Podpis cyfrowy w medycynie. Podsumowanie 2020

38 placówek, 948 wzorów formularzy medycznych, blisko 2 000 000 wygenerowanych dokumentów i 12 najbardziej pracowitych dni w 2020 roku. Tak w skrócie można podsumować wsparcie placówek medycznych w trakcie pandemii Sars-Cov-2 jakim okazał się być IC Pen. System, który dzięki wykorzystaniu cyfrowego podpisu pomógł zwiększyć bezpieczeństwo, zoptymalizować pracę i ograniczyć koszty.

Łukasz Mejza 11 marca, 2021

Podpis cyfrowy, a oszczędności

Zmniejszenie kosztów w placówkach medycznych za sprawą systemu IC Pen to nie tylko oszczędność papieru i tuszu w drukarkach. Koszty związane z dokumentacją medyczną są związane również z obsługą powstałej dokumentacji, jej przekazywaniem, cyfryzacją oraz archiwizacją. Bazując na zebranej wiedzy, doświadczeniu oraz przeprowadzonych dotychczas audytach w placówkach medycznych szacujemy, że średni koszt wytworzenia jednego papierowego dokumentu medycznego wynosi co najmniej 0,94 zł. Jest to niewielka kwota, która zaczyna być istotną pozycją w budżecie placówek medycznych, gdy przemnożymy ją przez ilość papierowych dokumentów medycznych tworzonych w ciągu każdego roku (średnio takich dokumentów powstaje 20 000) otrzymując kwotę 18 800 zł. Prosty rachunek zakładający 0,94 zł (koszt wytworzenia jednego dokumentu medycznego) przemnożony przez 1 995 000 (ilość dokumentów medycznych wytworzonych w 2020 roku z pomocą systemu IC Pen) pozwala wnioskować, że tylko w ubiegłym roku (2020) placówki medyczne zaoszczędziły łącznie 1 875 300 zł korzystając z systemu IC Pen. Na podstawie powyższych wyliczeń można uznać, iż podpis cyfrowy w medycynie to inwestycja, która się opłaca.

Optymalizacja pracy dzięki cyfryzacji

Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie, Szpital Kliniczny im. Księżnej Anny Mazowieckiej, Instytut Matki i Dziecka czy Narodowy Instytut Onkologii to tylko niektóre z blisko 40 placówek medycznych, w których system IC Pen ułatwia pracę personelu medycznego. Za sprawą integracji IC Pen z najpopularniejszymi systemami HIS tworzona dokumentacja jest dostępna w wykorzystywanym systemie informacji szpitalnej. Pozwala to przyspieszyć przepływ informacji związanych z leczeniem pacjentów oraz ograniczyć czas, który personel przeznaczał na tworzenie i przekazywanie papierowej dokumentacji medycznej. Co więcej wdrożenie systemu IC Pen pozwala na wykorzystanie podpisu cyfrowego w medycynie w sposób naturalny bez konieczności wypracowanych procedur. Dzięki temu możliwa jest optymalizacja pracy oraz efektywniejsze wykorzystanie kadry placówek medycznych, a tworzona e-dokumentacja medyczna jest ważna prawnie.

System IC Pen = łatwe wdrożenie

System IC Pen w 2020 roku umożliwił cyfryzację 948 procesów w blisko 40 placówkach medycznych. Z pomocą podpisu cyfrowego udało się wyeliminować papierowe formularze medyczne wykorzystywane w trakcie hospitalizacji pacjentów. Blisko 1000 wzorów zgód pacjentów, formularzy i ankiet wymagających podpisu pacjentów zostało w szybki i łatwy sposób ucyfrowione i zintegrowane z wykorzystywanymi systemami HIS.
Za tak dużym sukcesem stoi intuicyjna obsługa rozwiązania zintegrowanego z systemem informatycznym wykorzystywanym w danej placówce oraz dwa rodzaje urządzeń. Pierwszym z nich jest długopis cyfrowy, którego obsługa jest zbliżona do zwykłego długopisu. Dzięki wbudowanej pamięci może on gromadzić, a następnie przesyłać do systemu HIS stworzoną dokumentację. Tym samym proces skanowania i archiwizacji takich dokumentów jak papierowe formularze i zgody pacjentów został skutecznie wyeliminowane.
Drugim typem urządzeń współpracujących z systemem IC Pen są tablety, które stały się tak powszechne i proste w użyciu, że digitalizacja dokumentacji z ich pomocą wydaje się być niemalże naturalne. Umożliwiło to dostosowanie systemu do codziennej praktyki wykonywanej pracy, a tym samym rezygnacje z papierowej dokumentacji medycznej. A wszystko to bez skomplikowanych i długotrwałych szkoleń.

12 dni na wdrożenie podpisu cyfrowego

12 dni roboczych – tyle czasu zajęło najszybsze i całkowicie zdalne wdrożenie systemu IC Pen w placówce medycznej. 70 długopisów cyfrowych (dowiedz się więcej o długopisach cyfrowych) i 327 wzorów formularzy zostało zintegrowanych z wykorzystywanym systemem informacji szpitalnej. Pozwoliło to poprawić bezpieczeństwo pacjentów i personelu Centralnego Szpitala Klinicznego MSWiA (CSK MSWiA) w Warszawie. Było to istotne ze względu na fakt, iż placówka została przekształcona w szpital jednoimienny podczas pierwszej fali pandemii wirusa Sars-Cov-2. 
Wyeliminowanie z obiegu 327 papierowych wzorów formularzy znacząco ograniczyło ryzyko rozprzestrzeniania się wirusa poprzez papier. Cały proces wdrożenia systemu IC Pen oraz szkolenia personelu szpitala odbył się w sposób zdalny, który niwelował ryzyko zarażenia się i rozprzestrzeniania wirusa podczas implementacji systemu IC Pen. 

Liczby to nie wszystko

Przytoczone powyżej dane pokazując jak praktycznym i przydatnym rozwiązaniem jest podpis cyfrowy w medycynie. Rok 2020 w sposób szczególny uwypuklił korzyści płynące z wdrożenia system IC Pen w placówkach medycznych. Jego szerokie zastosowanie, prostota użytkowania oraz tak istotne korzyści jak oszczędność, poprawa bezpieczeństwa i optymalizacja pracy pozwalają z satysfakcją podsumować mijający rok. System IC Pen znakomicie wspierał funkcjonowanie placówek medycznych przed nastaniem pandemii, a jego wykorzystanie w tym szczególnym roku tylko potwierdziło, że jest rozwiązaniem znakomicie wpisującym się w potrzeby i realia polskiej służby zdrowia. 

Łukasz Mejza

Łukasz Mejza, będący Marketing Managerem, odpowiada za ogół działań związanych z promocją i marketingiem IC Solutions od 2020 roku. Wykorzystuje zdobyte doświadczenie do dzielenia się wiedzą dotyczącą wpływu technologii na strategię organizacji, jej rozwój, kreowanie innowacyjnych rozwiązań oraz budowanie przewagi rynkowej poprzez transformację cyfrową.