Od zgody do HIS
Jak uporządkować obieg zgód pacjenta bez skanowania, ręcznego dołączania dokumentów i papierowego „ostatniego etapu”
IC Pen jest wykorzystywany w polskich placówkach medycznych do cyfryzacji zgód pacjenta z integracją z HIS. System działa z różnymi typami urządzeń i w różnych modelach organizacyjnych placówek.
Kiedy cyfryzacja zgód pacjenta staje się realnym tematem do wdrożenia?
Ten temat jest aktualny, jeśli:
Różne placówki. Różne punkty startu
Jeden kierunek: od zgody do HIS
Duży szpital wielooddziałowy - Szpital Uniwersytecki w Zielonej Górze
84 urządzenia i 446 wzorów dokumentów
Integracja z AMMS wyeliminowała skanowanie, ręczne wprowadzanie dokumentów i ich przechowywanie w archiwum.
Rozproszona struktura wielu placówek - ZOZ nr 2 w Rzeszowie
39 placówek i wspólny cyfrowy model dokumentacji
Wdrożenie pozwoliło wszystkim placówkom pracować na jednym modelu dokumentacji, co poprawiło spójność i ciągłość opieki.
Rejestracja i lecznictwo otwarte - DOLMED
5 ekranów pacjenta w punktach rejestracji
Integracja z HIS LAB-BIT umożliwiła pełną cyfryzację zgód bez papieru i skanowania oraz usprawniła pracę rejestracji.
Rozwój wdrożenia w placówce specjalistycznej - Centrum Onkologii Ziemi Lubelskiej
24 lokalizacje, ponad 200 przeszkolonych pracowników i rozbudowa systemu o kolejne 100 tabletów
Wdrożenie pokazało, że model może być rozwijany etapowo wraz ze wzrostem potrzeb placówki.
Tak działa system IC Pen
Nie każda zgoda pacjenta powinna być zbierana w ten sam sposób
Ten sam cel można osiągnąć różnymi drogami. Dlatego IC Pen łączy różne typy urządzeń w jednym modelu pracy.
Rejestracja
Rekomendowane urządzenie: Ekran pacjenta
Gdy liczy się szybkość obsługi, czytelność dokumentu i sprawny przebieg formalności przy stanowisku.
Oddział / łóżko pacjenta
Rekomendowane urządzenie: Tablet lub długopis cyfrowy
Gdy potrzebna jest mobilność i możliwość pozyskania podpisu tam, gdzie znajduje się pacjent.
Izba przyjęć / poradnia
Rekomendowane urządzenie: Ekran lub tablet
W zależności od infrastruktury, liczby stanowisk i sposobu organizacji pracy.
Co realnie zmienia się po wdrożeniu systemu IC Pen?
To nie jest wyłącznie zmiana sposobu podpisu. To zmiana sposobu pracy z dokumentacją pacjenta.
Kompletność dokumentów w HIS
Dokument trafia bezpośrednio do rekordu pacjenta, co poprawia kompletność dokumentacji i ułatwia dostęp do niej. W case study Zabrza podkreślono, że przypisanie dokumentów bezpośrednio do rekordu pacjenta ułatwia kompletność dokumentów i wgląd w nie podczas hospitalizacji.
Koniec z hybrydowym obiegiem
Cyfrowa dokumentacja i papierowe zgody nie muszą funkcjonować równolegle. To pozwala ograniczyć pracę w dwóch obiegach jednocześnie: cyfrowym i papierowym. Opis takiego papierowego obiegu i jego kosztów pojawia się w katalogu oraz case studies.
Mniej ręcznych etapów
Mniej skanowania, mniej opisywania, mniej ręcznego dołączania dokumentów i mniej działań, które nie wnoszą wartości do opieki nad pacjentem.
Łatwiejsze skalowanie rozwiązania
Model można rozwijać etapowo: od pojedynczego obszaru do wielu lokalizacji i kolejnych urządzeń. Dobrym przykładem jest rozwój wdrożenia w Lublinie.
Jak wygląda w praktyce wdrożenie IC Pen?
Wdrożenie nie zaczyna się od całego szpitala. Zaczyna się od analizy procesów i wyboru najlepszego punktu startu.
1. Analiza procesów i miejsc podpisu
Ustalenie, gdzie pacjent najczęściej podpisuje dokumenty i które etapy dziś najbardziej obciążają papierowy obieg.
2. Dobór urządzeń do organizacji pracy placówki
Wybór ekranów, tabletów, długopisów cyfrowych lub skanerów w zależności od miejsca i sposobu pracy.
3. Integracja z HIS
Połączenie procesu podpisu z systemem, w którym personel pracuje na co dzień.
4. Uruchomienie dokumentów i stanowisk pracy
Przygotowanie wzorów dokumentów, konfiguracja stanowisk i rozpoczęcie pracy w wybranych obszarach.
5. Szkolenie, wsparcie i rozwój systemu
Po wdrożeniu system może być rozwijany o kolejne miejsca, lokalizacje i typy urządzeń. Materiały IC Pen opisują wsparcie od audytu i doboru sprzętu po szkolenia, serwis i rozwój technologii.
Model zintegrowany z systemem HIS, a nie kolejny oderwany etap pracy
Co zmienia integracja?
- Dokument nie wraca do papierowego obiegu,
- Nie wymaga ręcznego przepisywania,
- Nie trzeba go później dopinać do HIS,
- Personel pracuje w bardziej spójnym modelu.
Integracja z systemem dziedzinowym jest jednym z kluczowych elementów modelu „od zgody do HIS”.
System IC Pen posiada integrację z następującymi dostawcami oprogramowania HIS:
Pytania, które najczęściej pojawiają się przed decyzją (FAQ)
Czy trzeba zaczynać od całego szpitala?
Nie. Wdrożenie może być rozwijane etapowo — od jednego obszaru do wielu lokalizacji i kolejnych urządzeń. Pokazuje to m.in. przykład Lublina.
Czy rozwiązanie ma sens tylko w dużym szpitalu?
Nie. Materiały pokazują wdrożenia zarówno w dużych szpitalach, jak i w placówkach ambulatoryjnych oraz rozproszonych strukturach organizacyjnych.
Gdzie najczęściej zaczyna się wdrożenie?
Najczęściej tam, gdzie podpis pacjenta pojawia się najczęściej: rejestracja, izba przyjęć, poradnie i oddziały. Taki model zastosowań pokazuje katalog IC Pen.
Czy pacjent nadal podpisuje dokument odręcznie?
Tak. System wykorzystuje odręczny podpis biometryczny, a materiały IC Pen podkreślają naturalny sposób podpisu i brak barier dla użytkownika.
System IC Pen jest wykorzystywany w ponad 150 placówkach medycznych. Pomaga on tworzyć cyfrowe zgody pacjenta m.in. w:
Porozmawiajmy o tym, od którego procesu warto zacząć
Podczas krótkiej rozmowy pokażemy:
- Który model wdrożenia najlepiej pasuje do Państwa placówki?
- Gdzie najłatwiej ograniczyć papierowy obieg zgód pacjenta?
- Jak dobrać urządzenia i sposób pracy do organizacji szpitala?
