Firma energetyczna zdecydowała się zoptymalizować proces zawierania papierowych umów w biurach obsługi klienta. Praca związana z tworzeniem papierowej dokumentacji, podpisywaniem i archiwizacją jej pochłaniała zasoby oraz czas operacyjny pracowników. Analiza procesu wskazała na pracochłonność działań związanych z manualnym skanowaniem i digitalizowaniem umów w formie papierowej. Ponadto, kosztowne okazały się również czynności związane z przekazywaniem dokumentów do centralnego archiwum organizacji.

Wszystkie biura obsługi klientów zostały wyposażone w system IC Pen, który:

• pozwala zawierać umowy w formie papierowej przy jednoczesnym ich digitalizowaniu,
• nie ingeruje w zmianę wypracowanych procesów i metod obsługi klientów,
• usuwa konieczność skanowania umów podpisanych przez klientów.

• optymalizacja pracy personelu biur obsługi klienta,
• zlikwidowanie konieczności skanowania umów i drukowania ich w dwóch kopiach,
• zmniejszenie kosztów związanych z przetwarzaniem i archiwizacją papierowej dokumentacji.