Digitalizacja dokumentów to przyszłość efektywnego zarządzania w firmach każdej wielkości. Użycie podpisu elektronicznego na tablecie pozwala na znaczną oszczędność czasu i redukcję kosztów, eliminując potrzebę drukowania, skanowania i przechowywania dokumentów w formie papierowej. Dzięki odręcznemu podpisowi elektronicznemu od IC Pen, firmy mogą zredukować zużycie papieru oraz zminimalizować liczbę błędów, które często pojawiają się przy ręcznym obiegu dokumentów.
To nowoczesne podejście do podpisywania dokumentów nie tylko optymalizuje codzienne procesy, ale także kreuje wizerunek organizacji, która działa poza schematem tradycyjnych rozwiązań biurowych.

Kluczową zaletą systemu IC Pen jest ważność podpisu elektronicznego, który jest prawnie wiążący i zabezpieczony (wykorzystujemy podpis biometryczny). Zastosowanie podpisów elektronicznych jest niezwykle szerokie – sprawdzają się w biznesie, administracji publicznej, medycynie, a także w funkcjonowaniu organizacji międzynarodowych. Dzięki mobilności i prostocie obsługi, podpisy elektroniczne na tablecie można wdrożyć w niemal każdej branży. Co nie tylko poprawia efektywność, ale także ułatwia zarządzanie dokumentami, szczególnie w rozproszonym środowisku działania.

Wykorzystanie dokumentu elektronicznego opatrzonego ważnym prawnie podpisem może znacząco poprawić kontrolę nad procesami i obiegiem dokumentacji. Raporty produkcyjne, listy kontrolne, zamówienia na surowce, czy zlecenia napraw mogą być tworzone, wypełniane i podpisywane biometrycznie bezpośrednio na ekranie tabletu z wykorzystanie aktywnego rysika. Zupełnie bez konieczności fizycznego podpisywania papierowych dokumentów. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na efektywności produkcji, a menedżerowie mają szybki i stały dostęp do kluczowych danych w formie elektronicznej.

Podpis poza schematem sprawdza się również w procesach związanych logistyką. Dokumenty związane z transportem, magazynowaniem czy odbiorem towarów nie muszą być drukowane. Wdrożenie systemu IC Pen wraz z ważnym prawnie podpisem elektronicznym przyczynia się do optymalizacji procesów. I co ważne eliminuje błędy wynikające z ręcznego wypełniania formularzy i znacznie przyspiesza przepływ towarów. Dotychczasowy schemat oparty na papierowej dokumentacji nie ma racji bytu, jeśli całą dokumentację można w łatwy sposób prowadzić w postaci elektronicznej. System IC Pen zapewnia ważność podpisu elektronicznego, który jest łatwy we wdrożeniu i w użytkowaniu nawet przez osoby co dzień niewykorzystujące zaawansowanej technologii.

Złożony podpis pracownika na ekranie tabletu jest kolejnym przykładem na to, że schemat oparty na elektronicznej dokumentacji i ważnym prawnie elektronicznym podpisie znajduje wile zastosowań. By złożyć podpis na umowie o pracę, nie trzeba już drukować umowy. Zastosowanie podpisów elektronicznych na tablecie świetnie sprawdzi się również w obszarze HR i obsługi klienta. Dzięki wdrożeniu systemu IC Pen można zrewolucjonizować sposób zarządzania dokumentacją pracowniczą oraz obsługą kontrahentów. Umowy o pracę, aneksy, dokumenty szkoleniowe czy procedury BHP mogą być podpisywane bezpośrednio na tablecie, co minimalizuje czas potrzebny na realizację formalności i zwiększa komfort pracowników.

Podpis na tablecie z technologią IC Pen jest niezwykle prosty i intuicyjny. Sam proces składania podpisu przypomina składanie go na tradycyjnej kartce papieru. Podpis biometryczny na tablecie rozpoczyna się od otwarcia dokumentu w postaci elektronicznej. Następnie użytkownik ma możliwość zapoznania się z jego treścią, a jeśli to konieczne – wypełnienia wymagane pola. Złożenie odręcznego podpisu odbywa się przy użyciu specjalnego aktywnego rysika, który pozwala na precyzyjne odwzorowanie naturalnego podpisu w wyznaczonym miejscu na ekranie. Dzięki temu rozwiązaniu użytkownik działa poza schematem tradycyjnych procesów, eliminując konieczność drukowania i skanowania dokumentów.

Wdrożenie systemu IC Pen niesie za sobą wiele korzyści, zarówno finansowych, jak i procesowych. Ważność prawna podpisu elektronicznego jest gwarantowana dzięki zastosowaniu biometrycznych danych. Oznacza to, że taki podpis jest wiążący prawnie i bezpieczny. Zastosowanie podpisów elektronicznych z systemem IC Pen optymalizuje procesy wewnętrzne w firmach, przyspieszając obieg dokumentów i eliminując koszty związane z tradycyjną papierową dokumentacją. Użycie podpisu elektronicznego pozwala firmom działać szybciej i efektywniej, co w dłuższej perspektywie generuje oszczędności i poprawia zarządzanie dokumentacją.

Technologia IC Pen to rozwiązanie, które łączy w sobie bezpieczeństwo i zgodność z przepisami (nasze rozwiązanie jest zgodne z eIDAS), zapewniając pełną ochronę danych i ważność prawnie wiążących podpisów biometrycznych. Dzięki zaawansowanej technologii podpisy są bezpieczne i chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Daje to pewność, że każdy podpis w systemie IC Pen jest niepodważalny. Ponadto, IC Pen spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące podpisów elektronicznych, co czyni go idealnym narzędziem dla firm, które muszą działać zgodnie z przepisami i regulacjami.

Kluczową zaletą IC Pen jest także optymalizacja procesów wewnętrznych i zewnętrznych. Pozwala to znacząco oszczędzać koszty związane z tradycyjną papierową dokumentacją. System jest łatwy do wdrożenia i integruje się z istniejącymi narzędziami IT, co umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy bez zbędnych przerw w działalności. Dodatkowo IC Pen oferuje wsparcie techniczne na każdym etapie wdrożenia, a to sprawia, że proces digitalizacji podpisów przebiega sprawnie i bezproblemowo, niezależnie od wielkości firmy czy branży.