Jak być paperless? 6 praktycznych wskazówek

Jak być paperless, gdy otaczają nas koszulki, w które wkładamy umowy, faktury i inne niezmiernie ważne dokumenty wymagające przechowywania i archiwizacji? W niemal każdej firmie na regałach stoją teczki pełne kartek, notatek i pism. Czy faktycznie jesteśmy skazani na trzymanie ich przez lata? Czy Twoja firma może ograniczyć wykorzystanie papieru? Digitalizacja dokumentów (ang. paperless), to eliminacja tradycyjnego, papierowego obiegu pism na rzecz ich cyfrowej wersji. Oto 6 praktycznych wskazówek, dzięki którym zmniejszysz ilość papierowych dokumentów w Twojej firmie.

Spis treści

Digitalizacja dokumentów (ang. paperless), bo o niej mowa, to eliminacja tradycyjnego, papierowego obiegu pism na rzecz ich cyfrowej wersji. To strategia stania się przedsiębiorstwem bez papieru – a przynajmniej takim, w którym zużycie kartek jest mocno ograniczone.
Po raz pierwszy pojęcie „biura bez papieru” pojawiło się w połowie lat 70. XX wieku. Firma Micronet Inc. (która zajmowała się automatycznym wyposażeniem biurowym) użyła go w kontekście handlowym w 1978 r. Ale „bycie paperless” nie jest niczym nowym – to nie tylko chwilowa moda w czasie pandemii, to proces, który postępuje i prędzej czy później obejmie większość firm. Choć dziś niektórym firmom bycie paperless może wydać się niemożliwe, to ostatecznie prowadzenie biznesu bez papieru stanie się czymś tak naturalnym, jak praca z wykorzystanie komputerów, czy telefonów komórkowych.
Obecnie wśród największych firm, które wcieliły w życie ideę paperless są przedsiębiorstwa z różnych branż, zarówno z Wielkiej Brytanii, USA czy Australii: usługi finansowe (np. doxo), doradcy inwestycyjni (np. Stockspot) czy twórcy oprogramowań (np. Goodlord). Ideę paperless popiera też jeden z największych banków świata, czyli Bank of America. W Polsce przedsiębiorcy dopiero zaczynają dostrzegać zalety bycia paperless. Według raportu stworzonego przez Asseco Data Systems w 2020 roku aż 40% badanych nie planowało w ciągu najbliższych dwóch lat wdrożenia podpisu elektronicznego i stania się bardziej paperless, a niemal 23% badanych nie stosowało i nie zamierzało wdrażać takich rozwiązań. Co napawa optymizmem to fakt, że aż niemal 80% firm, które wdrożyło strategię paperless, planuje następne takie projekty. W Polsce „logistykę w duchu paperless” prowadzą np. firmy z branży spożywczej (zajmująca się transportem żywności Grupa Raben czy znana wszystkim sieć sklepów Żabka) oraz banki, np. Pekao S.A.

Jeszcze do niedawna wydawało się, że na każdym egzemplarzu umowy muszą znaleźć się podpisy wszystkich zainteresowanych stron. Podpisanie umów wiązało się więc z drukowaniem kilku kopii – a przecież nieraz zdarza się, że umowy liczą sobie więcej niż jedną czy dwie strony. Dzięki systemowi IC Pen w czasie pisania długopisem cyfrowym po papierze automatycznie tworzy się wersja elektroniczna, dlatego wystarczy wydrukowanie zaledwie jednego egzemplarza umowy, podpisanie go i wręczenie klientowi, a w firmie pozostaje wyłącznie dokument w wersji cyfrowej.

To nie tylko oszczędność i komfort, ale także zwiększenie bezpieczeństwa procesów biznesowych.

Posługuj się elektronicznymi dokumentami – na szczęście nie wszystkie dokumenty wymagają podpisu, więc kiedy tylko możesz przesyłaj je między pracownikami w wersji elektronicznej. To szczególnie przydatne podczas pracy zdalnej, ale nie tylko – usprawnia także pracę w biurze.

