Digitalizacja dokumentów za pomocą systemu IC Pen umożliwia zachowanie ich ważności prawnej. Stworzone rozwiązanie wykorzystuje cyfrowe długopisy, tablety i ekrany do zbierania podpisów oraz skanery dokumentów.
Copyright © IC Solutions Sp. z o.o. all rights reserved.
Cookie | Duration | Description |
---|---|---|
cookielawinfo-checkbox-analytics | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics". |
cookielawinfo-checkbox-functional | 11 months | The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional". |
cookielawinfo-checkbox-necessary | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary". |
cookielawinfo-checkbox-others | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other. |
cookielawinfo-checkbox-performance | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance". |
viewed_cookie_policy | 11 months | The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data. |
Paperless – narzędzia pomocne w digitalizacji dokumentów
Dziś każda firma może funkcjonować zgodnie z ideą „paperless”. Elektroniczne dyski, faktury, e-maile czy podpis elektroniczny stały się codziennością.
Wdrożenie strategii paperless znosi wiele ograniczeń i pozwala usprawnić każdy proces, w którym wykorzystywana jest dokumentacja papierowa. Choć trend #paperless przez wiele lat był utożsamiany z dużymi przedsiębiorstwami, praktyka wielu małych i mikroprzedsiębiorstw dowodzi, że wcale tak nie musi być. Wykluczenie lub przynajmniej znaczące ograniczenie tworzenia dokumentacji papierowej jest możliwe w każdym przedsiębiorstwie, co potwierdza poniższa lista pięciu praktycznych i łatwych do wdrożenia narzędzi.
Spis treści
1. Dysk w chmurze
Dysk komputera do niedawna był najbardziej oczywistym miejscem do przechowywania dokumentacji elektronicznej. Jednak współczesne realia pracy wymagają większej elastyczności, dostępności oraz zdolności do działania w różnych sytuacjach. Stąd konieczność przejścia na biznes bez papieru. Dlatego coraz częściej sięgamy po rozwiązania chmurowe, które zapewniają zdalny dostęp do dokumentów z niemal każdego urządzenia i w każdej sytuacji.
Przechowywanie dokumentów w chmurze jest nie tylko wygodne, ale również bezpieczne. W przypadku awarii sprzętu lub innych nieprzewidzianych zdarzeń dokumentacja pozostaje zawsze bezpieczna i łatwo dostępna. Ponadto, korzystanie z usług chmurowych umożliwia swobodne dzielenie się dokumentami z innymi użytkownikami oraz równoczesną edycję dokumentów przez wiele osób.
Doskonałym rozwiązaniem, dostępnym nawet dla małych firm, jest OneDrive, Google Drive czy Dropbox. Każde z tych rozwiązań stanowi fundament dla budowania biznesu bez papieru i wdrażania kolejnych etapów strategii transformacji cyfrowej. Co więcej, podejście paperless, zakładające wykorzystanie wirtualnej przestrzeni do przechowywania dokumentów, wpływa pozytywnie na poprawę bezpieczeństwa posiadanych danych.
2. Podpis elektroniczny na tablecie
Umowy, kwestionariusze, ankiety, a nawet protokoły i listy obecności pracowników to przykłady dokumentów, które tysiące firm drukuje każdego dnia. W zależności od specyfiki rynku, na którym działa firma, mogą powstawać setki różnych typów dokumentów w obiegu jednej organizacji.
Wszystkie te dokumenty łączy konieczność złożenia ważnego prawnie podpisu. W obliczu dostępnej powszechnie technologii możliwe jest zastąpienie tradycyjnej papierowej dokumentacji tabletem wyposażonym w system do digitalizacji dokumentów i podpisów. Podpis elektroniczny na tablecie, w tym własnoręczny podpis biometryczny, może być podpisem ważnym prawnie i pozwala na wyeliminowanie 100% dokumentów papierowych wymagających podpisu przez klienta, pracownika, kontrahenta itd.
Jest to w pełni bezpieczny i ważny prawnie podpis. Zapisywane unikatowe cechy behawioralne podpisu biometrycznego gwarantują jego autentyczność, a cyfrowe znaczniki czasu sprawiają, że dokument jest całkowicie bezpieczny i praktycznie niemożliwy do sfalsyfikowania bez pozostawienia śladów wprowadzanych zmian.
Wdrożenie powyższego rozwiązania i przyjęcie podejścia paperless przyczyniają się do ogromnego przyspieszenia wielu procesów, eliminacji monotonnych i powtarzalnych czynności związanych ze skanowaniem, kompletowaniem i archiwizacją dokumentacji w tradycyjnej formie. W konsekwencji, przyjęcie podpisu elektronicznego zmienia sposób prowadzenia biznesu. Przyczynia się do zniesienia pewnych ograniczeń i wyeliminowania kosztownych procesów.
3. Skany jako dobry początek do elektronicznej dokumentacji
Aby rozpocząć transformację cyfrową, konieczne jest zeskanowanie i wprowadzenie wszystkich dokumentów do repozytorium, takiego jak system CRM czy dysk w chmurze. Mimo że ta praca może wydawać się mozolna i mało przydatna, niesie ze sobą dużą wartość dla przedsiębiorstwa.
