Paperless – narzędzia pomocne w digitalizacji dokumentów

Paperless znosi wiele ograniczeń i pozwala usprawnić każdy proces, w którym jest wykorzystywana papierowa dokumentacja. Choć idea “firmy bez papieru” przez wiele lat była utożsamiana z dużymi przedsiębiorstwami, to praktyka wielu małych i mikroprzedsiębiorstw dowodzi, że wcale tak nie jest. Wykluczenie lub chociaż znaczące ograniczenie powstawania dokumentacji papierowej jest możliwe w każdym przedsiębiorstwie, a poniższa lista 5 praktycznych i łatwych do wdrożenia narzędzi to potwierdza:

Spis treści

Dysk komputera do niedawna był najbardziej oczywistym miejscem do przechowywania elektronicznej dokumentacji. Jednak współczesne realia pracy wymagają większej elastyczności, dostępności oraz zdolności do pracy w różnych sytuacjach. Właśnie dlatego coraz częściej sięgamy po rozwiązania chmurowe, które zapewniają zdalny dostęp do dokumentów niemal z każdego urządzenia i w każdej sytuacji.

Przechowywanie dokumentów w chmurze jest nie tylko wygodne, ale również bezpieczne. W przypadku awarii sprzętu lub innych nieprzewidzianych zdarzeń, dokumentacja pozostaje zawsze bezpieczna i łatwo dostępna. Co więcej, korzystanie z usług chmurowych pozwala na swobodne dzielenie się dokumentami z innymi użytkownikami oraz na równoczesną edycję dokumentów przez wiele osób.

Doskonałym rozwiązaniem, które mieści się w budżecie nawet drobnych firm jest One Drive, Google Dysk czy Dropbox.

Umowy, kwestionariusze, ankiety, a nawet protokoły i listy obecności pracowników są przykładami dokumentów, które tysiące firm drukuje każdego dnia. W zależności od specyfiki rynku, na którym funkcjonuje firma mogą powstawać setki różnych typów dokumentów znajdujące się w obiegu jednej organizacji.

Tym co łączy wszystkie te dokumenty jest konieczność złożenia ważnego prawnie podpisu. Jednak w obliczu dostępnej powszechnie technologii można zastąpić tradycyjną papierową dokumentację tabletem wyposażonym w system do digitalizacji dokumentów i podpisów. Podpis elektroniczny na tablecie może być podpisem ważnym prawnie (podpis biometryczny), który pozwoli na wyeliminowanie 100% dokumentów papierowych wymagających złożenia podpisu przez klienta, pracownika, kontrahenta etc.

Aby rozpocząć transformację cyfrową konieczne jest zeskanowanie i wprowadzenie wszystkich dokumentów do repozytorium, np. systemu CRM czy dysku w chmurze. Mimo że taka praca może wydawać się mozolna i mało przydatna, to niesie ze sobą dużą wartość dla przedsiębiorstwa.

Po pierwsze, usuwanie fizycznej dokumentacji papierowej pozwala odzyskać przestrzeń biurową i lepiej ją wykorzystać. Przestrzeń ta może być wykorzystana na cele produkcyjne lub dystrybucyjne, co przyczyni się do zwiększenia efektywności pracy przedsiębiorstwa.

Po drugie, skanowanie papierowej dokumentacji wytworzonej wewnątrz firmy wskutek wieloletniej działalności przyczynia się do tworzenia elektronicznej bazy informacji. Taka baza danych może być źródłem ważnych informacji, które pozwalają lepiej zarządzać przedsiębiorstwem w przyszłości. Pozwala to na szybszy i łatwiejszy dostęp do danych, a także na ich lepszą analizę i wykorzystanie do celów biznesowych.

W związku z tym, choć wdrożenie idei Paperless może być czasochłonne i kosztowne, to długoterminowe korzyści, jakie niesie ze sobą dla przedsiębiorstwa, są nieocenione.
Dobrym rozwiązaniem do zoptymalizowania procesu skanowania będzie IC Skaner.

Jednym z najważniejszych elementów prowadzenia działalności gospodarczej jest doprowadzenie do sytuacji, w której firma może wystawić fakturę, a klient ją opłaci. Choć proces ten może wydawać się trywialnie prosty, to wciąż dla większości firm jest związany z koniecznością wydrukowania papierowej faktury. Chcąc być firmą paperless warto zadbać o to by faktury były generowane i przesyłane do klientów w postaci elektronicznej (np. za pomocą poczty elektronicznej). Ten niewielki proces związany z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa w skali miesiąca może przynieść ogromną oszczędność papieru jak i również czasu, finansów oraz przestrzeni.

Budowa i rozwój własnej strony internetowej współcześnie ma ogromne znaczenie dla biznesu. Zazwyczaj ten element funkcjonowania firmy jest związany ze sprzedażą i marketingiem, których digitalizacja z pewnością przekłada się na lepsze funkcjonowanie przedsiębiorstw.
Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że potencjalne korzyści wynikające ze stworzenia firmowej strony internetowej mogą odnosić się także do kwestii bycia firmą paperless.
Przykładem na to jak wykorzystać własną stronę www do ograniczenia papierowej dokumentacji jest np.:

– Udostępnianie elektronicznych dokumentów: Na stronie internetowej firmy można umieścić sekcję, w której klienci lub partnerzy biznesowi będą mogli pobrać i przesłać elektroniczne dokumenty

– Elektroniczny formularz kontaktowy, zamiast tradycyjnego formularza papierowego

– obsługa reklamacji i zwrotów za pośrednictwem internetowych formularzy zamieszczonych na stronie www,

– publikacja bazy wiedzy dotyczącej użytkowania produktów/korzystania z usług oraz instrukcji montażu i uruchomienia urządzeń do których klienci będą mieli łatwy dostęp
-publikacja katalogu produktów/usług bez konieczności drukowania i dystrybucji

Każdy z powyższych elementów przyczynia do tworzenia przedsiębiorstwa, w którym papierowa dokumentacja jest efektywnie zastępowana przez formę cyfrową. Ponadto wdrożenie takich rozwiązań przyczynia się do poprawy jakości obsługi klientów oraz lepszego UX.

Digitalizacja dokumentacji jest możliwa w każdej branży i może obejmować różne aspekty związane z funkcjonowanie przedsiębiorstw. Co ważne, opisane powyżej rozwiązania nie powinny stanowić bariery finansowej dla małych firm. Wdrożenie rozwiązań prowadzących do usunięcia albo dużego ograniczenia wykorzystania papierowej dokumentacji przynosi mierzalne korzyści, których wartość przekracza poniesione wydatki (dowiedz się więcej jak być paperless.