Podpis elektroniczny na tablecie – rozwiązanie wyspowe

Podpis elektroniczny na tablecie i bieganie – pozornie mogłoby się wydawać, że niewiele mają ze sobą wspólnego. Jednak w jednym i drugim przypadku nie potrzebujemy tak wiele jak się nam wydaje.

W skrócie

Są osoby, które chcąc zrealizować noworoczne postanowienia, zalecenia lekarza lub świadome własnego stanu zdrowia i kondycji fizycznej zamierzają zadbać o siebie poprzez systematyczne bieganie. Pozorną przeszkodą, która często stoi na drodze do realizacji tych postanowień jest brak odpowiednich (drogich) butów, specjalnych spodenek czy zegarka, który będzie mierzył postępy. W rzeczywistości wszystkie wyżej wymienione przedmioty nie są potrzebne by rozpocząć “przygodę z bieganiem”. Oczywiście wraz z utrwaleniem nawyku a i bardziej profesjonalnym uprawianiem tego sportu przyda się odpowiednie obuwie oraz strój poprawiający nasze poczucie komfortu.

Podpis elektroniczny na tablecie w wyobrażeniu wielu przedsiębiorców rodzi podobne przeszkody. Obawy o konieczność zakupu drogich technologii i urządzeń, skomplikowana obsługa, czy też nakłady na rozbudowę istniejącej już infrastruktury informatycznej
Większość tych problemów nie ma miejsca w sytuacji, gdy wdrożenie podpisu na tablecie rozważa mała lub mikro firma. Rozwiązaniem może być system IC Pen, który funkcjonalnie przygotowany jest także do pełnienia roli samodzielnego, w pełni zarządzalnego repozytorium dokumentów. Oczywiście podobnie, jak w przypadku biegania, tak i w raz z rozwojem organizacji, zdobywaniem wiedzy i trafnym definiowaniem potrzeb koniecznym stanie się zintegrowanie systemu IC Pen poprzez wbudowane mechanizmy z innymi funkcjonującymi w firmie systemami, by stanowiły one jeden cyfrowy ekosystem. Pamiętajmy jednak, że nie jest to warunek konieczny by rozpocząć digitalizację dokumentów wraz z ich podpisywaniem. Dla wielu procesów związanych z podpisywaniem dokumentów wystarczający jest rozwiązanie wyspowe oferujące szybką i ważną prawnie digitalizację dokumentów oraz ich późniejsze przechowywanie.

Nie będzie dużą przesadą stwierdzenie, że wiele firm funkcjonuje już w cyfrowym świecie. Przykładem tego może być własna strona internetowa przedsiębiorstwa, elektroniczne faktury czy sprzedaż internetowa. Tak więc podpis elektroniczny jest naturalnym elementem procesu cyfryzacji, w którym wiele firm już uczestniczy.
Jeśli przedsiębiorstwa mogą obsługiwać klientów za pośrednictwem kanałów online, świadczyć swoje usługi, czy też sprzedawać towary przy pomocy innowacyjnych technologii, to mogą również mogą podpisywać dokumenty bez konieczności ich drukowania. Korzyści, które z tego wynikają to m.in.:

– Sprawniejsza praca,

– Redukcja kosztów,

– Usprawnienie procesów.

