Podpis elektroniczny dla firm to optymalizacja czy innowacja?

Podpis elektroniczny dla firm jawi się jako złoty środek dla tych wszystkich, którzy od dawana marzą o porzuceniu tysięcy stron papierowej dokumenty. Niestety konieczność podpisywania umów, protokołów, zgód i innych typów dokumentów wymagała ich drukowanie, a następnie przedkładanie do parafowania. Po podpisaniu można zeskanować dokument i dołączyć go do odpowiedniego systemu dziedzinowego (np. CRM, ERP).
Wprowadzając do organizacji ważny prawnie podpis elektroniczny można zapomnieć o tych wszystkich żmudnych i powtarzanych wielokrotnie procesach dotyczących tworzenia oraz obiegu papierowej dokumentacji. Wdrożenie jednej technologii umożliwiającej składanie podpisów elektronicznych na tabletach efektywnie i skutecznie usuwa obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji.
Dla jednych taka zmiana jest naturalną optymalizacją zachodzących procesów, których wykonywanie opierać się będzie na dostępnej technologii. Ten sam proces i jego zmiana w odbiorze innych może jawić się jako innowacja, a wręcz rewolucja, która wywraca cały dotychczas wypracowany model działania.

Firmy, organizacje pozarządowe, czy też jednostki administracyjne, które decydują się na wdrożenie takich systemów, jak IC Pen przede wszystkim mogą dość precyzyjnie oszacować mierzalne korzyści. Zaczynając od takich pozornych, jak koszt zakupu papieru do drukarek, toneru, samych urządzeń drukujących, a kończąc na kosztach wysyłania papierowej dokumentacji, jej przechowywania, katalogowania i archiwizowania. Oczywistym jest fakt, że nie w każdej firmie te koszty będą spektakularne, ale jeśli mówimy o średnich i dużych organizacjach to oszczędności robią wrażenie.
Wskazując na zalety wynikające z digitalizacji dokumentacji i jej cyfrowego obiegu warto odnotować także, te niemierzalne korzyści:

– Optymalizacja czasu pracy. Dzięki cyfryzacji dokumentacji są one tworzone, przesyłane i procesowane zdecydowanie szybciej niż ma to miejsce w przypadku tradycyjnej papierowej dokumentacji.

– Wydajniejsza praca dzięki częściowej automatyzacji procesów. Elektroniczna dokumentacja eliminuje takie procesy jak skanowanie, przygotowanie dokumentacji do wysyłki, czy też jej ręczne zarchiwizowanie. Opierając się na cyfrowych dokumentach powyższe czynności w ogóle nie zachodzą.

Podpis elektroniczny dla firm jest bez wątpienia rozwiązaniem, które optymalizuje wiele obszarów ich aktywności. Począwszy od tak oczywistej kwestii jak optymalizacja wydatków, poprzez lepszą obsługę klientów (w procesie obsługi których konieczne jest złożenie podpisu), a kończąc na sprawniejszym, szybszym i tańszym obiegu dokumentów. Odejście od tradycyjnej papierowej dokumentacji na rzecz digitalizacji to sprawdzony i niezawodny sposób na usprawnienie wielu procesów.

Digitalizacja podpisów i co za tym idzie dokumentów to ogromny krok na przód dla większości organizacji. Szczególnie tych, które każdego miesiąca toną w tysiącach stron zawartych umów, zgromadzonych protokołów, zgód i innych dokumentów, które ze względów formalnych wymagają złożenia własnoręcznego podpisu. Zastąpienie tych wszystkich kartek papieru ekranami tabletów to swoista innowacja w codziennym działaniu.
Jednak czy podpis elektroniczny na tablecie sam w sobie może być innowacyjny? To pytanie jest zasadne szczególnie dziś, gdy mamy do czynienia z dużo bardziej zaawansowaną technologią, która wkracza do wielu obszarów naszego życia.
W odpowiedzi na to pytanie pomocne może okazać się przytoczenie definicji słowa innowacja. Grupa Polskiego Funduszu Rozwoju określa innowację jako “(…) wdrożenie nowego lub znacząco udoskonalonego produktu (wyrobu lub usługi) lub procesu, nowej metody marketingowej lub nowej metody organizacyjnej w praktyce gospodarczej, organizacji miejsca pracy lub stosunkach z otoczeniem”.
Przyjmując takie wyjaśnienie można stwierdzić, że podpis cyfrowy i elektroniczna dokumentacja wprowadzone do organizacji są innowacją. Zmiana formy tworzenie i obiegu dokumentacji z papierowej na cyfrową jest udoskonaleniem procesów. Tak więc można mówić, że podpis elektroniczny dla firm jest innowacją. Inne źródło, Cambridge Dictionary wskazuje, że innowacja to “nowy pomysł, projekt, produkt itp.”. Również to objaśnienie pozwala wnioskować, że cyfryzacja dokumentów jest innowacją. Implementacja systemu do zbierania podpisów, tabletów, które zajmą rolę papieru oraz rezygnacja z segregatorów, teczek i całych pomieszczeń przeznaczonych na przechowywanie papierowej dokumentacji to z pewnością dla wielu firm nowy pomysł na realizację formalno-prawnych obowiązków.

Podpis elektroniczny i w jego następstwie wprowadzenie dokumentacji elektronicznej nie jest działaniem innowacyjnym, przełomowym. Wykorzystywane do tego celu technologie, algorytmy i urządzenia są stosowane z powodzeniem od dawna. Jednak w zdecydowanie węższym ujęciu dotyczącym konkretnej organizacji podpis elektroniczny może stać się innowacją, która rewolucjonizuje sposób pracy, optymalizuje procesy i redukuje koszty. Sama w sobie digitalizacja dokumentów i podpisów jest konkretnym przykładem optymalizacji procesów.