Jak przekonać zespół, że podpis na tablecie ma sens?

Podpis na tablecie to efektywniejsza praca, oszczędności, a nawet konkretne działanie w walce o ochronę przyrody. Mimo tego, że argumenty te są zrozumiałe dla większości osób, zdarzają się organizacje, w których wdrożenie cyfrowego podpisu napotyka na opór. By pomóc w merytoryczny sposób przezwyciężyć obawy i z sukcesem wdrożyć digitalizację dokumentów prezentujemy poniżej najważniejsze przesłanki przemawiające za wdrożeniem podpisu biometrycznego na tablecie.

Może to wydawać się nieco dziwne, ale szef czy menadżer od czasu do czasu musi wcielić się w rolę sprzedawcy, który będzie w stanie “sprzedać” pewną ideę, czy też nowe rozwiązanie członkom swojego zespołu. Przyjmując takie założenie jako punkt wyjścia dużo łatwiej jest zrozumieć, że pozornie oczywiste i jasne argumenty mogą nie przemawiać do wszystkich pracowników. Szukając analogi warto odnieść się do klientów, którzy kupują ten sam produkt, ale kierują się różnymi intencjami.

Niech przykładem będzie marka Apple i jej przenośne komputery Macbook. Dla jednych są symbolem niezawodności, który stanowi główny argument przemawiający za zakupem. Dla innych użytkowników tego ultrabooka będzie to duża funkcjonalność i komfort pracy dzięki niewielkiemu rozmiarowy, małej wadze i dobrze zaprojektowanej klawiaturze. Wreszcie część właścicieli Macbooków będzie decydowała się na wybór tego komputera w następstwie przywiązania do marki Appel i wartości, które symbolizuje.
Jeden niewielki przenośny komputer może być kupowany z różnych powodów. Podobnej analogii należy doszukiwać się w procesie digitalizacji dokumentacji. Argumenty, które będą najważniejszymi przesłankami dla kierownictwa organizacji, skłaniającymi do cyfryzacji dokumentacji, dla pracowników mogą okazać się niewystarczające, by podjąć trud włączenia się w proces cyfryzacji. Tak więc należy zadbać o to, by decyzja o wdrożeniu elektronicznej dokumentacji i sam proces jego przeprowadzania został w odpowiedni sposób zakomunikowany. By tego dokonać warto spojrzeć na kwestię digitalizacji dokumentacji z wielu perspektyw i właściwie przedstawić wszystkie zalety wynikające ze zmiany.

Inwestycja w nowy system, którego następstwem jest policzalna i znacząca oszczędność jest oczywistym i silnym argumentem dla większości właścicieli oraz menedżerów wyższego szczebla. Jednak oszczędności będące następstwem odejścia od papierowej dokumentacji na rzecz tabletu i podpisu biometrycznego nie koniecznie muszą przemawiać do osób mających korzystać na co dzień w swojej pracy z tego rozwiązania.
Wprawdzie dobra kondycja finansowa każdego przedsiębiorstwa powinna być w interesie wszystkich osób w nim pracujących. Może się jednak okazać, że argument ten jest niewystarczający w obliczu wysiłku, który pracownicy muszą ponieś w związku z nauką obsługi nowych urządzeń czy zmiany dotychczas stosowanych procedur.

Podpis na tablecie to oszczędności dla firmy. Argument ten może nabrać większej wagi i znaczenia dla pracowników, gdy dowiedzą się co przedsiębiorstwo/instytucja zamierza zrobić z zaoszczędzonymi w ten sposób środkami finansowymi. Może to być obietnica wymiany elementów wyposażenia stanowisk pracy na bardziej ergonomiczne, inwestycja w nowe wyposażenie biura (nowy ekspres do kawy, strefa relaksu, instalacja klimatyzacji itd.), obietnica uruchomienia programu szkoleniowego dla pracowników finansowanego z wygenerowanych oszczędności, czy też finansowanie dodatkowych pozapłacowych benefitów dla pracowników. Z pewnością taka argumentacja dużo bardziej przemówi do pracowników i pozwoli mocniej zaangażować ich w wprowadzane zmiany, gdyż ich konsekwencją będą realne korzyści dla nich samych.

Nie tylko materialne profity motywują pracowników do zmiany, czy też większej pracy. Równie dobrze działa obietnica osiągniecia sytuacji, w której ich praca staje się bardziej wydajna bez konieczności zwiększania wysiłku. Konieczne i często żmudne procesy w wielu sytuacjach utrudniają pracę i zniechęcają. Podpis na tablecie i cyfryzacja dokumentów znacznie ogranicza, a w niektórych sytuacjach nawet eliminuje konieczności skanowania dokumentacji papierowej, prowadzenia papierowej korespondencji, czy żmudnego archiwizowania.

