Elektroniczna dokumentacja staje się kluczowym elementem wpływającym na efektywność i bezpieczeństwo firm, które dążą do przyszłości bez papieru. Cyfrowa firma przestała być modnym sloganem, a stała się rzeczywistością przedsiębiorstw, które na drodze transformacji wdrażają innowacyjne rozwiązania, digitalizując każdy obszar funkcjonowania biznesu. Elektroniczna dokumentacja to nie tylko łatwiejsze zarządzanie informacjami i danymi. To również nowe możliwości działania realizowane przez firmy. Obecna digitalizacja biznesu skutkuje optymalizacją przepływu informacji, obniżeniem kosztów, a nawet zwiększeniem konkurencyjności na rynkach. Jest to możliwe m.in. dzięki wykorzystaniu dokumentacji elektronicznej, która umożliwia szybsze podpisywanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego, lepszą organizację pracy oraz wzrost bezpieczeństwa firm poprzez minimalizację ryzyka utraty lub uszkodzenia ważnych dokumentów i danych.

Spis treści

Elektroniczna dokumentacja umożliwia zarządzanie informacjami za pomocą nowoczesnych narzędzi technologicznych, automatyzację procesów, ich skrócenie, a nawet w niektórych przypadkach ich wyeliminowanie. W erze cyfrowej transformacji, gdzie tempo zmian może wpływać na bezpieczeństwo biznesu i jego przetrwanie na rynku, elektroniczna dokumentacja nie jest już tylko udogodnieniem. Staje się niezbędnym elementem funkcjonowania elastycznej i nowoczesnej organizacji. Dokumentacja w postaci elektronicznej jest dziś takim samym narzędziem jak komputer, czy telefon – pozwala sprawniej pracować. Co więcej, tak jak komputer nie może być maksymalnie efektywnie wykorzystywany bez odpowiednich programów i dodatkowych narzędzi, tak i cyfrowa dokumentacja, aby mogła być optymalnie przydatna, potrzebuje dodatkowych rozwiązań. Za takie należy uznać na przykład: podpis elektroniczny, system zarządzania dokumentami, czy elektroniczne archiwum dokumentów. Aby cyfrowy obieg dokumentów był możliwy, nie wystarczy samo ucyfrowienie dokumentów. Konieczne jest również wdrożenie systemu i odpowiednie zarządzanie procesami związanymi z dokumentami, informacjami i danymi. Dopiero wówczas przedsiębiorstwo jest w stanie w pełni wykorzystać elektroniczną dokumentację, jako narzędzie biznesowe i przejść kolejny etap transformacji cyfrowej.

Implementacja cyfrowego obiegu dokumentów stwarza możliwość przyspieszenia procesów biznesowych. Zaczynając od akceptacji kontraktów w formie elektronicznej (ich podpisywanie przy pomocy podpisu, na przykład własnoręcznego podpisu biometrycznego na tablecie), poprzez ich niezwłoczną realizację (zamówienie może być natychmiast po podpisaniu przesłane do realizacji bez zbędnej zwłoki). Dalej, skończywszy na automatyzacji i sprawnej obsłudze klienta, który w zdecydowanie krótszym czasie otrzymuje niezbędne dokumenty drogą elektroniczną. Digitalizacja dokumentacji biznesowej nie tylko usprawnia przepływ informacji, ale także umożliwia integrację z innymi narzędziami biznesowymi. To przekłada się na lepsze zarządzanie wiedzą i wspieranie podejmowanych decyzji na podstawie danych. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów wszystkie procesy, od zatwierdzania po archiwizację, mogą być zautomatyzowane.

Często pomijaną, lecz niezwykle istotną zaletą cyfryzacji dokumentacji, jest znaczący wzrost elastyczności i zdolności adaptacyjnych przedsiębiorstwa. Papierowe dokumenty ograniczają mobilność i dostępność, wymuszając fizyczną obecność w miejscu ich przechowywania. Co w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym może stanowić poważne utrudnienie. Natomiast, w przypadku elektronicznych plików te bariery nie istnieją. Ponadto digitalizacja dokumentów firmowych ułatwia szybką reakcję na zmiany rynkowe i dostosowywanie strategii w czasie rzeczywistym, co jest kluczowe dla zachowania konkurencyjności na rynku.

