Jak uniknąć porażki we wdrażaniu podpisu elektronicznego? 5 kluczowych aspektów

Wdrożenie podpisu elektronicznego w organizacji to szansa na cyfrową transformację, ale też realne ryzyko, jeśli nie zostanie dobrze przygotowane. Choć technologia ta upraszcza obieg dokumentów, obniża koszty i zwiększa bezpieczeństwo, to w praktyce wiele firm popełnia błędy, które spowalniają lub całkowicie blokują wykorzystanie jej potencjału. Jak uniknąć porażki i w pełni wykorzystać możliwości podpisu elektronicznego? Sprawdź, na co naprawdę warto zwrócić uwagę.

Spis treści

Wdrożenie podpisu elektronicznego nie może być postrzegane wyłącznie jako zakup nowej technologii, czy implementacja kolejnego narzędzia informatycznego. To złożony proces transformacyjny, który wymaga strategicznego podejścia – uwzględniającego zarówno uwarunkowania organizacyjne, jak i kulturowe. Kluczowe staje się precyzyjne dopasowanie rozwiązania do specyfiki funkcjonowania firmy, przygotowanie użytkowników do zmiany oraz wyraźne zdefiniowanie celów wdrożenia w kontekście wartości biznesowej. Zaniedbanie fazy analizy przedwdrożeniowej, niedoszacowanie znaczenia komunikacji wewnętrznej, czy brak zaangażowania kluczowych interesariuszy to czynniki, które w praktyce często prowadzą do niskiego poziomu adopcji systemu lub jego całkowitego odrzucenia przez zespół. Dlatego sukces wdrożenia podpisu elektronicznego należy rozpatrywać nie w kategoriach samej technologii, lecz jako efekt świadomego zarządzania zmianą w organizacji.

Żadna firma nie funkcjonuje w próżni. Środowisko, z którym przedsiębiorcy i ich pracownicy codziennie obcują, składa się z konkurencji, regulatorów rynku i samych klientów. I to właśnie na tej ostatniej grupie warto się skupić w kontekście pytania, “czy podpis elektroniczny ma rację bytu w naszej firmie?". Wdrażanie elektronicznej dokumentacji, podpisu elektronicznego na tablecie, cyfrowego obiegu dokumentów i wszystkiego, co się z tym wiąże, zazwyczaj łatwo jest finansowo uzasadnić w odpowiedniej perspektywie czasowej. Powstaje jednak pytanie, czy zakładane korzyści finansowe są wystarczającym motywatorem i na tyle silnym, by ten “projekt dowieść do końca ?". Rodzi się jeszcze jedna wątpliwość, czy motywacja i bilans finansowy po stronie firmy oddziałuje tak samo silnie na klientów, aby zechcieli korzystać ze wdrożonej technologii podpisu cyfrowego?
Podpis elektroniczny na tablecie, czy jakiekolwiek inne rozwiązanie służące autoryzacji jest tworzone i rozwijane z myślą o ważności prawnej oraz wygodzie użytkowania. Niestety takie podejście nie gwarantuje, że wdrożenie właśnie tak stworzonej technologii spotka się z pozytywnym przyjęciem po stronie klienta.
Oszczędność papieru, szybsza obsługa klienta, czy mniej papierowej dokumentacji podlegającej archiwizacji to tylko niektóre z korzyści, jakie może odnieść przedsiębiorstwo wdrażające elektroniczny podpis dokumentów, ale czy ma to wartość dla klientów?
Czynnikiem zwiększającym szanse na powodzenie wdrożonej technologii elektronicznego podpisu jest znalezienie i osiągnięcie takich efektów, które będą miały wartość dla klientów – dzięki takiemu podejściu ryzyko porażki maleje.