Kwestia troski o przyrodę od dawna jest codziennością biznesu. Nie ma dnia by jakaś firma nie chwaliła się tym, że jest bardziej ekologiczna wykorzystując energię wytwarzaną z odnawialnych źródeł, zmieniając proces tworzenia produktów, czy też ponownie wykorzystując odpady powstające w wyniku jej funkcjonowania. Ograniczenie papierowej dokumentacji w organizacji ma również realny wpływ na zmniejszenie śladu węglowego.
Wskazując na ekologiczne następstwa wdrożenia podpisu na tablecie i elektronicznego obiegu dokumentów należy zwrócić uwagę na wszystkie poboczne działania, które niekorzystnie oddziaływują na środowisko. Jednymi z pierwszych skojarzeń jest zmniejszenie zapotrzebowania na ryzy papieru i tuszu do druku. Niby niewiele, ale gdy na te pozornie mało istotne działania spojrzymy z szerszej perspektywy i uwzględnimy niekorzystny wpływ na środowisko środków transportu, którymi przewodzi się kartony wypełnione papierem do drukarek oraz tusz do drukarek, to okazuje się, że pozornie niewielkie działania mają duże znaczenie.
Pozostając cały czas przy tak powszechnych przedmiotach w każdym biurze, jak ryzy papieru i tusz do druku warto zastanowić się jaki zostaje wytworzony ślad węglowy w procesie produkcji tych przedmiotów. Wówczas małoistotne oszczędność ryz papieru i tuszu w obliczu ogromnego zanieczyszczenia środowiska naturalnego nabierają zupełnie innej wartości w kontekście walki o ochronę przyrody.
W tym miejscu warto wspomnieć, że elektroniczny obieg dokumentów to także możliwość rezygnacji z szaf na przechowywanie dokumentów, segregatorów czy archiwizacji tych dokumentów w klasycznych papierowych archiwach. Eliminacja każdej z tych czynności i ograniczenie wykorzystania wspomnianych powyżej przedmiotów to realnie redukcja wytwarzanego śladu węglowego.
Dostrzegając tak daleko idące następstwa ograniczenia papierowego obiegu dokumentów w organizacji warto podzielić się tą wiedzą z współpracownikami. Argument dotyczący zmniejszenia niekorzystnego wpływu na środowisko naturalne z pewnością pomoże odpowiednio zmotywować zespół do digitalizacji dokumentacji. Ponadto będzie doskonała okazją, by każdy pracownik sam przyczynił się do bardziej ekologicznej postawy względem przyrody.
W kwestii troski o środowisko naturalne warto nadmienić, że outsourcing przechowywania i archiwizacji papierowej dokumentacji to także koszt dla organizacji i przyrody. Zlecając takie usługi firmie zewnętrznej należy pamiętać, że proces transportu dokumentów, budowy i dostosowania budynków do przechowywania dokumentacji także wiąże się z wytworzeniem dużego śladu węglowego. Negatywny wpływ na środowisko jest jeszcze większy, gdy historyczną dokumentację można zniszczyć lub w procesie skanowania papierowy oryginał jest zbędny. Podpis na tablecie całkowicie wyklucza takie czynności, a tym samym redukuje ilość ślady węglowego powstałego wskutek działalności przedsiębiorstwa.

Ostatnim argumentem, który może zmotywować zespół do porzucenia dokumentacji papierowej na rzecz jej cyfrowej wersji jest wizja nowych możliwości. Nadmierna ostrożność, a nawet lekki opór wobec wdrożenia podpisu na tablecie i cyfryzacji dokumentacji może pojawić wśród szeregowych pracowników, jak i kierowników. Wracając do przytoczonej na początku tekstu analogii z komputerami Macbook nie pozostaje nic innego, jak znaleźć odpowiedni argument, który pozwoli “sprzedać” ideę cyfryzacji osobom, które wskazują na pewne trudności i obawy.
Czynnikiem, który może przezwyciężyć wszelkie obawy i niechęć jest wizja nowych możliwości. Dzięki digitalizacji dokumentów firmy mogą generować oszczędności i lepiej zarządzać swoimi finansami dążąc do realizacji wyznaczonych celów.
Cyfrowy obieg dokumentów to także szansa na nowe rynki, szybszą ekspansję, czy też stworzenie niskokosztowych biur terenowych. Eliminacja papierowej dokumentacji oznacza często zmianę procedur, które stanowiły przeszkody w rozwoju organizacji. Zastępując papier formą elektroniczną dokumentacja jest dużo bardziej elastyczna, dostępna i tańsza nawet wtedy, gdy firma funkcjonuje w wielu lokalizacjach.

Rozważając nowe możliwości, jakie daje digitalizacja dokumentów warto wspomnieć jeszcze o pracy zdalnej. Za sprawą pandemii wirusa Sars-Cov-2 zdalna praca dla wielu przedsiębiorstw była jedynym wyjściem by móc nadal funkcjonować. Przedsiębiorstwa, które przed pandemią pracowały stacjonarnie w biurach, ale posługiwały się cyfrową dokumentacją dużo łatwiej dostosowały się do nowych okoliczności. Zastąpienie papierowej dokumentacji formą zdigitalizowaną ułatwia budowę bardziej elastycznej organizacji i dopasowanie się to zmieniających się warunków prowadzenia biznesu. Większa elastyczność firmy, która wprost może się przełożyć na wprowadzenie pracy hybrydowej lub też zdalnej jest kolejnym czynnikiem motywującym pracowników do zaangażowania się w proces digitalizacji dokumentacji. Osiągnięte efekty mogą być korzyścią zarówno dla samego przedsiębiorstwa, jak i pracowników.

Podpis na tablecie i cyfryzacja obiegu dokumentów niesie ze sobą wiele konkretnych korzyści. Dostrzeżenie wielopoziomowych zalet wynikających z odejścia od papierowej dokumentacji i ich jasne zaprezentowanie może okazać się kluczowe w procesie implementacji idei paperless.