Elektroniczna dokumentacja, a co za tym idzie automatyzacja procesów, system DMS, łatwe przechowywanie dokumentów w postaci cyfrowej i bezpieczeństwo danych, same w sobie nie gwarantują zdobycia przewagi rynkowej, ani zwiększenia zysków. Konieczne jest właściwe podejście do transformacji cyfrowej i wykorzystanie szansy, którą stwarza elektroniczna dokumentacja. Za tę szansę należy uznać zniesienie barier stojących na drodze do cyfrowej firmy.

Papierowe dokumenty stanowią ogromną przeszkodę dla rozwiązań takich jak sztuczna inteligencja, blockchain, czy powszechna digitalizacja każdego aspektu funkcjonowania firmy. Dlatego też na wdrożenie elektronicznej dokumentacji należy patrzeć, jak na szansę zmiany biznesu i jego rozwoju. Pozbywając się papierowej dokumentacji, Twoja firma może wdrożyć uczenie maszynowe, które będzie odgrywać ogromną rolę w zarządzaniu procesami, w których dokumenty odgrywają istotną rolę. Sztuczna inteligencja pozwala automatycznie klasyfikować przechowywane dokumenty, w zależności od ich typu. Wreszcie nowoczesna technologia oparta na AI daje możliwość zbierania rozproszonych danych oraz ich analizowania bez żmudnej pracy człowieka. Innym aspektem nowych możliwości, które otwierają się przed firmami wdrażającymi dokumentację elektroniczną, jest możliwość wykorzystania blockchaina. Technologii, która może znacząco zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych poprzez:

• Zabezpieczenie jej przed nieautoryzowaną zmianą,
• Transparentność,
• Niepodważalność dokumentów.

Technologia blockchain może być wykorzystana również do dokumentowania procesu produkcji, transportu i dostawy produktów, od dostawcy do konsumenta. Dzięki temu można zapewnić, że informacje o produktach są dokładne i niezmienne, co zwiększa przejrzystość łańcucha dostaw.

Inwestycje w technologie takie jak podpis elektroniczny i system zarządzania dokumentami (DMS) poprawiają bezpieczeństwo gromadzonych danych, które łatwiej jest kontrolować i chronić, niż w przypadku tradycyjnej dokumentacji. Cyfrowa dokumentacja znacznie poprawia bezpieczeństwo danych, oferując zaawansowane możliwości kontroli dostępu, szyfrowania i tworzenia kopii zapasowych. Tak więc, bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych można zapewnić na kilka sposobów, w zależności od potrzeb i ważności dokumentów. Ponadto, bezpieczeństwo informacji zawartych w dokumentacji elektronicznej można na bieżąco monitorować poprzez kontrolę dostępu i śledzenie historii edycji.

Systemy cyfrowe, jak pokazują doświadczenia innych przedsiębiorstw, są znakomitym rozwiązaniem. Zanim jednak nowoczesny obieg dokumentów zastąpi stary, oparty na papierowej dokumentacji, musisz dokonać wnikliwej analizy potrzeb Twojej organizacji. Musisz zidentyfikować, jakie dokumenty są najczęściej przetwarzane i jakie główne wyzwania wiążą się z obecnym systemem (np. szybka dostępność, zgodność prawna, a może bezpieczeństwo dokumentów?). Analiza przedwdrożeniowa pozwala na dostosowanie systemu DMS do specyficznych potrzeb firmy, co z kolei gwarantuje, że wdrożenie będzie odpowiedzią na rzeczywiste problemy i potrzeby Twojej organizacji. Nowoczesny obieg dokumentów nie może odbywać się bez wykorzystania odpowiednich narzędzi, a za takie należy uznać system obiegu dokumentów. Jego wybór jest zależny od wielu czynników, wśród których najczęściej znajdują się:

• Koszt wdrożenia i użytkowania,
• Integracja z innymi systemami,
• Wsparcie po wdrożeniu (support),
• Dopasowanie do potrzeb,
• Bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych,
• Łatwość wdrożenia oraz codziennej obsługi.

