Co to jest długopis cyfrowy IC Pen?

Cyfryzacja biznesu postępuje coraz szybciej, a rozwiązania elektroniczne stają się coraz bardziej praktyczne i dostosowane do potrzeb codziennej pracy. Jednym z digitalowych narzędzi przybierającym na popularności w ostatnich latach jest długopis cyfrowy. I można się zżymać, że długopis, że po co? Skoro można już całkiem bez papieru, że transformacja cyfrowa, że wszystko na tabletach, ale …

Tomasz Łakota 20 maja, 2021
długopis cyfrowy ic pen

Jest jedno, ale, nie wszyscy jesteśmy młodzi piękni technologiczni. Ponadto skomplikowana rzeczywistość przepisów prawnych nie nadąża za postępem technologicznym. Dlatego też długopis cyfrowy ma przed sobą jeszcze “kawał roboty” do zrobienia. Wszędzie tam, gdzie wymagamy zachowania formy pisemnej dla dokumentów powstających w interakcji z klientem, pacjentem i potrzebujemy tradycyjnych, zrozumiałych nośników, a jednocześnie chcemy skorzystać z dobrodziejstw digitalizacji możemy zastosować “długopis” cyfrowy. Z jego pomocą i wykorzystaniu starego poczciwego papieru jednocześnie tworzymy pełnoprawną wersję cyfrową.
Bardzo możliwe, że miałeś już z nim do czynienia, nawet o tym nie wiedząc, ponieważ jest wykorzystywany m.in. w codziennych kontaktach z pacjentami w placówkach medycznych. Warto zatem dowiedzieć się czym dokładnie jest długopis cyfrowy, jak działa i do czego służy. Może właśnie znalazłeś narzędzie, które wzniesie jakość pracy w Twojej firmie na wyższy poziom.

Długopis cyfrowy – co to takiego?

Długopis cyfrowy to urządzenie, które wygląda jak zwyczajny długopis. Jednak podczas procesu pisania dzieje się o wiele więcej – długopis rejestruje wypełniany dokument w trakcie jego ręcznego tworzenia tradycyjnym wkładem atramentowym. Wykorzystując nowoczesną technologię zawartą w urządzeniu możliwe jest jednoczesne tworzenie tego samego dokumentu w wersji cyfrowej i zapisu cech biometrycznych składanego podpisu. Dzięki temu podczas tworzenia papierowych dokumentów, w tym samym czasie powstają ich elektroniczne odpowiedniki zapisywany w pamięci urządzenia.
Elektroniczny długopis IC Pen automatyzuje digitalizowanie dokumentów papierowych, wykluczając żmudny proces skanowania oraz nie wymuszając zmiany codziennego sposobu pracy.

Jak działa długopis IC Pen?

Wszystkie papierowe dokumenty, które są wypełniane przy wykorzystaniu długopisu IC Pen muszą być przygotowane do wydruku w autorskim oprogramowaniu IC Pen, a następnie wydrukowane na zwykłej drukarce laserowej. Proces przygotowania dokumentu (formularzy, oświadczeń woli, wniosków, umów, załączników itp.) polega na stworzeniu pliku zawierającego aktywne pola (miejsca, w których wpisuje się dane ręcznie długopisem cyfrowym lub składa podpis) oraz siatkę mikrodruku pokrywającą całą stronę dokumentu, która służy do zczytywania przez kamerę długopisu jego położenia na osi X i osi Y.
Podczas pisania długopis cyfrowy aktywuje kamerę CCD, dzięki której skanuje papier i rejestruje zmiany w wyglądzie dokumentu. Jednocześnie wykrywa stopień nacisku oraz czas pisania. Wszystkie informacje zapisuje we wbudowanej pamięci flash i przesyła do komputera za pomocą Bluetooth lub USB, gdy podłączy się go do stacji dokującej (dowiedz się więcej o wykorzystaniu długopisu cyfrowego w digitalizacji dokumentów).

Do czego służy długopis cyfrowy IC Pen?

Z pomocą długopisu cyfrowego można wypełniać dokumenty oraz podpisać je w sposób ważny prawnie. Długopis rejestruje dane biometryczne, dzięki czemu elektroniczna wersja dokumentu powstała przy wykorzystaniu IC Pen ma taką samą moc prawną, jak jego papierowy odpowiednik.
Długopis cyfrowy osadza dane w czasie, które stanowią precyzyjną informację o czasie powstawania np. podpisu czy wypełnienia formularza z wykorzystaniem długopisu cyfrowego. Wypełniając i podpisując ręcznie na papierze dokumenty z pomocą IC Pen w sposób automatyczny jest tworzona wersja cyfrowa tego samego dokumentu z zachowaniem wszystkich jego elementów i co istotne ważności prawnej złożonego podpisu.

Fajny gadżet czy narzędzie zmieniające jakość pracy?