Nowoczesne przedsiębiorstwa (również te związane z administracją) posługują się przede wszystkim dokumentami elektronicznymi. Tak zwane e-dokumenty są tak samo ważne – a ich przesłanie zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż pójście na pocztę, co więcej, nie wymaga posiadania znaczków ani kopert. Oszczędność miejsca w biurze oraz błyskawiczny dostęp do informacji niezależnie od tego, która jest godzina czy w jakim miejscu w tej chwili pracujemy, to tylko kilka zalet elektronicznych dokumentów i najprostsza odpowiedź na pytanie jak być paperless bez technologicznej rewolucji w przedsiębiorstwie.

Pamiętasz kiedy ostatnio dostałeś na ulicy ulotkę do ręki? A co z nią zrobiłeś potem? Ile procent papierowych broszur czy katalogów zostaje w naszych firmach lub domach a ile trafia do kosza? Wykorzystywanie ofert i ulotek wyłącznie w wersji cyfrowej – to niewątpliwe oszczędności zarówno dla firmy, jak i dla środowiska. Ale to nie jest ich jedyna zaleta. Posiadając katalog w wersji cyfrowej w każdej chwili możemy go pokazać – nie tylko gdy skończy się na targach czy podczas konferencji wydrukowana wersja, ale i wielu w innych sytuacjach – na bankiecie, w pociągu czy na przerwie w trakcie spotkania. Ponadto w liczącym kilkaset stron cyfrowym katalogu łatwiej jest też odszukać to, na czym nam zależy – dzięki wyszukiwarce słów kluczowych. 
Już tak proste działania pokazują jak być paperless bez wielkiego nakładu środków na digitalizację procesów związanych dokumentacją papierową.

Zamiast drukować faktury i wysyłać je pocztą lub kurierem warto zacząć przesyłać je elektronicznie. Czas dotarcia e-faktury do klienta, jest zdecydowanie krótszy niż jej papierowego odpowiednika. Zmniejsza się także czas poświęcany na fakturowanie – ilość zaoszczędzonych w ten sposób godzin widać najlepiej w przypadku firm, które właśnie się rozwijają i zawierają coraz więcej transakcji. Poza tym dochodzą kolejne oszczędności: papieru, tuszu, kopert czy znaczków – i znacznie łatwiej takie faktury się przechowuje.

System IC Pen umożliwia tworzenie dokumentacji cyfrowej w prosty i sprawny sposób wykorzystując do tego także tablety. Przy stanowiskach obsługi klienta, w recepcjach i innych podobnych miejscach zamiast papierowych wersji umów bardzo dobrze sprawdza się podpisywanie ich na tablecie. Jest to możliwe dzięki systemowi IC Pen (czytaj więcej o podpisie elektronicznym na tablecie). Co bardzo istotne podpisane w ten sposób umowy są ważne prawnie. Opracowana technologia pozwala zbierać cechy biometryczne składanego podpisu, dzięki czemu taki podpis jest uznawanym przez prawo za ważny.

Firma, która udostępnia dokumenty w ten sposób, wysyła plik z podpisaną umową do klienta a u siebie ma w każdej chwili możliwość jej podglądu w systemie. Obsługa IC Pen za pośrednictwem tabletu jest intuicyjna i nie sprawia najmniejszych trudności. To nie tylko komfort, to też większe zadowolenie klientów i kolejny sposób na digitalizację dokumentów w organizacji.

Pamiętasz, ile stron (i pytań) liczyła ankieta, którą przygotowywałeś lub wypełniałeś – czy to na studiach, czy przed wizytą u lekarza lub w jakimkolwiek innym miejscu? Nie tylko przygotowanie dużego kwestionariusza z wieloma skalami zajmuje masę czasu, ale równie czasochłonne jest przeniesienie odpowiedzi do odpowiednich programów. Tu także pomaga system IC Pen – do tego typu badań możesz wykorzystać zarówno długopis cyfrowy z naszym systemem albo tablet. Dzięki temu wypełnianie ankiet nigdy nie było tak proste.

