Jak ograniczyć drukowanie w biurze?

Ograniczenie drukowania w biurze to nie tylko kwestia oszczędności, ale także ekologii i nowoczesnego zarządzania dokumentami. Rodzi się jednak wiele pytań: jak wprowadzić rozwiązań paperless? jaką technologię wybrać? czy potrzebuję polityki paperless?

Spis treści

W dzisiejszych czasach, pomimo wdrażania innowacji biznesowych i panującej swoistej modzie na nowe technologie, drukowanie w biurze tysięcy stron dokumentów wciąż ma się dobrze. Automatyzacja procesów biznesowych, mierzalne korzyści dla firm wynikające z digitalizacji oraz presja konkurencji nie jest w stanie zredukować do niezbędnego minimum papierowej dokumentacji.

Wiele biur nadal polega na tradycyjnych, papierowych dokumentach. Nadmierne drukowanie nie tylko generuje znaczące koszty operacyjne, ale również ma negatywny wpływ na środowisko. Każda strona wydrukowana na drukarce biurowej przyczynia się do wzrostu zapotrzebowania na papier, co prowadzi do nadmiernej wycinki drzew, zwiększonego zużycia energii oraz emisji CO2 związanych z produkcją i transportem papieru. Co więcej, zarządzanie i przechowywanie fizycznych dokumentów wymaga przestrzeni i infrastruktury, co dodatkowo zwiększa koszty dla przedsiębiorstw i negatywnie oddziałuje na środowisko naturalne. Redukcja drukowania dokumentów i przejście na cyfrowe rozwiązania, takie jak cyfrowy obieg dokumentów i podpis elektroniczny, staje się kluczowym elementem strategii zrównoważonego rozwoju firm.

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Insight Lab jesienią 2022 roku, w którym wzięło udział 200 średnich i dużych polskich firm, aż 81% z nich gromadzi dokumentację w tradycyjnych segregatorach. Na szczęście od tego czasu wiele się zmieniło w biznesowej rzeczywistości.

Nie bez znaczenia jest wpływ pandemii wirusa Sars-Cov-2, który stał się katalizatorem dla transformacji cyfrowej wielu firm. Chodź, brakuje aktualnych i rzetelnych badań dotyczących jak bardzo idea paperless zadomowiła się w przedsiębiorstwach, to bez wątpienia można stwierdzić, że nastąpił wyraźny wzrost wykorzystania nowych technologii w obszarze cyfryzacji dokumentów. Do takiego stwierdzenia przekonują dwa subiektywne, lecz wyrażone liczbowo parametry, które od 3 lat odnotowujemy w IC Solutions.
Pierwszym z nich jest wzrost zainteresowani naszą technologią zmierzającą do digitalizacji dokumentacji medycznej w obszarze pozyskiwania zgód pacjentów.
Drugi dotyczy liczby wdrożeń poza placówkami medycznymi, który nieustanie utrzymuje się na poziomie wzrostu o ponad 20% w skali rok do roku.

Statystyki dotyczące produkcji papieru są alarmujące. Przemysł papierniczy to jeden z najbardziej zasobożernych i energochłonnych procesów w gospodarce. Wytwarzanie jednej tony papieru biurowego może wymagać aż 24 drzew, 440,000 litrów wody i prowadzić do emisji około 1,5 tony dwutlenku węgla.
Drukowanie nie tylko obciąża środowisko przez zużycie zasobów naturalnych i generowanie odpadów, ale także wpływa na efektywność pracy w biurze. Obsługa papierowych dokumentów wymaga czasu na ich organizację, archiwizację i wyszukiwanie, co może znacznie spowolnić procesy biznesowe. Nadmierne wydatki związane z drukowaniem dokumentów nie ograniczają się jedynie do kosztów eksploatacji (papieru i tuszu). Obejmują one również utrzymanie drukarek, koszty magazynowania dokumentów oraz utracone możliwości zysku z powodu opóźnień w dostępie do informacji (czytaj więcej: Czy paperless się opłaca?).

Nadzieja w szybkim odwróceniu tego niekorzystnego trendu, pozostaje w ocenie opłacalności procesów zachodzących w przedsiębiorstwach, które pozostają przy tradycyjnej papierowej dokumentacji. Niemalże dla każdego przedsiębiorstwa kluczowe znaczenie odgrywa rachunek zysków i strat poniesionych w związku z realizowanymi procesami. W czasach obecnej inflacji i recesji, wiele organizacji poszukuje sposobów na redukcje kosztów. Wdrożenie technologii cyfrowej umożliwiającej ograniczenie papierowej dokumentacji jest jednym ze sposobów na osiągnięcie wysokiego zwrotu z inwestycji. Wobec tego można mieć nadzieję, że depapieryzacja, wkrótce stanie się zjawiskiem powszechnym.

