System IC Pen to w pełni zintegrowane z największymi dostawcami HIS (Asseco, CGM, Comarch, Gabos, Kamsoft, Nexus) rozwiązanie umożliwiające digitalizację dokumentacji medycznej wymagającej pisemnej zgody pacjentów.

System umożliwia automatyczną digitalizację zgód wykorzystując do tego długopisy cyfrowe, tablety, ekrany dedykowane do zbierania podpisów oraz import zewnętrznej dokumentacji medycznej poprzez skanowanie bezpośrednio do systemu HIS wraz z autoryzacją wprowadzanej dokumentacji.

Wiele placówek medycznych staje przed wyzwaniem zdigitalizowania wszelkich dokumentów, które wymagają pisemnej zgody złożonej przez pacjentów. Trudność ta dotyka w szczególności niezwykle istotnych dokumentów, jakimi są pisemne zgody pacjentów i inne oświadczenia objęte wymaganiami zachowania odpowiedniej formy prawnej. Rozwiązaniem tych problemów jest system IC Pen, który umożliwia automatyczną digitalizację m.in. zgód pacjentów i oświadczeń woli zgodnie z prawem.

Digitalizacja dokumentacji medycznej przy wykorzystaniu systemu IC Pen jest w pełni bezpieczna. Nasze rozwiązanie jest zintegrowane z wiodącymi dostawcami systemów HIS.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa i poufności tworzonej dokumentacji medycznej system IC Pen jest instalowany bezpośrednio na serwerach placówki medycznej.

System IC Pen w placówce medycznej działa systemie Windows Server i wykorzystuje bazę danych MS SQL (dla większości zastosowań wystarcza darmowa wersja Express).

Składając swój podpis na papierowym dokumencie składamy jednocześnie podpis biometryczny na dokumencie cyfrowym, co czyni go ważnym prawnie. Zastosowana technologia zbierająca cechy biometryczne sprawia, że dokument cyfrowy zachowuje ważność prawną złożonego podpisu i wymagania przewidziane dla formy pisemnej co czyni go bezpiecznym i skutecznym prawnie dokumentem.

System IC Pen został zintegrowana z systemem HIS (Asseco, CGM, Comarch, Gabos, Kamsoft, Nexus), co sprawia, że dla przeciętnego użytkownika aplikacje klienckie pozostają niezauważalne, a do pracy z systemem wykorzystywany jest dobrze znany personelowi intuicyjny interfejs HIS. Zlecenie wygenerowania zintegrowanego formularza jest wywoływane z poziomu konta pacjenta w systemie HIS. Formularz ten zostaje jednoznacznie powiązany z powyższym pacjentem, a także z kontekstem, w którym został wygenerowany. W zależności od konfiguracji mogą zostać na nim umieszczone dane zaimportowane z HIS-u, które zostają uzgadniane z Klientem na etapie implementacji. Po wydrukowaniu formularza na dowolnej laserowej drukarce, a następnie jego wypełnieniu powiązanym z systemem długopisem cyfrowym i zgraniu danych następuje automatyczne utworzenie elektronicznej wersji dokumentu.
Powstały elektroniczny dokument w postaci pliku pdf oraz xml z danymi zawartymi w strukturze dokumentu jest dostępna w aplikacji klienckiej. Równocześnie plik pdf z obrazem wypełnionego dokumentu zostaje automatycznie umieszczony na koncie powiązanego z nim pacjenta. Utworzony dokument w wersji cyfrowej może być następnie pobrany lub udostępniany do podglądu autoryzowanym użytkownikom HIS-u.

Digitalizacja dokumentacji medycznej z wykorzystaniem długopisów cyfrowych jest najbardziej przyjazną dla pacjentów formą cyfryzacji dokumentacji.

Zastosowanie w pełni elektronicznego nośnika danych i zagwarantowanie spełnienia wymagań dla formy pisemnej możemy uzyskać poprzez wykorzystanie urządzeń z odpowiednimi rodzajami matryc-ekranów. System IC Pen wykorzystujący tablety oraz ekran zewnętrzne umożliwia całkowite odejście od drukowania formularzy medycznych. Zastosowanie rozwiązania IC Stylus pozwala zrezygnować z drukowania dokumentów. W zamian system wyświetla na zewnętrznych ekranach bądź tabletach dokument (formularz) wymagający pisemnego podpisu Pacjenta. Przy wykorzystaniu aktywnego rysika możliwe jest wypełniane na ekranie dokumentu oraz złożenie własnoręcznego podpis, który będzie stanowił ważną prawnie formę potwierdzenia zgody wyrażonej przez pacjentów.

