Podpis elektroniczny i 6 możliwości jego zastosowania

Podpis elektroniczny na tablecie, czy ogólnie mówiąc paperless przestały już być tylko modnymi hasłami w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu. Digitalizacja dokumentów jest coraz bardziej popularna w najróżniejszych miejscach pracy. Przedsiębiorcy i pracownicy firm cenią sobie e-dokumenty ze względu na ich funkcjonalność i silny wpływ na optymalizację pracy. Na szczęście nie tylko w pracy mamy styczność z dokumentacją cyfrową. Każdy z nas podpisuje wiele dokumentów w swoim codziennym życiu, a część z nich może zostać podpisana z wykorzystaniem podpisu cyfrowego.
Poznaj 6 przykładów z życia, gdzie podpis cyfrowy jest już wykorzystywany.

Spis treści

Ankiety i formularze zgłoszeniowe towarzyszą nam już od wielu lat. Stanowią nieodłączny element konferencji, seminariów, rekrutacji na studia czy zapisów na zajęcia. Rozwijający się z roku na rok rynek wynajmu mieszkań sprawia, że niektóre agencje nieruchomości wymagają wypełnienia ankiety przez potencjalnych najemców. W gruncie rzeczy ankiety i formularze ułatwiają wiele kwestii zarówno po stronie osoby zbierającej informację, jak i tej, która je udostępnia. Mimo to każdy z nas chce mieć pewność, że jego dane osobowe są bezpieczne i nie zginą w stosie papierów. Problem pojawia się, gdy mają one formę papierową. Praca z papierowymi ankietami czy formularzami jest wolniejsza i obarczona większym ryzykiem popełnienia błędu podczas wprowadzania danych do systemu. Ponadto kłopotliwą staje się kwestia decyzji co zrobić z wypełnionymi papierowymi formularzami i ankietami. Ich zabezpieczenie przed dostępem osób postronnych jest szczególnie istotne, gdy zawierają dane osobowe i informacje poufne dotyczące zarobków, stanu zdrowia, czy innych kwestii. Rozwiązaniem jest digitalizacja tych dokumentów w taki sposób, by umożliwić łatwą i szybką pracę z zebranymi danymi. Ponadto ze względu na osobowy charakter zbieranych danych ważne jest również zbieranie zgód ankietowanych osób, gdzie idealnie sprawdzi się właśnie podpis elektroniczny.

Dostawa nowego telewizora do domu, wymiana pieca, serwis klimatyzacji, czy zabranie zepsutej pralki do naprawy. Każda z tych sytuacji może wymagać sporządzenia protokołu lub poświadczenia wykonania usługi poprzez złożenie podpisu przez klienta. Dzięki szerokiemu dostępowi do takich rozwiązań jak długopisy cyfrowe czy tablety, można ograniczyć ilość tworzonych papierowych dokumentów, a nawet je skutecznie wyeliminować wykorzystując przy tym podpis elektroniczny. Z łatwością można sobie wyobrazić sytuację, w której pracownik serwisu lub monter po wykonaniu swojej pracy za pośrednictwem chociażby tabletu przedstawia protokół z naprawy lub poświadczenie montażu urządzenia. W takiej sytuacji klient zapoznaje się z treścią przygotowanego e-dokumentu, wypełnia go swoimi danymi i składa podpis elektroniczny. W rezultacie firma wykorzystuje zdigitalizowany proces obsługi klientów, a sam klient otrzymuję wersję podpisanego dokumentu na swój adres e-mail, który chwilę wcześniej podał.

Odbierając paczkę od kuriera, dokumenty z urzędu, czy też auta zastępczego na czas naprawy, zawsze potrzebne jest pisemne potwierdzenie. Pracując w sklepie należy podpisać odbiór każdej dostawy towaru. Coraz częściej można spotkać kuriera lub dostawcę, który prosi o podpis w formie elektronicznej. Dzięki temu ograniczają dokumentację papierową, którą muszą przy sobie mieć każdego dnia, do minimum. Wprowadzają element digitalizacji dokumentów do swojej codziennej pracy ułatwiają dostęp do wszystkich danych, które automatycznie są dostępne w systemie. Weryfikacja odbytych dostaw jest prosta, szybka i klarowna. Podpis cyfrowy optymalizuje nie tylko pracę kurierów i dostawców, ale również zwiększają komfort klienta. Jest to jeden z najlepszych dowodów na to, że digitalizacja dokumentów to korzyść dla firmy i dla klientów.

Bez względu na to, jaki zawód wykonujemy lub jaką firmę prowadzimy, podpis cyfrowy może ułatwić życie każdemu z nas. Jeżeli nie w kontaktach biznesowych, to w sytuacjach w życiu prywatnym. Każdy dokument, jaki podpisujemy i przechowujemy, możemy mieć w formie elektronicznej. Prowadzenie e-dokumentacji zapewnia łatwy dostęp do danych i automatycznie je porządkuje oraz minimalizuje udział papieru w codziennych transakcjach, co jest nie tylko ekologiczne, ale również po prostu wygodne.

Podpis elektroniczny jest cyfrowym odpowiednikiem podpisu odręcznego wykorzystującym zaawansowane algorytmy do zbierania cech behawioralnych podpisu. W rezultacie rozwiązanie to umożliwia weryfikację tożsamości (jednym z narzędzi, które oferują taką możliwość jest IC Sign) co ma istotne znaczenia dla bezpieczeństwa transakcji, zawieranych umów czy dostępu do strzeżonych danych.
Dzięki podpisowi elektronicznemu można podpisywać zdigitalizowane dokumenty, eliminując przy tym konieczność drukowania dokumentów i składania na nich podpisów w tradycyjny sposób.

Technologia podpisu elektronicznego znalazła zastosowanie w takich obszarach, jak finanse, opieka medyczna i szeroko rozumiana administracja, stając się przy tym krytycznym elementem bezpieczeństwa nie tylko dokumentów, ale również procesów i systemów.
Wykorzystanie podpisu elektronicznego przez przedsiębiorstwa pozwala usprawnić procesy, zmniejszyć koszty związane z obiegiem papierowej dokumentacji czy poprawić doświadczenia klientów. W miarę postępującej digitalizacji życia codziennego i transformacji cyfrowej niemalże każdej branży, podpis elektroniczny będzie nadal odgrywał kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa oraz weryfikacji tożsamości.

Bez względu na to, jaki zawód wykonujemy lub jaką firmę prowadzimy, podpis cyfrowy może ułatwić życie każdemu z nas. Jeżeli nie w kontaktach biznesowych, to w sytuacjach w życiu prywatnym. Każdy dokument, jaki podpisujemy i przechowujemy, możemy mieć w formie elektronicznej. Prowadzenie e-dokumentacji zapewnia łatwy dostęp do danych i automatycznie je porządkuje oraz minimalizuje udział papieru w codziennych transakcjach, co jest nie tylko ekologiczne, ale również po prostu wygodne.