Digitalizacja dokumentacji medycznej przy wsparciu systemu IC Pen umożliwia sprawną i ważną prawnie cyfryzację zgód oraz oświadczeń woli pacjentów. Wykorzystując integrację z dostawcami systemów HIS (Asseco Poland, CGM, Comarch Healthcare, Gabos Software, Kamsoft, Nexus Polska) dopełniamy proces transformacji cyfrowej w placówkach medycznych.

System umożliwia automatyczną digitalizację zgód i oświadczeń woli wykorzystując do tego długopisy cyfrowe, tablety i ekrany pacjenta. Technologia IC Pen umożliwia także import zewnętrznej dokumentacji medycznej poprzez skanowanie bezpośrednio do systemu HIS wraz z autoryzacją wprowadzanej dokumentacji.

Wiele placówek medycznych staje przed wyzwaniem zdigitalizowania dokumentów, które wymagają pisemnej zgody pacjentów. Trudność ta dotyka w szczególności pisemne zgody pacjentów i oświadczenia woli objęte wymaganiami zachowania odpowiedniej formy prawnej. Rozwiązaniem tych problemów jest system IC Pen, który umożliwia automatyczną digitalizację wymienionych typów dokumentów w sposób ważny prawnie.

Proces tworzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu IC Pen jest w pełni bezpieczny. Nasze rozwiązanie jest zintegrowane z wiodącymi dostawcami systemów HIS (Asseco Poland, CGM, Comarch Healthcare, Gabos Software, Kamsoft, Nexus Polska).

W celu zapewnienia bezpieczeństwa i poufności tworzonej dokumentacji medycznej system IC Pen jest instalowany bezpośrednio na serwerach placówki medycznej.

System IC Pen w placówce medycznej działa w systemie Windows Server i wykorzystuje bazę danych MS SQL (dla większości zastosowań wystarcza darmowa wersja Express).

Składając swój podpis na papierze przy użyciu długopisu cyfrowego tworzona jest jednocześnie wersja cyfrowa tego samego dokumentu. Zastosowanie unikatowej technologii IC Pen umożliwia zbieranie cech biometrycznych składanych podpisów.
Dzięki temu dokument cyfrowy zachowuje ważność prawną wraz ze złożonym podpisem, co czyni go bezpiecznym i skutecznym prawnie dokumentem.

System IC Pen został zintegrowany z systemami HIS (Asseco Poland, CGM, Comarch Healthcare, Gabos Software, Kamsoft, Nexus Polska),
co sprawia, że dla przeciętnego użytkownika aplikacje klienckie pozostają niezauważalne, a do pracy z systemem wykorzystywany jest dobrze znany personelowi intuicyjny interfejs HIS-u.

Zlecenie wygenerowania zintegrowanego formularza jest wywoływane z poziomu konta pacjenta w systemie HIS. Formularz ten zostaje jednoznacznie powiązany z powyższym pacjentem, a także
z kontekstem, w którym został wygenerowany.

W zależności od konfiguracji mogą zostać na nim umieszczone dane zaimportowane z HIS-u, które zostają uzgadniane z Klientem na etapie implementacji. Po wydrukowaniu formularza na dowolnej laserowej drukarce, a następnie jego wypełnieniu powiązanym z systemem długopisem cyfrowym i zgraniu danych następuje automatyczne utworzenie elektronicznej wersji dokumentu.

Powstały elektroniczny dokument w postaci pliku PDF oraz XML z danymi zawartymi w strukturze dokumentu jest dostępny w aplikacji klienckiej. Równocześnie plik pdf z obrazem wypełnionego dokumentu zostaje automatycznie umieszczony na koncie powiązanego z nim pacjenta.
Utworzony dokument w wersji cyfrowej może być następnie pobrany lub udostępniany do podglądu autoryzowanym użytkownikom HIS-u.

Zastosowanie w pełni elektronicznego nośnika danych i zagwarantowanie spełnienia wymagań dla formy pisemnej możemy uzyskać poprzez wykorzystanie urządzeń z odpowiednimi rodzajami matryc-ekranów. System IC Pen współpracuje z powszechnie dostępnymi tabletami oraz ekranami pacjenta, które umożliwiają całkowite odejście od drukowania formularzy medycznych.