Jeśli bliska jest Ci koncepcja CSR (z angielskiego Corporate Social Responsibility), czyli strategia zarządzania, zgodnie z którą przedsiębiorstwa w swoich działaniach dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne i aspekty środowiskowe, to wdrożenie idei paperless w życie jest wyłącznie kwestią czasu. Bycie społecznie odpowiedzialnym to nie tylko bowiem inwestowanie w zasoby ludzkie czy kształtowanie relacji z otoczeniem, ale także ochrona środowiska. A paperless jest działaniem, dzięki któremu nie tylko zmniejszamy ilość dokumentów w firmie (co za tym idzie chronimy środowisko naturalne, przyczyniając się do zmniejszenia wycinki lasów), ale i całkowicie wyeliminowujemy zbędne kartki.
Idź z duchem czasu: wygodniej podpisuj dokumenty, oszczędzaj nie tylko czas, ale i środowisko. Bo strategia paperless to również duży krok w kierunku zmniejszenia śladu węglowego organizacji, co również przyczynia się zwiększenia zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu.
Jeśli chcesz nie tylko usprawniać procesy w swoim przedsiębiorstwie, ale i brać udział w tworzeniu bezpiecznych, wygodnych i ekologicznych rozwiązań dla biznesu, warto zainteresować się strategią paperless. Bo mniej (papieru) w tym przypadku znaczy więcej.

Choć zdarza się, że prawo nie nadąża za nowymi technologiami, w przypadku podpisów cyfrowych i dokumentów elektronicznych sytuacja wygląda inaczej – zdecydowanie lepiej. Już dwadzieścia lat temu pojawiła się pierwsza jaskółka – dotyczyła ona podpisu elektronicznego. Od kilku lat prawo zmienia się coraz szybciej, ponieważ sytuacji, w których możliwe jest korzystanie z elektronicznych form dokumentów, wciąż przybywa.
W Polsce podpis elektroniczny jest regulowany przed dwa akty prawne. Pierwszy z nich to ustawa o usługach oraz identyfikacji elektronicznej z 2006 roku. Do drugiego, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego 910/2014, zwanego rozporządzeniem eIDAS, Ustawa odwołuje się bezpośrednio. I to właśnie ten dokument – eIDAS – od 1 lipca 2016 roku reguluje i określa warunki, na jakich uznawane są przez państwa członkowskie Unii Europejskiej środki identyfikacji elektronicznej oraz ustanawia ramy prawne dla podpisów czy dokumentów elektronicznych, takich jak umowy, aneksy itd., które wcześniej wymagały tradycyjnego podpisu.
W myśl przepisów tego rozporządzenia nie można odmówić skutku prawnego podpisowi elektronicznemu, nawet jeśli podpis ten jest podpisem elektronicznym lub nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych (które w myśl rozporządzenia są równoważne podpisowi własnoręcznemu). Tzw. kwalifikowany podpis elektroniczny to taki, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Dzięki niemu możemy zawierać np. umowy – o pracę, o przeniesienie autorskich praw majątkowych czy dotyczące pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości – wszystkie te dokumenty, dla których prawo zastrzega konieczność zachowania formy pisemnej.

Choć do niedawna mogło się wydawać, że drukowanie i skanowanie dokumentów jest nieodzownym elementem prowadzenia firmy, to okazuje się, że wcale tak nie musi być. Trend paperless jest coraz powszechniejszy, oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy przemawia i przekonuje, dlatego z każdym rokiem zwiększa się zainteresowanie systemami dającymi możliwości elektronicznej komunikacji z klientami.

