Kiedy cyfryzacja zgód pacjenta staje się realnym tematem do wdrożenia?

Ten temat jest aktualny, jeśli: 

84 urządzenia i 446 wzorów dokumentów

Integracja z AMMS wyeliminowała skanowanie, ręczne wprowadzanie dokumentów i ich przechowywanie w archiwum.  Wdrożenie cyfrowych zgód pacjenta zmniejszyło koszty związane z obiegiem dokumentacji i jej archiwizacją.

39 placówek i wspólny cyfrowy model dokumentacji 

Wdrożenie pozwoliło wszystkim placówkom pracować na jednym modelu dokumentacji, co poprawiło spójność i ciągłość opieki. Dodatkowo została ograniczona praca manualna personelu i usprawniono obsługę pacjentów.

5 ekranów pacjenta w punktach rejestracji

Integracja z HIS LAB-BIT umożliwiła pełną cyfryzację zgód bez papieru i skanowania oraz usprawniła pracę rejestracji. Wdrożenie systemu IC Pen poprawiło jakość obsługi pacjentów nawet przy tak małej skali wdrożenia.

24 miejsca, ponad 200 przeszkolonych pracowników, uruchomienie 40 urządzeń do cyfryzacji zgód i rozbudowa systemu o kolejne 100 tabletów

Wdrożenie pokazało, że model może być rozwijany etapowo wraz ze wzrostem potrzeb placówki. Ograniczenie tworzenia dokumentacji w postaci papierowej pozwoliło oszczędzić czas i wygenerować oszczędności finansowe.

Ten sam cel można osiągnąć różnymi drogami. Dlatego IC Pen łączy różne typy urządzeń w jednym modelu pracy.

Rekomendowane urządzenie: Ekran pacjenta

Gdy liczy się szybkość obsługi, czytelność dokumentu i sprawny przebieg formalności przy stanowisku.

Rekomendowane urządzenie: Tablet lub długopis cyfrowy

Gdy potrzebna jest mobilność i możliwość pozyskania podpisu tam, gdzie znajduje się pacjent.

Rekomendowane urządzenie: Ekran lub tablet

W zależności od infrastruktury, liczby stanowisk i sposobu organizacji pracy.

To nie jest wyłącznie zmiana sposobu podpisu. To zmiana sposobu pracy z dokumentacją pacjenta.

Kompletność dokumentów w HIS

Dokument trafia bezpośrednio do rekordu pacjenta, co poprawia kompletność dokumentacji i ułatwia dostęp do niej. W case study Zabrza podkreślono, że przypisanie dokumentów bezpośrednio do rekordu pacjenta ułatwia kompletność dokumentów i wgląd w nie podczas hospitalizacji.

Koniec z hybrydowym obiegiem

Cyfrowa dokumentacja i papierowe zgody nie muszą funkcjonować równolegle. To pozwala ograniczyć pracę w dwóch obiegach jednocześnie: cyfrowym i papierowym. Opis takiego papierowego obiegu i jego kosztów pojawia się w katalogu oraz case studies.

Mniej ręcznych etapów

Mniej skanowania, mniej opisywania, mniej ręcznego dołączania dokumentów i mniej działań, które nie wnoszą wartości do opieki nad pacjentem.

Łatwiejsze skalowanie rozwiązania

Model można rozwijać etapowo: od pojedynczego obszaru do wielu lokalizacji i kolejnych urządzeń. Dobrym przykładem jest rozwój wdrożenia w Lublinie.

Wdrożenie nie zaczyna się od całego szpitala. Zaczyna się od analizy procesów i wyboru najlepszego punktu startu.

1. Analiza procesów i miejsc podpisu

Ustalenie, gdzie pacjent najczęściej podpisuje dokumenty i które etapy dziś najbardziej obciążają papierowy obieg.

2. Dobór urządzeń do organizacji pracy placówki

Wybór ekranów, tabletów, długopisów cyfrowych lub skanerów w zależności od miejsca i sposobu pracy.

3. Integracja z HIS

Połączenie procesu podpisu z systemem, w którym personel pracuje na co dzień.

