Podpis na tablecie w klinice medycyny estetycznej

Podpis na tablecie składany przez pacjenta znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach. Rozwiązanie to skutecznie eliminuje dokumentację papierową i ułatwia zarządzanie takimi dokumentami, jak zgody na zabieg, zgoda na leczenie i przyjęcie do szpitala, zgodę RODO, wywiady oraz ankiety. Co więcej, cyfryzacja dokumentacji przy użyciu tabletów z powodzeniem może być wykorzystywana także w gabinetach kosmetycznych i klinikach zajmujących się medycyną estetyczną. Tam również powstają każdego dnia dziesiątki papierowych dokumentów w procesie obsługi pacjentów.
Na szczęście system IC Pen stanowi alternatywę dla tradycyjnego, papierowego procesu tworzenia i obiegu dokumentacji, który w obliczu nowoczesnej technologii wydaje się być archaiczny. Opracowana technologia (system IC Pen) z powodzeniem jest stosowana już w ponad 100 placówkach medycznych w Polsce. Jej przeznaczenie to digitalizacja wszelkich dokumentów wymagających pisemnej zgody przez pacjentów. Cyfryzacja dokumentów dokonuje się w sposób automatyczny, szybki, ważny prawnie, a przy tym nieograniczający nikogo ze względu na wiek, czy też umiejętności posługiwania się nowoczesną technologią.
Poza szpitalami i klinikami system IC Pen jest stosowana również w Mazowieckim Centrum Stomatologii, gdzie przy wsparciu długopisów cyfrowych umożliwia digitalizację dokumentów podpisywanych przez pacjentów w gabinetach stomatologicznych. Do grona placówek medycznych, które efektywnie digitalizują dokumentację zachowując ich ważność prawną dołączyła właśnie Klinika Kosma Medycyna i Kosmetologia Estetyczna.

Podpis na tablecie składany przez pacjentów Kliniki KOSMA za pośrednictwem systemu IC Pen jest przykładem, jak technologia pomaga w codziennej pracy i eliminuje uciążliwą dokumentację papierową. Wdrożenie to dowodzi, że technologia IC Pen znakomicie adaptuje się zarówno do potrzeb dużych placówek medycznych, jak i mniejszych, których potrzeby są zdecydowanie inne.

Klinika Kosma wdrożyła system IC Pen wraz z tabletami iPad Apple, które wykorzystując technologię IC Pen i aktywne rysiki pozwalające autoryzować dokumenty własnoręcznym podpisem pacjentów. „Wszystkie dokumenty wymagające właśnie podpisu pacjenta wprowadziliśmy jako szablony formularzy do aplikacji IC Pen i mamy je dostępne na ekranie tabletu. Dokument jest wyświetlony w całości i jego uzupełnianie w niczym się nie różni od procesu pisania po „poczciwym starym papierze” – stwierdził współwłaściciel Michał Mach. W ten oto prosty sposób konieczność drukowania i przechowywania tysięcy dokumentów została skutecznie i zgodnie z prawem wyeliminowana. Co ważne cały proces pozwolił zachować prawie niezmienne metody pracy, usprawniając je nieznacznie i eliminując wszystkie te działania, które standardowo były wykonywane po złożeniu podpisu przez pacjenta na papierowej dokumentacji.

Formularz w czystej postaci cyfrowej, wypełnionej na ekranie tabletu rysikiem i opatrzony własnoręcznym podpisem pacjenta może od razu trafić do archiwum na dysku komputera. „Początkowo martwiliśmy się, że nasi mniej technologiczni pacjenci poczują pewien dyskomfort, jednak już po kilku dniach wszelkie nasze obawy stały się bezpodstawne, a wielu pacjentów z dużym zadowoleniem przyjęło nowinkę technologiczną” – z zaskoczeniem przyznał Michał Mach. W kontekście użytkowania tabletów należy zwrócić również uwagę na pewną funkcjonalność. Mianowicie możliwość dowolnego powiększania tekstu w wyświetlanym dokumencie. Funkcjonalność doskonale sprawdza się i ułatwia czytanie w przypadku osób z wadami wzroku.

Wykorzystując formularze w wersji elektronicznej nie szukamy, nie drukujemy, one po prostu są i czekają na pacjenta. Po wypełnieniu jedno kliknięcie „wyślij” i podpisany dokument jest już zapisany. Dzięki temu pracownicy recepcji Kliniki Kosma zachowują naturalny kontakt z pacjentem bez potrzeby wykonywania zbędnych czynności poprawiając tym samym jakość obsługi pacjentów. Za sprawą wdrożenie systemu do digitalizacji zgód pacjentów możliwe jest nie tylko optymalizacja czasu przeznaczanego na obsługę pacjentów, ale także pracy związanej z późniejszym archiwizowaniem dokumentacji papierowej zawierającej podpisy pacjentów. Podpis na tablecie wyklucza taką konieczność, a co równie istotne przyczynia się do oszczędności, gdyż cała archiwizacja dokumentacji jest cyfrowa.

Zarówno digitalizacja dokumentacji, jak i popularna idea paperless oraz technologia IC Pen opracowana przez firmę IC Solutions nie jest niczym nowym. Rozwiązanie jest powszechnie znane i wykorzystywane od dawna. Jednak rozważenia nad ucyfrowieniem dokumentów w wielu obszarach staje się koniecznością w sytuacji, gdy tworzona i gromadzona dokumentacja przestaje mieścić się na kilku półkach biurowej szafy. Podobnie było w przypadku Kliniki Kosma, która w obliczu wyzwania, jakim stała się optymalizacja powstającej dokumentacji, a tradycyjne dokumenty papierowe anektowały kolejne fizyczne metry pomieszczeń. Niebanalny jest też aspekt czasu dotarcia do informacji umieszczonej w “papierowym archiwum” w porównaniu do możliwości jej otrzymania na “1 klik” z repozytorium cyfrowego.

Najlepszym podsumowaniem wdrożenia systemu IC Pen i wielu korzyści wynikających z użytkowania tej technologii niech będzie jedno zdanie „technologia działa i spełnia swoją funkcję, a korzyści z wdrożenia przeważają nad kosztami związanymi z zakupem systemu IC Pen” – współwłaściciel Michał Mach. Więcej informacji o pozytywnych następstwach wdrożenia elektronicznych podpisów znajdziesz tutaj.