Energetyka

IC Pen w energetyce

W sektorze energetycznym system IC Pen może wspierać zarówno proces digitalizacji i przetwarzania umów zawieranych w Punktach Obsługi Klienta, jak i czynności kontrolne pracowników terenowych.

Protokoły kontrole pracowników terenowych

Częstym problemem jest zbyt wolny przepływ informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli. Możliwość szybkiego dostępu do dokumentacji kontrolnej jest istotny zarówno dla pracowników, jak i klientów. Niestety tradycyjny proces dostarczenia protokołów do siedziby firmy, skanowania ich i wprowadzenia do systemu jest czasochłonny.

Dzięki technologii długopisów cyfrowych IC Pen możesz zwiększyć liczbę kontroli oraz skrócić czas przepływu informacji.

Kontrolerzy są wyposażeni w długopisy cyfrowe, wygenerowane z systemu IC Pen protokoły kontrolne wraz z załącznikami oraz aplikację mobilną zainstalowaną na służbowym tablecie. Podczas kontroli pracownik wypełnia całą dokumentację przy użyciu długopisu cyfrowego, który zbiera dane podczas pisania, a następnie, automatycznie przesyłana na serwer do siedziby firmy. Komunikacja między długopisem a serwerem odbywa się bez udziału kontrolera – nie musi on wykonywać żadnych dodatkowych czynności.

Dzięki systemowi IC Pen tworzenie dokumentacji elektronicznej jest możliwe w momencie powstawania papierowego dokumentu. Oznacza to, że całość dokumentacji kontrolnej jest dostępna bezpośrednio po zakończeniu kontroli dla wszystkich upoważnionych pracowników spółki. Wszystkie formularze zostają automatycznie umieszczone w systemie, co oznacza, że pracownicy nie muszą tracić czasu na ich skanowanie

Kolejną korzyścią korzystania z długopisów cyfrowych jest zmniejszenie częstotliwości wizyt pracowników terenowych w siedzibie firmy, dzięki czemu kontrolerzy mogą zwiększyć liczbę przeprowadzanych kontroli i zmniejszyć czas reakcji na zawiadomienie o potrzebie kontroli.

 

Enea Operator S.A. - długopisy cyfrowe używane są do tworzenia protokołów kontrolnych. Dzięki digitalizacji danych na platformie IC Pen, pracownicy będący na kontrolach w terenie mogą natychmiastowo wysłać raport do centrali bez konieczności przepisywania.

Dokumenty w Punktach Obsługi Klienta

Rozwiązanie IC Pen pozwala na automatyczne powstawanie elektronicznej wersji umowy potwierdzonej biometrycznym podpisem behawioralnym o cechach grafologicznych i natychmiastowe przekazywanie informacji o podpisaniu dokumentu przez klienta do Centrali.

Dzięki systemowi IC Pen drukowana jest tylko jedna kopia umowy, która chwilę później jest podpisywana przez klienta przy pomocy długopisu cyfrowego IC Pen. Skan dokumentu automatycznie trafia do systemu oraz archiwum, dzięki czemu pracownicy nie muszą już skanować wszystkich dokumentów po zakończeniu pracy ani indeksować ich. Duże oszczędności czasu i pieniędzy wynikają również z braku potrzeby przewożenia umów do centralnego archiwum. Cały proces zachodzi w sposób nieodczuwalny dla pracowników, jednocześnie w sposób w pełni zrozumiały dla odbiorców umów i klientów.

Zastosowanie rozwiązania IC Pen pozwala przyspieszyć proces przekazywania informacji o zawarciu umowy i uruchamiać umowy/usługi w momencie faktycznego ich zawarcia. Jednocześnie usprawnienie to nie obciąża dodatkowo żadnej ze stron procesu – dokumenty, tak jak ma to miejsce obecnie, podpisywane są długopisem na papierze. Jedyną zmianą z punktu widzenia obecnego przebiegu procesu będzie wykorzystanie długopisu cyfrowego, który wygląda i pisze jak zwykły, każdemu znany długopis.

Długopisy cyfrowe można również wykorzystać przy podpisywaniu umów poza biurem, w domu klienta. Korzyścią jest natychmiastowe powstawanie wpisów w systemie nt. zawartych dokumentów - informacje pojawiają się w systemie automatycznie, co zaoszczędza czas osób pracujących w terenie na wprowadzanie danych do systemu. Dodatkowo przesłane informacje są bardziej aktualne – automatyczne aktualizacje kilka razy dziennie, zamiast jednorazowego wprowadzania wszystkich dokumentów. Ponadto poszerzony jest zakres informacji nt. czasu pracy konsultantów pracujących w terenie – Dostawca zyskuje pełną informację nt. faktycznego czasu rozpoczęcia przekazywania umów, czasu zawierania poszczególnych umów, odstępów między dostarczaniem dokumentów w poszczególne miejsca, etc.