Podpis na tablecie to efektywniejsza praca, oszczędności, a nawet konkretne działanie w walce o ochronę przyrody i gromadzonych danych. Mimo tego, że argumenty te są zrozumiałe dla większości osób, zdarzają się organizacje, w których wdrożenie podpisu elektronicznego napotyka na opór. By pomóc w merytoryczny sposób przezwyciężyć obawy i z sukcesem wdrożyć digitalizację dokumentów, prezentujemy poniżej najważniejsze przesłanki przemawiające za wdrożeniem podpisu biometrycznego na tablecie.

Spis treści

Może to wydawać się nieco dziwne, ale szef, czy menadżer od czasu do czasu musi wcielić się w rolę sprzedawcy, który będzie w stanie “sprzedać” pewną ideę, czy też nowe rozwiązanie członkom swojego zespołu. Przyjmując takie założenie jako punkt wyjścia, dużo łatwiej jest zrozumieć, że pozornie oczywiste i jasne argumenty mogą nie przemawiać do wszystkich pracowników. Szukając analogi, warto odnieść się do klientów, którzy kupują ten sam produkt, ale kierują się różnymi intencjami.

Niech przykładem będzie marka Apple i jej przenośne komputery Macbook. Dla jednych są symbolem niezawodności, który stanowi główny argument podczas zakupu. Dla innych klientów będzie to duża funkcjonalność i komfort pracy dzięki niewielkiemu rozmiarowi, małej wadze i dobrze zaprojektowanej klawiaturze. Wreszcie część właścicieli Macbooków będzie decydowała się na wybór tego komputera w następstwie przywiązania do marki Apple i wartości, które symbolizuje.
Jeden niewielki przenośny komputer może być kupowany z różnych powodów. Podobnej analogii należy doszukiwać się w procesie digitalizacji dokumentacji. Argumenty, które będą najważniejszymi przesłankami dla kierownictwa organizacji, skłaniającymi do cyfryzacji dokumentacji, dla pracowników mogą okazać się niewystarczające, by podjąć trud włączenia się w proces cyfryzacji.
Wobec tego należy zadbać o to, by decyzja o wdrożeniu podpisu elektronicznego na tablecie i proces jego implementacji w organizacji został przeprowadzony i zakomunikowany w odpowiedni sposób. By tego dokonać, warto spojrzeć na kwestię digitalizacji dokumentacji z wielu perspektyw i właściwie przedstawić wszystkie zalety wynikające ze zmiany sposobu pracy – implementacji odręcznego podpisu elektronicznego na tablecie.

Inwestycja w nowy system, którego następstwem jest policzalna i znacząca oszczędność, jest oczywistym i silnym argumentem dla większości właścicieli oraz menedżerów wyższego szczebla. Jednak oszczędności, będące następstwem odejścia od papierowej dokumentacji na rzecz tabletu i podpisu biometrycznego, niekoniecznie muszą przemawiać do osób mających korzystać na co dzień w swojej pracy z tego rozwiązania.
Wprawdzie dobra sytuacja finansowa każdego przedsiębiorstwa powinna być w interesie wszystkich osób w nim pracujących. Może się jednak okazać, że ten argument jest niewystarczający w obliczu wysiłku, który pracownicy muszą ponieś w związku z nauką obsługi nowych urządzeń, czy zmiany dotychczas stosowanych procedur. Tak więc wdrożenie podpisu elektronicznego motywowane oszczędnościami, które firma zamierza osiągnąć, mogą być nie wystarczające, chyba, że …?

Własnoręczny podpis elektroniczny złożony na tablecie to oszczędności dla przedsiębiorstwa. Argument ten może nabrać większej wagi i znaczenia dla pracowników, gdy dowiedzą się co organizacja, w której pracują, zamierza zrobić z zaoszczędzonymi w ten sposób pieniędzmi.
Może to być obietnica wymiany wyposażenia stanowisk pracy na bardziej ergonomiczne, inwestycja w nowe wyposażenie biura (nowy ekspres do kawy, strefa relaksu, instalacja klimatyzacji itd.). A może, obietnica uruchomienia programu szkoleniowego dla pracowników finansowanego z wygenerowanych oszczędności, czy też finansowanie dodatkowych pozapłacowych benefitów dla pracowników. Z pewnością taka argumentacja dużo bardziej przemówi do pracowników i pozwoli mocniej zaangażować ich we wprowadzane zmiany, gdyż ich konsekwencją będą realne korzyści dla nich samych.
Choć wdrożenie własnoręcznego podpisu na tablecie nie stwarza trudności w codziennej obsłudze i upraszcza dotychczasowe metody, to tak jak każda zmiana może rodzić obawy i zniechęcenie.