Tablety

Zastosowanie rozwiązania IC Pen i tabletów umożliwia wyświetlenie dokumentów (zgód i oświadczeń woli) wymagających podpisu przez pacjenta. Wykorzystując aktywny rysik współpracujący z tabletem możliwe jest wypełnianie na ekranie dokumentu oraz złożenie podpisu, który będzie stanowił ważną prawnie formę potwierdzenia zgody pacjenta.

Największą korzyścią wynikającą z wykorzystania systemu IC Pen oraz tabletów jest możliwość wypełniania i podpisywania dokumentów przez pacjentów w dowolnym miejscu. Jedynym ograniczeniem jest konieczność zapewnienia dostępu do szpitalnej sieci teleinformatycznej (WiFi) lub łączność LTE. 

Ze względu na dużą mobilność tablety znajdują zastosowanie przede wszystkim w miejscach, gdzie występuje konieczność podpisywania dokumentów przy łóżku pacjenta. Typowymi dokumentami podpisywanymi przy użyciu tabletów są wszelkiego rodzaju oświadczenia woli – wymagające zachowania formy pisemnej z autoryzacją poprzez własnoręczny podpis np.:

• zgoda na zabieg operacyjny,
• zgoda na zabieg diagnostyczny,
• upoważnienie do informacji o stanie zdrowia,
• zgoda na chemioterapię,
• zgoda na wykonanie badania TK.

Ekran Pacjenta

Zewnętrzny ekran jest połączony poprzez port HDMI i USB ze stanowiskiem komputerowym dają możliwość wyświetlenia dokumentów przeznaczonych do wypełnienia oraz podpisania przez pacjentów. Co więcej, funkcjonalność podglądu on-line pozwala personelowi na nadzór i kontrolę poprawności wypełnianego formularza. Z uwagi na najczęstsze stosowanie tego rozwiązania w miejscach, gdzie pacjent jest przyjmowany do placówki, typowymi dokumentami podpisywanymi na ekranie pacjenta są formularze „pierwszego kontaktu” takie jak:

• klauzula RODO,
• upoważnienia do udzielania informacji o stanie zdrowia i udostępniania dokumentacji medycznej,
• oświadczenia eWUŚ,
• zgoda na pobyt w placówce i leczenie.

Podczas prezentacji dokumentu na ekranie pacjenta personel medyczny ma możliwość   podglądu wypełnianego dokumentu w czasie rzeczywistym. W przypadku popełnienia błędu przez pacjenta ma on możliwość uzupełnienia i podpisania dokumentu od początku.
Po podpisaniu zgody/oświadczenia woli i zatwierdzeniu dokumentu przez personel jest on  automatycznie przesłany do systemu
HIS i umieszczony na koncie pacjenta w widoku dokumentacji medycznej.

Podpis składany na urządzeniu jest podpisem biometrycznym.
Dzięki temu rozwiązaniu digitalizacja dokumentacji medycznej odbywa się w 100% bez konieczności wykorzystania papierowej formy dokumentów.

Powszechnie używana metoda digitalizacji dokumentacji papierowej (skanowanie) stanowi naturalne uzupełnienie funkcjonalności systemu IC Pen. Wykorzystując szybkie urządzenia skanujące Kodak Alaris zapewniamy możliwość ucyfrowienia wszelkich dokumentów wytworzonych w sposób tradycyjny w zewnętrznych systemach czy też dostarczonych przez pacjenta a ważnych z punktu widzenia procesu diagnostycznego, czy leczenia.

IC Skaner zainstalowany jako aplikacja kliencka obsługuje wszelkie czynności związane z użytkowaniem podłączonego sieciowo skanera. 

Najważniejsze funkcjonalności IC Skaner:

• automatyczne rozpoznanie treści OCR (bez limitu),
• nadawanie klas dokumentów,
• zapis jedno lub wielstronicowego PDF-a,
• autoryzację skanowanych dokumentów i ich elektroniczny podpis.