Tablet do podpisywania dokumentów

Tablet do podpisywania dokumentów, zaraz obok systemu, który zapewnia ważną prawnie digitalizację dokumentów, stanowi najważniejszy element rozwiązania służącego redukcji ilości papierowej dokumentacji. Tablety jako cyfrowe urządzenia w ciągu ostatnich lat stały się pospolitymi narzędziami obecnymi w wielu organizacjach. Służą one m.in. w przemyśle, sprzedaży, edukacji, obsłudze klientów, a nawet medycynie. Szerokie zastosowanie tabletów w wielu procesach przyczyniło się do tego, że urządzenia te są obecnie wykorzystywane także do podpisywania dokumentów, wyrażania zgód, czy też składania deklaracji własnoręcznym podpisem (czytaj więcej o podpisie na tablecie).

Z artykuły dowiesz się:

Przez wiele lat mieliśmy do czynienia z digitalizacją dokumentów i potwierdzeń, których ważność prawna była wątpliwa. Konkretnie chodzi o takie sytuacje, w których po odebraniu paczki od kuriera czy zakończeniu instalacji urządzenia przez montera byliśmy proszeni o złożenie podpisu własnym palcem na ekranie tabletu lub smartfonu. Pomimo tego, że cały proces był sprawny i szybki, to złożony podpis nie miał wartości prawnej, gdyż był jednie znakiem graficznym.
By taki podpis mógł być ważny prawnie, konieczne jest zebranie cech behawioralnych złożonego podpisu. Takimi cechami są:

– zamaszystość,

– kąt pisania,

– siła nacisku podczas składania podpisu.

Unikatowe cechy behawioralne stanowią podstawę do potwierdzenia autentyczności złożonego podpisu. Opracowany przez IC Solutions system IC Pen umożliwia cyfryzację dokumentów i podpisów poprzez zbieranie tych unikatowych cech dla każdego człowieka.
Zrealizowany przez IC Solutions projekt badawczy “IC Sign” przy wsparciu Narodowego Centrum Badań i Rozwoju dowodzi, że choć podpis złożony na ekranie tabletu jest inny niż na papierze, to jest on unikatowy. Przeprowadzone badanie, w czasie którego pozyskano w sposób anonimowy ponad 100 000 podpisów (jest to największe tego typu badanie na świecie) dało podstawy do opracowania algorytmów, które w sposób automatyczny weryfikują autentyczność złożonego podpisu.
Nasz projekt badawczy dotyczący kwestii biometrycznych podpisów dowodzi, że podpis złożony na tablecie może być ważny, bezpieczny oraz unikatowy.

Zapewnienie właściwych urządzeń jest podstawowym wymogiem, który musi być spełniony, by digitalizacja dokumentacji odbywała się w sposób zgodny z prawem. Poza systemem, który będzie efektywnie gromadził i przetwarzał dane dotyczące ucyfrowionych dokumentów, równie istotnym jest wybór właściwego tabletu. Za odpowiedni uznać należy taki, który:

– posiada odpowiednio duży ekran. Jako dostawca rozwiązań digitalizujących m.in. zgody medyczne w szpitalach, rekomendujemy tablety, których ekrany mają przekątną co najmniej 10 cali. Taka wielkość pozwala wyświetlić w odpowiedni sposób dokument, by osoba wypełniająca go widziała kontekst składanego podpisu.

– aktywny rysik. Sam tablet i system to jeszcze nie wszystko. Konieczne jest wykorzystanie rysika do tabletu, który jest w stanie zbierać dane podczas składania podpisu. Dane te są cechami behawioralnymi złożonego podpisu i pozwalają potwierdzić autentyczność złożonego podpisu.

Odpowiadając na postawione na początku tego fragmentu tekstu pytanie Jaki tablet do podpisywania dokumentów wybrać? warto przyjrzeć się dwóm poniższym modelom budżetowych tabletów, które z powodzeniem są wykorzystywane na co dzień przez klientów IC Solutions.