IC Stylus współpracuje z dwoma kategoriami urządzeń: ekrany zdalne i tablety mobilne.

Ekran zewnętrzny – połączone poprzez port hdmi i usb ze stanowiskiem komputerowym dają możliwość wyświetlenia wszelkich dokumentów dla Pacjenta znajdującego się przy rejestracji i ich autoryzacji. Co więcej funkcjonalność podglądu on-line pozwala personelowi na nadzór i kontrolę poprawności wypełnianego formularza. Z uwagi na najczęstsze stosowanie tego rozwiązania w miejscach, gdzie pacjent jest przyjmowany do placówki, typowymi dokumentami podpisywanymi na ekranach pacjenta są formularze „pierwszego kontaktu” takie jak:

• Klauzula RODO,
• Upoważnienia do udzielania informacji o stanie zdrowia i udostępniania, dokumentacji medycznej,
• Oświadczenia eWUŚ,
• Zgoda na pobyt w placówce i leczenie.

Tablet – drugą grupę urządzeń tworzą mobilne tablety. Ich największą przewagą jest możliwość wykorzystania w dowolnym miejscu, w którym jest dostęp do szpitalnej sieci teleinformatycznej. Z tego względu zastosowanie znajdują w tych miejscach, gdzie występuje konieczność podpisywania dokumentów przy łóżku pacjenta, a więc na szpitalnych oddziałach. Typowym dokumentem podpisywanym przy użyciu tabletów są:

• wszelkiego rodzaju oświadczenia woli – wymagające zachowania formy pisemnej

z autoryzacją poprzez własnoręczny podpis. (np. zgoda na zabieg operacyjny lub diagnostyczny, upoważnienie do informacji o stanie zdrowia, zgoda na chemioterapię lub zgoda na wykonanie badania TK. Podczas prezentacji dokumentu na ekranie pacjenta, na ekranie głównym użytkownika dostępny jest podgląd wypełniania formularza w czasie rzeczywistym. W przypadku popełnienia błędu pacjent ma możliwość rozpoczęcia wypełniana dokumentu od początku. Po podpisaniu formularza przez pacjenta i zatwierdzeniu przez użytkownika, dokument zostaje automatycznie przesłany do systemu HIS i umieszczony na koncie pacjenta w widoku dokumentacji medycznej. Podpis składany na urządzeniu jest podpisem biometrycznym. Dzięki temu rozwiązaniu digitalizacja dokumentacji medycznej odbywa się w 100% bez konieczności wykorzystania papierowej formy dokumentów.

Powszechnie używana metoda digitalizacji dokumentacji papierowej stanowi naturalne uzupełnienie funkcjonalności systemu IC Pen. Wykorzystując szybkie urządzenia skanujące Kodak Alaris zapewniamy możliwość ucyfrowienia wszelkich dokumentów wytworzonych w sposób tradycyjny w zewnętrznych systemach czy też dostarczonych przez pacjenta a ważnych z punktu widzenia procesu diagnostycznego czy leczenia.
Pomimo zastosowania różnych metod pozyskiwania danych, jest to jeden system wykorzystujący jeden i ten sam mechanizm integracyjny zapewniający wymianę danych zarówno przy zastosowaniu długopisów cyfrowych, tabletów jak i skanerów co w znaczący sposób obniża potencjalne koszty wdrożenia i utrzymania systemu.

IC Skan zainstalowany jako aplikacja kliencka obsługuje wszelkie czynności związane z obsługą podłączonego sieciowo skanera. 

Aplikacja umożliwia:

• automatyczne skanowanie dokumentacji do systemu HIS
• nadawanie klas dokumentów
• obracanie zeskanowanego dokumentu
• skanowanie pojedynczych stron
• usuwanie pustych stron
• zapis jedno lub wielostronicowego pdf-u
• automatyczne dopasowanie zeskanowanych dokumentów do szablonów istniejących w systemie
• automatyczne rozpoznanie wybranych treści
• zapisywanie skanowanych dokumentów na nośnikach zewnętrznych
• automatyczny mechanizm zabezpieczenia pliku hasłem
• skanowanie długich dokumentów np. ekg, ktg