Czas dotarcia e-faktury do klienta jest zdecydowanie krótszy, niż jej papierowego odpowiednika. W ten prosty sposób możesz znacząco skrócić się czasu przesyłu dokumentów. Zmniejsza się także czas poświęcany na fakturowanie – ilość zaoszczędzonych w ten sposób godzin widać najlepiej w przypadku firm, które każdego miesiąca wystawiają tysiące nowych faktur.
Dzięki wykorzystaniu e-faktur zarządzanie dokumentacją jest sprawniejsze, a digitalizacja procesów może być realizowana również w obszarze sprzedaży i obsługi klientów. Dodatkowo archiwizacja dokumentacji jest łatwa i tania w porównaniu do tradycyjnego rozwiązania opartego na papierowych fakturach. Poza tym dochodzą kolejne oszczędności: papieru, tuszu, kopert czy usług kurierskich.

System IC Pen umożliwia tworzenie dokumentacji cyfrowej w prosty i sprawny sposób, wykorzystując do tego m.in. tablety. Przy stanowiskach obsługi klienta, w recepcjach i innych podobnych miejscach zamiast papierowych umów bardzo dobrze sprawdza się podpisywanie dokumentów na ekranach tabletów.
Rozwiązanie to jest możliwe dzięki systemowi IC Pen (czytaj więcej o podpisie elektronicznym na tablecie), który zbiera cechy behawioralne podpisu biometrycznego, zapewniając ważność prawną takiego dokumentu. W efekcie wszystkie dokumenty wymagające złożenia podpisu przez pracownika lub klienta mogą być podpisane na ekranie urządzenia bez konieczności drukowania dokumentów.
Co ważne takie rozwiązanie nie tylko przyczynia się do optymalizacji kosztów, ale stanowi również istotny komponent w systemie digitalizacji procesów biznesowych, gdyż pozwala na wprowadzenie pewnych automatyzacji poprzez wykluczenie wykonywania powtarzalnych czynności (np. skanowanie, ręczne wprowadzanie umowy do systemu, przesyłanie umowy do centrali itp.).
Digitalizacja dokumentów poprzez wykorzystanie podpisu biometrycznego i tabletów to jeden z prostych kroków na ograniczenie zużycia papieru i wdrożenie strategii paperless.

Pamiętasz, ile stron (i pytań) liczyła ankieta, którą przygotowywałeś lub wypełniałeś – czy to na studiach, czy przed wizytą u lekarza lub w jakimkolwiek innym miejscu? Nie tylko przygotowanie dużego kwestionariusza z wieloma skalami zajmuje masę czasu, ale równie czasochłonne jest przeniesienie odpowiedzi do odpowiednich programów. Tu także pomaga system IC Pen – do tego typu badań możesz wykorzystać zarówno długopis cyfrowy, jak i tablet lub ekran podpisu, które pozwalają na wygodne wypełnianie dokumentów bez konieczności ich drukowania.

Jeśli bliska jest Ci koncepcja CSR (ang. Corporate Social Responsibility), czyli strategia zarządzania, zgodnie z którą przedsiębiorstwa w swoich działaniach dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne i aspekty środowiskowe, to wdrożenie idei paperless w życie jest wyłącznie kwestią czasu. Bycie społecznie odpowiedzialnym to nie tylko inwestowanie w zasoby ludzkie czy kształtowanie relacji z otoczeniem, ale także ochrona środowiska. Budowanie biznesu bez papieru jest właśnie działaniem, dzięki któremu nie tylko zmniejszamy ilość dokumentów w firmie (co za tym idzie chronimy środowisko naturalne, przyczyniając się do zmniejszenia wycinki lasów), ale i usuwamy wiele działań, które niekorzystnie wpływają na środowisko naturalne.
Jeśli chcesz nie tylko usprawniać procesy w swoim przedsiębiorstwie, ale i brać udział w tworzeniu bezpiecznych, wygodnych i ekologicznych rozwiązań dla biznesu, warto zainteresować się kulturą paperless, bo mniej papieru w firmie to więcej korzyści dla niej.