W idealnej rzeczywistości papierowa dokumentacja jest zastąpiona w pełni funkcjonalnymi, uznawanymi prawnie i powszechnie dostępnymi nośnikami cyfrowymi, które dodatkowo są gwarancją bezpieczeństwa gromadzonych i przetwarzanych informacji (danych). Jednak rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej. Mimo szybkiego rozwoju oraz implementacji nowoczesnych technologii nie da się w 100% wyeliminować drukowania dokumentów. Warto jednak być zachować proaktywną postawę i z entuzjazmem podchodzić do kolejnych innowacji pomagających zredukować wykorzystanie papierowej dokumentacji.

Przyjęcie oficjalnej polityki paperless w firmie jest kluczowym krokiem ku ograniczenia drukowania dokumentów. Polityka ta powinna jasno określać, w jaki sposób pracownicy powinni wykonywać swoje codzienne obowiązki, minimalizując przy tym wykorzystanie papieru. Do dobrych praktyk warto zaliczyć:

Cyfrowe narzędzia do współpracy – Wdrożenie platform do współpracy online, takich jak Google Workspace lub Microsoft 365,

Szkolenia z efektywności cyfrowej – Organizacja regularnych szkoleń dla pracowników, aby nauczyć ich, jak efektywnie korzystać z dostępnych narzędzi cyfrowych,

Zasady drukowania – Ustanowienie jasnych zasad dotyczących drukowania, które określają, kiedy drukowanie jest uzasadnione i jak powinno być przeprowadzane w sposób oszczędny,

Cyfrowe podpisy i formularze – Zastąpienie tradycyjnych papierowych formularzy i dokumentów ich cyfrowymi odpowiednikami, które mogą być wypełniane, podpisywane i przesyłane elektronicznie.

Inicjatywy i cele – Ustanowienie celów związanych z zminimalizowaniem kosztów druku i powiązanie ich z systemem nagród lub uznania dla zespołów, które osiągną te cele. W ten sposób można pokazać, jak obniżenie kosztów drukowania dokumentów przekłada się na oszczędności organizacji, które mogą być przekazane na rzecz dodatkowej gratyfikacji klientów (jeśli szukasz konkretnych odpowiedzi na pytanie, jak ograniczyć koszty związane z drukowaniem w biurze, to sprawdź: Jak być paperless?).

Rozpoczynając od podstawowych zasad oszczędnego drukowania, kluczowe jest zrozumienie, że każda strona, której nie musimy drukować, przyczynia się do zmniejszenia zużycia papieru i tonera. Wykorzystanie trybu ekonomicznego druku i drukowanie dwustronne to tylko pierwsze kroki w kierunku bardziej zrównoważonego biura. Zachęcaj swoich pracowników do myślenia, zanim nacisną przycisk druku, co może być ułatwione przez systemy zarządzania drukiem, które wymagają autoryzacji dla określonych zadań drukowania, by ograniczyć ilość niepotrzebnie wydrukowanych stron.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na promowanie oszczędności w biurze jest przechodzenie na paperless. Rozwiązanie, które eliminują potrzebę fizycznych dokumentów. Implementacja elektronicznego obiegu dokumentów nie tylko redukuje koszty związane z papierem i drukiem, ale także usprawnia procesy biznesowe. Umożliwia szybszy dostęp do dokumentów, łatwiejsze ich zarządzanie i zwiększa ogólną efektywność pracy. Motywując zespół do korzystania z rozwiązań cyfrowych i pokazując konkretne korzyści, takie jak tanie drukowanie i ochrona środowiska, zbudujesz kulturę pracy skoncentrowaną na innowacyjności i odpowiedzialności.

Wprowadzenie technologii elektronicznego podpisu zmienia współczesne biura. Podpis elektroniczny daje szanse na znaczące oszczędności zarówno w czasie, jak i w kosztach związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów. Podpis elektroniczny to technologia umożliwiająca ważne prawnie i bezpieczne autoryzowanie dokumentów w formie cyfrowej, co eliminuje potrzebę ich fizycznego drukowania.
Jednym z najbardziej efektywnych rozwiązań w kontekście łatwości wdrożenia oraz użytkowania jest podpis elektroniczny realizowany za pomocą tabletu. Urządzenia te, wyposażone w nowoczesne aplikacje oraz aktywny rysik, umożliwiają szybkie i bezpieczne zbieranie podpisów.
Jednym z rozwiązań tego typu jest system IC Pen stanowiący doskonały przykład technologii, która skutecznie wspiera digitalizację dokumentacji z jednoczesnym zapewnieniem jej ważności prawnej.

Dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii podpisu biometrycznego na tablecie, każdy podpis zarejestrowany za pomocą IC Pen jest unikalny i niemożliwy do podrobienia, co zapewnia jego pełną ważność prawną.
Wdrożenie takiego rozwiązania pozwala firmom skupić się na bardziej efektywnym zarządzaniu zasobami oraz na zwiększeniu swojej konkurencyjności, eliminując równocześnie niepotrzebne obciążenie środowiska naturalnego poprzez ograniczenie zużycia papieru do druku czy kosztownej archiwizacji.

