Tradycyjne procesy są wolne, kosztowne i pełne błędów. Papierowy obieg dokumentów oznacza opóźnienia, dublowanie pracy i brak dostępu do danych wtedy, gdy są naprawdę potrzebne.

Spis treści

Prawdziwa digitalizacja dokumentów w firmie opiera się na dwóch filarach. Pierwszy to uporządkowanie przeszłości, profesjonalna digitalizacja dokumentów polegająca na skanowaniu papierowych dokumentów z istniejących archiwów. Drugi to zabezpieczenie przyszłości, wdrożenie systemu digitalizacji (np. z podpisem elektronicznym na tablecie), aby ilość papierowych dokumentów przestała rosnąć. Dopiero połączenie obu tych działań w jeden cyfrowy obieg dokumentów daje realną przewagę. 

Oba te filary przynoszą wymierne korzyści digitalizacji. 

1. Przykład (przyszłość): Wyobraźmy sobie umowę leasingową. W starym modelu to wysyłka kurierem i 5 dni oczekiwania. W nowym klient podpisuje elektroniczne dokumenty na tablecie. Elektroniczny obieg dokumentów uruchamia się natychmiast, umowa jest aktywna w 5 minut, a zdigitalizowane dokumenty trafiają prosto do E-archiwum i systemu CRM. To jest właśnie digitalizacja dokumentów bezpośrednio u źródła.
2. Przykład (przeszłość): Wyobraźmy sobie dokumentację kadrową w segregatorach. Proces digitalizacji archiwum z zastosowaniem technologii OCR sprawia, że tradycyjne dokumenty stają się w pełni przeszukiwalne. Znalezienie umowy sprzed 5 lat zajmuje 5 sekund, a nie 5 godzin. 

Bazując na 8 opisanych poniżej elementach możesz ograniczyć papierowy obieg dokumentów we własnej organizacji. Poniższe punkty nie są przepisem zapewniającym 100% sukcesu, ale pomagają zorganizować digitalizację dokumentów w firmie. Wdrożyć nowoczesne rozwiązania IT, które prowadzą do lepszego zarządzania informacją, poprawy bezpieczeństwa danych i usprawnienia codziennych procesów w różnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. 

Na czym polega digitalizacja dokumentów? W IC Solutions rozumiemy ją kompleksowo. To nie tylko digitalizacja archiwum, czyli skanowanie dokumentów papierowych i zastosowanie technologii OCR. To przede wszystkim organizacja procesu digitalizacji tak, by nowe dokumenty firmowe powstawały od razu w formie elektronicznej. 

Digitalizacja dokumentów bezpośrednio w procesie sprzedaży czy HR, np. na tablecie, jest kluczem do automatyzacji procesów. Zdigitalizowane dokumenty ze skanów i nowe cyfrowe dokumenty muszą trafiać do jednego elektronicznego archiwum dokumentów. Tylko wtedy zarządzanie dokumentami jest efektywne. 

Wyobraźmy sobie, że pracownik HR szuka kompletu akt: starej, zeskanowanej umowy i nowego wniosku urlopowego podpisanego na tablecie. Dzięki E-archiwum ma oba te dokumenty cyfrowe w jednej, elektronicznej kartotece. To jest właśnie kompleksowa digitalizacja dokumentów w praktyce. 

Dzięki systemowi IC Pen możesz zbudować system digitalizacji, który obejmuje oba te filary: profesjonalną digitalizację dokumentów archiwalnych oraz pełną automatyzację ich obiegu, cyfrowej archiwizacji i integracji z systemami wewnętrznymi. 

Skuteczna digitalizacja dokumentów wymaga jasnych, powtarzalnych zasad. Bez nich firmy często grzęzną w analizach i nieskończonym planowaniu. Niezbędne jest stworzenie prostych ram, które pozwalają szybko decydować, które dokumenty firmowe mają zostać przekształcone w dokumenty cyfrowe i jak zorganizować ich obieg. 

