Baza wiedzy

Wyjaśniamy najważniejsze pojęcia związane z digitalizacją dokumentów

Co to jest forma dokumentowa?

Nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Aby zachować formę dokumentową (czynności prawnej) należy złożyć oświadczenie woli w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie.

Co to jest cyfrowa dokumentacja medyczna?

Cyfrowa dokumentacja medyczna to: 

  • recepty, 
  • skierowania, 
  • informacja o rozpoznaniu choroby, problemu zdrowotnego lub urazu, wynikach przeprowadzonych badań, przyczynie odmowy przyjęcia do szpitala, udzielonych świadczeniach zdrowotnych oraz ewentualnych zaleceniach – w przypadku odmowy przyjęcia pacjenta do szpitala, 
  • informacja dla lekarza kierującego świadczeniobiorcę do poradni specjalistycznej lub leczenia szpitalnego o rozpoznaniu, sposobie leczenia, rokowaniu, ordynowanych lekach, środkach spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyrobach medycznych, w tym okresie ich stosowania i sposobie dawkowania oraz wyznaczonych wizytach kontrolnych, 
  • karta informacyjna z leczenia szpitalnego, 
  • wyniki badań laboratoryjnych wraz z opisem,
  • opis badań diagnostycznych, które zostały wytworzone w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisane z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. 

Co to jest własnoręczny podpis cyfrowy?

Podpis złożony długopisem cyfrowym, który dzięki specjalnej, czułej na nacisk powierzchni zamienia ruch powstały podczas składania podpisu na postać cyfrową. Zachowuje wszystkie istotne cechy odręcznie składanego podpisu, zarówno jego kształt, jak i parametry biometryczne, co zapewnia identyfikację osoby, która złożyła podpis.

Jak podpisać zgodę elektronicznie?

Należy złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny, ponieważ ma on moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu. Podpis kwalifikowany należy zakupić u jednego z certyfikowanych dostawców, których lista znajduje się na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Kwalifikowany podpis elektroniczny składa się ze specjalnej karty kryptograficznej (na której jest zapisany certyfikat kwalifikowany), czytnika kart (który należy podłączyć do komputera) oraz oprogramowania (które należy zainstalować).

Czym jest pisemna zgoda pacjenta?

Dokument potwierdzający wyrażenie zgody pacjenta na poddanie się danemu zabiegowi. Pisemna zgoda pacjenta musi zawierać informację o rodzaju zabiegu, jakiemu ma się poddać pacjent, wraz ze wskazaniem wybranej metody. Oświadczenie pacjenta o zapoznaniu go z możliwymi typowymi i nietypowymi powikłaniami, ryzykiem oraz następstwami zabiegu. Pisemna zgoda pacjenta musi być opatrzona jego własnoręcznym podpisem.

Na czym polega ucyfrowienie dokumentacji medycznej?

Digitalizacja dokumentacji medycznej prowadzonej dotychczas w sposób tradycyjny, czyli przechowywanej w formie papierowej. Czynności tej można dokonać np. poprzez zeskanowanie dokumentów i opatrzenie ich podpisem elektronicznym.

Co to jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy jest to sposób potwierdzenia autentyczności cyfrowego dokumentu. Jest to specjalny rodzaj podpisu elektronicznego, gwarantujący zgodność tożsamości osoby podpisującej, a także potwierdzający jego integralność, czyli zapewniający, że treść dokumentu nie została w żaden sposób zmodyfikowana.

Co to jest cyfrowy podpis biometryczny?

Cyfrowy podpis biometryczny jest to odręczny podpis złożony na dokumencie przy pomocy dedykowanego urządzenia (np. tabletu) zaopatrzonego w specjalne oprogramowanie, umożliwiającego jego wierne odwzorowanie w formie cyfrowej. Zastosowanie tej technologii pozwala na całkowite wyeliminowanie drukowania, przesyłania oraz archiwizowania dokumentacji papierowej.

Co to jest repozytorium dokumentacji elektronicznej?

Repozytorium dokumentacji elektronicznej nazywamy miejsce w sieci, w którym umieszczane są dokumenty elektroniczne. Służy ono do przechowywania dokumentacji firmowej, którą umieszcza się np. na firmowym dysku sieciowym, w chmurze lub w stworzonej specjalnie dla danej organizacji infrastrukturze internetowej. E-archiwum zapewnia sprawne zarządzanie dokumentacją oraz kontrolę nad dostępem do niej.

