Digitalizacja biznesu oznacza zastąpienie analogowych, fizycznych elementów ich cyfrowymi odpowiednikami i służy udoskonaleniu dotychczasowych metod pracy, a przy tym prowadzi do większej efektywności, optymalizacji kosztów, ułatwienia pracy, a nawet kształtowania wizerunku nowoczesnej organizacji.

Udana digitalizacja bez względu na to, czy dotyczy to małej, średniej, czy też dużej organizacji musi być poprzedzona oceną potrzeb oraz możliwości konkretnego przedsiębiorstwa. Wyzwania związane z digitalizacją mogą dotyczyć różnych aspektów funkcjonowania firmy. Począwszy od marketingu i sprzedaży, poprzez produkcję, sprawniejszy proces obiegu informacji, a kończąc na automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem transportem lub łańcuchem dostaw.
Rozbieżność celów, które firma może osiągnąć poprzez zastosowanie digitalizacji, jest ogromna, podobnie jak dostępność technologii informatycznych i nowoczesnych urządzeń do cyfryzacji biznesu.
Dlatego też dokonanie aktualnej analizy przedsiębiorstwa, audyt procesów oraz ocena dostępnych rozwiązań cyfrowych są niezbędnymi elementami przed przystąpieniem do transformacji cyfrowej firmy. Proces, który buduje nowe cyfrowe kanały biznesowe potrzebne w sprzedaży, jak również większa zdolność wdrażania technologii, skutkuje optymalizacją kosztów, jak również poprawą wydajności pracowników. Co więcej, proces ten prowadzi do zwiększenia skuteczności dotychczasowych przedsięwzięć biznesowych, jest niezwykle istotny w dzisiejszych czasach.

Rozpoczęcie procesu digitalizacji nie jest łatwe. Zazwyczaj skala wyzwań jest zbyt duża, by można było ją zastosować jednocześnie w każdym obszarze działania firmy (np. digitalizacja informacji, digitalizacja marketingu, digitalizacja w sprzedaży, digitalizacja dokumentów). Oznacza to, że nawet jeśli ocena, audyty i wstępny plan działania zakładają osiągnięcie wymiernych korzyści, to nie sposób zdigitalizować jednocześnie sprzedaży, produkcji, komunikacji, obiegu dokumentów, kontroli czy procesów związanych z wydajnością pracowników.
Wobec tego konieczne jest ustalenie hierarchii celów i na jej podstawie dostosowanie strategi digitalizacji biznesu opierającej się na transformacji technologicznej firmy.
Kolejność celów jest kluczowa także ze względu na fakt, że każde przedsiębiorstwo musi zmierzyć się z ograniczonymi zasobami potrzebnymi w procesie transformacji cyfrowej. Mogą one dotyczyć zasobów finansowych, ludzkich, a nawet czasowych, tak potrzebnych do zaadoptowania nowych technologii służących m.in. do:

– usprawnienia obiegu dokumentów,
– wykorzystania sztucznej inteligencji,
– adaptacji podpisu elektronicznego,
– uruchomienia sklepu internetowego,
– wdrożenia systemu ERP,
– poprawy doświadczeń zakupowych klientów,
– opracowania aplikacji mobilnej,
– podniesienia poziomy bezpieczeństwa danych,
– automatyzacji procesów produkcyjnych,
– wdrożenia pracy zdalnej,
– przeniesienia pracy do środowiska online.

Digitalizacja dokumentacji – korzyści i wyzwania

Transformacja cyfrowa, a stare nawyki

Transformacja cyfrowa. Nie tylko zyski się liczą

Każdy z wymienionych powyżej celów wymaga wdrożenia technologii i urządzeń, które pozwolą na zastosowanie w praktyce cyfrowych rozwiązań będących naturalnym etapem ewolucji przedsiębiorstw. Digitalizacja biznesu oznacza zaadaptowanie technologii do ucyfrowienia procesów i metod pracy, które dotychczas były wykonywane w sposób analogowy (niecyfrowy).
Doskonałym przykładem tej przemiany jest digitalizacja dokumentów i podpis elektroniczny. Odejście od papierowej dokumentacji na rzecz jej ucyfrowienia stanowi jeden z pierwszych kroków w digitalizacji biznesu. Przyczyn takie stanu rzeczy należy doszukiwać się w funkcjonowaniu przedsiębiorstw w dwóch światach. Pierwszym, gdzie ze względu na brak wdrożenia cyfryzacji procesów konieczne jest drukowanie dokumentacji i praca z tradycyjną papierową dokumentacją. Drugim światem są mikro procesy i narzędzia, które opierają się na rozwiązaniach cyfrowych takie jak np. elektroniczne faktury, listy przewozowe, komunikacja e-mail czy analizowanie zdigitalizowanych danych. Taka sytuacja jest powszechna dla ogromnej większości firm.
Dlatego też cyfryzacja dokumentów stanowi jeden z pierwszych kroków na ścieżce wzrostu poziomu cyfryzacji, gdyż jest on stosunkowo prosty we wdrożeniu. Co więcej, łatwo można dostrzec jego pozytywny wpływ biznes.

Proces digitalizacji dokumentów sprowadza się zazwyczaj do wdrożenia systemu dziedzinowego (np. CRM, ERP, HIS), jeśli nie został on wcześniej zaadoptowany przez organizację. Kolejnym krokiem jest wybranie technologii, która pozwoli wdrożyć podpis elektroniczny. Współczesny postęp technologiczny daje sposobność do wdrożenia cyfrowego podpisu opartego na:

– rozwiązaniach online,
– podpisie na tablecie,
– podpisie elektronicznym składany przy pomocy długopisów cyfrowych.

