Podpis cyfrowy w medycynie. Podsumowanie 2020

Zmniejszenie kosztów w placówkach medycznych za sprawą systemu IC Pen to nie tylko oszczędność papieru i tuszu w drukarkach. Koszty związane z dokumentacją medyczną są związane również z obsługą powstałej dokumentacji, jej przekazywaniem, cyfryzacją oraz archiwizacją. Bazując na zebranej wiedzy, doświadczeniu oraz przeprowadzonych dotychczas audytach w placówkach medycznych szacujemy, że średni koszt wytworzenia jednego papierowego dokumentu medycznego wynosi co najmniej 0,94 zł. Jest to niewielka kwota, która zaczyna być istotną pozycją w budżecie placówek medycznych, gdy przemnożymy ją przez ilość papierowych dokumentów medycznych tworzonych w ciągu każdego roku (średnio takich dokumentów powstaje 20 000) otrzymując kwotę 18 800 zł. Prosty rachunek zakładający 0,94 zł (koszt wytworzenia jednego dokumentu medycznego) przemnożony przez 1 995 000 (ilość dokumentów medycznych wytworzonych w 2020 roku z pomocą systemu IC Pen) pozwala wnioskować, że tylko w ubiegłym roku (2020) placówki medyczne zaoszczędziły łącznie 1 875 300 zł korzystając z systemu IC Pen. Na podstawie powyższych wyliczeń można uznać, iż podpis cyfrowy w medycynie to inwestycja, która się opłaca.

Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie, Szpital Kliniczny im. Księżnej Anny Mazowieckiej, Instytut Matki i Dziecka czy Narodowy Instytut Onkologii to tylko niektóre z blisko 40 placówek medycznych, w których system IC Pen ułatwia pracę personelu medycznego. Za sprawą integracji IC Pen z najpopularniejszymi systemami HIS tworzona dokumentacja jest dostępna w wykorzystywanym systemie informacji szpitalnej. Pozwala to przyspieszyć przepływ informacji związanych z leczeniem pacjentów oraz ograniczyć czas, który personel przeznaczał na tworzenie i przekazywanie papierowej dokumentacji medycznej. Co więcej wdrożenie systemu IC Pen pozwala na wykorzystanie podpisu cyfrowego w medycynie w sposób naturalny bez konieczności wypracowanych procedur. Dzięki temu możliwa jest optymalizacja pracy oraz efektywniejsze wykorzystanie kadry placówek medycznych, a tworzona e-dokumentacja medyczna jest ważna prawnie.

System IC Pen w 2020 roku umożliwił cyfryzację 948 procesów w blisko 40 placówkach medycznych. Z pomocą podpisu cyfrowego udało się wyeliminować papierowe formularze medyczne wykorzystywane w trakcie hospitalizacji pacjentów. Blisko 1000 wzorów zgód pacjentów, formularzy i ankiet wymagających podpisu pacjentów zostało w szybki i łatwy sposób ucyfrowione i zintegrowane z wykorzystywanymi systemami HIS.
Za tak dużym sukcesem stoi intuicyjna obsługa rozwiązania zintegrowanego z systemem informatycznym wykorzystywanym w danej placówce oraz dwa rodzaje urządzeń. Pierwszym z nich jest długopis cyfrowy, którego obsługa jest zbliżona do zwykłego długopisu. Dzięki wbudowanej pamięci może on gromadzić, a następnie przesyłać do systemu HIS stworzoną dokumentację. Tym samym proces skanowania i archiwizacji takich dokumentów jak papierowe formularze i zgody pacjentów został skutecznie wyeliminowane.
Drugim typem urządzeń współpracujących z systemem IC Pen są tablety, które stały się tak powszechne i proste w użyciu, że digitalizacja dokumentacji z ich pomocą wydaje się być niemalże naturalne. Umożliwiło to dostosowanie systemu do codziennej praktyki wykonywanej pracy, a tym samym rezygnacje z papierowej dokumentacji medycznej. A wszystko to bez skomplikowanych i długotrwałych szkoleń.

12 dni roboczych – tyle czasu zajęło najszybsze i całkowicie zdalne wdrożenie systemu IC Pen w placówce medycznej. 70 długopisów cyfrowych (dowiedz się więcej o długopisach cyfrowych) i 327 wzorów formularzy zostało zintegrowanych z wykorzystywanym systemem informacji szpitalnej. Pozwoliło to poprawić bezpieczeństwo pacjentów i personelu Centralnego Szpitala Klinicznego MSWiA (CSK MSWiA) w Warszawie. Było to istotne ze względu na fakt, iż placówka została przekształcona w szpital jednoimienny podczas pierwszej fali pandemii wirusa Sars-Cov-2. 
Wyeliminowanie z obiegu 327 papierowych wzorów formularzy znacząco ograniczyło ryzyko rozprzestrzeniania się wirusa poprzez papier. Cały proces wdrożenia systemu IC Pen oraz szkolenia personelu szpitala odbył się w sposób zdalny, który niwelował ryzyko zarażenia się i rozprzestrzeniania wirusa podczas implementacji systemu IC Pen. 

Przytoczone powyżej dane pokazując jak praktycznym i przydatnym rozwiązaniem jest podpis cyfrowy w medycynie. Rok 2020 w sposób szczególny uwypuklił korzyści płynące z wdrożenia system IC Pen w placówkach medycznych. Jego szerokie zastosowanie, prostota użytkowania oraz tak istotne korzyści jak oszczędność, poprawa bezpieczeństwa i optymalizacja pracy pozwalają z satysfakcją podsumować mijający rok. System IC Pen znakomicie wspierał funkcjonowanie placówek medycznych przed nastaniem pandemii, a jego wykorzystanie w tym szczególnym roku tylko potwierdziło, że jest rozwiązaniem znakomicie wpisującym się w potrzeby i realia polskiej służby zdrowia.