Jakie dokumenty można podpisać podpisem elektronicznym?

Podpisem elektronicznym można podpisać każdy dokument z wyjątkiem: 

  • oświadczenia woli, które wymaga formy pisemnej, 
  • niektórych dokumentów kadrowych podlegających prawu cywilnemu, takich jak umowy o przekazaniu praw autorskich, umowy o wynalazku pracowniczym lub informacji o prywatności, 
  • licencji na prawa własności przemysłowej oraz wyłącznej licencji na prawa autorskie, 
  • przeniesienia praw własności przemysłowej oraz przeniesienia praw autorskich. 

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

System informatyczny umożliwiający zarządzanie obiegiem dokumentów elektronicznych, zapewniając zachowanie ich ważności prawnej oraz łatwy dostęp do każdego z nich dla każdej upoważnionej osoby.

eIDAS

Rozporządzenie eIDAS to ujednolicony akt prawny, obowiązujący we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, który określa ramy prawne systemów identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania (przykładem usługi zaufania jest podpis elektroniczny). Rozporządzenie eIDAS określa: 

  • warunki uznawania przez państwa członkowskie Unii Europejskiej środków identyfikacji elektronicznej osób fizycznych i prawnych, objętych notyfikowanym systemem identyfikacji elektronicznej innego państwa członkowskiego; 
  • ramy prawne podpisów elektronicznych, pieczęci elektronicznych, elektronicznych znaczników czasu, dokumentów elektronicznych, usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz usług certyfikacyjnych uwierzytelniania witryn internetowych.

Zaawansowany podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny, który jest przypisany do konkretnej osoby i zabezpieczony przed modyfikacją. Formy zaawansowanego podpisu elektronicznego mogą być różne, najczęściej wymagana jest dwuetapowa weryfikacja, np. poprzez wpisanie jednorazowego kodu, który zostaje przesłany SMS-em na wybrany numer telefonu. W relacjach biznesowych zaawansowany podpis elektroniczny najczęściej jest wystarczający do zawierania i aneksowania umów, jednak obie strony muszą wyrazić zgodę na jego wykorzystanie.

Cechy biometryczne podpisu

Cechy charakteryzujące wygląd i sposób wykonywania odręcznego podpisu, które pozwalają na zidentyfikowanie jego autora. Na cechy biometryczne podpisu składają się: 

  • charakterystyka wizualna (dwuwymiarowy obraz),  
  • dynamika ruchu pióra  
  • współrzędne końcówki pióra, nacisk oraz kąty, czyli azymut i nachylenie.

Co to jest dokument cyfrowy?

Dokument w postaci pliku tekstowego, graficznego, muzycznego, filmowego lub mieszanego, dający się zapisać oraz w następstwie odczytać, który powstał w wyniku pracy z danym programem komputerowym. Posiada cechy dokumentu tradycyjnego. Odpowiednio sporządzony jest ważny prawnie na równi z dokumentem tradycyjnym.

Co oznacza Paperless?

Biznes bez papieru, czyli projekt ograniczenia lub całkowitego wykluczenia zużycia papieru w przedsiębiorstwie. Dawniej stawiano na minimalizowanie ilości zużytego papieru w pracy. Obecnie, dzięki nowym technologiom takim jak IC Pen, każda firma może w pełni zdigitalizować obrót dokumentów.

Na czym polega digitalizacja dokumentacji papierowej?

Na wprowadzeniu dokumentacji papierowej do systemu komputerowego, aby przechowywać ją w formie plików w archiwum elektronicznym.

Co to jest elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Elektroniczny odpowiednik tradycyjnego archiwum dokumentów. W e-archiwum można zarówno przechowywać elektroniczne dokumenty, jak i przetwarzać dokumenty papierowe w cyfrowe, w celu ich archiwizacji. Elektroniczna archiwizacja pozwala na stały dostęp do wszystkich dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie dla każdego, kto posiada odpowiednie uprawnienia.

Cyfrowa transformacja

Wdrożenie technologii cyfrowej we wszystkich obszarach funkcjonowania firmy. W szerszym znaczeniu oznacza to przeanalizowanie i usprawnienie starych modeli operacyjnych za pomocą technologii cyfrowych, a także sprawne reagowanie na zmiany na rynku oraz potrzeby klientów.

Co to jest długopis cyfrowy?