Złożenie własnoręcznego podpisu na kartce papieru było do niedawna obligatoryjnym i jednym sensownym rozwiązaniem, które zapewniało ważność prawną zawieranych umów, składanych deklaracji i zgód. Na szczęście, wraz z postępem technologicznym poszerzył się wachlarz możliwości. Obecnie składanie podpisu elektronicznego na tablecie, ekranie podpisu, albo przy użyciu kartki papieru i długopisu elektronicznego, zapewnia automatyczną digitalizację dokumentu i jego ważność prawną zgodną z eIDAS. Coś, co jeszcze kilka lat temu wydawało się niemożliwe (podpisywanie umów bez ich drukowania) jest obecnie powszechną praktyką w wielu obszarach życia gospodarczego. Warto jednak pamiętać o tym, że digitalizacja dokumentów i możliwość podpisu elektronicznego na tablecie lub w jakiejkolwiek innej formie, nie powinna być celem samym w sobie.
Skuteczna i kompletna digitalizacja dokumentów powinna obejmować również ten wycinek, który dotyczy autoryzacji – podpisywania dokumentów. Sama digitalizacja nie powinna być celem organizacji, a jedynie narzędziem, etapem do osiągnięcia celu. Wdrożenie kultury paperless jest świetnym przykładem na budowanie przedsiębiorstwa, które stara się niwelować swój ślad węglowy, być bardziej eko i pozycjonować się jako firma przyjazna przyrodzie. Wszystkie te założeni są świetne i doskonale się wpisują w obecne trendy społecznej odpowiedzialności biznesu. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że postawienie właśnie takiego zadania przed firmą może być niewystarczającym motywatorem do zrealizowania go.

Digitalizacja dokumentów ze wszystkimi jej elementami powinna służyć realizacji bardziej złożonych i mających większe oddziaływanie na przedsiębiorstwo wyzwań. Przykładem takiego celu może być osiągnięcie konkurencyjnego poziomu obsługi klientów (na który składa się obieg dokumentów) pod warunkiem, że taka wartość pozwoli zbudować przewagę biznesową i jest pożądana przez klientów. Innym przykładem może być dostosowanie się do standardów funkcjonowania przedsiębiorstwa na nowym rynku, na który firma zamierza wejść lub wprowadzenie nowych usług, wartości, które są blokowane ze względu na papierowy obieg dokumentów.
Organizacje, które wprowadzają innowacyjne rozwiązania tylko po to, by być odbierane jako nowoczesne i innowacyjne rzadko kiedy odnoszą sukces w dłuższej perspektywie. Nowoczesne rozwiązania technologiczne, operacyjne powinny służyć tworzeniu lub wykorzystywaniu nowych możliwości.

Składanie podpisu biometrycznego poprzez wykorzystanie nowoczesnej technologii może być kuszące dla kadry zarządzającej. Implementacja takiej technologii staje się konkretnym dowodem na to, że organizacja inwestuje w nowoczesne technologie, jest innowacyjna, zmienia procesy i stara się nadążać za oczekiwaniami klientów. Powstaje jednak pytanie, czy taka motywacja jest wystarczająca, aby projekt odniósł sukces? Czy autoryzacja dokumentów podpisem biometrycznym ma szanse znaleźć szerokie zastosowanie w przedsiębiorstwie i stać się powszechnie stosowaną praktyką? A może będzie jedynie ciekawostką technologiczną, którą nie sposób wdrożyć w skali całej firmy?
By uniknąć porażki związanej ze wdrożeniem podpisu elektronicznego na tablecie lub przy użyciu jakiegokolwiek innego urządzenia należy dokonać wnikliwej analizy, czy takie rozwiązanie jest potrzebne, zgodne z potrzebami, a ostatecznie możliwe do zastosowania w większości procesów, w których złożenie własnoręcznego podpisu jest konieczne. Sukces wdrożenia nowej technologii, zależy nie tylko od przychylnej opinii kadry zarządzającej, która będzie kibicować takiemu projektowi, ale również od realnych zdolności wykorzystania tej technologii w trakcie osiągania strategicznych celów.