Oprócz korzyści dla środowiska bycie paperless przynosi także korzyści przedsiębiorstwu. To nie tylko usprawnienie dotychczas stosowanych procesów i obiegu dokumentacji w firmie – to wymierne oszczędności. Wszystkie niezbędne pisma są archiwizowane, uaktualniane na bieżąco i łatwo edytowalne, dzięki czemu możemy zaoszczędzić czas i miejsce – nie trzeba bowiem przechowywać  dokumentów papierowych, czy to w naszej siedzibie, czy na zasadzie outsourcingu, czyli powierzenia zasobów archiwum zewnętrznemu. Poza tym przesłanie np. e-faktury zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż pójście na pocztę, co więcej, nie wymaga posiadania znaczków ani kopert. Choć mogłoby się  wydawać, że to niewiele, to każda – nawet niezbyt duża – zmiana przynosi wymierne oszczędności, zarówno jeśli chodzi o czas pracownika, jak i koszty dla firmy. Jeśli weźmiemy pod uwagę jeden tydzień, miesiąc, kwartał czy rok to – zgodnie z przysłowiem „grosz do grosza a będzie kokosza” – okaże się, ile zostaje w naszej (a raczej firmowej) kieszeni.

Według EY przedsiębiorstwa świadczące usługi finansowe mogłyby zaoszczędzić aż 1,3 miliarda funtów rocznie rezygnując z papieru. Ale strategia paperless to idealne rozwiązanie dla wszystkich, którzy chcą zwiększyć  wydajność operacyjną procesów i operacji, być bardziej efektywni kosztowo a także przyjaźni dla środowiska.

„Kto się nie rozwija ten się cofa” – te słowa Johanna Wolfganga Goethego ilustrują to, co dzieje się obecnie – szczególnie jeśli chodzi o nowe technologie. W niezwykle szybko zmieniającym się świecie dostosowywanie się do nowych rozwiązań nie zawsze przechodzi bezboleśnie. Doświadczeni szefowie i menagerowie wiedzą, że czasami trzeba dać więcej czasu na to, by pogodzić się ze zmianą i ją zaakceptować. Życie bez papieru jest właśnie jedną z takich zmian – nasze przyzwyczajenie do papieru (jak pokazało badanie EY z 2018 roku) jest niezwykle silne a procesy ograniczania kosztownej dokumentacji papierowej postępują powoli (jak wynika z raportu „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” przygotowanego przez Asseco Data Systems). Ale czwarta rewolucja przemysłowa w biznesie jest faktem a paperless może być pierwszym krokiem do tego, by rozpocząć ją także w naszej firmie.

Coraz częściej zdarzają się sytuacje (dotyczy to zarówno małych jak i średnich polskich firm), w których to klienci proszą o możliwość elektronicznego potwierdzania dostaw. Zmiana może dokonać się więc też oddolnie – każda firma, by nie wypaść z rynku, musi niezwykle szybko reagować na zmiany. Może je także wyprzedzić – i sama zacząć wprowadzać innowacje (można na początek zacząć np. od strategii paperless) – elastyczność i szybkość reagowania to coś, co ma dla klientów coraz większe znaczenie. W kontekście biznesowym zdecydowanie bardziej niż kiedyś liczy się także upraszczanie procesów, jakość współpracy i realizacja usług a nie tylko aspekt cenowy. Wdrożenie strategii paperless nie tylko więc może ułatwić podjęcie decyzji, ale i usprawnić procesy sprzedażowe.

Choć do niedawna mogło się wydawać, że drukowanie i skanowanie dokumentów jest nieodzownym elementem prowadzenia firmy, to okazuje się, że wcale tak nie musi być. Trend paperless jest coraz powszechniejszy, oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy przemawia i przekonuje. Dlatego z każdym rokiem zwiększa się zainteresowanie systemami dającymi możliwości elektronicznej komunikacji z klientami i przesyłania danych w wersji cyfrowej.
Powyższa lista jest potwierdzeniem tego, że za pomocą niewielkich działań możemy wdrażać transformację cyfrową w przedsiębiorstwach. Wymaga to zmiany naszych przyzwyczajeń, ale są to zmiany na lepsze. Jeśli możesz ułatwić przy tym procesy zachodzące w firmie czy przyczynić się do ograniczenia zużycia papieru to, czemu się do niej nie przekonać? Dziś co raz więcej dużych i małych firm zadaje sobie pytanie jak być paperless? Obecnie to nie tylko działanie proekologiczne, ale i wymierne korzyści, dzięki którym firmy mogą obniżyć koszty oraz przyspieszyć przepływ informacji.