Trend paperless stał się rzeczywistością tysięcy firm – również tych z Twojej branży. W obliczu coraz szybszego tempa wprowadzania zmian technologicznych, kwestia transformacji cyfrowej firm, a co za tym idzie digitalizacji dokumentacji, jest codziennością. Wdrożenie paperless stało się swoistym benchmarkiem w takich obszarach jak sprzedaży, logistyka, procesy związane z HR, a nawet w przypadku kwestii administracyjno – prawnych.
Ograniczenie papierowej dokumentacji jest motywowane nie tylko względami wizerunkowymi organizacji (PR), czy ekologią, ale także dążeniem do zwiększenia efektywność i bezpieczeństwa procesów biznesowych.

Rozwiązania paperless, takie jak cyfrowy obieg dokumentów, elektroniczne zarządzanie dokumentami czy podpis elektroniczny na tablecie, to nie tylko przykład wykorzystania narzędzi paperless, ale również sposób na zwiększenie konkurencyjności firmy na rynku. Wprowadzając rozwiązania chmurowe, systemy wspierające automatyzację i digitalizację, każde przedsiębiorstwo może zwiększyć jakość obsługi i doświadczenia klientów, które dziś odgrywają niemalże taką samą rolę w procesie decyzyjnym jak cena, czy jakość produktu/usługi.

Spis treści

Rozpoczęcie działań związanych z odejście od papieru w Twojej firmie powinno być poprzedzone analizą potrzeb, procesów oraz opracowania planu działania. Zacznij od oceny, które obszary Twojej działalności generują najwięcej papierowych dokumentów. Często są to działania takie jak fakturowanie, zarządzanie umowami czy obsługa klienta. Zrozumienie, gdzie i jak dokumenty są tworzone, przechowywane oraz udostępniane, jest kluczowe, by skutecznie wdrożyć paperless.
Implementację rozwiązań cyfrowych najlepiej rozpocząć od procesów, które pozwolą najszybciej dostrzec efekty transformacji. Nie bez znaczenia jest również wymiar ekonomiczny i opłacalność całego projektu. Dlatego też swoisty audyt papierowej dokumentacji oraz procesów, w których ona uczestniczy, jest kluczowy, by właściwie określić priorytety oraz cele (również te finansowe), które zostaną osiągnięte dzięki digitalizacji.
Wdrożenie elektronicznej dokumentacji towarzyszące powszechnie stosowanym rozwiązaniom chmurowym, big data, AI czy technologia blockchain, nie są fanaberiami wielbicieli nowych technologii, a symbolami rzeczywistości. Rozwiązania paperless są obecne w tysiącach firm i możesz być pewien, że w ich gronie jest już Twoja konkurencja.
Dlatego też innowacyjne rozwiązania, które umożliwiają redukcję kosztów, sprawniejszy przepływ pracy, czy efektywne przechowywanie dokumentów powinny się stać narzędziami codziennego użytku w Twojej organizacji. By to było jednak możliwe, musisz przeprowadzić wnikliwą analizę obecnych procesów, potrzeb oraz możliwości technologicznych.

Inwestycje w nowoczesne rozwiązania IT, takie jak systemy zarządzania dokumentami, automatyzacja przepływu pracy (workflow) czy system do podpisu elektronicznego, są niezbędne do stworzenia paperless office. Wybór właściwych narzędzi powinien być dopasowany do specyficznych potrzeb Twojej firmy, aby maksymalizować korzyści wynikające z ich implementacji.
Co przez to należy rozumieć? Z pewnością wybór “narzędzi paperless", które mogą być wykorzystane w zachodzących procesach. Przykładem tego jest wdrożenie rozwiązania do elektronicznego podpisu. Jeśli Ty lub Twoi klienci podpisujecie umowy na odległości, to właściwym rozwiązaniem będzie platforma umożliwiająca wykorzystanie podpisu kwalifikowanego lub innego posiadającego “odpowiednią moc prawną". W sytuacji, gdy umowy są zawierane w punkcie obsługi klienta lub w domu klienta, to właściwym rozwiązaniem okaże się ekran podpisu lub tablet z aplikacją umożliwiająca zbieranie cech behawioralnych podpisu.

Takie samo podejście należy stosować wobec wyboru rozwiązań służących do zarządzania obiegiem dokumentów, ich przechowywania czy też automatyzacji procesów.
Obecnie istnieje tak wiele gotowych i łatwych w integracji narzędzi, które są w stanie pokonać bariery stojące na ścieżce wdrożenia paperless. Wobec tego należy stwierdzić, że ograniczenie papierowej dokumentacji do minimym jest możliwe w prawie każdej sytuacji, a luka paperless stanowi niewielki element całego procesu tworzenia, obiegu, udostępniania oraz archiwizowania dokumentacji. Zatem można uznać, że trend paperless to rzeczywistość, a obecna technologia jest w stanie sprostać większości oczekiwań związanych z jego wdrożeniem.