Po pierwsze, usuwanie fizycznej dokumentacji papierowej pozwala odzyskać przestrzeń biurową i lepiej ją wykorzystać. Przestrzeń ta może być przeznaczona na cele produkcyjne lub dystrybucyjne, co przyczyni się do zwiększenia efektywności pracy przedsiębiorstwa.
Po drugie, skanowanie papierowej dokumentacji wytworzonej wewnątrz firmy w wyniku wieloletniej działalności przyczynia się do tworzenia elektronicznej bazy danych. Taka baza danych może być źródłem ważnych informacji, które pozwalają lepiej zarządzać przedsiębiorstwem w przyszłości. Umożliwia to szybszy i łatwiejszy dostęp do danych, ich lepszą analizę oraz wykorzystanie w celach biznesowych.
Chociaż wdrożenie strategii paperless może być czasochłonne i kosztowne, długoterminowe korzyści, jakie niesie ze sobą dla przedsiębiorstwa, są nieocenione. Dobrym rozwiązaniem do zoptymalizowania procesu skanowania jest nasz produkt – IC Skaner.
Digitalizacja biznesu. Jak rozpocząć transformację cyfrową firmy?
Podpis na tablecie. 4 kroki do szybkiego wdrożenia
Jak digitalizować dokumenty? Cele, potrzeby, możliwości
4. Elektroniczne faktury
Jednym z kluczowych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej jest umiejętność wystawienia faktury, którą klient może łatwo opłacić. Choć ten proces może wydawać się prosty, dla wielu firm wciąż wiąże się z koniecznością drukowania papierowych faktur. Dążenie do statusu firmy paperless wymaga, aby faktury były generowane i przesyłane do klientów elektronicznie, na przykład przez e-mail. Taka drobna zmiana w codziennym funkcjonowaniu firmy może przynieść znaczące oszczędności papieru i czasu. Cyfryzacja firmy zaczyna się od małych kroków, a wprowadzenie e-faktur stanowi doskonały przykład takiego początku.
Strategia biznesowa to zbyt ważny element zarządzania przedsiębiorstwem, aby wprowadzać zmiany w sposób gwałtowny i radykalny. Warto jednak pamiętać, że systematycznie przeprowadzane modyfikacje, takie jak wykorzystanie podpisu elektronicznego, elektroniczne faktury czy usługi chmurowe, niosą korzyści, które są widoczne na co dzień i stopniowo prowadzą do cyfryzacji firmy.
5. Strona internetowa
Budowa i rozwój własnej strony internetowej mają obecnie kluczowe znaczenie dla każdego biznesu. Często ten element działalności jest związany ze sprzedażą i marketingiem, których cyfryzacja przyczynia się do poprawy funkcjonowania przedsiębiorstw.
Warto również zauważyć, że potencjalne korzyści wynikające z posiadania firmowej strony internetowej mogą obejmować tworzenie biznesu bez papieru. Na przykład:
– Udostępnianie elektronicznych dokumentów na stronie internetowej dla klientów lub partnerów biznesowych, co wpisuje się w trend #paperless i zmniejsza codzienną pracę związaną z obsługą klientów i partnerów.
– Elektroniczny formularz kontaktowy zamiast tradycyjnego papierowego formularza ułatwia klientom zgłaszanie awarii, reklamacji itp., wpisując się w koncepcję biura bez papieru.
– Publikowanie bazy wiedzy o użytkowaniu produktów lub korzystaniu z usług oraz instrukcji montażu i uruchomienia urządzeń, które są łatwo dostępne dla klientów, przyczynia się do oszczędności papieru poprzez eliminację potrzeby drukowania obszernych instrukcji obsługi.
– Elektroniczne publikowanie katalogów produktów bez potrzeby ich drukowania i dystrybucji jest doskonałym przykładem podejścia paperless i wspiera proekologiczną politykę, co znacząco wpływa na postrzeganie marki i PR.
Wprowadzenie takich rozwiązań poprawia jakość obsługi klientów, poprawia doświadczenia użytkowników (UX) i przyczynia się do znacznych oszczędności kosztów związanych z utrzymaniem tradycyjnej, papierowej dokumentacji.
Podsumowanie
Digitalizacja dokumentacji jest możliwa w każdej branży i może dotyczyć różnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstw. Ważne jest, że opisane powyżej rozwiązania zazwyczaj nie wymagają ogromnych nakładów finansowych.
Wdrożenie podejścia paperless, które dąży do znacznego ograniczenia lub całkowitego usunięcia papierowej dokumentacji, przynosi mierzalne korzyści, których wartość zwykle przewyższa poniesione wydatki (czytaj więcej o tym, jak być paperless?).
fot. freepik.com
Adrianna Senderecka
Adriana Senderecka, związana z IC Solutions od 2020 roku, pełni obowiązki w dziale administracyjnym jako Kierownik Biura. Oprócz profesjonalizmu w pracy, angażuje się w dwie pasje – podróże te małe i duże oraz czas spędzany z psem. Jej czteroletnie doświadczenie w IC Solutions czyni ją wartościowym źródłem spostrzeżeń dotyczących cyfryzacji dokumentów, którymi chętnie dzieli się, łącząc je z własnymi sukcesami zawodowymi.
Popularne posty
Paperless w firmie: przyszłość czy teraźniejszość?
14 marca, 2024Elektroniczna dokumentacja w biznesie
7 marca, 2024Digitalizacja dokumentów w praktyce
21 lutego, 2024Kategorie