Podpis cyfrowy i długopis cyfrowy w szpitalu z systemem AMMS

Z pozoru całkowicie analogowa metoda, która opiera się na wykorzystaniu papierowych formularzy oraz długopisów cyfrowych pozwala na sprawną i szybką digitalizację dokumentacji podpisywanej przez pacjentów.

Piotr Kuczewski 25 kwietnia, 2023

Podpis cyfrowy w codziennym użyciu nie musi być niczym trudnym. Dowodem na to stwierdzenie jest system IC Pen, który opiera się m.in. na wykorzystaniu długopisów cyfrowych w procesie tworzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej. Opracowana i dobrze sprawdzona technologia pozwala poszerzyć możliwości zwykłego długopisu o funkcje automatycznej digitalizacji i przetwarzania danych tworzonych podczas zwykłego pisania po kartce papieru.

Pisząc po kartce papieru tworzony jest jednocześnie cyfrowy oryginał dokumentu, jest to ogromna przewaga nad każdym innym typem nowoczesnego urządzenia, gdyż wdrożenie długopisów cyfrowych nie wymusza konieczności nabycia nowych umiejętności obsługi. Atut ten dotyczy zarówno personelu szpitala, który niemalże nie zmienia dotychczasowych metod działania, jak i samych pacjentów, którzy wykonując rutynowe działania związane z wypełnieniem i podpisaniem dokumentu przy pomocy długopisu (długopisu cyfrowego współpracującego z systemem IC Pen) składają jednocześnie podpis biometryczny na dokumencie cyfrowym. W efekcie zdigitalizowany dokument jest ważny prawnie.
Zastosowanie technologii zbierania cech biometrycznych gwarantuje ważność prawną każdego ucyfrowionego dokumentu w sposób automatyczny bez konieczności jego późniejszego skanowania oraz długoletniego przechowywania papierowej dokumentacji.

Prosty sposób na podpis cyfrowy w szpitalu

Obsługa długopisu cyfrowego jest niemalże identyczna, jak w przypadku tradycyjnego długopisu a to, co różni długopis cyfrowy od zwykłego długopisu, znajduje się pod wygodną i trwałą obudową tego niepozornego urządzenia. Wdrażane z powodzeniem przez ostatnie lata długopisy cyfrowe wykorzystują procesor ARM9 i kamerę wysokiej rozdzielczości pozwalającą na zapisywanie zbieranych danych w pamięci flash. Zgranie danych (dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej) z długopisu do systemu odbywa się za pośrednictwem stacji dokującej połączonej przewodem USB do komputera, co ważne pojemność pamięci długopisu cyfrowego wynosi około 1 000 stron formatu A4, więc nie ma potrzeby zgrywania osobno każdej strony nawet wielostronicowych dokumentów. Zgrywanie danych z długopisu może następować po każdym wypełnionym dokumencie lub po zakończeniu pracy, w zależności od potrzeb czy wymagań obsługiwanych procesów.

Podpis cyfrowy i długopis cyfrowy w szpitalu. System IC Pen

Długopis cyfrowy – sposób działania

To niewielkie urządzenie do efektywnego digitalizowania dokumentów swoje działanie opiera na sczytywaniu wydrukowanego na kartce kodu. Podczas nacisku długopisu na kartkę uruchamiana zostaje kamera CCD, która sczytuje kropki z tła z częstotliwością 50-100 klatek na sekundę. Każda taka klatka, dzięki kropkom na kartce, pozwala na precyzyjne określenie położenia długopisu, a ich ciąg niesie informacje o tym co, gdzie i w jakim czasie zostało napisane. Dodatkowo technologia umożliwia zbieranie takich danych, jak siła nacisku czy kąt nachylenia długopisu podczas pisania (tzw. cechy biometryczne podpisu).
W kontekście działania długopisu cyfrowego niezwykle ważny jest fakt, iż odczytuje on współrzędne z kartki papieru pozwalające określić w jakim kontekście pojawia się zapisywany obraz. Dodatkowo każdy długopis posiada unikalny numer ID, na podstawie którego można precyzyjnie zidentyfikować, który długopis cyfrowy był używany.

