Organizacja poszukiwała możliwości ograniczenia kosztów oraz optymalizacji procesów administracyjnych. W tym celu podjęto decyzję o digitalizacji dokumentów i wprowadzeniu elektronicznych formularzy, które dotychczas były drukowane i podpisywane. Zmiana formy dokumentów z papierowej na cyfrową oznaczała konieczność wykorzystania technologii biometrycznego podpisu, która pozwoli zachować ważność prawną zdigitalizowanych dokumentów.

W efekcie przeprowadzonego audytu podjęto decyzję o umieszczeniu tabletów w miejscach, w których dotychczas były podpisywane papierowe formularze. Urządzenia wyposażono w system IC Pen, który pozwala na:

• zachowanie ważności prawnej digitalizowanych dokumentów za sprawą podpisów biometrycznych,
• zaprezentowanie pełnej treści dokumentu w wersji cyfrowej, dzięki czemu podpisujący widzi kontekst składanego podpisu,
• automatyczne przekazanie podpisanego cyfrowego dokumentu do repozytorium.

• redukcja kosztów związanych z przetwarzaniem dokumentacji papierowej i jej późniejszym digitalizowaniem oraz archiwizowaniem,
• automatyczna digitalizacja dokumentów zawierających podpisy biometryczne,
• optymalizacja procesów i przesyłu dokumentów dzięki ich digitalizacji.