Służy do ręcznego pisania, podczas którego tworzy również elektroniczny odpowiednik sporządzanego dokumentu. Podczas procesu pisania długopis cyfrowy skanuje stronę, na której pisze oraz rejestruje biometryczne właściwości pisma i dokładny czas każdego powstałego zapisu. Następnie należy podpiąć go do stacji dokującej, przez którą długopis przesyła do systemu gotowy dokument w wersji elektronicznej.

Elektroniczne zgody

zgody cyfrowe posiadające taką samą moc prawną jak ich odręczne odpowiedniki. W zależności od tego, czego zgoda dotyczy musi ona spełnić inne warunki, aby być pełnoprawną zgodą elektroniczną.  Jeżeli zgoda dotyczy sprawy urzędowej należy założyć Profil Zaufany. Jeżeli potrzebna jest zgoda pacjenta, to wszystko zależy od przyjętego przez placówkę systemu e-dokumentacji medycznej. Wszelkie inne zgody należy podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Co to jest zgoda pacjenta na leczenie na tablecie?

Zgoda pacjenta na poddanie się wybranemu zabiegowi sporządzona na dedykowanym tablecie. Zgoda musi zawierać: 

  1. rodzaj zabiegu, jakiemu ma się poddać pacjent wraz ze wskazaniem wybranej metody; 
  1. oświadczenie pacjenta o zapoznaniu go z: 

– możliwymi typowymi i przewidywalnymi powikłaniami, 

– możliwymi nietypowymi powikłaniami, 

– ryzykiem zabiegu, 

– następstwami zabiegu; 

  1. biometryczny podpis pacjenta, rejestrujący dane biometryczne niezbędne do zachowania jego mocy prawnej. 

Co to jest repozytorium dokumentacji zintegrowane z systemem dziedzinowym HIS?

Miejsce w sieci, w którym umieszczane są dokumenty elektroniczne, połączone z archiwum dokumentów medycznych i administracyjnych Szpitalnego Systemu Informacyjnego (Hospital Information System – HIS).  

Automatyczna cyfryzacja dokumentacji

Ograniczenie do minimum udziału ludzi w digitalizacji dokumentów, np. poprzez wdrożenie systemu IC Pen, który po wypisaniu dokumentów papierowych automatycznie zgrywa dane do systemu i tworzy dokumentację elektroniczną. Człowiek musi jedynie podpiąć długopis do stacji dokującej

Rozwiązanie zintegrowane z HIS

Rozwiązanie cyfrowe spójne ze Szpitalnym Systemem Informacyjnym (Hospital Information System – HIS), dzięki czemu zarówno HIS, jak i nowy system mogą być wykorzystywane w codziennej pracy szpitala, wzajemnie się uzupełniając.

Podpis na tablecie

Podpis złożony na tablecie za pomocą rysika IC Stylus, zachowujący moc prawną podpisu, równoważną dla jego odręcznego odpowiednika. W momencie podpisywania ekran tabletu rejestruje pozycję rysika na formularzu, a IC Stylus rejestruje cechy biometryczne i przesyła je w czasie rzeczywistym poprzez Bluetooth do tabletu.

Dokument podpisany elektronicznie

Dokument opatrzony informacją potwierdzającą kwalifikowany podpis elektroniczny wraz z danymi umożliwiającymi weryfikację tego podpisu. Na dokumencie podpisanym cyfrowo nie musi być podpisu odręcznego.

Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Elektroniczny podpis poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, mający taką samą moc prawną jak własnoręczny podpis. Podpis kwalifikowany należy kupić u jednego z certyfikowanych dostawców, których lista jest dostępna na stronie www.nccert.pl. Zestaw kwalifikowanego podpisu elektronicznego składa się z: 

  1. karty kryptograficznej, na której jest zapisany imienny certyfikat kwalifikowany, 
  1. czytnika kart, który należy podłączyć do komputera, 
  1. oprogramowania, które należy zainstalować. 

Podpisem kwalifikowanym można podpisać dowolny dokument. 

Znacznik czasu w elektronicznym podpisie biometrycznym

Wygenerowane przy użyciu metod kryptograficznych elektroniczne potwierdzenie, wiążące dany dokument z datą i godziną. Czas wskazany w znaczniku potwierdza istnienie danego dokumentu we wskazanym czasie.

Co to jest pieczęć elektroniczna?

Dane elektroniczne potwierdzające, że wybrany dokument pochodzi od konkretnego podmiotu, który posiada osobowość prawną. Opieczętowane elektronicznie dokumenty są bardzo bezpieczne, ponieważ jakakolwiek zmiana w nich jest natychmiast wykrywana.