Zastosowanie w pełni elektronicznego nośnika danych i zagwarantowanie spełnienia wymagań dla formy pisemnej możemy uzyskać poprzez wykorzystanie urządzeń z odpowiednimi rodzajami matryc-ekranów. System IC Pen wykorzystujący tablety oraz ekrany do składania podpisów umożliwia całkowite odejście od drukowania formularzy medycznych.

Zastosowanie systemu IC Pen pozwala zrezygnować z drukowania dokumentów. W zamian system wyświetla na ekranach do składania podpisów bądź tabletach dokument (formularz) wymagający pisemnego podpisu pacjenta. Przy wykorzystaniu aktywnego rysika możliwe jest wypełnianie dokumentu na ekranie oraz złożenie własnoręcznego podpisu, który będzie stanowił ważną prawnie formę potwierdzenia zgody wyrażonej przez pacjentów. System IC Pen współpracuje z dwoma kategoriami urządzeń posiadających ekrany: ekranami dedykowanymi do składania podpisów i tabletami mobilnymi (czytaj więcej o elektronicznych zgodach pacjentów na tablecie).

Widzisz więcej

Użycie ekranów zapewnia możliwość reakcji w czasie rzeczywistym personelowi i udzielenia niezbędnego wsparcia w trakcie wypełniania dokumentów (personel na monitorze komputera ma podgląd on-line aktualnie wypełnianego dokumentu).

Możliwość dostosowania formy dokumentów pozwala na wprowadzenie przy polach wymagających uzupełnień specjalnych ikon sygnalizujących personelowi, że pacjent napotkał na trudności z udzieleniem odpowiedzi czy zrozumieniem treści w określonym fragmencie. Pozwala to na szybką reakcję i udzielenie dodatkowych informacji czy wyjaśnień. Komunikacja może odbywać się w sposób werbalny lub przez funkcję “chat-u„ tekstowego.

Podpis pacjenta na ekranie 

Wykorzystanie ekranów i tabletów jako nośników treści dokumentu pozwala na niedostępne w przypadku tradycyjnej kartki papieru, indywidualne przygotowanie formy dokumentów i prezentację w dostosowanej formie dla osób z niepełnosprawnością wzroku (standard WCAG 2.1). Ekran wyświetlacza o przekątnej 15,6 cala umożliwia wyświetlenie dokumentu wielkości kartki A4 w rzeczywistym formacie 1:1 i komfortowe zapoznanie się z treścią formularza.

Podstawowe funkcjonalności systemu umożliwiają:

• wyświetlenie treści dokumentu na indywidualnie dostosowanym tle (wysoki kontrast, negatyw, jasne tło),
• wyświetlenie treści dokumentu z dostoswaną wielkością i kolorem czcionki,
• maszynowe czytanie wyświetlanego tekstu.

Zniesione bariery

System posiada wbudowany komunikator tekstowy umożliwiający bezpośrednią interakcję pomiędzy pacjentem a personelem. Komunikacja może odbywać się ze strony pacjenta poprzez:

• klawiaturę alfanumeryczną wyświetloną na ekranie i wybór symboli rysikiem,
• obszar całego ekranu lub jego fragment umożliwiający pisanie rysikiem i przekazywanie komunikatu w formie pisma odręcznego. Personel jednostki do konwersacji używa klawiatury komputera z możliwością dodatkowego dołączenia funkcji syntetyzatora mowy.

Technologia długopisów cyfrowych pozwala poszerzyć możliwości zwykłego długopisu o funkcje automatycznej digitalizacji i przetwarzania danych pisanych ręcznie.
Pisząc po kartce, tworzymy jednocześnie cyfrowy oryginał dokumentu, który może zostać automatycznie przyporządkowany do rekordu medycznego pacjenta w systemie HIS.

Składając swój podpis na papierowym dokumencie, składamy jednocześnie podpis biometryczny na dokumencie cyfrowym, co czyni go ważnym prawnie.
Zastosowana technologia zbierająca cechy biometryczne sprawia, że dokument cyfrowy zachowuje ważność prawną złożonego podpisu i wymagania przewidziane dla formy pisemnej, co czyni go bezpiecznym i ważnym prawnie dokumentem.

Długopis cyfrowy – niewidzialna rewolucja cyfrowa 

Korzystanie z długopisu cyfrowego przez pacjenta niczym się nie różni się od obsługi tradycyjnego długopisu. Nośnikiem danych jest dobrze znana zwykła kartka papieru z nadrukowanym tekstem. Wypełnianie właściwych pól po takiej kartce papieru przy pomocy długopisu cyfrowego jest wygodnym rozwiązaniem dla osób starszych i o niższych kompetencjach technologicznych.

Papierowy nośnik jest oczywistym medium przekazywania informacji. Pozwala na zapoznanie się z treścią w odpowiednim dla pacjenta tempie, a potencjalne uzupełnienie wymaganych informacji odbywa się w naturalny sposób, dla wszystkich, którzy posiedli umiejętność czytania i pisania.

