Czy paperless się opłaca?

Odpowiedź na powyższe pytanie nie jest prosta, gdyż owa opłacalność uwarunkowana jest wieloma czynnikami. Wszystko zależy od wielkości firmy, skali tworzonych dokumentów i procesów, w których one uczestniczą. Równie ważny jest wybór technologii, które pomogą zbudować biznes bez papieru. Każdy z tych czynników stanowi swoistą składową odpowiedzi na pytanie, czy stworzenie metaforycznego biura bez papieru się opłaca?

Podstawowym zagadnieniem dla menadżerów i właścicieli firm jest odpowiedź na pytanie, jakie są zalety podejścia paperless? Tak jak każde przedsięwzięcie, tak i odejście od papierowej dokumentacji musi przynosić konkretne korzyści. Mogą to być realna redukcja kosztów, udoskonalenie starych procesów opierających się na wykorzystaniu papierowej dokumentacji czy też podążanie za jednym z aktualnych trendów, jakim jest digitalizacja i elektroniczne podpisywanie dokumentów. Inną korzyścią, o którą zabiegają firmy jest digitalizacja obiegu dokumentów, czy elektroniczna archiwizacja dokumentów, która odgrywa coraz ważniejszą rolę szczególnie w średnich i dużych organizacjach.

Wdrożenie strategii paperless wynika zazwyczaj z jednego z trzech trendów, które firmy z chęcią starają się realizować. Są to oszczędności, usprawnienie procesów lub realizacji polityki ograniczenia śladu węglowego (budowanie firmy eco). Dla wielu przedsiębiorstw są to swoiste drogowskazy, które napędzają ich rozwój, a przy tym są pomocne w wyszukiwaniu nowych rozwiązań i ich implementacji. Następstwem tego jest lepszy obieg dokumentacji, cyfrowe zarządzanie procesami i ich lepsze kontrolowanie, a nawet redukcja kosztów.
Oczywiście warto wskazać również na inne korzyści wynikające z eliminacji papierowego obiegu dokumentacji. Wśród profitów znajduje się poprawa bezpieczeństwa informacji, ułatwienie pracy pracownikom, czy też zbudowanie nowej wartości przedsiębiorstwa, która pozwoli wyróżnić się na tle konkurencji (czytaj więcej Paperless w 3 krokach).
Niemniej jednak wspomniane już cele związane z oszczędnościami, optymalizacją i szeroko rozumianą ekologią są najsilniejszymi determinantami, z którymi można się spotkać w większości przedsiębiorstw dążących do transformacji w kierunku biznesu bez papieru.

Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Paperless – narzędzia pomocne w digitalizacji dokumentów

Firma paperless to ludzie i procesy a nie technologia

By mówić o opłacalności digitalizacji dokumentów, należy wziąć pod uwagę kwestię polityki samego przedsiębiorstwa. Firma powinna stworzyć zbiór zasad oraz wskazówek pomocnych w tworzeniu firmy bez papieru. Taki dokument w szczególności powinien odnosić się do kwestii ograniczenia zużycia papieru w codziennej pracy wszystkich pracowników na poszczególnych stanowiskach. Co więcej, polityka paperless powinna także zawierać wskazówki odnoszące do wykorzystania systemu obiegu dokumentów cyfrowych, elektronicznej archiwizacji dokumentów, jak i wykorzystania podpisów elektronicznych.
Sformalizowany zbiór zasad i sposobu postępowania stanowi jedną z kluczowych kwestii dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Trudno jest mówić o opłacalności i korzyściach ze wdrożenia systemu paperless, jeśli nie obejmuje on całej struktury przedsiębiorstwa. Mówiąc wprost opłacalność odejście od papierowej dokumentacji jest korzystne dla firmy wówczas, gdy obejmuje to wszystkie działy/obszary działania przedsiębiorstwa. Wówczas korzyści rozwiązań paperless są największe i można je dostrzec na każdym etapie funkcjonowania organizacji, czego przykładem jest m.in.:

– elektroniczny obieg faktur,
– swobodny obieg papierowych dokumentów,
– digitalizacja procesów zachodzących między działami,
– wykorzystywanie jednego wspólnego elektronicznego repozytorium dokumentów,
– ujednolicona archiwizacja dokumentów.