Zapanuj nad dokumentami z pomocą podpisu elektronicznego na tablecie

Podpis elektroniczny ma szerokie zastosowanie w wielu obszarach funkcjonowania przedsiębiorstw. Produkcja, kontrola jakości, obsługa klienta, usługi serwisowe, a kończąc na zawieraniu umów i sporządzaniu protokołów. Digitalizacja dokumentów jest pożądanym procesem prawie na każdym etapie działań operacyjnych. Wobec tego trudno nie mieć obawy, czy warto zastąpić tradycyjny podpisu własnoręcznym podpisem elektronicznym. Niemniej jednak, warto na taką decyzję spojrzeć nie tylko z pozycji aktualnych potrzeb i procesów, ale również zmian, które przedsiębiorstwo zamierza wdrożyć.
Podpis biometryczny złożony na ekranie tabletu może być świetnym rozwiązaniem w aktualnej sytuacji, gdy biura obsługi klientów lub terenowi przedstawiciele wytwarzają setki stron dokumentów wypełnianych i podpisywanych przez klientów każdego miesiąca. Z pewnością podejście paperless przyczyni się do oszczędności, usprawni obieg dokumentów, a nawet poprawi obsługę klienta i pozwoli zbudować wizerunek przedsiębiorstwa, które korzysta z dobrodziejstw nowoczesnej technologii.
Co jednak w sytuacji, gdy plany i strategie firmy zakładają oszczędności i likwidację biur obsługi klienta, przeniesienie obsługi na kanały online? Zatem, jeśli w momencie dokonywania takiej inwestycji znane są już plany digitalizacji wielu procesów, jej powodzenie powinno być ocenione negatywnie i ostatecznie nie powinna zostać zrealizowana. Koncepcja wdrożenia technologii pozwalającej na złożenie własnoręcznego podpisu elektronicznego, można zastąpić innym podpisem cyfrowym, który będzie zgodny z eIDAS. Wówczas podpis kwalifikowany lub podpis poprzez profil zaufany, będzie bardziej odpowiednim rozwiązaniem, które pozwoli uniknąć porażki związanej ze wdrożeniem metod podpisu elektronicznego.
Oczywiście strategia firmy może zakładać podążanie w zupełnie przeciwnym kierunku, który pozwoli się wyróżnić na rynku. W czasach, gdy coraz więcej przedsiębiorstw przenosi obsługę klienta i procesy z tym związane do świata online, terenowe biura obsługi klientów i handlowcy odwiedzający ich w domach mogą być ważnym czynnikiem pozwalającym budować przewagę. Wówczas własnoręczny podpis elektroniczny złożony na ekranie tabletu będzie znakomitym połączeniem obecności offline i aktywnego wykorzystania nowoczesnej technologii.

Dziś bez większego trudu można znaleźć w Internecie kilku – kilkunastu dostawców usługi podpisu cyfrowego. Oferowane funkcjonalności, integracje oraz przedstawione przypadki użycia są świetnym potwierdzeniem przydatności stworzonych rozwiązań. Zatem może pojawić się problem związany z wyborem najlepszego rozwiązania, które pozwoli autoryzować – podpisywać dokumenty i ułatwi ich obieg. Takie bogactwo wyboru może być pułapką, w którą łatwo wpaść i ostatecznie doprowadzić do porażki całego projektu związanego z digitalizacją dokumentów.
Poza korzyściami wynikającymi z realizacji idei paperless i wdrożenia podpisu elektronicznego konieczne jest zadbanie o bezpieczeństwo i ochronę danych. Dlatego na etapie wyboru rozwiązania należy dołożyć należytej staranności, by technologia była zgodna nie tylko z eIDAS, ale również pozwalała spełnić rygorystyczne wytyczne dotyczące bezpieczeństwa zbieranych danych.
Każde przedsiębiorstwo zabiega nie tylko o uwagę klienta, ale również o jego zaufanie, które dotyczy spełnienia złożonej obietnicy, dla której klient decyduje się zakup produktu lub usługi. Choć często jest to pomijane to ofiarowane przez klienta zaufanie, dotyczy także bezpieczeństwa powierzonych informacji. Imię i nazwisko, dane adresowe, kontaktowe oraz w kontekście podpisu cyfrowego również dane biometryczne, powinny być w należy sposób chronione. Kwestia ta powinna być jednym z priorytetów podczas researchu, jak i w momencie podjęcia ostatecznej decyzji. Nawet najlepsza technologia podpisu elektronicznego dopasowana do warunków biznesowych i celów strategicznych przedsiębiorstwa jest skazana na porażkę, jeśli nie jest w stanie zapewnić odpowiedniej prywatności i ochrony danych klientów.

Skuteczne wdrożenie podpisu elektronicznego nie zależy wyłącznie od wyboru dobrego narzędzia. To proces, który wymaga świadomego zaangażowania całej organizacji, dopasowania technologii do realnych procesów i potrzeb oraz uwzględnienia kontekstu strategicznego – zarówno dziś, jak i w przyszłości. Firmy, które traktują e-podpis jak prosty upgrade technologiczny, często napotykają opór, niskie wykorzystanie lub porażkę całego projektu. Tymczasem sukces zależy od tego, jak dobrze podpis cyfrowy zostanie osadzony w kulturze organizacyjnej, czy odpowie na oczekiwania klientów i czy będzie narzędziem realizującym realne cele – nie tylko finansowe, ale też operacyjne, wizerunkowe i strategiczne.

Podpis elektroniczny nie jest celem samym w sobie. Jest środkiem do budowania sprawniejszej, nowocześniejszej i bezpieczniejszej organizacji. I tylko wtedy ma realną wartość.