Dokumentacja tworzona za pomocą długopisu cyfrowego łączy w sobie cechy dokumentacji papierowej z zaletami, które przynosi wykorzystanie technologii elektronicznej, czyli automatyczną digitalizację dokumentów.

Zastosowanie długopisu cyfrowego umożliwia uwierzytelnienie podpisem biometrycznym każdego dokumentu funkcjonującego w dowolnej organizacji. Dzięki możliwości nadawania nazw i przypisywania długopisów cyfrowych do poszczególnych użytkowników systemu IC Pen możliwe jest jednoznaczne zidentyfikowanie wszystkich autorów dokumentów oraz powiązanie tworzonych treści z konkretnym użytkownikiem.

Sposób działania IC Pen zapewnia bezpieczeństwo danych dzięki ich szyfrowaniu podczas posługiwania się długopisem cyfrowym zintegrowanym z systemem.
Dostęp do danych jest możliwy wyłącznie po ich zgraniu z długopisu w wewnętrznej sieci informatycznej i zalogowaniu się do systemu przez uprawnionego użytkownika.

Opracowane rozwiązanie umożliwia swobodną pracę niemalże w każdych warunkach bez konieczności zapewnienia stałego dostępu do łącza WiFi/LTE, czy bluetooth. Dzięki pojemnej pamięci wewnętrznej każdego długopisu można bez przerwy wypełnić i podpisać nawet kilkaset dokumentów.

Długopis cyfrowy swoim wyglądem, jak i sposobem użycia jest zbliżony do zwykłego długopisu. W rezultacie ich użytkowanie nie wymaga specjalnego przeszkolenia oraz nie stanowi bariery technologicznej dla osób wykluczonych cyfrowo (czytaj więcej Co to jest długopis cyfrowy IC Pen?).