Samsung Galaxy Tab S6 Lite – jest rozwiązaniem, które znakomicie się sprawdza w sytuacji, kiedy zależy nam na mobilnym urządzeniu w optymalnej cenie. Tablet wykorzystuje łączność WiFi, za pośrednictwem której są przesyłane zdigitalizowane dokumenty. Stosunkowo niewielki rozmiar urządzenia zapewnia wygodne trzymanie, a przy tym prezentację pełnego kontekstu dokumentu, który jest podpisywany przez pacjenta. Pomaga w tym spory ekran o przekątnej 10,4 cala, który idealnie prezentuje dokumentację wypełnianą przez klienta.

Apple iPad 10.2’’ Wi-Fi 64GB (model: MK2K3FD/A) – Tablet iPad z rysikiem Apple Pencil pierwszej generacji cechuje się długą żywotnością oraz niezawodnością. Doświadczenie niemal naturalnego pisania sprawiają, że tablet iPad jest wybierany przez klientów ceniących równie wysoko jakość, niezawodność, jak i estetykę. Tablet dzięki dużemu ekranowi o przekątnej 10.2 cala sprawdza się idealnie podczas wyrażania zgód na zabieg i wypełniania dokumentów. Jedną z ogromnych zalet tego urządzenia jest bateria rysika pozwalająca nawet na dwanaście godzin pracy na jednym ładowaniu.

Tablet jest idealnym rozwiązaniem dla firm i organizacji, które chcą w możliwie jak największym stopniu ograniczyć papierowy obieg dokumentów. Wykorzystując do tego system IC Pen i jeden z wymienionych powyżej modeli tabletów mogą efektywnie pracować, eliminując dokumentację w formie papierowej. Co więcej, niektóre modele tabletów można wyposażyć w karty SIM i tym samym zapewnić niemalże nieograniczoną swobodę pracy. Dzięki temu urządzenia nie będą ograniczone zasięgiem sieci WiFi, a dostępem do sieci LTE, której dostępność pozwala pracować w wielu miejscach bez względu na poziom rozwoju sieci WiFi.

Tablet to świetne rozwiązanie, które może być mobilnym narzędziem umożliwiającym zawieranie umów, podpisywanie wniosków czy protokołów. Doszukując się minusów takiego rozwiązania, należy wspomnieć o dwóch aspektach. Pierwszym z nich jest aktualizacja oprogramowania. Zarówno urządzenia wyposażone w system Android, jak i iOS wymagają aktualizacji, co może rodzić pewne obawy, gdy rozwiązanie zostanie przyjęte przez organizację w dużej skali.
Drugim czynnikiem, który może przemawiać na niekorzyść tabletów jest żywotność baterii, w które są wyposażone te urządzenia. Na przestrzeni 2 – 3 lat może wydajność baterii montowanych w tabletach może być zdecydowanie mniejsza, a przez to ograniczać digitalizację dokumentów przy wykorzystaniu tych urządzeń.
Oczywiście nie ma urządzeń idealnych, ale jeśli organizacja, która zamierza wprowadzić cyfrowy obieg dokumentów i nie potrzebuje rozwiązania mobilnego, to doskonałym wyborem może okazać się ekran Wacom. Jest to ekran dedykowany do zbierania podpisów, który w praktyce daje te same możliwości co tablet, poza mobilnością. Urządzenia te połączone są przewodami z komputerem oraz stałym źródłem zasilania z sieci energetycznej. Doskonale zaprojektowane i stworzone z myślą o zbieraniu podpisów biometrycznych urządzenia marki Wacom sprawdzają się we wszelkiego rodzaju stałych punktach obsługi klientów, punktach rejestracji, biurach podawczych itd. Ekrany Wacom, dzięki swojej konstrukcji nie wymagają wymiany baterii ani jej ładowania, a obudowa, aktywny rysik oraz mocowanie pozwalają na długoletnie użytkowanie tych urządzeń.

Tablet do podpisywania dokumentów w sposób ważny prawnie nie musi być drogim ani trudnym w obsłudze urządzeniem. Doświadczenia klientów IC Solutions, którzy wykorzystują na co dzień system IC Pen do digitalizacji tysięcy dokumentów i podpisów potwierdzają, że powszechnie dostępne, a nawet wykorzystywane przez organizacje urządzenia z powodzeniem pomagają w digitalizacji dokumentacji.