4. Uruchomienie dokumentów i stanowisk pracy

Przygotowanie wzorów dokumentów, konfiguracja stanowisk i rozpoczęcie pracy w wybranych obszarach.

5. Szkolenie, wsparcie i rozwój systemu

Po wdrożeniu system może być rozwijany o kolejne miejsca, lokalizacje i typy urządzeń. Materiały IC Pen opisują wsparcie od audytu i doboru sprzętu po szkolenia, serwis i rozwój technologii.

Co zmienia integracja?

• Dokument nie wraca do papierowego obiegu,
• Nie wymaga ręcznego przepisywania,
• Nie trzeba go później dopinać do HIS,
• Personel pracuje w bardziej spójnym modelu.

Integracja z systemem dziedzinowym jest jednym z kluczowych elementów modelu „od zgody do HIS”.

System IC Pen posiada integrację z następującymi dostawcami oprogramowania HIS:

W cyfrowych zgodach pacjenta nie chodzi o sam obraz podpisu. IC Pen wykorzystuje odręczny podpis biometryczny zapisany w postaci cyfrowej i osadzony w procesie dokumentowym placówki. Dzięki temu rozwiązanie łączy naturalny sposób podpisu z bezpieczeństwem dokumentu i jego spójnością w obiegu cyfrowym.

Pacjent podpisuje dokument własnoręcznie — na tablecie, ekranie podpisu lub z użyciem długopisu cyfrowego. W materiałach prawnych IC Pen podkreślono, że własnoręczność nie znika tylko dlatego, że nośnik jest elektroniczny.

Rozporządzenie eIDAS definiuje podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej użyte przez podpisującego jako podpis. Z kolei analiza IC Pen dotycząca zachowania zwykłej formy pisemnej odwołuje się do art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego. To ważne rozróżnienie i warto je na stronie pokazać jasno, bez mieszania pojęć.

W materiałach marki IC Pen system jest opisywany jako rozwiązanie on-premises, zgodne z RODO i eIDAS, projektowane do pracy w organizacjach, które chcą uporządkować cyfrowy obieg dokumentów bez zmiany nawyków użytkowników. Ten element warto dodać na landing page’u jako osobny komunikat compliance.

W razie potrzeby dane podpisu mogą zostać wykorzystane do analizy grafologicznej. Materiały IC Pen wskazują, że odpowiedniej jakości urządzenia zbierają bardzo precyzyjne dane biometryczne, które mogą wspierać taką analizę.

Dane podpisu są umieszczane w pliku PDF w formie zaszyfrowanej. Dokument jest dodatkowo zabezpieczany zgodnie ze standardem PAdES, dzięki czemu każda zmiana po podpisaniu staje się wykrywalna. W dokumencie pojawia się też znacznik czasu.

Czy trzeba zaczynać od całego szpitala?

Nie. Wdrożenie może być rozwijane etapowo — od jednego obszaru do wielu lokalizacji i kolejnych urządzeń. Pokazuje to m.in. przykład Lublina.

Czy rozwiązanie ma sens tylko w dużym szpitalu?

Nie. Materiały pokazują wdrożenia zarówno w dużych szpitalach, jak i w placówkach ambulatoryjnych oraz rozproszonych strukturach organizacyjnych.

Gdzie najczęściej zaczyna się wdrożenie?

Najczęściej tam, gdzie podpis pacjenta pojawia się najczęściej: rejestracja, izba przyjęć, poradnie i oddziały. Taki model zastosowań pokazuje katalog IC Pen.

Czy pacjent nadal podpisuje dokument odręcznie?

Tak. System wykorzystuje odręczny podpis biometryczny, a materiały IC Pen podkreślają naturalny sposób podpisu i brak barier dla użytkownika.

Podczas krótkiej rozmowy pokażemy:

• Który model wdrożenia najlepiej pasuje do Państwa placówki?
• Gdzie najłatwiej ograniczyć papierowy obieg zgód pacjenta?
• Jak dobrać urządzenia i sposób pracy do organizacji szpitala?