Podpis elektroniczny w firmie. 3 krytyczne pytania o sens jego wdrożenia

Podpis elektroniczny przestał być ciekawostką technologiczną i stał się narzędziem redukującym koszty oraz optymalizującym procesy. Zarówno z punktu widzenia pracownika, szefa, a nawet klienta. Warto jednak przeanalizować, czy podpis elektroniczny sprawdzi się w konkretnej firmie oraz czy odpowie na potrzeby i problemy, z którymi się boryka. Aby podjąć świadomą decyzję o wdrożeniu podpisu cyfrowego w danej firmie (a także o wprowadzeniu każdego innego rozwiązania), należy znaleźć odpowiedzi na kilka krytycznych pytań.

Czy potrzebuje podpisu elektronicznego w mojej firmie? W wielu firmach obieg dokumentów jest już cyfrowy. Wszystkie dane uzupełniane są w systemie, a dokumenty wysyłane mailowo oraz archiwizowane w chmurze lub w dedykowanym programie. Zazwyczaj w tym cyfrowym procesie pojawia się jeden wyjątek. Każdy dokument, na którym niezbędne jest złożenie podpisu, musi być w tym celu drukowany, a następnie skanowany, aby uzyskać e-dokument z własnoręcznym podpisem. Warto wykluczyć ten element z codziennej pracy, aby zadbać o ekologię, oszczędzić czas, pieniądze i odciążyć pracowników od żmudnego drukowania oraz skanowania. Rozwiązanie szczególnie usatysfakcjonuje te przedsiębiorstwa, w których obrót dokumentów jest naprawdę duży i codzienne podpisywane są dziesiątki, a nawet setki dokumentów.

Podpis elektroniczny świetnie sprawdzi się w biurach obsługi klienta, w firmach podpisujących umowy na dostawę energii, wody lub wywozu śmieci. Cyfrowy podpis znajduje również zastosowanie w bankowości, gdzie ilość podpisywanych dokumentów w formie papierowej jest liczona w tysiącach egzemplarzy każdego dnia. Podpis cyfrowy ułatwia funkcjonowanie firm z branży telekomunikacyjnej, operatorom komórkowym, firmom zajmującym się montażem oraz firmom serwisowym, gdzie poświadcza się pisemnie odbiór towaru lub zabranie sprzętu/urządzenia w ramach gwarancji/akcji serwisowej.

Często osoby zarządzające firmami z dużym przepływem dokumentów same szukają rozwiązania, które zoptymalizuje funkcjonowanie ich przedsiębiorstwa i odnajdują je we wdrożeniu podpisu elektronicznego. Są też przedsiębiorstwa, w których to obrót papierowymi dokumentami nie jest uciążliwy ze względu na niewielką ilość tworzonej dokumentacji. Mimo to podpis elektroniczny jest wdrażany ze względów wizerunkowych, bycia postrzeganym jako nowoczesna i innowacyjna organizacja. Motywem stojącym za wdrożeniem e-podpisów mogą być również obowiązki prawne, które wskazują na konieczność prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej lub standardy na rynku, do których należy się dostosować. Podpis elektroniczny może być również środkiem do osiągnięcia statusu firmy paperless (czytaj Jak być paperless), co może być celem samym w sobie wynikającym ze strategii organizacji ujętej w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu.

Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę frazę podpis elektroniczny, by dostrzec skalę dostępnych na rynku rozwiązań. Nasuwa się wątpliwość, czy aby na pewno wszystkie te rozwiązania gwarantują ważność prawną składanych e-podpisów. Aby mieć pewność co do wybranego narzędzia pozwalającego na cyfrową autoryzację dokumentów należy sięgnąć do rozporządzenia eIDAS . Jest to ujednolicony akt prawny, obowiązujący we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, który określa ramy prawne systemów identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania (przykładem usługi zaufania jest podpis elektroniczny). Rozporządzenie eIDAS określa między innymi ramy prawne podpisów elektronicznych, pieczęci elektronicznych, elektronicznych znaczników czasu, dokumentów elektronicznych, usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz usług certyfikacyjnych uwierzytelniania witryn internetowych.

Koszty transformacji cyfrowej dla każdej firmy są inne. Wynika to z tak zróżnicowanych czynników jak wielkość firmy, ilość procesów objętych digitalizacją, skala wdrożenia, koszty związane z tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentów, czy też ceny implementowanego rozwiązania. Wobec tego stwierdzenie, że cyfryzacja jest opłacalna dla każdego przedsiębiorstwa nie musi być prawdą. By właściwie policzyć koszty i ewentualne korzyści wynikające z digitalizacji dokumentów warto rozpocząć od obliczenia wszystkich kosztów, które ponosi organizacja w wyniku tworzenia i obiegu papierowej dokumentacji (w określeniu wszystkich kosztów związanych z papierową dokumentacją warto wspomóc się tekstem Jak digitalizacja dokumentów optymalizuje koszty ).
Znając wszystkie oczywiste i te ukryte koszty funkcjonowania papierowej dokumentacji w organizacji oraz koszty wdrożenia systemu pozwalającego na digitalizację dokumentacji można przejść do obliczenia rentowności (ROI z inwestycji) wdrożenia podpisu elektronicznego.

Specyfika danej branży, wiek i doświadczenia klientów, budżet firmy, skala wdrożenia systemu do digitalizacji dokumentów oraz ROI mają kluczowe znaczenie podczas podejmowania decyzji o wdrożeniu podpisu elektronicznego w organizacji. Im więcej twardych argumentów będzie przemawiało za cyfryzacją, tym większa szansa, że proces się powiedzie i przyniesie wymierne korzyści dla organizacji.