Nie tylko materialne profity motywują pracowników do zmiany, czy też większej pracy. Równie dobrze działa obietnica osiągnięcia sytuacji, w której ich praca staje się bardziej wydajna i szybsza bez konieczności zwiększania wysiłku. Konieczność realizacji złożonych i żmudnych procesów opierających się na tworzeniu, oraz przetwarzaniu papierowej dokumentacji w wielu sytuacjach utrudniają pracę i zniechęca pracowników.
Podpis na tablecie i elektroniczna dokumentacja w sposób zauważalny i niemalże natychmiastowy ograniczają, a w niektórych sytuacjach, nawet eliminuje, niektóre czynności (np. konieczności skanowania dokumentacji papierowej i wprowadzenie do systemu). Podpis złożony na ekranie tabletu z zachowanie jego ważności prawnej (podpis biometryczny) pozwala pozbyć się konieczności drukowania tych dokumentów, które wymagają ważnej prawnie autoryzacji podpisu. A w konsekwencji usuwają konieczność wykonywania wielu czynności związanych z przetwarzaniem papierowych umów, protokołów, aneksów i podobnych dokumentów.
Wdrożenie własnoręcznego podpisu na ekranie tabletu pozwala od razu dostrzec, że ilość czynności, które pracownik musi wykonać, jest mniejsza albo prostsza. Co więcej, szybsza niż w analogicznej sytuacji zakładającej wykorzystanie papierowej dokumentacji.

Kwestia troski o przyrodę od dawna jest codziennością tysięcy przedsiębiorstw. W dyskursie korporacyjnym powszechnie eksponuje się proekologiczne działania, obejmujące wykorzystanie odnawialnych źródeł energii, modyfikacje procesów produkcyjnych oraz recykling odpadów. Ograniczenie papierowej dokumentacji w organizacji ma również realny wpływ na zmniejszenie śladu węglowego.
Aby w pełni ocenić ekologiczne skutki wdrożenia podpisu na tablecie i elektronicznego obiegu dokumentów, konieczne jest uwzględnienie wszystkich pośrednich działań, które negatywnie wpływają na środowisko. Jednymi z pierwszych skojarzeń jest zmniejszenie zapotrzebowania na ryzy papieru i tuszu do druku. Okazuje się, że pozornie niewielkie działania mają duże znaczenie. Gdy na te pozornie mało istotne działania spojrzymy z szerszej perspektywy, należy uwzględnić niekorzystny wpływ na środowisko środków transportu, którymi przewozi się kartony wypełnione papierem do drukarek oraz tusz do drukarek.
Pozostając cały czas przy tak powszechnych przedmiotach w każdym biurze, jak ryzy papieru i tusz do drukarek, warto zastanowić się, jaki zostaje wytworzony ślad węglowy w procesie produkcji tych przedmiotów. Wówczas mało istotne oszczędności ryz papieru i tuszu w obliczu ogromnego zanieczyszczenia środowiska naturalnego nabierają zupełnie innej wartości w kontekście walki o ochronę przyrody.
W tym miejscu warto wspomnieć, że elektroniczny obieg dokumentów to także możliwość rezygnacji z szaf na przechowywanie dokumentów, segregatorów czy archiwizacji tych dokumentów w klasycznych papierowych archiwach. Eliminacja każdej z tych czynności i ograniczenie wykorzystania wspomnianych powyżej przedmiotów to realnie redukcja wytwarzanego śladu węglowego.

Paperless w firmie: przyszłość czy teraźniejszość?

Firma paperless to ludzie i procesy a nie technologia

Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Dostrzegając tak daleko idące następstwa ograniczenia papierowego obiegu dokumentów w organizacji, warto podzielić się tą wiedzą ze współpracownikami. Argument dotyczący zmniejszenia niekorzystnego wpływu na środowisko naturalne z pewnością pomoże odpowiednio zmotywować zespół do digitalizacji dokumentacji i wykorzystywania podpisu cyfrowego na ekranie tabletu.
Co więcej, zachęcenie ich do elektronicznego podpisywania dokumentów będzie doskonałą okazją, by każdy pracownik sam przyczynił się do bardziej ekologicznej postawy względem przyrody. W ten sposób będą mogli poprzez swoje czyny wyrazić wartości, które są dla nich ważne.
W kwestii troski o środowisko naturalne warto nadmienić, że outsourcing przechowywania i archiwizacji papierowej dokumentacji to także koszt dla organizacji i przyrody. Zlecając takie usługi firmie zewnętrznej, należy pamiętać, że proces transportu dokumentów, budowy i dostosowania budynków do przechowywania dokumentacji, także wiąże się z wytworzeniem dużego śladu węglowego. Negatywny wpływ na środowisko rośnie, gdy niszczymy archiwa lub skanujemy zbędne dokumenty. Podpis na tablecie całkowicie wyklucza takie czynności, a tym samym redukuje ilość śladu węglowego powstałego wskutek działalności przedsiębiorstwa.