Rozwiązania paperless w kontekście oszczędności jest zagadnieniem, które należy rozważać na wielu płaszczyznach. Ocena opłacalności całego przedsięwzięcia przez pryzmat redukcji kosztów wynikających z mniejszego zużycia papieru i tuszy w drukarce jest tylko niewielką cząstką oszczędności i potencjalnych korzyści.
Warto odnieść się do wszystkich kosztów, które są ponoszone przez przedsiębiorstwo w wyniku tworzenia i pracy z papierową dokumentacją. Możliwość bycia firmą paperless redukuje lub eliminuje koszty związane z długim procesem decyzyjnym, brakiem dostępu do informacji czy koniecznością przechowywania dokumentacji, a nawet jej późniejszą digitalizacją (skanowaniem). Odpowiedź na pytanie jakie oszczędności daje paperless? nie jest prosta i tak naprawdę wnika ze specyfiki każdego przedsiębiorstwa i konkretnych procesów, które można usprawnić, czy wyeliminować. To wszystko dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów, możliwości elektronicznego podpisu, szybkiemu przetwarzaniu danych elektronicznych i digitalizacji procesów. Cyfrowy dokument z reguły sam w sobie jest tańszy niż jego papierowy odpowiednik, ale o opłacalności całego przedsięwzięcia decyduje skala wdrożenia technologii, wybór partnera w obszarze paperless, który dostarczy odpowiednie rozwiązanie oraz sama strategia paperless.

Czy warto być paperless? Czy firma, która ogranicza zużycie papieru za wszelką cenę, postępuje słusznie? Czy korzyści z rozwiązań paperless zawsze przewyższają koszty i trudności, z którymi trzeba się zmierzyć? Digitalizacja dokumentacji, wdrożenie podpisu elektronicznego, systemu workflow, wszystko to stanowi olbrzymie wyzwanie finansowe, technologiczne, organizacyjne, a nawet komunikacyjne. Dlatego możliwość bycia firmą paperless warto dobrze przeanalizować, zanim przystąpi się do realizacji projektu. Oczywiście istnieje szereg prostych działań pomocnych w osiągnięciu korzyści wynikających ze wdrożenia systemu paperless, o których można przeczytać w artykule Jak być paperless? Praktyczne wskazówki dla firm.
Nie mniej jednak przyswojenie i wdrożenie tych kilkunastu prostych wskazówek nie sprawia, że organizacja może czerpać w pełni z korzyści rozwiązań paperless.
Przeszkody w przejściu na paperless mają różne źródła. Począwszy od trudności związanych z wyborem najlepszego systemu do podpisywania dokumentów elektronicznych, poprzez zarządzanie obiegiem dokumentów, a kończąc na podejściu pracowników do zmian wypracowanych wcześniej metod pracy.
Dlatego też należy pamiętać o tym, że skuteczne i opłacalne odejście od papierowej dokumentacji warto postrzegać jako coś większego-wdrożenie systemu paperless. Kompleksowego rozwiązania odnoszącego się do każdego aspektu funkcjonowania firmy, które stanowi ogromne wyzwanie dla całej organizacji.
Elektroniczny obieg faktur, system zarządzania dokumentami, który usprawni obieg papierowych dokumentów to zbyt mało by mówić o sukcesie i opłacalności. Paperless w kontekście zysków i strat jest zależny od kosztów (tych materialnych i niematerialnych), które firma musi ponieść, by zbudować biznes bez papieru. Co więcej, zalety podejścia paperless są ogromne i wielowymiarowe, ale nie mogą przesłaniać oceny kosztów, ryzyka czy też innych korzyści utraconych w wyniku wykluczenia papierowej dokumentacji.

Na koniec warto pamiętać, że biznes bez papieru to w dużej mierze konieczność wdrożenia technologii, która zastąpi tradycyjny papier i teczki. Zaimplementowanie nowoczesnych rozwiązań nie powinno nigdy być motywowane chęcią dostosowania się do panujących trendów. Cyfryzacja i nowe technologie, które zostaną zaadoptowane w skutek realizacji strategii paperless, muszą być konsekwencją przemyślanych działań, których rezultat będzie opłacalny dla firmy.

fot. stock.adobe.com