Podpis elektroniczny – dlaczego firma powinna z niego korzystać

Cyfrowy podpis to szansa na bardziej elastyczną, nowoczesną i ekonomicznie działającą firmę, a oszczędności, które są dzięki niemu generowane, znacznie przewyższają koszty związane z zakupem papieru i tuszu do drukarki.

Dominika Wiśniewska 5 stycznia, 2022

Koszty vs. oszczędności

Podpis elektroniczny i dokumenty cyfrowe oznaczają rezygnację z konieczności drukowania, przesyłania pocztą, czy późniejszego skanowania i wprowadzania do systemu dokumentacji. Dla wielu przedsiębiorstw koszty związane z tymi działaniami są zbyt małe, by decydować się na zakup systemu umożliwiającego digitalizację dokumentów. Wymienione działania generują pozornie niskie koszty, gdy zestawi się je z wydatkami związanymi z cyfryzacją dokumentów oraz wprowadzeniem podpisu elektronicznego.
Warto jednak spojrzeć na tę kwestię z nieco szerszej perspektywy i przeanalizować pełny proces obiegu dokumentów w organizacji i wszystkie koszty z tym związane. Gdy do podstawowych wydatków przepływu dokumentów dodamy te związane z archiwizacją dokumentów (własne archiwum lub zewnętrzne archiwum – outsourcing), wówczas koszty utrzymania tradycyjnego systemu opartego na papierowej dokumentacji mogą znacząco wzrosnąć.
Innym czynnikiem, który jest związany z dokumentacją papierową i kosztami ponoszonymi przez przedsiębiorstwa jest czas poświęcany na wysyłanie, odbieranie, katalogowanie czy wyszukiwanie dokumentacji papierowej. Ten koszt w przypadku zastąpienia dokumentu papierowego formą cyfrową może być znacząco zmniejszony, a nawet wyeliminowany. Dzieje się tak dlatego, iż za sprawą wszelkiego rodzaju baz danych, systemów do przechowywania zdigitalizowanych dokumentów oraz programów do obsługi plików tekstów, można w prosty sposób wyszukiwać dokumenty i je udostępniać.

Elastyczna organizacja

Zwinna organizacja, czyli taka, która jest w stanie szybko dostosować się do zmian zewnętrznych zachodzących w jej bezpośrednim otoczeniu jest niezwykle pożądaną cechą przedsiębiorstwa, szczególnie we współczesnych realiach. Czynnikiem, który może pomóc w byciu elastyczną firmą jest digitalizacja dokumentów. Eliminacja papieru jako nośnika informacji i elementu spełniania formalnych wymagań (podpisywanie umów, protokołów, kart kontrolnych itd.) daje sposobność do stworzenia większej elastyczności w działaniu. Najlepszym tego przykładem jest rok 2020 i konieczność zmiany sposobu pracy niemalże przez wszystkie przedsiębiorstwa. Wprowadzenie hybrydowego, czy też w pełni zdalnego trybu pracy było dla wielu firm jedynym wyjście by móc funkcjonować. Ta nagła i wymuszona epidemią sytuacja pokazała jak szybko i stosunkowo łatwo poradziły sobie z wdrożeniem pracy zdalnej firmy, które od dawna pracowały w duchu paperless. Natomiast wiele firm, w których proces transformacji dokumentów z papierowych na cyfrowe nawet nie był rozważany lub dopiero został zapoczątkowany dowiódł jak wielkim wyzwaniem organizacyjnym było wprowadzenie nowego – zdalnego trybu pracy.

Nowoczesne rozwiązanie zgodne z prawem

Sprzedaż energii, kontrola sieci przesyłowych, sporządzanie protokołów z oględzin, zgody pacjentów na leczenie, administracja, procesy związane z zatrudnianiem pracowników – wszędzie tam z powodzeniem jest wykorzystywana technologia systemu IC Pen. Opracowane przez nas rozwiązanie pozwala na składanie podpisów cyfrowych, które zachowują ważność prawną. Unikatowa technologia daje możliwość zbierania cech behawioralnych każdego podpisu, złożonego za pośrednictwem tabletów, ekranów dedykowanych do zbierania podpisów lub długopisów cyfrowych. Dzięki temu system gromadzi informacje o kącie pisania, zamaszystości podpisu czy czasu składania podpisu. Za sprawą unikatowych cech jest możliwe potwierdzenie autentyczności złożonego podpisu przez biegłego grafologa.
Podpis elektroniczny poza samą formą graficzną, zawiera również wspomniane cechy behawioralne zapisane w postaci cyfrowej, które są zabezpieczone i niedostępne dla osób postronnych, czyniąc tym samym e-podpis bezpieczną i ważną prawnie formą autoryzacji zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, które to określa ramy prawne systemów identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania (przykładem usługi zaufania jest podpis elektroniczny) na obszarze Unii Europejskiej.