Choć zdarza się, że prawo nie nadąża za nowymi technologiami, w przypadku podpisów cyfrowych i dokumentów elektronicznych sytuacja wygląda inaczej. Już dwadzieścia lat temu pojawiła się pierwsza jaskółka – dotyczyła ona podpisu elektronicznego. Od kilku lat prawo zmienia się coraz szybciej, ponieważ sytuacji, w których możliwe jest korzystanie z elektronicznych form dokumentów, wciąż przybywa.
W Polsce podpis elektroniczny jest regulowany przed dwa akty prawne. Pierwszy z nich to ustawa o usługach oraz identyfikacji elektronicznej z 2006 roku. Do drugiego, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego 910/2014, zwanego rozporządzeniem eIDAS, Ustawa odwołuje się bezpośrednio. I to właśnie ten dokument – eIDAS – od 1 lipca 2016 roku reguluje i określa warunki, na jakich uznawane są przez państwa członkowskie Unii Europejskiej środki identyfikacji elektronicznej oraz ustanawia ramy prawne dla podpisów czy dokumentów elektronicznych, takich jak umowy, aneksy itd., które wcześniej wymagały tradycyjnego podpisu.
W myśl przepisów tego rozporządzenia nie można odmówić skutku prawnego podpisowi elektronicznemu, nawet jeśli podpis ten jest podpisem elektronicznym lub nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych (które w myśl rozporządzenia są równoważne podpisowi własnoręcznemu). Tzw. kwalifikowany podpis elektroniczny to taki, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Dzięki niemu możemy zawierać np. umowy – o pracę, o przeniesienie autorskich praw majątkowych czy dotyczące pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości – wszystkie te dokumenty, dla których prawo zastrzega konieczność zachowania formy pisemnej.

Digitalizacja dokumentów i przechowywanie ich w chmurze to inteligentny sposób na usprawnienie pracy i zapewnienie dostępu do informacji z dowolnego miejsca i w każdym czasie. Zastąpienie papierowej dokumentacji formą cyfrową pozwala również na zwiększenie bezpieczeństwa dokumentacji.
Fizyczne dokumenty mogą zostać utracone lub uszkodzone poprzez zalanie, lub pożar. W przypadku elektronicznej dokumentacji, która jest przechowywana w chmurze, podobne ryzyko jest zdecydowanie mniejsze. Dzięki możliwości szyfrowania oraz tworzenia kopii zapasowych dużo łatwiej jest chronić i zabezpieczać dokumenty. Oczywiście by było to możliwe, ważne jest przestrzeganie odpowiednich procedur dotyczących bezpieczeństwa, tworzenia dokumentacji oraz ich udostępniania.

W obecnych czasach firma powinna działać sprawnie i reagować na zachodzące zmiany w jej otoczeniu biznesowym. By było to możliwe warto, by kultura paperless była obecna na każdym etapie pracy z dokumentami. Powinno dotyczyć to nie tylko tworzenia dokumentacji, ale także w odniesieniu do dokumentacji, która już powstała i jest archiwizowana.
Główną korzyścią z cyfryzacji papierowej dokumentacji jest sprawne wyszukiwanie i wykorzystywanie utworzonej już dokumentacji. W praktyce ma to przełożenie na szybki i wygodny dostęp do bazy informacji, która jest przechowywana w postaci elektronicznej.
Cyfrowa archiwizacja dokumentacji zapewnia również bezpieczny sposób przechowywania poufnych informacji i ograniczenia ryzyka jej zniszczenia (np. poprzez zalanie, pożar, przypadkowe zniszczenie).
W kwestii elektronicznego archiwum dokumentacji warto podkreślić również aspekt dotyczący bezpieczeństwa. Zcyfryzowane archiwum podobnie jak bieżąca elektroniczna dokumentacja może być efektywnie chroniona przed osobami postronnymi. Elektroniczne repozytorium dokumentów, do którego trafiają zdigitalizowane dokumenty, jest dużo łatwiej zabezpieczyć przed nieuprawnionym dostępem.
Warto również wspomnieć, że elektroniczne archiwum dokumentów daje możliwość zaoszczędzenia przestrzeni biurowej, która może być dużo lepiej zagospodarowana, gdy znikną z niej regały wypełnione tysiącami metrów tradycyjnego papierowego archiwum.

Choć do niedawna mogło się wydawać, że drukowanie i skanowanie dokumentów jest nieodzownym elementem prowadzenia firmy, to okazuje się, że wcale tak nie musi być. Trend paperless jest coraz powszechniejszy, oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy przemawia za wdrożeniem systemu opierającego się na elektronicznej dokumentacji.
Oprócz korzyści dla środowiska wdrożenie idei paperless przynosi także profity przedsiębiorstwu. To nie tylko usprawnienie dotychczas stosowanych procesów i digitalizacja obiegu dokumentów w firmie. Wszystkie niezbędne pisma są archiwizowane, uaktualniane na bieżąco i łatwo edytowalne, dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów. Poza tym przesłanie np. e-faktury zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż pójście na pocztę. Mogłoby się  wydawać, że to niewiele, to każda – nawet niezbyt duża – zmiana przynosi wymierne oszczędności, zarówno jeśli chodzi o czas pracownika, jak i koszty dla firmy. 
Według EY przedsiębiorstwa świadczące usługi finansowe mogłyby zaoszczędzić aż 1,3 miliarda funtów rocznie rezygnując z papieru. Paperless staje się często strategią dla przedsiębiorstw, które chcą zwiększyć wydajność operacyjną procesów i być bardziej efektywni kosztowo, a także przyjaźni dla środowiska.