Długopis cyfrowy IC Pen jest obecnie wykorzystywany w wielu miejscach pracy. Łatwość obsługi, prostota we wdrożeniu, ogromna mobilność, długi czas ciągłej pracy oraz zniwelowana do minimum konieczność zmian wcześniej wypracowanych procedur sprawiają, że długopis cyfrowy znajduje praktyczne zastosowanie niemalże w każdej dziedzinie ludzkiego życia.
Począwszy od służby zdrowia, gdzie długopisy są wykorzystywane w takich placówkach, jak Centralny Szpital Kliniczny MSWiA w Warszawie, Instytut Matki i Dziecka, Szpital Pomorzany w Szczecinie, Uniwersyteckie Centrum Kliniczne w Gdańsku, a kończąc na Mazowieckim Centrum Stomatologii. Wszędzie tam długopis cyfrowy pomaga w tworzeniu Elektronicznej Dokumentacji Medycznej dostarczanej bezpośrednio do systemu HIS (Hospital Information System). Z pomocą długopisu cyfrowego jest tworzona taka dokumentacja medyczna, jak zgody pacjentów na przeprowadzanie operacji czy zabiegów, zgody na przetwarzanie danych (RODO), czy nawet wypełnianie formularzy medycznych przed zabiegami.
Długopis IC Pen dzięki swojej funkcjonalności znakomicie sprawdza się również w obszarach związanych z kontrolą jakości produkcji. Z pomocą specjalnie opracowanych formularzy długopis cyfrowy jest wykorzystywany do monitorowania precyzyjnych parametrów produkcji, które są zapisywane na formularzu i natychmiast digitalizowane, a następnie przesyłane w formie raportów. Takie rozwiązanie znajduje zastosowanie zarówno w fabrykach produkcyjnych, jak i elektrowniach wodnych w Polsce, w których to stale monitoruje się turbiny wytwarzające prąd.
Zupełnie innym i chyba najbardziej oczywistym zastosowaniem długopisów cyfrowych jest ich wykorzystywanie w biurach obsługi klientów, gdzie pozwalają zaoszczędzić ogromne ilości papieru i czasu poświęconego na skanowanie nowych umów podpisanych przez klientów. W ten sposób firmy, które sprzedają swoje produkty, czy też usługi poprzez pisemne potwierdzenie zawarcia umowy mogą generować olbrzymie oszczędności realizując przy tym strategię paperless.

Bez względu na branżę i sposób wykorzystanie długopisów cyfrowych wszyscy użytkownicy tego rozwiązania zgodnie przyznają, że wdrożenie długopisów IC Pen do ich codziennych obowiązków dało ogromną oszczędność czasu. Cała praca związana ze skanowaniem, drukowaniem, archiwizowaniem dokumentów oraz ręcznym wprowadzaniem ich do systemu została zlikwidowana. Odciążenie pracowników w tej sferze pozwoliło na znaczące zwiększenie efektywności ich całej pracy (zobacz jak jeszcze można wykorzystać długopis cyfrowy).

Czy długopis cyfrowy sprawdzi się w moim przedsiębiorstwie?

Jeżeli w Twojej organizacji jest wiele dokumentów papierowych, jeśli Ty lub Twoi klienci podpisują wiele dokumentów, a może potrzebujesz proste we wdrożeniu rozwiązania pozwalającego na digitalizację dokumentów wymagających zachowania ich ważności prawnej, to odpowiedź brzmi tak.
Długopis cyfrowy wraz z systemem IC Pen już dziś znajduje praktyczne zastosowanie w tworzeniu Elektronicznej Dokumentacji Medycznej w placówkach medycznych. System IC Pen jest stosowany w branży energetycznej, gdzie służy do monitorowania produkcji energii, kontroli sieci przesyłowych, a kończąc na zawieraniu umów na jej dostarczenie. Długopis IC Pen znajduje również zastosowanie w prowadzeniu misji obserwacyjnych podczas wyborów prowadzonych przez Organizację Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie. W reszcie długopis cyfrowy jest też wykorzystywany w procesach usprawniających komunikację wewnętrzną między działami sprzedaży i produkcji towarów służąc do szybkiej i prostej digitalizacji zamówień, z których to generowane są raporty dla działów produkcyjnych.

Długopis cyfrowy wykorzystujący system IC Pen może zostać zintegrowany niemalże z dowolnym systemem dziedzinowym. Taka integracja umożliwia łatwe, tanie oraz ważne prawnie tworzenie elektronicznej dokumentacji. Reasumując, jeżeli w Twoim przedsiębiorstwie niezbędne jest synchroniczne tworzenie dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej, to długopis cyfrowy sprawdzi się fenomenalnie.

Podsumowanie

Nie ulega wątpliwości, że długopis cyfrowy jest czymś więcej niż tylko technologicznym gadżetem. Jest narzędziem, które realnie zmienia jakość pracy. Automatyzuje digitalizację codziennych dokumentów, odciąża pracowników, przynosi oszczędności, a przy tym nie zakłóca i nie wymusza zmian w codziennym funkcjonowaniu firmy. Świetnie sprawdzi się zarówno w kontaktach z klientem, jak i podczas tworzenia wewnętrznej dokumentacji przedsiębiorstwa.