W praktyce oznacza to wprowadzenie zasad takich jak: 

• „Digitalizacja dokumentów papierowych zawsze, gdy dokument ma więcej niż jednego użytkownika”, 

• „Bezpieczniejsze przechowywanie dokumentów odbywa się wyłącznie w elektronicznym archiwum dokumentów”, 

• „Podpis elektroniczny i cyfrowy obieg dokumentów to standard dla umów, protokołów i dokumentacji kadrowej”. 

Takie podejście pozwala zespołom działać szybciej. Kierownik działu kadr, nie czekając na centralę, może sam podjąć decyzję. W oparciu o te zasady wie, że: 

1. Wszystkie stare akta osobowe muszą trafić do digitalizacji archiwum, ponieważ przepisy wymagają ich długoterminowego przechowywania.

2. Wszystkie nowe wnioski urlopowe muszą być przetwarzane wyłącznie przez elektroniczny obieg dokumentów. 

Organizacja procesu digitalizacji wokół tak jasnych reguł upraszcza wdrożenie digitalizacji, dając zespołom autonomię i integrując ich pracę z centralnym systemem do obiegu dokumentów. 

Digitalizacja dokumentów nie powinna być celem samym w sobie. Kluczowe jest, by proces digitalizacji dokumentów skupiał się na tych obszarach, które realnie wpływają na koszty, czas i jakość pracy. Inaczej mówiąc, cyfrowe dokumenty muszą pracować na konkretny efekt biznesowy. 

Nie każde skanowanie dokumentów papierowych przynosi tę samą wartość. Zamiast cyfryzować wszystko naraz, zidentyfikuj procesy lub archiwa, które generują największe koszty. 

• Priorytet dla tabletu (przyszłość): umowy wymagające kilku podpisów. Ich cyfrowa forma skraca proces obiegu dokumentów z kilku dni do kilku minut. 

• Priorytet dla skanowania (przeszłość): dokumentacja kadrowa. Proces digitalizacji archiwum HR oznacza, że znalezienie umowy pracownika sprzed 10 lat to 5 sekund w E-archiwum, zamiast 5 godzin w archiwum fizycznym. 

To także dobry sposób na redukcję kosztów: zamiast kupować kolejne szafy, archiwizować tony papieru czy płacić za skanowanie na żądanie, można od razu pracować na zdigitalizowanych dokumentach w cyfrowym obiegu dokumentów. 

Digitalizacja dokumentów nie zaczyna się ani od skanera, ani od tabletu, zaczyna się od strategii. Niezależnie od tego, czy celem jest digitalizacja archiwum, czy wdrożenie nowych cyfrowych dokumentów, wdrożenie digitalizacji musi opierać się na trzech kluczowych fundamentach: 

1. Zgodność IT z biznesem.-Digitalizacja dokumentacji firmowej musi rozwiązywać realne problemy. Proces digitalizacji danych powinien wspierać konkretny cel, a dobór narzędzia musi zależeć od problemu. Gdy dział sprzedaży mówi: “Nasz czas obiegu dokumentów umowy zabija sprzedaż", wtedy podpis elektroniczny na tablecie zintegrowany z CRM jest właściwym rozwiązaniem.

   Problem może dotyczyć również wewnętrznych procesów i już wytworzonych dokumentów np. gdy dział kadr mówi: “Audyty ZUS nas paraliżują, a dostęp do dokumentów sprzed lat zajmuje 3 dni", wtedy profesjonalna digitalizacja dokumentów archiwalnych jest rozwiązaniem, które realnie wspiera biznes.

2. Centralne repozytorium (najlepiej w chmurze). – Przechowywanie dokumentów w chmurze to fundament, który łączy oba filary. Elektroniczne archiwum dokumentów (e-archiwum) staje się wspólnym, bezpiecznym domem zarówno dla starych zdigitalizowanych dokumentów (ze skanów), jak i nowych elektronicznych dokumentów (z tabletów). Cyfrowa archiwizacja dokumentów w chmurze to bezpieczniejsze przechowywanie dokumentów i natychmiastowy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.