„Kto się nie rozwija ten się cofa” – te słowa Johanna Wolfganga Goethego ilustrują to, co dzieje się obecnie – szczególnie jeśli chodzi o nowe technologie. W niezwykle szybko zmieniającym się świecie dostosowywanie się do nowych rozwiązań nie zawsze przechodzi bezboleśnie. Doświadczeni szefowie i menagerowie wiedzą, że czasami trzeba dać więcej czasu na to, by pogodzić się ze zmianą i ją zaakceptować. Wdrożenie paperless jest właśnie jedną z takich zmian – nasze przyzwyczajenie do papieru (jak pokazało badanie EY z 2018 roku) jest niezwykle silne, a procesy ograniczania kosztownej dokumentacji papierowej postępują powoli (jak wynika z raportu „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” przygotowanego przez Asseco Data Systems).
Coraz częściej zdarzają się sytuacje, w których to klienci proszą o możliwość elektronicznego potwierdzania dostaw. Zatem zmiana może dokonać się też oddolnie za sprawą oczekiwań klientów lub inicjatywy pracowników.
W kontekście biznesowym zdecydowanie bardziej niż kiedyś liczy się także upraszczanie procesów, jakość współpracy i realizacja usług, a nie tylko aspekt cenowy. Wdrożenie strategii paperless nie tylko może ułatwić podjęcie decyzji, ale i usprawnić procesy sprzedażowe, obsługę klientów, support, czy działania związane z produkcją i logistyką.

Korzyści, które wynikają z bycia firmą paperless, są nie do przecenienia. Należy jednak pamiętać, że przy stale rosnącej ilości dokumentów cyfrowych, kluczowa jest wiedza, którą posługują się pracownicy. Niezbędne jest przekazywanie i ciągłe aktualizowanie wiedzy dotyczącej tego, w jaki sposób tworzyć, udostępniać, chronić oraz prowadzić archiwum dokumentacji elektronicznej.
Tylko w ten sposób możliwe jest wdrożenie paperless i czerpanie z tego maksymalnych korzyści, a przy tym zapewnienie bezpieczeństwa procesów oraz informacji.
Szkolenie pracowników w zakresie realizacji cyfrowego obiegu dokumentów nie tylko pomoże im wykonywać swoje zadania bardziej efektywnie, ale również zapewni, że dane firmy są bezpieczne i łatwo dostępne.
Jeśli chodzi o zarządzanie dokumentami cyfrowymi, istnieje kilka istotnych umiejętności, w które muszą być wyposażeni pracownicy. Po pierwsze, powinni mieć solidną wiedzę na temat różnych formatów plików, narzędzi (systemów i programów) oraz możliwości przechowywania dokumentów w sposób zgodny z przyjętymi zasadami. Po drugie muszą znać firmowy system zarządzania dokumentami i wiedzieć, jak skutecznie się nim posługiwać.
Innym krytycznym aspektem dotyczącym szkolenia pracowników jest przekazanie wiedzy dotyczącej tego, w jaki sposób należy katalogować i oznaczać cyfrowe dokumenty. Dzięki temu łatwe stanie się ich wyszukiwanie oraz udostępnianie. Pracownicy muszą być również przeszkoleni w zakresie właściwych metod tworzenia kopii zapasowych dokumentów cyfrowych, aby zapobiec utracie danych w przypadku awarii systemu.
Przekazanie i ciągłe aktualizowanie wiedzy dotyczącej wszystkich aspektów dokumentacji elektronicznej w organizacji gwarantuje, że digitalizacja dokumentów odniesie sukces.

Choć do niedawna mogło się wydawać, że drukowanie i skanowanie dokumentów jest nieodzownym elementem prowadzenia firmy, to okazuje się, że wcale tak nie musi być. Trend paperless jest coraz powszechniejszy, oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy przemawia i przekonuje. Dlatego z każdym rokiem zwiększa się zainteresowanie systemami dającymi możliwości elektronicznej komunikacji z klientami i przesyłania danych w wersji cyfrowej.
Powyższa lista jest potwierdzeniem tego, że za pomocą niewielkich działań możemy wdrażać transformację cyfrową w przedsiębiorstwach. Wymaga to zmiany naszych przyzwyczajeń, ale są to zmiany na lepsze. Jeśli możesz ułatwić przy tym procesy zachodzące w firmie czy przyczynić się do ograniczenia zużycia papieru to, czemu się do niej nie przekonać?
Dziś co raz więcej dużych i małych firm zadaje sobie pytanie, jak być paperless? Obecnie to nie tylko działanie proekologiczne, ale i wymierne korzyści, dzięki którym firmy mogą obniżyć koszty oraz przyspieszyć przepływ informacji.