Wprowadzenie systemu paperless to nie tylko kwestia technologii, ale także ludzi, którzy będą z niej korzystać. Organizacja odpowiednich szkoleń oraz budowanie kultury innowacji i współpracy wśród pracowników są kluczowe dla powodzenia projektu. Każdy członek zespołu powinien rozumieć korzyści płynące z nowego systemu oraz być przeszkolony w jego efektywnym wykorzystaniu tak by polityka paperless Twojej organizacji była mu nie tylko znana, ale również był w stanie w codziennej pracy ją realizować, bo firma paperless to ludzie i procesy, a nie technologia.
A teraz wyobraź sobie, że Twój zespół jest w pełni świadomy korzyści, jakie daje ograniczenie papieru. Popiera podejście paperless i jest gotów zaangażować się w tworzenie, a następnie wdrożenie strategii paperless w Waszej organizacji. Jednym wyzwaniem pozostaje brak działania ze strony osób decyzyjnych i rozpoczęcie procesu transformacji cyfrowej.
Cyfrowe dokumenty, proekologiczna polityka firmy, większa ochrona tworzonych oraz gromadzonych informacji – to wszystko nie jest zapowiedzią przyszłości, a teraźniejszości, która wymaga właściwych decyzji.
Podejście paperless ma dla przedsiębiorców zarówno wymiar praktyczny, jak i wizerunkowy. Dlatego też wiele organizacji i firm z chęcią dzieli się swoimi doświadczeniami związanymi digitalizacją procesów, pokazuje jakie oszczędności daje odejście od papieru oraz w jaki sposób na codzień korzysta z “narzędzi paperless". Tak więc istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że jedyną przeszkodą stojącą na drodze do digitalizacji dokumentów i budowania przyszłości biznesu opartego na innowacyjnych rozwiązaniach jest brak decyzji.

Podejście paperless wbrew opinii wielu osób nie jest zbędnym dodatkiem do firmy, a pragmatycznym podejściem do pracy i procesów, któremu towarzyszą cyfrowe dokumenty. Odejście od papieru skutkuje redukcją wielu kosztów, skróceniem czasu obsługi klientów czy procesów, a wreszcie możliwością automatyzacji, zbierania dodatkowych danych, które łatwiej wykorzystywać i chronić.
Korzyści wynikających ze wdrożenia narzędzi paperless jest zdecydowanie więcej, a o ich osiąganiu przez Twoją organizację możesz nawet nie mieć pojęcia.
Dlaczego tak się dzieje? Po pierwsze wiele firm w mniejszym lub większym stopniu realizuję ideę paperless office. Korzysta z e-mailingu, generuje i wysyła faktury w postaci elektronicznej.
Po drugie jest wysoce prawdopodobne, że systemy cyfrowe, z których korzysta Twoja firma, wpisują się w trend paperless. Oto dwa przykłady, które to potwierdzają.

Systemy zarządzania dokumentami to kluczowe narzędzia dla każdej firmy przechodzącej na e-dokumenty. Odpowiadają one za automatyzację w obrębie tworzenia, organizowania, udostępniania i zabezpieczania dokumentów. Dzięki funkcjom takim jak śledzenie wersji dokumentów, łatwy dostęp z różnych urządzeń oraz integracja z wieloma dodatkowymi aplikacjami, systemy te znacząco poprawiają efektywność pracy. Przykładami takich narzędzi jest Microsoft 365 czy popularny Google Workspace. Tak, więc jeśli Twoja firma wykorzystuje jedno z powyższych rozwiązań, to wykonała już pierwszy krok by wdrożyć paperless w pełnej skali.

Korzystanie z chmury obliczeniowej to sposób na skalowalne i elastyczne zarządzanie zasobami IT, danymi oraz dokumentami, które są kluczowe dla firm przechodzących na system paperless. Chmura publiczna, prywatna lub hybrydowa umożliwia zdalny dostęp do systemów, aplikacji i plików. Jest to szczególnie ważne dla rozproszonych zespołów pracujących w modelu hybrydowym lub zdalnym.
Dzięki rozwiązaniom chmurowym można znacznie obniżyć koszty związane z tworzeniem dokumentacji, ich przesyłaniem, kompletowaniem oraz przechowywaniem. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w chmurze wpisuje się w trend paperless, a jednocześnie dowodzi, że rozwiązania paperless mają wymiar pragmatyczny dla codziennego funkcjonowania firmy.
Tak więc dwa powyższe przykłady dobitnie dowodzą, że paperless w firmie to teraźniejszość.

Ograniczenie papieru z jednoczesnym nastawieniem na transformację cyfrową i jej następstwa jest zjawiskiem, który powszechnie zachodzi obok nas. Digitalizacja jako proces zmierzający wyeliminowania papierowej dokumentacji jest obecny w systemie opieki zdrowotnej (e-recepty, e-skierowania, elektroniczne zgody pacjentów), administracji (np. aplikacja mObywatel), czy biznesie (e-podpisy, e-dokumenty, cyfrowy obieg dokumentów). Rozwiązania paperless są nie tylko odpowiedzią na potrzeby środowiska, ale także strategicznym krokiem w zwiększaniu efektywności i bezpieczeństwa operacyjnego w firmie i instytucji. Poprzez staranne zaplanowanie wdrożenia, wybór odpowiednich narzędzi oraz zaangażowanie i przygotowanie zespołu, przedsiębiorstwa i organizacje mogą osiągnąć znaczące korzyści (czytaj więcej: Dlaczego podejście paperless jest dobre dla Twojej firmy? Poznaj 4 powody).
Ich wartość jest na tyle duża, że wdrożenie strategii paperless, a co za tym idzie przeprowadzanie transformacji cyfrowej, stanowi kierunek, w którym podążają tysiące firm.
Dlatego też można jednoznaczenie stwierdzić, że wizja firmy bez papieru to teraźniejszość. Rozwiązania cyfrowe stają się naszą rzeczywistością w każdym aspekcie funkcjonowania życia i prowadzą do stwierdzenia, że wdrożenie paperless jest tylko kwestią czasu (nieodległego).

fot. freepik.com