Jak długopis cyfrowy pomaga w szczepieniu przeciw Sars-Cov-2?

System IC Pen służy do zbierania danych w formie elektronicznej. Jest to rozwiązanie hybrydowe, co oznacza, że system współpracuje z różnymi urządzeniami (długopisami cyfrowymi, tabletami, skanerami, ekranami dotykowymi). Punkt szczepień w Gliwicach zdecydował się na wdrożenie długopisów cyfrowych, ponieważ umożliwiają one pozostanie przy papierowych tabelach szczepień oraz jednoczesną ich digitalizację. 29 marca w punkcie szczepień w Gliwicach personel medyczny zaczął wykorzystywać długopis cyfrowy IC Pen w codziennej pracy.

Dzięki zastosowaniu IC Pen punkt szczepień zyskał automatyczną digitalizację dokumentów, pozwalającą na szybką weryfikację osób zaszczepionych oraz sprawne eksportowanie danych. Wykorzystanie systemu umożliwiło zatem cyfryzację procesu rejestracji. Wybierając IC Pen, punkt szczepień rozwiązał problemy towarzyszące prowadzeniu rejestru osób zaszczepionych bez konieczności przeprowadzenia specjalistycznych szkoleń dla pracowników, co również pochłonęłoby cenny czas. Wynika to z faktu, iż praca z systemem jest banalnie prosta i bardzo podobna do tradycyjnego procesu. Aby korzystać z IC Pen wystarczy posiadać… umiejętność pisania. Z procesu prowadzenia rejestru osób zaszczepionych został jedynie wyeliminowany żmudny etap przepisywania i ręcznego porównywania papierowych tabel.

Wszystko zaczyna się na papierowej tabeli szczepień znanej nam od lat. Asystent lub asystentka lekarza wypełnia ją podobnie jak w systemie tradycyjnym, jedynie zwykły długopis został zastąpiony długopisem cyfrowym. Jedynym wymogiem jest drukowanie dokumentów na drukarkach laserowych. Na koniec dnia pracownik medyczny podpina długopis cyfrowy do stacji dokującej, która zgrywa wszystkie dane do systemu i osadza je w czasie. Na komputerze wyświetlają się dwie formy dokumentu – tabela wyglądająca identycznie jak na papierze, przypominająca skan oraz tabela zawierająca rozpoznane dane, zapisane komputerowo. Następnie pracownik eksportuje dane do excela, który oprócz rozpoznanych danych zawiera również informacje o dokładnym czasie każdego wpisu oraz informację o osobie, która wypełniła dany dokument. Następnie przeprowadzana jest walidacja danych, czyli komputerowe porównanie danych z tabeli z listą osób posiadających skierowanie, aby wykluczyć ewentualne literówki i inne potencjalne błędy. Po szybkiej walidacji rejestracja, a co za tym idzie również dzień pracy, jest zakończony.

Przede wszystkim czas! Personel medyczny z punktu szczepień w Gliwicach podkreśla, że korzystanie z IC Pen to dla nich olbrzymia oszczędność czasu. Wynika to z ogromnych ilości dokumentów, które towarzyszą szczepieniom przeciw wirusowi Sars-Cov-2. W zaledwie 13 dni w punkcie powstało 22 400 dokumentów cyfrowych! Ułatwienie, usprawnienie i skrócenie tworzenia dokumentacji medycznej pozwoliło na efektywniejszą pracę personelu medycznego w punkcie szczepień w Gliwicach, co w rezultacie zoptymalizowało w wysokim stopniu procedury administracyjne jako całość. Oprócz tego system IC Pen pozwolił na obniżenie kosztów archiwizacji dokumentacji medycznej, a także umożliwił bieżącą kontrolę nad listą osób zaszczepionych, a co za tym idzie – wydajność poszczególnych punktów szczepień, co jest dodatkowym atutem.

Długopis cyfrowy pomaga w szczepieniu realnie skracając czas personelu. W przypadku punktu szczepień w Gliwicach system IC Pen okazał się idealnym rozwiązaniem. Obecnie obsługuje w punkcie 31 stanowisk i tworzy średnio 2400 zdigitalizowanych dokumentów na dzień. Na ten moment punkt pracuje na oprogramowaniu dedykowanym do wypełniania tabeli szczepień oraz pokrewnym jej dokumentów, ale istnieje również możliwość integracji długopisu z systemami szpitalnymi HIS, takimi jak Asseco, CGM, Comarch czy Kamsoft. Zatem nawet kiedy szczepienia się zakończą to personel medyczny w Gliwicach będzie mógł korzystać z systemu IC Pen w codziennej pracy.