Zaimplementowanie właściwej technologii wykorzystującej podpis elektroniczny jest kluczowe, gdyż to właśnie obowiązek zapewniania ważności prawnej podpisywanych dokumentów stanowi największą barierę w kwestii ucyfrowienia dokumentów.
Zatem proces digitalizacji dokumentów musi być poprzedzony analizą potrzeb technicznych, możliwości oraz koniecznością spełnienia odpowiednich warunków prawnych by cyfrowy dokument był ważny (czytaj więcej 7 powodów by digitalizować dokumenty w biznesie).

To właśnie słuszność wyborów jest kluczowa podczas procesu transformacji cyfrowej. Odwołując się ponownie do kwestii ucyfrowienia dokumentacji, gdzie jednym z kluczowych aspektów jest wybór, a następnie wdrożenie właściwego podpisu elektronicznego potwierdza się stwierdzenie, że właściwe wdrażanie technologii bywa decydujące. Dlatego też tak ważne jest, by nie skupiać się wyłącznie na optymalizacji kosztów, poziomie zaawansowania adaptowanej technologii, potencjalnej większej wydajności pracowników po wdrożeniu sztucznej inteligencji czy innych zaletach digitalizacji.
Każdy z wyżej wymienionych metod wykorzystania podpisu elektronicznego pomaga usprawnić obieg dokumentów, ale ich przydatność w różnych warunkach będzie inna.
Zatem warto pamiętać, że digitalizacja w firmach wiąże się z koniecznością podejmowania trudnych wyborów i monitorowaniu transformacji cyfrowej. Działanie to powinno sprowadzać się do śledzenia efektywności wykorzystania nowych technologii.

Rozpoczęcie digitalizacji procesów niesie ze sobą jeszcze jedną korzyść, jaką jest zbudowanie wiedzy, swoistego know-how, który odgrywa znaczącą rolę w uzyskaniu wysokiego poziomu cyfryzacji całego biznesu. Z oczywistych względów w początkowym etapie transformacji technologicznej firmy doświadczenie i wiedza będą niewielkie, ale wraz ze wzrostem poziomu cyfryzacji ich współczynnik będzie wzrastał. Osiągnięcie tego nawet bez wielkich rewolucji jest możliwe już na bardzo wstępnym etapie digitalizacji w firmie
Doskonałym przykładem na zdobycie początkowej wiedzy jest marketing online, który odbywa się niejako samoczynnie. Dzieje się tak dlatego, że firma podąża za obecnymi standardami, oczekiwaniami klientów, czy też analizą skuteczności podejmowanych działań.
Mówiąc inaczej zbudowanie strony internetowej, aktywność w social media, e-mail marketing, uczestnictwo w webinarach oraz analiza skuteczności tych działań są doskonałym przykładem wprowadzanie firmy do świata online.
Zdobyta w ten sposób pewna praktyka oraz kwalifikacje są przydatne na kolejnych etapach realizacji transformacji cyfrowej firmy.

Wracając do postawionego pytania, jak rozpocząć transformację cyfrową firmy? Należy zadać sobie pytanie, co da największe korzyść? I nie należy patrzeć na to przez pryzmat oczywistych oszczędności będących naturalnym następstwem np. digitalizacji danych, procesów produkcji czy wykorzystania digitalizacji w sprzedaży. Zdecydowanie ważniejsze jest jak zwiększenie poziomu cyfryzacji konkretnego obszaru, przełoży się na główne cele firmy.
Tymi celami mogą być zarówno korzyści finansowe, wizerunkowe, bezpieczeństwo danych, jak również wzrost poziomu cyfryzacji, który sam w sobie może stanowić priorytet przedsiębiorstwa.
Wobec tego zdefiniowanie celu i osadzenie go w strategii działania wraz z planem na jego realizację stanowi fundament działania każdej organizacji.

Postęp cyfrowy, który z reguły jest wypadkową wdrażania technologii informatycznych, może wpływać pracowników. Jego oddziaływanie niesie ze sobą zarówno pozytywne, jak i negatywne następstwa. Zatem odpowiadając na pytanie, czy jest dobry moment na digitalizację, można z całą stanowczością stwierdzić, że jest on zawsze.
Ważne jest, by właściwie przygotować organizację i ludzi do cyfryzacji procesów bez względu na to, czy dotyczą one:

– produkcji,
– sprzedaży,
– komunikacji,
– zarządzania magazynem,
– pracy (praca zdalna).

Każdy z tych obszarów wymaga odpowiedniego przygotowania. Wspomnianej już strategii, która powinna obejmować również komunikację z pracownikami. Właściwe przedstawienie celu zmian, sposoby, w jaki będzie postępować digitalizacja w firmie oraz jakie to przyniesie rezultaty, jest tak samo ważne, jak przeznaczenie środków na cyfryzację, czy wybór właściwej technologii. Właściwe przygotowanie pracowników stanowi jedno jeden z ważniejszych elementów wpływających na przyspieszenie procesu digitalizacji i ostateczne powodzenie całego przedsięwzięcia.

Znaczenie digitalizacji jest ogromne dla rozwoju każdego przedsiębiorstwa. Bez względu na to, czy dotyczy ono lepszej komunikacji, zmiany produktów, digitalizacji danych, cyfryzacji procesów, bezpieczeństwa danych, a nawet ograniczenia kosztów utrzymania biura. Digitalizacja w firmach prowadzi do osiągania realnych korzyści i budowania przewagi nad konkurencją. Korzyści finansowe, które stanowią niejako najsilniejszy argument i jednocześnie motywację do cyfryzacji są powszechne dla większości organizacji, ale warto pamiętać i poszukiwać także innych, mniej oczywistych rezultatów (czytaj więcej 5 kwestii o których musisz pamiętać digitalizując biznes).

fot. stock.adobe.com