Obecnie na rynku istnieje kilkanaście rozwiązań umożliwiających wykorzystanie podpisów elektronicznych. Jednym z nich jest system IC Pen, który zapewnia ważny prawnie podpis elektroniczny na tablecie. Opracowana technologia stwarza możliwość całkowitej eliminacji dokumentacji papierowej, która wymaga podpisu pracownika lub klienta. System dzięki opracowanym algorytmom zbiera unikatowe cechy biometryczne składanych podpisów zapewniając jego autentyczność.
Wykorzystywanie system IC Pen oraz większość powszechnie dostępnych tabletów z rysikami daje możliwość cyfryzacji dokumentacji z zachowaniem dotychczasowych metod pracy, co w konsekwencji nie wymusza rewolucyjnych zmian i opracowania nowych procedur.
Odpowiadając na postawione powyżej pytanie “dlaczego podpis na tablecie?” należy zwrócić uwagę, że pomimo ogromnego postępu w kierunku digitalizacji i wykorzystywania nowoczesnej technologii wciąż wiele procesów odbywa się fizycznie. W biurach obsługi klienta, w sklepach, bankach, a nawet w domu klienta. Wszędzie tam najszybszym sposobem na potwierdzenie podjętej decyzji (zakupu towaru lub usługi) jest złożenie fizycznego podpisu. Idealnie sprawdza się w takich sytuacjach tablet i podpisu elektroniczny, który:

– Jest ważny prawnie,
– Nie wymaga drukowania wielostronicowych dokumentów,
– Może działać w terenie (szablony dokumentów dostępne są także off-line),
– Ułatwia automatyzację procesów.

Wracając do opisanego na wstępnie porównania digitalizacji dokumentów z bieganiem warto pamiętać, że większość z nas posiada buty sportowe, które są wystarczające by rozpocząć bieganie. Podobnie jest w przypadku cyfryzacji dokumentów i podpisu na tablecie. Oferowane na rynku rozwiązania na ogółu posiadają podstawowe repozytoria do przechowywania zdigitalizowanych dokumentów.
Przekonać się o tym mogą m.in. przedsiębiorstwa korzystające z systemu IC Pen, który poza samą digitalizacją dokumentacji umożliwia ich zbieranie, wyszukiwanie i eksportowanie do innych systemów. Oczywiście dla uzyskania większych korzyści z cyfryzacji dokumentacji i automatyzacji kolejnych procesów warto wdrożyć zaawansowane systemy dziedzinowe, które pozwolą gromadzić i zarządzać dokumentacją potrzebną do realizacji bardziej złożonych procesów opierających się o dokumentację.

Dla wielu przedsiębiorców sama myśl o wdrożeniu elektronicznej dokumentacji i podpisach cyfrowych rodzi wiele wątpliwości oraz obaw. Doświadczenia małych i dużych firm, które korzystają z naszego systemu IC Pen oraz praktyka wielu innych organizacji dowodzą, że pierwsze projekty związane z cyfryzacją popychają w kierunku kolejnych działań.
Transformacja cyfrowa jest wielowymiarowym procesem, a właściwie zbiorem procesów dotyczących każdej dziedziny funkcjonowania organizacji. Jeśli ucyfrowienie dokumentacji zakończy się sukcesem, a proces elektronicznej sprzedaży przyniesie zakładane efekty, to na ogół przedsiębiorstwa decydują się na kolejne działania związane z digitalizacją. Najlepiej obrazuje to dobrze znane przysłowie mówiące, że “apetyt rośnie w miarę jedzenia.
Dodatkowym impulsem, który może wzmacniać takie działania jest zdobyta wiedza oraz doświadczenie. W raporcie opublikowanym przez Fundację Digital Poland zwrócono uwagę, że brak wiedzy i kompetencji rodzi przeszkody na drodze do transformacji cyfrowej. Jeśli jednak firma ma za sobą pierwsze udane przedsięwzięcia związane z cyfryzacją to dużo łatwiej jest realizować kolejne działania.

Podpis elektroniczny na tablecie to tylko niewielki element ogromnego przedsięwzięcia, którym jest cyfryzacja organizacji. Warto przy tym pamiętać, że poza oczywistymi korzyściami wynikającymi z odejścia od papierowej dokumentacji przedsiębiorstwa zyskują know how. Jest to niezwykle cenna wiedza, która procentuje w przyszłości podczas kolejnych projektów związanych z implementacją technologii cyfrowych. Podobnie jak w przypadku biegania, tak i w kwestii digitalizacji najtrudniejszy okazuję się być pierwszy krok.