Przetarty szlak

Choć największe zainteresowanie usługami cyfrowego podpisu nastąpiło wraz z nastaniem pandemii SARS-CoV-2 i nagłą potrzebą digitalizacji, to wiele przedsiębiorstw i organizacji podjęło się procesu transformacji cyfrowego znacznie wcześniej. Jednym z najlepszych tego przykładów jest Enea S.A., która to już od 2019 roku korzysta z systemu IC Pen i długopisów cyfrowych w Biurach Obsługi Klienta Enea. Ponad 30 lokalnych biur obsługi wykorzystuje cyfrowe długopisy do zawierania umów z klientami. Dzięki temu proces zawierania umów został skrócony, a obieg dokumentów znacząco zredukowany za sprawą automatycznej i ważnej prawnie digitalizacji dokumentów.
Najlepszym potwierdzeniem, że podpis elektroniczny znajduje szerokie zastosowanie jest ponad 140 placówek medycznych w Polsce, które wykorzystują system IC Pen do zbierania zgód pacjentów. Tak ważne decyzje jak zgoda na operację, podanie leku czy przeprowadzenie badania są zbierane i przechowywane w formie cyfrowej generując przy tym olbrzymie oszczędności czasu i pieniędzy. Przekonały się o tym m.in. takie placówki jak Instytut Matki i Dziecka w Warszawie, Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu oraz Centrum Medyczne Żelazna w Warszawie.

Lepsza obsługa klientów

Podpis elektroniczny w firmie to nie tylko oszczędność kosztów czy optymalizacja procesów, ale także lepsza w obsługa klientów. Wyobraźmy sobie sytuację, w której w biurze obsługi klienta zostaje zawarta umowa w formie elektronicznej za pośrednictwem tabletu. Każda ze stron – zarówno przedsiębiorstwo jak i klient nie muszą drukować dokumentów, przechowywać ich w teczkach czy segregatorach, a jedynie elektronicznie na serwerze, czy dysku. Firma, która wykorzystuje cyfrowe dokumenty i podpis elektroniczny eliminuje konieczność tworzenia i przechowywania tych dokumentów w formie papierowej zarówno przez firmę, jak i przez klienta. Troska o wygodę i jak najlepszą obsługę klienta jest przecież jednym z kluczowych celów wielu organizacji. Teraz osiągnięcie tych celów może być następstwem transformacji cyfrowej, której złożoność i oddziaływanie jest zdecydowanie większe niż mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać.

Plus dla wizerunku

Wdrożenie podpisu elektronicznego i odejście od papierowej dokumentacji na rzecz jej ucyfrowienia stanowi dowód na to, że firma jest nowoczesna. Korzystanie z e-podpisu doskonale pokazuje, że przedsiębiorstwo nie tylko deklaruje chęć bycia innowacyjną firmą, ale realizuje ten cel m.in. poprzez zastąpienie tradycyjnego papierowego dokumentu wersją cyfrową.
Inną, równie istotną korzyścią, którą przedsiębiorstwo może wynieść dzięki digitalizacji dokumentacji jest kreowanie wizerunku firmy troszczącej się o środowisko i przyrodę. Wyeliminowanie dokumentacji papierowej na rzecz jej cyfrowej wersji oznacza znaczące zmniejszenie śladu węglowego, który organizacja wytwarza w wyniku prowadzenia swojej działalności. Należy przy tym wskazać, że cyfryzacja to nie tylko oszczędność środowiska wynikająca z mniejszego zapotrzebowania na papier i tusz do drukarki. Digitalizacja dokumentów oznacza także redukcję, a nawet wyeliminowanie konieczności przesyłania dokumentacji za pośrednictwem poczty czy firm kurierskich, których usługi również są związane z wytwarzaniem śladu węglowego. Wskazując na ekologiczne korzyści będące następstwem wdrożenia elektronicznych podpisów i e-dokumentów warto wskazać również na redukcję, czy też zrezygnowanie z potrzeby przechowywania i archiwizowania dokumentacji papierowej. Taka sytuacja pociąga za sobą oczywiście oszczędności finansowe, o których można przeczytać powyżej, ale nie mniej ważny jest także aspekt ekologiczny. Brak konieczności prowadzenia archiwum to brak dodatkowych segregatorów, półek, regałów, a także specjalnie zaadoptowanych do tego celu pomieszczeń.

Podsumowanie

Większość przedsiębiorstw rozważa każdą zmianę i inwestycję w kategorii korzyści (głównie finansowych), które może osiągnąć. Digitalizacja dokumentów i e-podpis jest rozwiązaniem, które pozwala odnieść korzyści zarówno mierzalne finansowe, jak i niemierzalne budujące markę, wizerunek, czy usprawniające metody pracy w przedsiębiorstwie.