W kontekście wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, równie istotny jest wybór partnera – firmy, która pomoże w przygotowaniu całego procesu, jego realizacji oraz zapewni wsparcie po implementacji. Przy wyborze partnera – dostawcy rozwiązania, ogromną rolę odgrywa jego dotychczasowe doświadczenie oraz wiedza. Pozwoli to uniknąć wielu błędów i sprawnie pokonać bariery stojące na drodze do prawidłowego wdrożenia systemu zarządzania dokumentami. Nowoczesny obieg dokumentów oparty na elektronicznej dokumentacji to wiele konkretnych i mierzalnych korzyści, o których możesz przeczytać w naszym tekście: Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania. Osiągnięcie tych profitów w dużej mierze jest determinowane powyższymi warunkami. Warto jednak pamiętać o trzech procesach mających ogromny wpływ na ostateczny sukces lub porażkę wdrożenia elektronicznej dokumentacji. Pierwszym z nich jest opracowanie planu wdrożenia. Należy określić etapy wdrożenia, od konfiguracji systemu, przez migrację danych, aż po pełne uruchomienie systemu pozwalającego na tworzenie elektronicznej dokumentacji oraz cyfrowy obieg dokumentów. Każdy etap powinien być starannie zaplanowany, aby zapewnić płynne przejście i minimalizować potencjalne zakłócenia w działalności firmy. Drugim procesem, który przez niektórych bywa bagatelizowany, a nawet pomijany, jest szkolenie pracowników. Wdrażając cyfrową dokumentację, musisz dołożyć starań, aby wszyscy użytkownicy zostali odpowiednio przeszkoleni i zrozumieli, jak efektywnie korzystać z nowych rozwiązań. Regularne warsztaty i sesje szkoleniowe pomogą w utrwaleniu wiedzy i umiejętności niezbędnych do pracy z zaimplementowanymi narzędziami. Nie bez znaczenia jest także przekazanie informacji, jakie efekty organizacja zamierza osiągnąć dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Świadomość wspólnego celu, do którego osiągnięcia dąży przedsiębiorstwo, ułatwia zrozumienie wiążących się z tym decyzji oraz wzmacnia zaangażowanie.
Ostatnim procesem, który powinien towarzyszyć każdej firmie podczas wdrażania elektronicznej dokumentacji, jest monitorowanie i korygowanie. Po wdrożeniu systemu zarządzania dokumentami ważne jest, aby regularnie monitorować jego działanie i efektywność. W tym celu zbieraj opinie od użytkowników i na ich podstawie wprowadzaj niezbędne modyfikacje. Regularne aktualizacje systemu i procedur są niezbędne, aby elektroniczna dokumentacja była właściwie wykorzystywana, a system obiegu dokumentów i współpracujące z nim inne rozwiązania były maksymalnie wykorzystywane.

Digitalizacja dokumentów w praktyce

Podpis na tablecie. 4 kroki do szybkiego wdrożenia

Elektroniczna dokumentacja niesie ze sobą rewolucję w sposobie prowadzenia biznesu. Oferując znaczną poprawę efektywności operacyjnej. Ponadto, zapewniają wzrost bezpieczeństwa, automatyzację oraz zniesienie barier na dalszej ścieżce transformacji cyfrowej. Wprowadzenie systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją stwarza możliwość szybszego reagowania na potrzeby rynku i klientów, a także optymalizacji wewnętrznych procesów. Warto pamiętać, że sama digitalizacja dokumentacji to za mało, aby mówić o sukcesie i cyfrowej firmie. Konieczne są kolejne działania prowadzące do implementacji systemu DMS, tworzenie i udoskonalanie procedur oraz polityki firmy. Technologie takie jak AI, blockchain i rozwiązania chmurowe nieustannie otwierają nowe możliwości dla efektywniejszego zarządzania dokumentacją, jednocześnie zwiększając bezpieczeństwo danych. Przyszłościowe myślenie i inwestycje w nowoczesne narzędzia pozwalające na tworzenie elektronicznej dokumentacji oraz zarządzanie nią, niezaprzeczalnie przyczyniają się do sukcesu każdej organizacji. Tym samym otwierają drzwi do digitalizacji biznesu i wiążących się z tym korzyści.