3. Koncentracja na wartości (dokument to dopiero początek).- Bazując na naszym ponad 15-letnim doświadczeniu rekomendujemy ocenę projektów pod kątem ich wpływu na inne procesy. Celem nie jest posiadanie obrazka, ale danych, które mogą napędzać automatyzację procesów.

   Podpisywanie bieżącej dokumentacji: podpis elektroniczny przy onboardingu pracownika nie tylko tworzy umowę. Zebrane dane automatycznie zasilają system kadrowy i uruchamiają kolejne procesy (np. przydział sprzętu, szkolenia). 

   Skanowanie dokumentacji: digitalizacja archiwum faktur kosztowych połączona z zastosowaniem technologii OCR nie tylko archiwizuje obraz dokumentów. OCR odczytuje dane (NIP, kwoty), które zasilają system ERP, automatyzując dekretację i księgowanie.

Takie podejście wspiera cyfrowe zarządzanie dokumentami i łączy digitalizację danych z całym ekosystemem firmy. 

Zamiast planować ogromne projekty z długim czasem realizacji, zastosuj podejście agile, zwinne i mierzalne. Zacznij od jednego “sprintu", który przyniesie największą wartość. 

• Przykład (przyszłość): Zamiast wdrażać podpis na tablecie we wszystkich 100 oddziałach naraz, zacznij pilotaż tylko w dziale sprzedaży. Zbierz opinie i dopiero wtedy skaluj. 

• Przykład (przeszłość): Zamiast planować proces digitalizacji archiwum całej firmy na 2 lata, zacznij od jednego działu, np. dokumentacji kadrowej. Zeskanuj ją (profesjonalna digitalizacja dokumentów), wdróż e-archiwum i sprawdź, jak zmienia to pracę tego działu. 

Taki przebieg digitalizacji dokumentów: 

• pozwala zebrać realne opinie (np. “przycisk na tablecie jest za mały" lub “OCR w skanach HR myli się na datach"); 

• pokazuje szybkie korzyści digitalizacji dokumentów (np. “skróciliśmy czas obiegu dokumentów o 3 dni" lub “mamy dostęp do dokumentów HR w 5 sekund"); 

• dostarcza danych, by lepiej zorganizować digitalizację dokumentów w reszcie firmy. 

Rozbijając wdrożenie digitalizacji na etapy, zespół nie zostaje „zalany” zmianami, a ryzyko korekty nie wpływa na cały system do obiegu dokumentów. Zarówno digitalizacja dokumentów bezpośrednio na tablecie, jak i digitalizacja archiwum, doskonale nadają się do takiego zwinnego podejścia. 

Firma paperless to ludzie i procesy a nie technologia

Jak paperless rozwija biznes?

Najlepsze praktyki dla firm paperless

Stając przed wdrożeniem digitalizacji, firmy stają przed dylematem: robić to samemu czy kupić gotową usługę digitalizacji lub narzędzie? Ryzyko dotyczy obu obszarów. W przypadku skanowania firma zakłada, że digitalizacja archiwum to 'kupno skanera'. W praktyce skanowanie dokumentów papierowych we własnym zakresie kończy się fiaskiem: brakiem zastosowania technologii OCR, złą jakością obrazu dokumentów, brakiem integracji z e-archiwum i ogromnymi ukrytymi kosztami (czas pracy zespołu). 

Warto też zwrócić uwagę na ryzyko wynikające z samodzielnego wytworzenia oprogramowania. Może pojawić się myśl, że przedsiębiorstwo 'szybko napisze' własne narzędzie do podpisu. Budowanie własnego systemu do obiegu dokumentów od zera to ogromne koszty, testy, opóźnienia i ryzyko braku zgodności z przepisami. 