Długopisy cyfrowe sprawdzają się nie tylko w warunkach biurowych, ale również wszędzie tam, gdzie wymagana jest mobilność i to bez możliwości skorzystania z dostępu do sieci WiFi lub LAN/LTE. Dzięki temu, że podpis cyfrowy może być składany przy pomocy długopisu cyfrowego pracującego w trybie offline znajduje on zastosowanie zarówno w trudno dostępnym terenie, miejscach odległych od sieci przesyłowych, czy też w pomieszczeniach, w których dostęp do sieci jest ograniczony. Jedynym wymogiem jaki stawia długopis cyfrowy przed użytkownikami jest posiadanie umiejętności ręcznego pisania.

Podpis cyfrowy i zdigitalizowana dokumentacja bezpośrednio w AMMS

System IC Pen został zintegrowany z HIS AMMS, co sprawia, że dla przeciętnego użytkownika systemu HIS dostarczanego przez Asseco Poland aplikacje klienckie pozostają niezauważalne, a do pracy z systemem wykorzystywany jest dobrze znany personelowi intuicyjny interfejs HIS. Zlecenie wygenerowania zintegrowanego formularza jest wywoływane z poziomu konta pacjenta w systemie AMMS. Formularz ten zostaje jednoznacznie powiązany z pacjentem oraz z kontekstem, w którym został wygenerowany. Oznacza to, że pacjent podpisuje konkretny dokument wygenerowany w celu realizacji wskazanego obowiązku prawnego (np. Pozyskania zgody na przeprowadzenie zabiegu, podanie leku itp.).

Szerokie możliwości konfiguracji systemu dziedzinowego wykorzystywanego przez szpital z zaimplementowaną technologią IC Pen pozwalają np. na umieszczenie na dokumencie zaimportowanych danych z systemu AMMS. Po wydrukowaniu formularza na dowolnej laserowej drukarce, a następnie jego wypełnieniu powiązanym z systemem długopisem cyfrowym i zgraniu danych, następuje automatyczne utworzenie elektronicznej wersji dokumentu. Powstały elektroniczny dokument w postaci pliku pdf oraz xml z danymi zawartymi w strukturze dokumentu jest dostępny w aplikacji klienckiej (instalowanej na stanowiskach – dostęp wymaga autoryzacji w systemie). Równocześnie plik pdf z obrazem wypełnionego dokumentu zostaje automatycznie umieszczony na koncie pacjenta w zakładce dokumentacja w systemie AMMS. Utworzony w wersji cyfrowej dokument wraz z podpisem cyfrowym może być następnie pobrany lub udostępniany do wglądu autoryzowanym użytkownikom HIS-u.

Podsumowanie

Tworzenie i zarządzenie dokumentacją medyczną, która ma postać elektroniczną jest efektywniejsze i jak dowodzą doświadczenia placówek medycznych korzystających z systemu IC Pen tańsze. Podpis cyfrowy stał się powszechnie dostępną technologią, która znajduje wiele praktycznych zastosowań zarówno w medycynie, jak i w innych branżach. Za sprawą takich urządzeń, jak długopis cyfrowy jego wykorzystanie jest niezwykle proste dla osoby w każdym wieku, która posiada umiejętność ręcznego pisania. Łatwiejsza obsługa pacjentów, mniejsza ilość generowanej papierowej dokumentacji medycznej, którą należy przechowywać przez wiele lat przekonują, że podpis cyfrowy i długopis cyfrowy to dobre rozwiązanie.

Piotr Kuczewski

Piotr Kuczewski w 2022 roku rozpoczął pracę w IC Solutions, gdzie wykorzystuje swoje wieloletnie doświadczenie w pracy ze szpitalami oraz mniejszymi placówkami medycznymi jak Regionalny Dyrektor Sprzedaży. Jest zwolennikiem pragmatycznego podejścia do nowych technologii. W czasie wolnym oddaje się swojej wielkiej pasji, jaką jest wędkarstwo.