Stosując długopis cyfrowy, korzystamy z automatycznej digitalizacji zapewniając jednocześnie komfort użytkownikowi posługiwania się oczywistymi technikami. Niejednokrotnie, w przypadku osób starszych, sama “zmiana" związana z nową sytuacja wywołana np. potrzebą hospitalizacji jest wystarczającym czynnikiem stresogennym i negatywnie wpływającym na osobisty dobrostan. Digitalizacja wszelkich zgód i oświadczeń woli przy użyciu długopisu cyfrowego nie rodzi żadnych obaw i dyskomfortu, gdyż odbywa się w tradycyjny sposób.

Długopis cyfrowy – sposób działania

Zasada działania długopisów cyfrowych opiera się na sczytywaniu wydrukowanego na kartce papieru kodu. Podczas nacisku długopisu na kartkę uruchamiana zostaje kamera CCD, która sczytuje kropki umożliwiające precyzyjne określenie położenia długopisu, a ich ciąg niesie informacje o tym co, gdzie i w jakim czasie zostało napisane.

Technologia umożliwia zbieranie takich danych, jak siła nacisku czy szybkość pisania (tzw. cechy biometryczne podpisu). Ponadto długopis cyfrowy odczytuje współrzędne z kartki papieru pozwalające określić w jakim kontekście pojawia się zapisywane pismo. Dodatkowo każdy długopis posiada unikalny numer ID, na podstawie którego można precyzyjnie zidentyfikować, który długopis cyfrowy był używany.

Długopisy cyfrowe znajdują zastosowanie nie tylko w warunkach biurowych, ale również wszędzie tam, gdzie wymagana jest mobilność. Urządzenia te nie wymagają stałej łączność z siecią WiFi lub LAN/LTE więc możemy swobodnie pracować w trybie off-line. Dzięki temu długopisy cyfrowe współpracujące z systemem IC Pen znajdują zastosowanie zarówno w trudno dostępnym terenie, miejscach odległych od sieci przesyłowych, czy też w pomieszczeniach, w których dostęp do sieci jest ograniczony.

Jedynym wymogiem, który stawia długopis cyfrowy przed użytkownikami jest posiadanie umiejętności ręcznego pisania. Taki sposób działania umożliwia łatwą digitalizację znosząc wszelkie bariery związane z infrastrukturą teleinformatyczną.

Integracja długopisów cyfrowych z HIS

System IC Pen został zintegrowany z wiodącymi dostawcami HIS, co sprawia, że dla przeciętnego użytkownika aplikacje klienckie pozostają niezauważalne, a do pracy z systemem wykorzystywany jest dobrze znany personelowi intuicyjny interfejs HIS. Zlecenie wygenerowania zintegrowanego formularza jest wywoływane z poziomu konta pacjenta w systemie HIS. Formularz ten zostaje jednoznacznie powiązany z pacjentem oraz z kontekstem, w którym został wygenerowany.

W zależności od przeprowadzonej konfiguracji system IC Pen może umieszczać na przygotowywanej do podpisu dokumentacji dane zaimportowane z HIS, które zostają uzgadniane z klientem na etapie implementacji.
Po wydrukowaniu formularza na dowolnej laserowej drukarce, a następnie jego wypełnieniu powiązanym z systemem długopisem cyfrowym i zgraniu danych, następuje automatyczne utworzenie elektronicznej wersji dokumentu. Równocześnie plik PDF z obrazem wypełnionego dokumentu zostaje automatycznie umieszczony na koncie pacjenta w zakładce Dokumentacja w HIS. Utworzony w wersji cyfrowej dokument może być następnie pobrany lub udostępniany do wglądu autoryzowanym użytkownikom HIS-u.

Dokumenty pochodzące z systemu IC Pen są wersjonowane w systemie HIS w sposób umożliwiający podgląd wszystkich wersji powstałego formularza każdorazowo po jego dopisaniu i zgraniu danych z długopisu cyfrowego. W przypadku wygenerowania dla pacjenta kolejnego formularza tego samego typu nie jest on traktowany jako kolejna wersja wcześniejszego dokumentu, lecz jako jego nowa instancja.

Tworzenie papierowych formularzy w systemu IC Pen z wykorzystaniem danych z HIS

Do systemu może zostać zaimplementowany dowolny dokument, który zostaje zestandaryzowany do formatu PDF. Implementacja odbywa się za pomocą aplikacji klienckiej – edytora, gdzie na niezmienne tło (importowany plik PDF) zostają naniesione aktywne regiony. W ten sposób może zostać odwzorowany do postaci elektronicznej dowolny formularz papierowej dokumentacji medycznej placówki.

Na etapie generowania (wydruku) dokumentu na niezmienne tło mogą zostać naniesione do regionów aktywnych serie danych importowane z systemu HIS. Całość formularza pokrywana jest mikrodrukiem – unikalnym na każdym dokumencie układem punktów. Oznacza to, że także każdy dokument wygenerowany z systemu IC Pen jest unikalny, a jego wypełnienie długopisem cyfrowym tworzy wzajemnie jednoznaczną wersję elektroniczną.