Profesjonalna digitalizacja dokumentów jest zawsze tańsza i bezpieczniejsza. Wdrożenie digitalizacji powinno koncentrować się na dostarczaniu wartości biznesowej, a nie na walce z technologią. 

IC Solutions jako partner technologiczny w digitalizacji oferuje gotowe, sprawdzone rozwiązania dla obu filarów. To jest kompleksowa digitalizacja dokumentów: szybkie wdrożenie, minimalne ryzyko i natychmiastowe korzyści digitalizacji dokumentów. 

Zidentyfikuj w firmie pracowników, którzy szybko uczą się nowych technologii i rozumieją wartość, jaką daje cyfrowy obieg dokumentów. To oni mogą stać się ambasadorami zmiany. Tacy pracownicy (ambasadorzy) wykorzystają w praktyce możliwości obu filarów wdrożenia digitalizacji. 

Wzmocnij ich rolę. Zadbaj, by brali udział w testach rozwiązań i konsultacjach z partnerem technologicznym w digitalizacji. Ich znajomość procesów i pozytywne nastawienie pomogą pokonać opór innych pracowników znacznie skuteczniej niż formalne polecenia. 

Sama digitalizacja dokumentów to pierwszy krok. Prawdziwa automatyzacja procesów zaczyna się, gdy do gry wchodzi sztuczna inteligencja (AI). AI może usprawniać zadania towarzyszące w obu nurtach digitalizacji, oszczędzając setki godzin pracy. 

Dla archiwów (skanowanie): zastosowanie technologii OCR (Optical Character Recognition) wspieranej przez AI to dziś znacznie więcej niż tylko odczytanie tekstu. Inteligentne algorytmy w przetwarzaniu dokumentów potrafią automatycznie sklasyfikować zdigitalizowane dokumenty (to jest umowa, to faktura, to protokół), wyodrębnić z nich kluczowe dane (np. NIP, kwoty, daty) i automatycznie wprowadzić je do e-archiwum z odpowiednimi tagami. 

Dla nowych procesów (tworzenie bieżącej dokumentacji): AI może drastycznie przyspieszyć proces digitalizacji danych jeszcze przed złożeniem podpisu na tablecie. Wyobraźmy sobie klienta w punkcie obsługi. Zamiast prosić go o ręczne wpisanie danych, pracownik robi zdjęcie jego dowodu osobistego. OCR wsparty przez AI odczytuje dane i automatycznie wypełnia cały formularz umowy. Klient tylko weryfikuje elektroniczne dokumenty i składa podpis. To jest realna digitalizacja dokumentów oszczędność czasu i eliminacja błędów. 

AI staje się więc nieodłącznym elementem efektywnego zarządzania dokumentami i inteligentnego cyfrowego zarządzania dokumentami. 

Skuteczna digitalizacja dokumentów to spójny system, który łączy przeszłość z przyszłością. To podejście pozwala jednocześnie uporządkować istniejące archiwa, poprzez profesjonalną digitalizację dokumentów i zatrzymać produkcję tzw. nowego papieru, poprzez cyfrowy obieg dokumentów i podpis na tablecie. 

IC Solutions to partner technologiczny w digitalizacji, który łączy oba te światy. Wspieramy firmy w przejściu na cyfrowe zarządzanie dokumentami, oferując: 

• usługę digitalizacji archiwów (skanowanie papierowych dokumentów) z zastosowaniem technologii OCR; 

• systemy digitalizacji i cyfrowej archiwizacji danych (e-archiwum); 

• kompleksowe wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i podpisów na tablecie. 

Digitalizacja dokumentacji firmowej przynosi dziś nie tylko oszczędność czasu, ale realną przewagę konkurencyjną. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz: 

• zredukować koszty archiwizacji, druku i przechowywania dokumentów, 

• skrócić czas obiegu dokumentów, 

• poprawić bezpieczeństwo dokumentów, 

•  wdrożyć nowoczesne rozwiązania, które naprawdę wspierają rozwój Twojego biznesu.