Podpis elektroniczny na tablecie, będący jednym z kluczowych elementów digitalizacji dokumentów, znajduje swoje zastosowanie w wielu sektorach działalności gospodarczej, gdzie szybkość i prawna ważność procesów są priorytetami. Implementacja tego rozwiązania umożliwia znaczną redukcję papierowej dokumentacji, co przekłada się na oszczędności ekonomiczne i środowiskowe. Na przykład w branży handlowej, gdzie wymagana jest zarówno szybkość zawierania transakcji, jak i mobilność, handlowcy mogą zakończyć umowy bezpośrednio u klienta, korzystając z tabletów wyposażonych w funkcję własnoręcznego podpisu biometrycznego. Pozwala to na natychmiastowe i bezpieczne zatwierdzanie dokumentów bez potrzeby wcześniejszego drukowania w biurze umów. Skutkiem takiego rozwiązania jest nie tylko zmniejszenie kosztów drukowania, ale również większa wygoda pracowników oraz działanie wpisujące się w ochronę środowiska naturalnego.

Dzięki technologii podpisu na tablecie, dokumenty mogą być przesyłane, podpisywane i zatwierdzane elektronicznie, co eliminuje konieczność ich fizycznego przechowywania oraz archiwizacji, gdyż można wówczas skorzystać z elektronicznej archiwizacji.
Rozwiązanie to przekłada się na ograniczenie drukowania oraz zmniejszenie zużycia papieru i tuszu. Zastosowanie podpisu elektronicznego na tablecie nie tylko zmniejsza koszty operacyjne firmy, ale także przyczynia się do redukcji śladu węglowego, co jest istotne w dobie rosnącej świadomości ekologicznej. Taka strategia jest szczególnie efektywna w pracy handlowców, którzy codziennie generują i przetwarzają dużą ilość dokumentacji.

W branży handlowej, gdzie szybkość zawierania transakcji jest kluczowa, podpis na tablecie (własnoręczny podpis biometryczny) umożliwia przedstawicielom handlowym zatwierdzanie umów bezpośrednio u klienta, używając do tego celu tabletów. To pozwala na natychmiastowe przetwarzanie umów i eliminuje opóźnienia związane z koniecznością powrotu do biura w celu zdigitalizowania umowy i wprowadzenia jej do systemu.

W sektorach takich jak budownictwo, inżynieria czy serwisowanie, gdzie prace często odbywają się w terenie, użycie podpisu biometrycznego na urządzeniach mobilnych przynosi istotne korzyści. Ta technologia umożliwia bieżące autoryzowanie dokumentacji technicznej i raportów bez konieczności drukowania. Co jest kluczowe, szczególnie w sytuacjach wymagających szybkiego zatwierdzenia zmian, czy potwierdzenia wykonania prac. Na przykład, na placach budowy czy w terenowych punktach serwisowych, specjaliści mogą korzystać z tabletów lub smartfonów do zarządzania dokumentacją techniczną, co znacznie przyspiesza procesy decyzyjne i operacyjne.

Dzięki cyfrowym narzędziom, takim jak aplikacje do zarządzania dokumentacją, monterzy mogą na bieżąco aktualizować status prac, wprowadzać dane z terenu bezpośrednio do systemu. Co znacząco redukuje ryzyko błędów i opóźnień związanych z tradycyjnym obiegiem papierowym. Oprócz tego integracja tych rozwiązań z innymi systemami zarządzania projektami czy zapasami pozwala na jeszcze większą efektywność i kontrolę nad realizowanymi projektami.

W biurach obsługi klienta, gdzie duże ilości formularzy i umów są procesowane codziennie, elektroniczny podpis biometryczny umożliwia szybką i bezpieczną weryfikację dokumentów. To przekłada się na zwiększenie efektywności pracy oraz na poprawę satysfakcji klientów, którzy oczekują szybkiej i niekłopotliwej obsługi w wygodny dla siebie sposób.

Żyjemy w czasach, gdzie innowacje technologiczne zmieniają oblicze tradycyjnych biur, oferując coraz więcej możliwości zmniejszenia zużycia papieru i optymalizacji procesów biznesowych. Wprowadzenie polityki paperless jest odpowiedzią na rosnące koszty operacyjne, wpływ działalności firm na środowisko, ale także strategiczną decyzją wpływającą na przyszłość każdej organizacji.

Zmiana paradygmatu w kierunku pełnej cyfryzacji dokumentów, wspierana przez technologie takie jak podpis elektroniczny na tablecie, stanowi klucz do zwiększenia wydajności, bezpieczeństwa i zrównoważonego rozwoju. Przykład systemu IC Pen pokazuje, jak technologie mogą pomóc w transformacji biur.
Redukcja drukowania dokumentów nie tylko zmniejsza koszty związane z zakupem papieru, tuszu, utrzymaniem drukarek i archiwizacją dokumentów, ale również pozytywnie wpływa na środowisko przez zmniejszenie zużycia zasobów naturalnych i emisji dwutlenku węgla.

Wdrożenie podpisu elektronicznego na tabletach i innych urządzeniach mobilnych to znakomity sposób na usprawnienie procesów w różnych branżach — od handlu, przez serwisowanie, aż po obsługę klienta. To przekłada się na szybsze i bardziej efektywne realizowanie umów i zadań, przy jednoczesnym zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa i zgodności prawnej.

fot. freepik.com