Jednym z ostatnich argumentem, który może zmotywować zespół do większego zaangażowania się w odejście od papierowej dokumentacji na rzecz jej cyfrowej wersji, jest wizja nowych możliwości. Nadmierna ostrożność, a nawet lekki opór wobec wdrożenia podpisu na tablecie i cyfryzacji dokumentacji może pojawić się wśród szeregowych pracowników, jak i kierowników. Wracając do przytoczonej na początku tekstu analogii z komputerami Macbook, należy znaleźć odpowiedni argument. Argument, który pozwoli „sprzedać” ideę cyfryzacji osobom, które wskazują na pewne trudności i obawy.
Czynnikiem, który może przezwyciężyć wszelkie obawy i niechęć jest wizja nowych możliwości. Dzięki digitalizacji dokumentów firmy mogą generować oszczędności i lepiej zarządzać swoimi finansami dążąc do realizacji wyznaczonych celów.
Własnoręczny podpis na ekranie tabletu i cyfrowy obieg dokumentów to także szansa na nowe rynki, szybszą ekspansję, czy też stworzenie niskokosztowych biur terenowych. Eliminacja papierowej dokumentacji oznacza często zmianę procedur, które stanowiły przeszkody w rozwoju organizacji. Elektroniczna dokumentacja, jest dużo bardziej elastyczna, dostępna i tańsza nawet wtedy, gdy firma funkcjonuje w wielu lokalizacjach.

Rozważając nowe możliwości, jakie daje digitalizacja dokumentów, warto wspomnieć jeszcze o pracy zdalnej. Za sprawą pandemii wirusa Sars-Cov-2 zdalna praca dla wielu przedsiębiorstw była jedynym wyjściem, by móc nadal funkcjonować. Przedsiębiorstwa, które przed pandemią pracowały stacjonarnie w biurach, ale posługiwały się cyfrową dokumentacją, dużo łatwiej dostosowały się do nowych okoliczności. Implementacja zdigitalizowanej formy dokumentacji sprzyja budowie elastycznej struktury organizacyjnej oraz adaptacji do ewoluujących warunków prowadzenia biznesu.
Większa elastyczność firmy, która wprost może się przełożyć na wprowadzenie pracy hybrydowej, lub też zdalnej jest kolejnym czynnikiem motywującym pracowników do zaangażowania się w proces digitalizacji dokumentacji. Osiągnięte efekty mogą być korzyścią zarówno dla samego przedsiębiorstwa, jak i pracowników.

Wdrażanie nowego rozwiązania technologicznego, takiego jak podpis elektroniczny na tablecie, często wiąże się z oporem po stronie pracowników. Powody bywają różne – od lęku przed technologią, przez przyzwyczajenie do dotychczasowych procedur, po obawy o utratę kontroli nad dokumentacją. Zrozumienie tych obiekcji jest kluczowe, by skutecznie przeprowadzić proces digitalizacji i zbudować zaangażowanie zespołu. Warto zatem potraktować ten etap, jako okazję do rozmowy i edukacji – nie tylko pokazując zalety systemu, ale także rozwiewając wątpliwości.

Najczęściej pojawiające się obawy to m.in.: „To rozwiązanie mnie spowolni”. W rzeczywistości nowoczesne narzędzia, takie jak IC Pen, eliminują czasochłonne czynności, takie jak drukowanie, skanowanie i archiwizacja.
Kolejna obiekcja: „Nie czuję się pewnie z nową technologią”. System IC Pen jest intuicyjny, a pełne przeszkolenie trwa zaledwie kilkanaście minut. Pojawia się też często pytanie o bezpieczeństwo: „Czy dokumenty będą wystarczająco chronione?”. Dane są szyfrowane, a podpis biometryczny spełnia wszystkie wymagania prawne oraz standardy RODO. Odpowiednie przygotowanie, transparentna komunikacja i zrozumienie perspektywy pracownika pozwalają nie tylko zneutralizować opór, ale także przekształcić sceptycyzm w aktywne wsparcie dla zmiany.

Wprowadzenie podpisu elektronicznego na tablecie to nie tylko usprawnienie pojedynczego procesu podpisywania dokumentów, to krok w kierunku nowoczesnej, zwinnej i efektywnej organizacji. Korzyści płynące z digitalizacji są wielopoziomowe. Zaczynając od uproszczenia codziennych obowiązków pracowników, przez redukcję kosztów operacyjnych, aż po zwiększenie elastyczności i odporności firmy na zmiany w otoczeniu rynkowym. Co więcej, podpis biometryczny za pomocą tabletu umożliwia zachowanie pełnej mocy prawnej dokumentów, jednocześnie eliminując konieczność ich drukowania, skanowania i fizycznego przechowywania.
Przy odpowiedniej komunikacji wewnętrznej oraz zaangażowaniu zespołu, wdrożenie cyfrowego podpisu może stać się impulsem do szerszej transformacji. Będzie to transformacja nie tylko technologiczna, ale również kulturowa. Pracownicy zyskują realne ułatwienia w pracy. A organizacja buduje swoją przewagę konkurencyjną poprzez zwiększenie wydajności, bezpieczeństwa oraz zgodności z aktualnymi przepisami. Podpis elektroniczny składany na ekranie tabletu to nie przyszłość – to teraźniejszość dobrze zarządzanych firm. Warto więc nie tylko przekonać do niego zespół, ale również pokazać, że zmiana ta niesie ze sobą konkretną wartość dla każdego członka organizacji.