Jak digitalizacja dokumentów optymalizuje koszty?

Fakt, że odejście od papierowej dokumentacji pozwala zaoszczędzić w firmie środki, jest chyba oczywisty. Jednak wielu przedsiębiorcom wydaje się, że oszczędność przysłowiowego tuszu i papieru w drukarce przy kosztach transformacji cyfrowej jest zbyt mała, aby całe przedsięwzięcie miało sens. Absolutnie się z nimi zgadzam, to byłoby zdecydowanie za mało. Na szczęście optymalizacja kosztów dzięki cyfrowym dokumentom jest znacznie szersza i o wiele bardziej wielowymiarowa. Warto poznać wszystkie aspekty tych oszczędności, ponieważ może się okazać, że digitalizacja dokumentów to odpowiedź na problemy, z którymi od dawna borykała się Twoja firma.

Spis treści

Redukcja kosztów związana z zakupem papieru i tuszu do drukarki to pierwsze, co przychodzi nam do głowy, gdy słyszymy o ucyfrowieniu dokumentów. Jednocześnie kojarzy nam się to z niskimi kwotami, przez co łatwo ulec złudzeniu, że transformacja cyfrowa dostarcza znikome oszczędności. Jednak koszt “życia” papierowego dokumentu nie kończy się na zakupie kartek i tuszu. Samo przechowywanie dokumentów to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych rocznie i to tylko, jeżeli weźmiemy pod uwagę samą przestrzeń i przedmioty organizujące, takiej jak segregatory, regały itp. Kolejne, często większe koszty wynikają z archiwizacji i pracy ludzi za nią odpowiedzialnych. Zatem faktycznie wyeliminowanie lub ograniczenie zakupu papieru i tuszu do drukarki nie wygeneruje istotnych oszczędności w budżecie firmy, ale to tak naprawdę tylko symbol oszczędności wynikających z digitalizacji dokumentów.

Przechowywanie papierowych dokumentów wymaga zapewnienia właściwych warunków takich jak choćby wilgotność i temperatura by przetrzymywane przez wiele lat papierowe dokumenty nie uległy zniszczeniu. Odpowiednie warunki nie są łatwe do zachowania w każdej firmie, np. w sklepie meblowym czy w piwnicach urzędów. Co za tym idzie, nawet jeżeli w danym przedsiębiorstwie, organizacji znajduje się pomieszczenie, w którym jest wystarczająco dużo miejsca do stworzenia archiwum, to stworzenie w nim odpowiednich warunków oznacza dodatkowe koszty. Kiedy niezbędne warunki są już zapewnione, czas na zakup segregatorów, które kosztują od 4 zł za sztukę, a najczęściej potrzebne są ich setki oraz regałów, których koszt to ok. 3 – 4 tys. zł za jeden. Na koniec należy zakupić system do zarządzania powstałego archiwum. Cyfryzacja dokumentów pozwala zaoszczędzić te wszystkie koszty, które po przeanalizowaniu okazują się złożone i wysokie. Tworząc cyfrowe archiwum zyskujemy również sporo miejsca, które możemy wykorzystać np. na zoptymalizowanie miejsc pracy lub poczekalni dla klientów.

Outsourcing niektórych zadań to naturalny element funkcjonowania dużych firm.  Archiwizacja zewnętrzna, może wydawać się świetnym rozwiązaniem, kiedy w organizacji czy biurze nie mamy odpowiednich warunków na przechowywanie wszystkich dokumentów. Koszty zaczynają się oczywiście od zlecenia przechowania dokumentów papierów, jednak już na początku musimy dodatkowo zapłacić za ich transport oraz przygotowanie do transportu. Następnie za każdym razem, kiedy choćby jeden dokument jest potrzebny do wglądu dla któregoś z pracowników firma, musi zapłacić za tzw. udostępnienie dokumentów z archiwum. Oczywiście, ostateczne koszty zależą przede wszystkim od warunków ustalonych na początku z firmą zewnętrzną, jednakże patrząc długofalowo, w perspektywie wielu lat, transformując dokumenty na wersje cyfrowe i tworząc e-archiwum z każdym rokiem oszczędności wynikające z digitalizacji dokumentów będą rosły. 

Optymalizacja kosztów w firmie oraz uzyskanie miejsca w biurze to nie jedyne profity wynikające z transformacji cyfrowej. Kolejnym, równie ważnym a być może najważniejszym ze wszystkich profitów jest czas. Najcenniejszy w codziennej pracy, wszelkie procesy ukierunkowane na optymalizację czasu wykonywanych działań w prostej funkcji przekładają się na generowanie zysku w czystej postaci oznaczonej co najwyżej różną nazwą polskiego złotego czy euro lub dolara. Digitalizacja oszczędza przede wszystkim czas pracy osób, które zajmują się archiwizacją z drugiej zaś strony wszystkich tych, którzy potrzebują dostępu do danych firmowych, bez względu na to czy to jest umowa z kontrahentem, umowa o pracę, czy proces reklamacyjny dotyczący sprzedaży z ubiegłego roku. W zależności od wielkości firmy i ilości dokumentacji może to obejmować od 8 godzin w tygodniu aż po całe etaty. Dodatkowo pracownicy niezajmujący się archiwizacją, ale pracujący z papierami, bez cyfryzacji dokumentów tracą ogromnie dużo czasu na ich wyszukiwanie, segregowanie i ponowne odkładanie “na właściwe miejsce”. Transformacja cyfrowa generuje oszczędność czasu każdego dnia na każdym stanowisku pracy  

Jak widać digitalizacja dokumentów daje bardzo wiele w kwestii ograniczania kosztów, które tylko pozornie są niewielkie. Transformacja cyfrowa zlikwiduje koszty związane z pomieszczeniami, szafami i segregatorami do przechowywania dokumentów. Jednocześnie zminimalizuje nakład pracy związany z logistyką i skanowaniem papierów dokumentów, co ostatecznie przełoży się na lepszą efektywność pracy. Więcej o korzyściach wynikających z cyfryzacji dokumentów znajdziesz w naszym tekście “Digitalizacja dokumentów. 5 powodów by digitalizować dokumenty w biznesie“.